As 7 etapas para otimizar seus processos de marketing

93% dos profissionais de marketing business-to-business colocam as operações de marketing em um pedestal. Isso porque é amplamente reconhecido que, se seus principais processos de marketing forem abaixo do ideal, suas vendas e, portanto, o fluxo de receita serão prejudicados.

Neste artigo, você descobrirá como melhorar e otimizar seus esforços de marketing para maximizar os resultados de negócios desejados em sete etapas usando a metodologia DMAIC.

O que são processos de marketing?

Vamos começar do início. Um processo de marketing é um conjunto de tarefas destinadas a aumentar a visibilidade da sua marca, envolver o seu público e, por fim, impulsionar as vendas.

Exemplos de processos de marketing incluem procedimentos de lançamento de produto, otimização de mecanismo de pesquisa, promoções de produtos e serviços e gerenciamento de mídia social. Qualquer operação conduzida por sua equipe de marketing pode ser definida como um processo de marketing.

Para obter os melhores resultados, você deseja que seu departamento de marketing funcione como uma máquina bem lubrificada. Isso começa com os processos de marketing por trás de sua visão, garantindo que eles sejam otimizados para funcionar a 110%.

Por que otimizar seus processos de marketing é importante

65% das empresas pesquisadas pela BPTrends concordam fortemente que a documentação dos processos de negócios ajudou suas organizações a melhorar a eficiência, versatilidade e satisfação do cliente.

Definir de forma transparente as metas e as etapas individuais em cada processo o ajudará a gerenciar todas as suas tarefas de marketing com facilidade. Com um plano claro, você será capaz de encontrar gargalos e fazer alterações em tempo real à medida que seus esforços de marketing crescem e evoluem com o tempo.

Mesmo pequenos esforços de otimização de processos irão se acumular para oferecer benefícios substanciais. Por exemplo, o provedor de software de gerenciamento de qualidade e processo, Triaster, descobriu que, ao melhorar apenas um processo principal, alguns clientes economizaram até $ 400 mil por ano. Essas economias estelares são possíveis porque a documentação do processo e a otimização subsequente aumentam a eficiência do processo, reduzem o erro humano e aumentam a produtividade da equipe.

Como otimizar seus processos de marketing

A otimização do processo não é necessariamente uma tarefa demorada. É algo em que você pode entrar e sair rapidamente de cada trimestre. E, seguindo as sete etapas abaixo, a otimização do processo de negócios será muito fácil.

Compreenda a estratégia DMAIC

DMAIC é um acrônimo que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. É uma metodologia baseada em dados usada para melhoria e otimização de processos.

O DMAIC oferece estrutura para ajudar as equipes a explorar soluções potenciais para problemas de processo, decidir uma causa de ação e implementar medidas de controle para revisar continuamente o quão bem o processo está funcionando.

O DMAIC consiste em 5 etapas, projetadas para serem executadas em um ciclo, com repetição frequente para identificar as melhores práticas e mover os processos para mais perto da perfeição.

Documente seus processos

Para que o DMAIC funcione, você precisará de processos claramente documentados e bem definidos. Devido à complexidade de muitas operações de marketing, o ideal é usar um software de documentação de processo, como o software Business Process Management (BPM).

Por exemplo, a imagem abaixo representa um processo de pesquisa de palavras-chave SEO documentado, produzido usando software BPM. O processo foi documentado usando uma lista de verificação para facilidade e simplicidade de uso. É um processo documentado que pode ser acessado por membros relevantes da equipe de qualquer lugar.

Mas este é apenas um processo documentado. Sem dúvida, sua equipe de marketing terá uma tonelada de processos diferentes, fazendo com que a documentação do processo pareça uma tarefa assustadora.

Para ajudar, considere seguir as etapas abaixo:

1. Em primeiro lugar, identifique e nomeie cada processo. Comece com seus processos principais e mais importantes, como gerenciamento de leads, desenvolvimento de campanha e desenvolvimento de conteúdo.
2. A seguir, defina o escopo de cada processo. Ou seja, quais etapas estão incluídas no processo e quais não estão. Para isso, reúna informações sobre o processo de sua equipe.
3. Explique os limites do processo. Onde o processo começa e termina? O que faz com que o processo seja iniciado? Como você sabe quando o processo está concluído?
4. Identifique os recursos que são necessários para realizar cada etapa de um determinado processo, por exemplo, quem é responsável por cada tarefa do processo e quais materiais ou ferramentas são necessários para a conclusão da tarefa?
5. Identifique a saída do processo. Identifique o que será produzido pelo processo e quais resultados o processo alcançará.
6. Verifique se as etapas do processo estão ordenadas sequencialmente para criar um fluxo de processo.
7. Observe todas as exceções ou alterações no fluxo normal do processo. Procure coisas que podem exigir um processo alternativo ou modificado.
8. Adicione pontos de controle e medições. Isso inclui identificar onde ocorrem os riscos no processo. Os pontos de controle ajudam o proprietário do processo ao monitorar o processo.

Com uma solução de software BPM, você pode documentar facilmente seus processos em formato digital, seguindo as etapas acima. Dê uma olhada nas diferentes soluções de software de BPM disponíveis e encontre uma que seja adequada para o seu departamento de marketing.

Defina qual processo deve ser otimizado

É nesta fase que podemos começar a implementar a estratégia DMAIC.

Depois de documentar seus processos de marketing, você precisará definir qual processo irá otimizar.

Suas operações de marketing consistem em dezenas, centenas e potencialmente até milhares de processos. Com isso dito, sua melhor aposta é fazer a si mesmo as seguintes perguntas:

1. Quais processos são usados ​​com mais frequência?
2. Quais processos têm a maior produção?
3. Quais processos são críticos para o sucesso do marketing?
4. Quais processos têm o maior ROI?
5. Quais processos poderiam fornecer o maior retorno se melhorados?

Em seguida, faça uma lista dos processos de marketing a serem otimizados em ordem de prioridade.

Para cada processo, certifique-se de escrever o seguinte, conforme detalhado no processo de pesquisa de palavras-chave SEO fornecido acima.

• O nome do processo: processo de pesquisa de palavras-chave de SEO.
• O objetivo do processo: Refinar e selecionar palavras-chave que o ajudarão a maximizar sua estratégia de SEO.
• Como o processo começa e termina: O processo começa com um brainstorming de ideias iniciais de palavras-chave. O processo termina selecionando as 5 principais ideias de palavras-chave fornecidas.
• Quem está envolvido no processo: Funcionário de marketing, ou seja, criador de conteúdo.
• O que o processo envolve: O processo documentado passa por cada etapa para obter as principais palavras-chave para um determinado conteúdo digital. As palavras-chave são pensadas, filtradas com base no tráfego de palavras-chave e na dificuldade de classificação, antes que as 5 principais palavras-chave sejam selecionadas no final do processo.

Medir o desempenho do processo atual

Os dados estão no centro de sua estratégia DMAIC.

Para melhorar seus processos, você precisará saber como eles funcionam antes que qualquer melhoria seja implementada. As comparações entre antes e depois da otimização quantificarão a eficácia das alterações feitas.

Para o estágio de medição do DMAIC, você precisará de dados quantitativos e qualitativos.

Os dados quantitativos podem ser obtidos selecionando dois ou três indicadores-chave de desempenho (KPIs) por objetivo. Por exemplo, para o processo de pesquisa de palavras-chave SEO, seus KPIs podem incluir o número de sessões orgânicas, taxas de cliques (CTR) e classificações de sites do Google.

Pense se o processo está entregando a saída esperada no prazo apropriado.

Para uma análise qualitativa, obtenha feedback do usuário sobre o processo. O processo é executado sem problemas? Há algum gargalo no processo que atrapalha a produção do trabalho? Pergunte a seus clientes se seus processos estão indo bem.

Armazene seus dados qualitativos e quantitativos por meio digital. Para isso, você pode usar soluções de software de gerenciamento de armazenamento, como Cyberduck, NetApp ou Google Drive. Não use caneta e papel, pois este último inevitavelmente desaparecerá!

Analise como otimizar seu processo

Agora é a hora da fase de análise.

Para este estágio, você utilizará os dados obtidos durante a etapa de medição. Identifique as áreas do processo que não estão funcionando como deveriam, fazendo as seguintes perguntas para cada um de seus processos de marketing:

1. Quanto tempo leva para concluir cada tarefa no processo?
2. Onde ocorrem os gargalos do processo?
3. Alguma das etapas é confusa?
4. Alguma das etapas é uma perda de tempo?
5. Partes do processo podem ser automatizadas?

Com base neste último ponto - automação de processo - você pode usar webhooks, API ou ferramentas de terceiros para configurar integrações entre seus diferentes aplicativos de negócios, ajudando a automatizar tarefas manuais demoradas.

Melhore seus processos continuamente

Agora é hora de agir com base nos dados, informações e percepções coletadas para fazer ajustes benéficos em seus processos de marketing.

Primeiro, coloque seus processos alterados em uma fase de teste. Durante esta fase, você desejará selecionar vários funcionários para executar o processo e fornecer feedback. Recomendamos escolher funcionários de seu departamento de marketing e funcionários de fora da equipe de marketing - você deseja que seus processos sejam claros o suficiente para que qualquer pessoa os execute.

O teste consiste em confirmar se as alterações feitas são benéficas ou não. Implante as mudanças consideradas um sucesso.

Controle seus processos para um desempenho otimizado contínuo

Para a verdadeira otimização e controle do processo, você precisará revisar e otimizar regularmente todos os seus processos. Dependendo de sua antiguidade, você pode precisar enviar seus processos à autoridade apropriada para revisão e aprovação.

Em seguida, comunique as mudanças do processo à sua equipe de marketing. Responda a todas as perguntas, explicando quais mudanças foram feitas, por que as mudanças são necessárias e quais melhorias são esperadas.

Por fim, coloque seus processos atualizados e otimizados em um ciclo de vida Plan-Do-Act-Check. Isso garantirá a revisão contínua do processo para um controle de processo otimizado e processos atualizados.

A transição para uma empresa orientada para o processo é fundamental

No centro de cada negócio estão os processos de negócios. Qualquer que seja a operação, seja gerenciamento de conta, desenvolvimento de produto, controle de qualidade ou criação de conteúdo, haverá um processo crucial a ser seguido para que o trabalho seja feito corretamente.

E ao seguir o processo DMAIC conforme detalhado acima, a otimização do processo se torna uma brisa, garantindo que seus processos de marketing estejam sempre no topo do jogo.

Defina, meça, analise, melhore e controle o seu caminho para o sucesso!