7 kroków do optymalizacji procesów marketingowych

93% marketerów typu business-to-business stawia działania marketingowe na piedestale. Dzieje się tak, ponieważ powszechnie wiadomo, że jeśli podstawowe procesy marketingowe nie są optymalne, ucierpi na tym sprzedaż, a co za tym idzie strumień przychodów.

W tym artykule dowiesz się, jak poprawić i zoptymalizować działania marketingowe, aby zmaksymalizować pożądane wyniki biznesowe w siedmiu krokach przy użyciu metodologii DMAIC.

Czym są procesy marketingowe?

Zacznijmy od samego początku. Proces marketingowy to zbiór zadań mających na celu zwiększenie widoczności Twojej marki, zaangażowanie odbiorców i ostatecznie zwiększenie sprzedaży.

Przykłady procesów marketingowych obejmują procedury wprowadzania produktów na rynek, optymalizację wyszukiwarek, promocje produktów i usług oraz zarządzanie mediami społecznościowymi. Każdą operację przeprowadzaną przez Twój zespół marketingowy można określić jako proces marketingowy.

Aby uzyskać najlepsze wyniki, dział marketingu powinien działać jak dobrze naoliwiona maszyna. Rozpoczyna się to od procesów marketingowych stojących za Twoją wizją, upewniając się, że są one zoptymalizowane pod kątem funkcjonowania na poziomie 110%.

Dlaczego optymalizacja procesów marketingowych jest ważna

65% firm ankietowanych przez BPTrends zdecydowanie zgodziło się, że dokumentowanie procesów biznesowych pomogło ich organizacji poprawić wydajność, wszechstronność i satysfakcję klientów.

Przejrzyste zdefiniowanie celów i poszczególnych kroków w każdym procesie pomoże Ci łatwo zarządzać wszystkimi zadaniami marketingowymi. Dzięki przejrzystemu planowi będziesz w stanie znajdować wąskie gardła i wprowadzać zmiany na bieżąco, w miarę jak Twoje działania marketingowe rosną i ewoluują w czasie.

Nawet niewielkie wysiłki związane z optymalizacją procesów będą się kumulować, aby przynieść znaczne korzyści. Na przykład Triaster, dostawca oprogramowania do zarządzania procesami i jakością, stwierdził, że dzięki ulepszeniu tylko jednego podstawowego procesu niektórzy klienci zaoszczędzili nawet 400 000 USD rocznie. Te ogromne oszczędności są możliwe, ponieważ dokumentacja procesu i późniejsza optymalizacja poprawiają wydajność procesu, zmniejszają błędy ludzkie i zwiększają produktywność zespołu.

Jak zoptymalizować swoje procesy marketingowe

Optymalizacja procesów niekoniecznie jest zadaniem czasochłonnym. To coś, do czego możesz szybko wejść i wyjść z każdego kwartału. A dzięki wykonaniu siedmiu poniższych kroków optymalizacja procesów biznesowych będzie dziecinnie prosta.

Zrozum strategię DMAIC

DMAIC to skrót od Definiuj, Mierz, Analizuj, Ulepszaj i Kontroluj. Jest to metodologia oparta na danych, wykorzystywana do doskonalenia i optymalizacji procesów.

DMAIC zapewnia strukturę, która pomaga zespołom badać potencjalne rozwiązania problemów procesowych, decydować o przyczynie działania i wdrażać środki kontrolne w celu ciągłego sprawdzania, jak dobrze przebiega proces.

DMAIC składa się z 5 kroków, zaprojektowanych do wykonania w cyklu, z częstym powtarzaniem w celu zidentyfikowania najlepszych praktyk i zbliżenia procesów do perfekcji.

Dokumentuj swoje procesy

Aby DMAIC działał, potrzebujesz jasno udokumentowanych i dobrze zdefiniowanych procesów. Ze względu na złożoność wielu operacji marketingowych, najlepiej będzie używać oprogramowania do dokumentacji procesów, takiego jak oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi (BPM).

Na przykład poniższy obraz przedstawia udokumentowany proces badania słów kluczowych SEO, wyprodukowany przy użyciu oprogramowania BPM. Proces został udokumentowany za pomocą listy kontrolnej dla łatwości i prostoty użytkowania. Jest to udokumentowany proces, do którego odpowiedni członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp z dowolnego miejsca.

Ale to tylko jeden udokumentowany proces. Bez wątpienia Twój zespół marketingowy będzie miał mnóstwo różnych procesów, przez co dokumentacja procesu będzie wydawać się trudnym zadaniem.

Aby pomóc, rozważ wykonanie poniższych kroków:

1. Po pierwsze, zidentyfikuj i nazwij każdy proces. Zacznij od podstawowych, najważniejszych procesów, takich jak zarządzanie potencjalnymi klientami, tworzenie kampanii i opracowywanie treści.
2. Następnie określ zakres każdego procesu. Oznacza to, jakie kroki są uwzględnione w procesie, a które nie. W tym celu zbierz informacje o procesie od swojego zespołu.
3. Wyjaśnij granice procesu. Gdzie zaczyna się i kończy ten proces? Co powoduje rozpoczęcie procesu? Skąd wiesz, kiedy proces się zakończył?
4. Zidentyfikuj zasoby, które są niezbędne do wykonania każdego etapu danego procesu, np. kto odpowiada za każde zadanie procesowe i jakie materiały lub narzędzia są potrzebne do realizacji zadania?
5. Zidentyfikuj wynik procesu. Zidentyfikuj, co zostanie wytworzone przez proces i jakie wyniki osiągnie.
6. Sprawdź, czy kroki procesu są uporządkowane sekwencyjnie, aby utworzyć przepływ procesu.
7. Zanotuj wszelkie wyjątki lub zmiany w normalnym przebiegu procesu. Poszukaj rzeczy, które mogą wymagać alternatywnego lub zmodyfikowanego procesu.
8. Dodaj punkty kontrolne i pomiary. Obejmuje to określenie, gdzie w procesie występuje ryzyko. Punkty kontrolne pomagają właścicielowi procesu podczas monitorowania procesu.

Dzięki oprogramowaniu BPM możesz łatwo dokumentować swoje procesy w formacie cyfrowym, wykonując powyższe kroki. Rozejrzyj się po różnych dostępnych rozwiązaniach oprogramowania BPM i znajdź takie, które jest odpowiednie dla Twojego działu marketingu.

Określ, który proces należy zoptymalizować

Na tym etapie możemy rozpocząć wdrażanie strategii DMAIC.

Po udokumentowaniu procesów marketingowych musisz określić, który proces zamierzasz zoptymalizować.

Na Twoje działania marketingowe składają się dziesiątki, setki, a potencjalnie nawet tysiące procesów. Mając to na uwadze, najlepiej jest zadać sobie następujące pytania:

1. Jakie procesy są używane najczęściej?
2. Które procesy mają najwyższą wydajność?
3. Jakie procesy są kluczowe dla sukcesu marketingowego?
4. Które procesy mają najwyższy zwrot z inwestycji?
5. Które procesy mogą zapewnić najwyższy zwrot, jeśli zostaną ulepszone?

Następnie sporządź listę procesów marketingowych, które mają zostać zoptymalizowane, w kolejności ich priorytetów.

Dla każdego procesu upewnij się, że zapisałeś następujące informacje, zgodnie z opisem w procesie badania słów kluczowych SEO podanym powyżej.

• Nazwa procesu: Proces badania słów kluczowych SEO.
• Cel procesu: Udoskonalenie i wybranie słów kluczowych, które pomogą Ci zmaksymalizować strategię SEO.
• Jak zaczyna się i kończy proces : Proces rozpoczyna się od burzy mózgów wstępnych pomysłów na słowa kluczowe. Proces kończy się wybraniem 5 najlepszych propozycji słów kluczowych.
• Kto bierze udział w procesie: Pracownik marketingu, czyli twórca treści.
• Co pociąga za sobą proces: Udokumentowany proces przebiega przez każdy etap w celu uzyskania najlepszych słów kluczowych dla danego elementu treści cyfrowej. Słowa kluczowe są wymyślane, filtrowane na podstawie ruchu słów kluczowych i trudności w rankingu, zanim na końcu procesu zostanie wybranych 5 najważniejszych słów kluczowych.

Mierz bieżącą wydajność procesu

Dane leżą u podstaw strategii DMAIC.

Aby ulepszyć swoje procesy, musisz wiedzieć, jak przebiegają procesy, zanim zostaną wdrożone jakiekolwiek ulepszenia. Porównania między optymalizacją przed i po optymalizacji pozwolą określić ilościowo skuteczność wprowadzonych zmian.

Do etapu pomiaru DMAIC potrzebne będą zarówno dane ilościowe, jak i jakościowe.

Dane ilościowe można uzyskać, wybierając dwa lub trzy kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) na cel. Na przykład, w przypadku procesu badania słów kluczowych SEO, Twoje KPI mogą obejmować liczbę sesji organicznych, współczynniki klikalności (CTR) i rankingi witryn Google.

Zastanów się, czy proces przynosi oczekiwane rezultaty w odpowiednich ramach czasowych.

W przypadku analizy jakościowej uzyskaj informacje zwrotne od użytkowników na temat procesu. Czy proces przebiega sprawnie? Czy istnieją wąskie gardła procesowe utrudniające wydajność pracy? Zapytaj klientów, czy Twoje procesy przebiegają sprawnie.

Przechowuj swoje dane jakościowe i ilościowe za pomocą środków cyfrowych. W tym celu możesz skorzystać z oprogramowania do zarządzania pamięcią masową, takiego jak Cyberduck, NetApp lub Google Drive. Nie używaj długopisu i papieru, ponieważ ten drugi nieuchronnie zniknie!

Przeanalizuj, jak zoptymalizować swój proces

Teraz czas na etap analizy.

Na tym etapie będziesz korzystać z danych uzyskanych podczas kroku pomiarowego. Zidentyfikuj obszary procesu, które nie działają tak, jak powinny, zadając następujące pytania dla każdego z procesów marketingowych:

1. Ile czasu zajmuje wykonanie każdego zadania w procesie?
2. Gdzie występują wąskie gardła procesowe?
3. Czy któryś z kroków jest mylący?
4. Czy któryś z kroków to strata czasu?
5. Czy części procesu można zautomatyzować?

Opierając się na tym ostatnim punkcie — automatyzacji procesów — możesz użyć webhooków, interfejsu API lub narzędzi innych firm do skonfigurowania integracji między różnymi aplikacjami biznesowymi, co pomoże zautomatyzować czasochłonne zadania ręczne.

Ciągle ulepszaj swoje procesy

Teraz nadszedł czas, aby działać na zebranych danych, informacjach i spostrzeżeniach, aby wprowadzić korzystne zmiany w procesach marketingowych.

Po pierwsze, umieść zmienione procesy w fazie testowania. W tej fazie będziesz chciał wybrać kilku pracowników do uruchomienia procesu i przekazania opinii. Zalecamy wybór zarówno pracowników z działu marketingu, jak i pracowników spoza zespołu marketingu — chcesz, aby Twoje procesy były wystarczająco jasne, aby każdy mógł je uruchomić.

Testowanie polega na potwierdzeniu, czy wprowadzone zmiany są korzystne, czy nie. Wdróż zmiany uznane za udane.

Kontroluj swoje procesy pod kątem ciągłej zoptymalizowanej wydajności

Aby uzyskać prawdziwą optymalizację i kontrolę procesów, musisz regularnie przeglądać i optymalizować wszystkie swoje procesy. W zależności od stażu pracy może być konieczne przesłanie procesów do odpowiedniego organu w celu sprawdzenia i zatwierdzenia.

Następnie poinformuj o zmianach procesu zespół marketingowy. Odpowiedz na wszelkie pytania, wyjaśniając, jakie zmiany zostały wprowadzone, dlaczego zmiany są konieczne i jakich ulepszeń można się spodziewać.

Na koniec umieść zaktualizowane, zoptymalizowane procesy w cyklu życia planuj-wykonaj-działaj-sprawdź. Zapewni to ciągły przegląd procesu w celu optymalnej kontroli procesu i zaktualizowanych procesów.

Przejście do firmy zorientowanej na procesy jest kluczowe

U podstaw każdego biznesu leżą procesy biznesowe. Bez względu na rodzaj operacji, niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie kontem, rozwój produktu, kontrolę jakości czy tworzenie treści, konieczne będzie przestrzeganie kluczowego procesu, aby praca została wykonana prawidłowo.

Postępując zgodnie z opisanym powyżej procesem DMAIC, optymalizacja procesów staje się dziecinnie prosta, dzięki czemu Twoje procesy marketingowe są zawsze na szczycie.

Zdefiniuj, mierz, analizuj, ulepszaj i kontroluj swoją drogę do sukcesu!