Планирование проекта

Что такое расписание проекта?

График проекта — это расписание, в котором задачи, ресурсы и сроки выполнения расположены в идеальной последовательности, чтобы проект можно было завершить вовремя . График проекта создается на этапе планирования и включает в себя следующее:

• График проекта с датами начала, датами окончания и вехами
• Работа, необходимая для завершения результатов проекта
• Затраты, ресурсы и зависимости, связанные с каждой задачей
• Члены команды, отвечающие за каждую задачу

Графики проектов создаются и отслеживаются с помощью программного обеспечения для планирования проектов, которое имеет ключевые функции, позволяющие руководителям проектов отслеживать ход выполнения задач, ресурсов и затрат в режиме реального времени. Они также могут назначать работу, связывать зависимые задачи, просматривать информационные панели, распределять ресурсы и многое другое.

ProjectManager, например, имеет онлайн-диаграммы Ганта для планирования задач и ресурсов, а также функции управления командой и инструменты отчетности для комплексной платформы управления проектами.

Составьте график проекта за считанные минуты с помощью ProjectManager — узнайте больше.

Что входит в расписание проекта?

Графики проекта создаются на этапе планирования проекта и имеют решающее значение для создания плана проекта, где определяются план графика, базовый план графика, результаты и требования. График проекта предназначен для руководства проектной группой на протяжении всего этапа выполнения проекта.

Затем, на этапе выполнения, базовый план расписания сравнивается с фактическим ходом выполнения проекта. При составлении графика проекта включаются:

1. Практические результаты
2. Задачи
3. Даты начала и окончания задачи
4. Зависимости задач
5. Календарь проекта
6. Рабочие пакеты
7. Продолжительность задачи и сроки проекта
8. Бюджеты
9. Доступность ресурсов
10. График анализа рисков

Шаги графика проекта

При создании расписания вы можете использовать шаблон расписания проекта, который предлагает примеры расписания проекта и электронную таблицу расписания проекта бесплатно. Но шаблон может только привести вас до сих пор. График проекта — это не просто стандартный график, который работает для каждого проекта.

Существуют различные методы планирования проектов и инструменты планирования проектов, задействованные в процессе планирования. Кроме того, у каждого проекта есть разные ресурсы, графики, соображения по объему и другие уникальные переменные, которые необходимо учитывать в плане управления расписанием.

Использование программного обеспечения для управления проектами интегрирует расписание в другие инструменты управления проектами, такие как диаграммы Ганта, информационные панели и отчеты для отслеживания прогресса, а также доски канбан для управления рабочими процессами. Какой бы путь вы ни выбрали, вот шаги для создания расписания проекта :

1. Создайте план расписания для вашего проекта
2. Определите, кто имеет полномочия над расписанием
3. Определите даты начала и окончания работ и задач проекта.
4. Выяснить зависимости задач
5. Последовательность действий и задач в хронологическом порядке для создания календаря проекта
6. Оценить необходимые ресурсы и доступность ресурсов
7. Определить продолжительность действий и задач
8. Построить график проекта
9. Мониторинг и контроль графика на протяжении всего жизненного цикла проекта

Попрактикуйтесь в построении расписания проекта с помощью этого бесплатного шаблона

Нужна помощь, чтобы начать работу с графиком вашего проекта? Попробуйте бесплатный шаблон расписания ProjectManager и попрактикуйтесь в добавлении задач, этапов, зависимостей, ресурсов и многого другого в интерактивной среде Ганта.

С левой стороны показаны различные этапы проекта. Они могут иметь цветовую кодировку, чтобы было легче отличить одну фазу от другой. Под каждой фазой находятся связанные с ней задачи, включая исполнителей, сроки выполнения и другие ресурсы, необходимые для выполнения запланированных задач.

На визуальной временной шкале справа все становится интереснее. Вы можете увидеть весь проект в одном месте, зависимые задачи можно связать, а вехи добавить для обозначения важных дат. Загрузите бесплатный шаблон, чтобы попрактиковаться в составлении собственного расписания.

Каковы методы планирования проекта?

Максимально точная оценка продолжительности задач проекта является ключом к созданию реалистичного расписания. Для этого необходимо использовать различные методы планирования проекта.

Руководители проектов могут опросить свою команду и других заинтересованных лиц, чтобы узнать, сколько времени могут занять определенные задачи, и могут ссылаться на исторические данные из аналогичных прошлых проектов.

Кроме того, менеджеры проектов могут использовать методы планирования проектов, чтобы повысить точность своих оценок времени и минимизировать риски, связанные с расписанием. Метод критического пути (CPM) — это уравнение, которое показывает максимально возможный срок для проекта. Метод оценки и проверки программы (PERT) также визуализирует поток задач для более точной оценки, но также показывает зависимости задач.

Менеджеры проектов также будут использовать методы сжатия расписания, такие как сбой расписания и ускоренное отслеживание, которые могут сократить продолжительность расписания, не влияя на объем проекта. Моделирование, эвристика выравнивания ресурсов, создание списка задач, использование календаря проекта и диаграммы Ганта — все это другие инструменты, которые могут помочь в оценке, сборе и отслеживании задач проекта.

Структура декомпозиции работ (WBS) показывает, сколько задач и результатов необходимо для достижения конечного результата. Это сетевая диаграмма, на которой цель вашего проекта находится вверху, а «ветви» внизу показывают все шаги, необходимые для ее достижения. Этот инструмент гарантирует, что вы ничего не упустите при разработке своего расписания. График обратного хода — это еще один метод, который позволяет вам разбить масштаб проекта и определить все задачи, действия, результаты и этапы.

Независимо от предпочитаемых вами методов планирования, вам нужен инструмент, разработанный для их одинакового использования. Диаграммы Ганта ProjectManager позволяют создавать временные шкалы, применять структуру распределения работ и автоматически рассчитывать критический путь. Нужно уменьшить белый шум и просмотреть конкретную информацию? Отфильтруйте именно то, что вы хотите видеть, будь то незавершенные задачи, просроченные задачи, задачи, назначенные определенным членам команды, или что-то еще, что вам нравится.

Быстро находите нужную информацию и придерживайтесь расписания с помощью ProjectManager — попробуйте бесплатно.

Как составить расписание проекта: подробно

Планирование проекта происходит на этапе планирования жизненного цикла проекта. Приступая к составлению расписания для вашего проекта, вы должны задать себе четыре вопроса:

1. Что должно быть сделано?
2. Когда это будет сделано?
3. Кто это сделает?
4. Где это будет сделано?

Ответы на эти четыре вопроса в значительной степени информируют о вашем графике проекта в будущем, поскольку вы будете использовать эту информацию для планирования дат начала и окончания, связывания действий, установки продолжительности, создания контрольных точек и управления ресурсами.

Выполните следующие действия, чтобы создать собственное расписание проекта!

1. Создайте объем проекта

Описание содержания проекта создается во время начального планирования. Это документ, который содержит конкретные цели, результаты, функции, бюджет и т. д. вашего проекта. Здесь перечислены все задачи, необходимые для успешного завершения проекта (что требует понимания требований заинтересованной стороны).

Будьте внимательны при составлении списка задач, вы не хотите ничего упустить. Используя структурную разбивку работ (WBS), вы можете организовать эти действия и расположить их в порядке выполнения. Понимание зависимостей задач и их последовательности очень важно для управления расписанием.

2. Установите последовательность задач

Задачи — это небольшие работы, которые ведут к конечному результату, и очень важно наметить последовательность этих задач, прежде чем углубляться в них. Часто одна задача будет зависеть от другой, чтобы начать или закончить. Вы не хотите выполнить задачу наполовину, прежде чем поймете, что не можете выполнить ее из-за висящих целей.

3. Групповые задания

После того, как вы собрали свои задачи и расположили их в правильном порядке, вы должны воспользоваться возможностью разделить задачи по важности. Вам нужно знать, что критично для графика реализации проекта и должно быть выполнено в первую очередь, а что менее важно, что можно сделать, если есть время. Вы можете использовать матрицу приоритетов, чтобы облегчить этот процесс.

Затем разбейте свои задачи на этапы, относящиеся к пяти фазам проекта: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и закрытие. Организация задач с помощью этапов упрощает отслеживание прогресса и дает вашим командам чувство выполненного долга, которое повышает моральный дух и производительность.

4. Связать зависимости задач

Некоторые задачи могут выполняться одновременно, но некоторые задачи зависят от начала или завершения других, прежде чем они смогут начаться или завершиться. Эти зависимости задач должны быть отражены в вашем расписании, чтобы вы знали о них, иначе вы рискуете столкнуться с узкими местами и заблокировать свою команду.

5. Найдите критический путь

Критический путь — это метод планирования задач в проекте, чтобы найти те, которые имеют решающее значение для успеха проекта. Это позволяет вам делать разумный выбор в отношении задач, которые можно игнорировать, если время и затраты становятся ограниченными. Этот метод обычно используется для анализа рисков расписания. Программное обеспечение, которое может найти для вас критический путь, может значительно облегчить этот шаг.

6. Назначьте ресурсы

Управление ресурсами и планирование проекта тесно связаны. Каждая задача в вашем расписании должна иметь соответствующие ресурсы и затраты, связанные с ее выполнением. Задачи не выполняются сами по себе, и без сопоставления доступности ресурсов с каждой задачей вы рискуете сильно превысить бюджет. С ресурсами, привязанными к задачам, вы можете более точно планировать время своей команды и поддерживать баланс их рабочей нагрузки.

Как управлять расписанием вашего проекта во время выполнения

После того, как вы соберете все части вашего расписания вместе, последнее, что вы захотите сделать, — это вручную вставить его в статический документ, такой как листы Google или электронная таблица Microsoft Excel. Составитель расписания может автоматизировать большую часть процесса за вас.

На рынке есть инструменты планирования проектов, которые отлично подходят для простых задач планирования, но когда вы руководите проектом, большим или маленьким, вам нужен инструмент, который может адаптироваться к разнообразным проблемам планирования, которые вам нужно отслеживать. . Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как программное обеспечение для планирования может помочь вам привести ваш проект к успешному завершению, или продолжайте читать наше полное пошаговое руководство.

Что такое инструменты планирования проекта?

Инструменты планирования проектов помогают менеджерам организовывать и выполнять задачи и ресурсы проекта в рамках заданного бюджета. Предложения программного обеспечения варьируются от элементарных до сложных и предоставляют пользователям широкий спектр функций, облегчающих планирование их проекта.

Программное обеспечение, предназначенное для планирования проекта, может помочь в более важной роли планирования и оценки продолжительности каждой задачи. Помимо планирования, программное обеспечение также может включать инструменты для управления затратами, бюджетом, распределением ресурсов, совместной работой, коммуникацией и отчетностью.

Преимущества онлайн-инструментов планирования

Использование программного обеспечения для онлайн-планирования означает, что руководители проектов могут принимать решения по управлению временем и ресурсами на основе данных. Когда они видят, что есть узкое место или какой-то блок, мешающий членам команды двигаться вперед по своим задачам, они могут быстро перераспределить ресурсы и сохранить проект в нужном русле.

Менеджеры и команды могут лучше работать вместе с правильным программным обеспечением для онлайн-планирования и управлять ресурсами и бюджетами, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Это большие преимущества, но не единственные при использовании программного обеспечения для онлайн-планирования. Вот другие:

• Создавайте подробные планы для своих проектов
• Просматривайте всю свою работу в списках задач и календарях проектов
• Получайте обновления статуса для заинтересованных сторон
• Создавайте списки задач для себя и своей команды
• Управляйте датами начала и окончания ваших задач
• Управляйте рабочей нагрузкой и перераспределяйте работу
• Следите за производительностью в режиме реального времени
• Редактировать с помощью планирования с помощью перетаскивания