Die 7 Schritte zur Optimierung Ihrer Marketingprozesse

93 % der Business-to-Business-Vermarkter stellen Marketingaktivitäten auf ein Podest. Das liegt daran, dass allgemein anerkannt ist, dass Ihre Verkäufe und damit auch Ihre Einnahmen darunter leiden, wenn Ihre Marketing-Kernprozesse nicht optimal sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Marketingaktivitäten verbessern und optimieren können, um Ihre gewünschten Geschäftsergebnisse in sieben Schritten mit der DMAIC-Methodik zu maximieren.

Was sind Marketingprozesse?

Fangen wir ganz am Anfang an. Ein Marketingprozess ist eine Sammlung von Aufgaben, die darauf abzielen, die Sichtbarkeit Ihrer Marke zu erhöhen, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten und letztendlich den Umsatz zu steigern.

Beispiele für Marketingprozesse sind Produkteinführungsverfahren, Suchmaschinenoptimierung, Produkt- und Servicewerbung und Social Media Management. Jeder von Ihrem Marketingteam durchgeführte Vorgang kann als Marketingprozess definiert werden.

Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Ihre Marketingabteilung wie eine gut geölte Maschine läuft. Dies beginnt bei den Marketingprozessen hinter Ihrer Vision und stellt sicher, dass sie so optimiert sind, dass sie zu 110 % funktionieren.

Warum die Optimierung Ihrer Marketingprozesse wichtig ist

65 % der von BPTrends befragten Unternehmen stimmten stark zu, dass die Dokumentation von Geschäftsprozessen ihrem Unternehmen dabei half, die Effizienz, Vielseitigkeit und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Die transparente Definition der Ziele und der einzelnen Schritte in jedem Prozess hilft Ihnen, alle Ihre Marketingaufgaben einfach zu bewältigen. Mit einem klaren Plan können Sie Engpässe erkennen und spontan Änderungen vornehmen, wenn Ihre Marketingbemühungen im Laufe der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln.

Selbst kleine Anstrengungen zur Prozessoptimierung werden sich kumulieren, um erhebliche Vorteile zu erzielen. Triaster, ein Anbieter von Prozess- und Qualitätsmanagementsoftware, stellte beispielsweise fest, dass einige Kunden durch die Verbesserung nur eines Kernprozesses bis zu 400.000 US-Dollar pro Jahr einsparen. Diese herausragenden Einsparungen sind möglich, da die Prozessdokumentation und die anschließende Optimierung die Prozesseffizienz verbessert, menschliche Fehler reduziert und die Teamproduktivität erhöht.

So optimieren Sie Ihre Marketingprozesse

Prozessoptimierung ist nicht unbedingt eine zeitaufwendige Aufgabe. Es ist etwas, das Sie in jedem Quartal schnell ein- und austauchen können. Und wenn Sie die folgenden sieben Schritte befolgen, wird die Optimierung von Geschäftsprozessen zum Kinderspiel.

Verstehen Sie die DMAIC-Strategie

DMAIC steht für Define, Measure, Analyze, Improve und Control. Es handelt sich um eine datengesteuerte Methodik, die zur Prozessverbesserung und -optimierung verwendet wird.

DMAIC bietet eine Struktur, die Teams hilft, potenzielle Lösungen für Prozessprobleme zu erkunden, einen Grund für Maßnahmen zu entscheiden und Kontrollmaßnahmen zu implementieren, um kontinuierlich zu überprüfen, wie gut der Prozess läuft.

DMAIC besteht aus 5 Schritten, die in einem Zyklus durchgeführt werden sollen und häufig wiederholt werden, um Best Practices zu identifizieren und Prozesse näher an die Perfektion zu bringen.

Dokumentieren Sie Ihre Prozesse

Damit DMAIC funktioniert, benötigen Sie klar dokumentierte und klar definierte Prozesse. Aufgrund der Komplexität vieler Marketingoperationen setzen Sie idealerweise eine Prozessdokumentationssoftware ein, wie beispielsweise eine Business Process Management (BPM)-Software.

Das Bild unten stellt beispielsweise einen dokumentierten SEO-Keyword-Rechercheprozess dar, der mit BPM-Software erstellt wurde. Der Prozess wurde mit einer Checkliste dokumentiert, um die Handhabung zu vereinfachen. Es ist ein dokumentierter Prozess, auf den relevante Teammitglieder von überall zugreifen können.

Aber dies ist nur ein dokumentierter Prozess. Zweifellos wird Ihr Marketingteam eine Menge verschiedener Prozesse haben, die die Prozessdokumentation als eine entmutigende Aufgabe erscheinen lassen.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um zu helfen:

1. Identifizieren und benennen Sie zunächst jeden Prozess. Beginnen Sie mit Ihren wichtigsten Kernprozessen wie Lead-Management, Kampagnenentwicklung und Content-Entwicklung.
2. Definieren Sie als Nächstes den Umfang jedes Prozesses. Das heißt, welche Schritte sind im Prozess enthalten und welche nicht. Sammeln Sie dazu Prozessinformationen von Ihrem Team.
3. Erklären Sie die Grenzen des Prozesses. Wo beginnt und endet der Prozess? Was veranlasst den Prozess zu starten? Woher wissen Sie, wann der Prozess abgeschlossen ist?
4. Identifizieren Sie die Ressourcen, die erforderlich sind, um jeden Schritt eines bestimmten Prozesses auszuführen, zB wer ist für jede Prozessaufgabe verantwortlich und welche Materialien oder Werkzeuge sind für die Aufgabenerfüllung erforderlich?
5. Identifizieren Sie die Ausgabe des Prozesses. Identifizieren Sie, was durch den Prozess produziert wird und welche Ergebnisse der Prozess erzielen wird.
6. Überprüfen Sie, ob die Prozessschritte der Reihe nach geordnet sind, um einen Prozessfluss zu erstellen.
7. Beachten Sie alle Ausnahmen oder Änderungen des normalen Prozessablaufs. Suchen Sie nach Dingen, die einen alternativen oder geänderten Prozess erfordern könnten.
8. Fügen Sie Kontrollpunkte und Messungen hinzu. Dazu gehört auch, zu erkennen, wo Risiken im Prozess auftreten. Kontrollpunkte helfen dem Prozesseigner bei der Überwachung des Prozesses.

Mit einer BPM-Softwarelösung können Sie Ihre Prozesse ganz einfach digital dokumentieren, indem Sie die oben genannten Schritte befolgen. Schauen Sie sich die verschiedenen BPM-Softwarelösungen an und finden Sie eine, die zu Ihrer Marketingabteilung passt.

Definieren Sie, welcher Prozess optimiert werden soll

In diesem Stadium können wir mit der Umsetzung der DMAIC-Strategie beginnen.

Nachdem Sie Ihre Marketingprozesse dokumentiert haben, müssen Sie definieren, welchen Prozess Sie optimieren möchten.

Ihre Marketingaktivitäten bestehen aus Dutzenden, Hunderten und möglicherweise sogar Tausenden von Prozessen. Vor diesem Hintergrund ist es am besten, sich die folgenden Fragen zu stellen:

1. Welche Verfahren werden am häufigsten verwendet?
2. Welche Prozesse haben den höchsten Output?
3. Welche Prozesse sind entscheidend für den Marketingerfolg?
4. Welche Prozesse haben den höchsten ROI?
5. Welche Prozesse könnten die höchste Rendite bringen, wenn sie verbessert werden?

Erstellen Sie dann eine Liste der zu optimierenden Marketingprozesse in der Reihenfolge ihrer Priorität.

Stellen Sie sicher, dass Sie für jeden Prozess Folgendes aufschreiben, wie im oben beschriebenen SEO-Keyword-Rechercheprozess beschrieben.

• Der Name des Prozesses: SEO-Keyword-Rechercheprozess.
• Das Prozessziel: Keywords zu verfeinern und auszuwählen, die Ihnen helfen, Ihre SEO-Strategie zu maximieren.
• Wie der Prozess beginnt und endet: Der Prozess beginnt mit dem Brainstorming erster Keyword-Ideen. Der Prozess endet mit der Auswahl der Top 5 der angegebenen Keyword-Ideen.
• Wer ist am Prozess beteiligt: Marketingmitarbeiter, dh ein Content Creator.
• Was der Prozess beinhaltet: Der dokumentierte Prozess durchläuft jeden Schritt, um die Top-Keywords für einen bestimmten digitalen Inhalt zu erhalten. Keywords werden ausgedacht, nach Keyword-Traffic und Ranking-Schwierigkeit gefiltert, bevor am Ende des Prozesses 5 Top-Keywords ausgewählt werden.

Messen Sie die aktuelle Prozessleistung

Daten sind das Herzstück Ihrer DMAIC-Strategie.

Um Ihre Prozesse zu verbessern, müssen Sie wissen, wie die Prozesse abschneiden, bevor Verbesserungen implementiert werden. Vergleiche zwischen der Vorher- und Nachher-Optimierung quantifizieren die Wirksamkeit der von Ihnen vorgenommenen Änderungen.

Für die Messphase von DMAIC benötigen Sie sowohl quantitative als auch qualitative Daten.

Quantitative Daten können durch die Auswahl von zwei oder drei Key Performance Indicators (KPIs) pro Ziel gewonnen werden. Für den SEO-Keyword-Rechercheprozess können Ihre KPIs beispielsweise die Anzahl der organischen Sitzungen, die Klickraten (CTR) und das Google-Site-Ranking umfassen.

Überlegen Sie, ob der Prozess die erwartete Leistung im angemessenen Zeitrahmen liefert.

Holen Sie für eine qualitative Analyse Benutzerfeedback zum Prozess ein. Läuft der Prozess reibungslos? Gibt es Prozessengpässe, die die Arbeitsleistung behindern? Fragen Sie Ihre Kunden, ob Ihre Prozesse gut laufen.

Speichern Sie Ihre qualitativen und quantitativen Daten digital. Dazu können Sie Speichermanagement-Softwarelösungen wie Cyberduck, NetApp oder Google Drive verwenden. Verwenden Sie keinen Stift und Papier, da letzteres unweigerlich verloren geht!

Analysieren Sie, wie Sie Ihren Prozess optimieren können

Jetzt ist es Zeit für die Analysephase.

In dieser Phase greifen Sie auf die Daten zurück, die Sie während des Messschritts erhalten haben. Identifizieren Sie Bereiche des Prozesses, die nicht so funktionieren, wie sie sollten, indem Sie die folgenden Fragen für jeden Ihrer Marketingprozesse stellen:

1. Wie lange dauert es, jede Aufgabe im Prozess abzuschließen?
2. Wo treten Prozessengpässe auf?
3. Sind einige der Schritte verwirrend?
4. Ist einer der Schritte Zeitverschwendung?
5. Können Teile des Prozesses automatisiert werden?

Ausgehend von diesem letzten Punkt – der Prozessautomatisierung – können Sie Webhooks, APIs oder Tools von Drittanbietern verwenden, um Integrationen zwischen Ihren verschiedenen Geschäftsanwendungen einzurichten und so zeitaufwändige manuelle Aufgaben zu automatisieren.

Verbessern Sie Ihre Prozesse kontinuierlich

Jetzt ist es an der Zeit, auf die gesammelten Daten, Informationen und Erkenntnisse zu reagieren, um vorteilhafte Anpassungen an Ihren Marketingprozessen vorzunehmen.

Stellen Sie zunächst Ihre geänderten Prozesse in eine Testphase. In dieser Phase sollten Sie mehrere Mitarbeiter auswählen, die den Prozess ausführen und Feedback geben. Wir empfehlen, sowohl Mitarbeiter aus Ihrer Marketingabteilung als auch Mitarbeiter außerhalb des Marketingteams auszuwählen – Sie möchten, dass Ihre Prozesse klar genug sind, damit jeder sie ausführen kann.

Beim Testen geht es darum, zu bestätigen, ob die von Ihnen vorgenommenen Änderungen von Vorteil sind oder nicht. Stellen Sie die als erfolgreich erachteten Änderungen bereit.

Steuern Sie Ihre Prozesse für eine kontinuierlich optimierte Leistung

Für eine echte Prozessoptimierung und -kontrolle müssen Sie alle Ihre Prozesse regelmäßig überprüfen und optimieren. Abhängig von Ihrem Dienstalter müssen Sie Ihre Prozesse möglicherweise zur Überprüfung und Genehmigung an die zuständige Behörde senden.

Kommunizieren Sie als Nächstes die Prozessänderungen an Ihr Marketingteam. Beantworten Sie alle Fragen und erklären Sie, welche Änderungen vorgenommen wurden, warum die Änderungen notwendig sind und welche Verbesserungen zu erwarten sind.

Bringen Sie Ihre aktualisierten, optimierten Prozesse schließlich in einen Plan-Do-Act-Check-Lebenszyklus. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Prozessüberprüfung für eine optimale Prozesssteuerung und aktualisierte Prozesse.

Der Übergang in ein prozessorientiertes Unternehmen ist entscheidend

Das Herzstück eines jeden Unternehmens sind die Geschäftsprozesse. Was auch immer der Vorgang ist, sei es Kontoverwaltung, Produktentwicklung, Qualitätskontrolle oder Inhaltserstellung, es gibt einen entscheidenden Prozess, der befolgt werden muss, damit die Arbeit richtig erledigt wird.

Und indem Sie dem DMAIC-Prozess wie oben beschrieben folgen, wird die Prozessoptimierung zum Kinderspiel und stellt sicher, dass Ihre Marketingprozesse immer auf dem neuesten Stand sind.

Definieren, messen, analysieren, verbessern und steuern Sie Ihren Weg zum Erfolg!