Pazarlama Süreçlerinizi Optimize Etmenin 7 Adımı

İşletmeler arası pazarlamacıların %93'ü pazarlama operasyonlarını bir kaide üzerine yerleştiriyor. Bunun nedeni, temel pazarlama süreçleriniz optimalin altındaysa, satışlarınızın ve dolayısıyla gelir akışınızın zarar göreceğinin yaygın olarak kabul edilmesidir.

Bu makalede, DMAIC metodolojisini kullanarak yedi adımda istediğiniz iş sonuçlarını en üst düzeye çıkarmak için pazarlama çabalarınızı nasıl iyileştireceğinizi ve optimize edeceğinizi öğreneceksiniz.

Pazarlama süreçleri nelerdir?

En baştan başlayalım. Pazarlama süreci, markanızın görünürlüğünü artırmayı, hedef kitlenizle etkileşim kurmayı ve nihayetinde satışları artırmayı amaçlayan bir görevler topluluğudur.

Pazarlama süreçlerine örnek olarak ürün lansman prosedürleri, arama motoru optimizasyonu, ürün ve hizmet promosyonları ve sosyal medya yönetimi dahildir. Pazarlama ekibiniz tarafından yürütülen herhangi bir işlem bir pazarlama süreci olarak tanımlanabilir.

En iyi sonuçlar için pazarlama departmanınızın iyi yağlanmış bir makine gibi çalışmasını isteyeceksiniz. Bu, vizyonunuzun arkasındaki pazarlama süreçleriyle başlar ve bunların %110 oranında çalışacak şekilde optimize edildiğinden emin olun.

Pazarlama süreçlerinizi optimize etmek neden önemlidir?

BPTrends tarafından ankete katılan şirketlerin %65'i, iş süreçlerinin belgelenmesinin kuruluşlarının verimliliği, çok yönlülüğü ve müşteri memnuniyetini iyileştirmesine yardımcı olduğu konusunda kesinlikle hemfikirdi.

Hedefleri ve her süreçteki bireysel adımları şeffaf bir şekilde tanımlamak, tüm pazarlama görevlerinizi kolayca yönetmenize yardımcı olacaktır. Net bir planla, pazarlama çabalarınız zamanla büyüyüp geliştikçe, darboğazları anında bulabilecek ve değişiklikler yapabileceksiniz.

Küçük süreç optimizasyon çabaları bile önemli faydalar sağlamak için birikecektir. Örneğin, süreç ve kalite yönetimi yazılımı sağlayıcısı Triaster, yalnızca bir temel süreci geliştirerek bazı müşterilerin yılda 400 bin dolara kadar tasarruf ettiğini buldu. Bu muhteşem tasarruflar mümkündür çünkü süreç dokümantasyonu ve müteakip optimizasyon süreç verimliliğini artırır, insan hatasını azaltır ve ekip üretkenliğini artırır.

Pazarlama süreçlerinizi nasıl optimize edebilirsiniz?

Süreç optimizasyonu mutlaka zaman alan bir görev değildir. Her çeyrekte hızlıca girip çıkabileceğiniz bir şey. Aşağıdaki yedi adımı izleyerek iş süreci optimizasyonu çok kolay olacak.

DMAIC stratejisini anlayın

DMAIC, Tanımla, Ölç, Analiz Et, İyileştir ve Kontrol Et anlamına gelen bir kısaltmadır. Süreç iyileştirme ve optimizasyon için kullanılan veri odaklı bir metodolojidir.

DMAIC, ekiplerin süreç sorunlarına olası çözümleri keşfetmesine, bir eylem nedenine karar vermesine ve sürecin ne kadar iyi çalıştığını sürekli olarak gözden geçirmek için kontrol önlemleri uygulamasına yardımcı olan bir yapı getiriyor.

DMAIC, en iyi uygulamaları belirlemek ve süreçleri mükemmele yaklaştırmak için sık tekrarlanan, bir döngü içinde atılmak üzere tasarlanmış 5 adımdan oluşur.

Süreçlerinizi belgeleyin

DMAIC'in çalışması için açıkça belgelenmiş ve iyi tanımlanmış süreçlere ihtiyacınız olacak. Birçok pazarlama işleminin karmaşıklığı nedeniyle, ideal olarak İş Süreçleri Yönetimi (BPM) yazılımı gibi süreç dokümantasyon yazılımını kullanacaksınız.

Örneğin, aşağıdaki resim, BPM yazılımı kullanılarak üretilen belgelenmiş bir SEO anahtar kelime araştırma sürecini temsil etmektedir. İşlem, kullanım kolaylığı ve basitliği için bir kontrol listesi kullanılarak belgelenmiştir. İlgili ekip üyeleri tarafından her yerden erişilebilen belgelenmiş bir süreçtir.

Ancak bu sadece belgelenmiş bir süreçtir. Pazarlama ekibinizin süreç dokümantasyonunu göz korkutucu bir görev gibi gösteren tonlarca farklı sürece sahip olacağından şüpheniz olmasın.

Yardım etmek için aşağıdaki adımları izlemeyi düşünün:

1. İlk olarak, her işlemi tanımlayın ve adlandırın. Müşteri adayı yönetimi, kampanya geliştirme ve içerik geliştirme gibi temel, en önemli süreçlerinizle başlayın.
2. Ardından, her işlemin kapsamını tanımlayın. Yani, sürece hangi adımlar dahildir ve hangileri değildir. Bunun için ekibinizden süreç bilgilerini toplayın.
3. Sürecin sınırlarını açıklayın. Süreç nerede başlar ve nerede biter? Sürecin başlamasına neden olan nedir? İşlemin ne zaman yapıldığını nasıl anlarsınız?
4. Belirli bir sürecin her adımını gerçekleştirmek için gerekli olan kaynakları tanımlayın, örneğin her bir süreç görevinden kim sorumludur ve görevin tamamlanması için hangi materyaller veya araçlar gereklidir?
5. Sürecin çıktısını tanımlayın. Süreç tarafından neyin üretileceğini ve sürecin hangi sonuçları elde edeceğini belirleyin.
6. Bir süreç akışı oluşturmak için süreç adımlarının sırayla sıralandığını kontrol edin.
7. Normal süreç akışındaki istisnaları veya değişiklikleri not edin. Alternatif veya değiştirilmiş bir süreç gerektirebilecek şeyleri arayın.
8. Kontrol noktaları ve ölçümler ekleyin. Bu, süreçte risklerin nerede meydana geldiğini belirlemeyi içerir. Kontrol noktaları, süreci izlerken süreç sahibine yardımcı olur.

BPM yazılım çözümü ile yukarıdaki adımları takip ederek süreçlerinizi dijital formatta kolayca belgeleyebilirsiniz. Piyasadaki farklı BPM yazılım çözümlerine bir göz atın ve pazarlama departmanınız için doğru olanı bulun.

Hangi sürecin optimize edilmesi gerektiğini tanımlayın

Bu aşamada DMAIC stratejisini uygulamaya başlayabiliriz.

Pazarlama süreçlerinizi belgeledikten sonra, hangi süreci optimize edeceğinizi tanımlamanız gerekir.

Pazarlama operasyonlarınız onlarca, yüzlerce ve hatta binlerce süreçten oluşur. Bununla birlikte, en iyi bahsiniz kendinize aşağıdaki soruları sormaktır:

1. En sık hangi işlemler kullanılır?
2. Hangi süreçler en yüksek çıktıya sahiptir?
3. Pazarlama başarısı için hangi süreçler kritik öneme sahiptir?
4. Hangi süreçler en yüksek yatırım getirisine sahip?
5. Hangi süreçler geliştirilirse en yüksek getiriyi sağlayabilir?

Ardından, öncelik sırasına göre optimize edilecek pazarlama süreçlerinin bir listesini yapın.

Her işlem için, yukarıda verilen SEO anahtar kelime araştırma sürecinde ayrıntılı olarak açıklandığı gibi aşağıdakileri yazdığınızdan emin olun.

• Sürecin adı: SEO anahtar kelime araştırma süreci.
• Süreç hedefi: SEO stratejinizi en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacak anahtar kelimeleri hassaslaştırmak ve seçmek.
• Süreç nasıl başlar ve biter: Süreç, ilk anahtar kelime fikirlerini beyin fırtınası yaparak başlar. Süreç, verilen en iyi 5 anahtar kelime fikri seçilerek sona erer.
• Süreçte kimler yer alır: Pazarlama çalışanı, yani içerik oluşturucu.
• Sürecin içeriği : Belgelenen süreç, belirli bir dijital içerik parçası için en iyi anahtar kelimeleri elde etmek için her adımdan geçer. İşlem sonunda en iyi 5 anahtar kelime seçilmeden önce anahtar kelimeler düşünülür, anahtar kelime trafiğine ve sıralama zorluğuna göre filtrelenir.

Mevcut süreç performansını ölçün

Veriler, DMAIC stratejinizin kalbinde yer alır.

Süreçlerinizi iyileştirmek için, herhangi bir iyileştirme uygulanmadan önce süreçlerin nasıl işlediğini bilmeniz gerekir. Optimizasyon öncesi ve sonrası arasındaki karşılaştırmalar, yaptığınız değişikliklerin etkinliğini ölçecektir.

DMAIC'in ölçüm aşaması için hem nicel hem de nitel verilere ihtiyacınız olacak.

Nicel veriler, hedef başına iki veya üç temel performans göstergesi (KPI) seçilerek elde edilebilir. Örneğin, SEO anahtar kelime araştırma süreci için KPI'larınız organik oturumların sayısını, tıklama oranlarını (TO) ve Google site sıralamalarını içerebilir.

Sürecin beklenen çıktıyı uygun zaman diliminde sağlayıp sağlamadığını düşünün.

Niteliksel analiz için süreç hakkında kullanıcı geri bildirimi alın. Süreç sorunsuz işliyor mu? İş çıktısını engelleyen herhangi bir süreç darboğazı var mı? Müşterilerinize süreçlerinizin iyi gidip gitmediğini sorun.

Niteliksel ve niceliksel verilerinizi dijital yollarla saklayın. Bunun için Cyberduck, NetApp veya Google Drive gibi depolama yönetimi yazılım çözümlerini kullanabilirsiniz. Kalem ve kağıt kullanmayın, ikincisi kaçınılmaz olarak kaybolacaktır!

Prosesinizi nasıl optimize edeceğinizi analiz edin

Şimdi sıra analiz aşamasına geldi.

Bu aşama için, ölçüm aşamasında elde edilen verilerden yararlanacaksınız. Pazarlama süreçlerinizin her biri için aşağıdaki soruları sorarak, sürecin gerektiği gibi performans göstermeyen alanlarını belirleyin:

1. Süreçteki her bir görevi tamamlamak ne kadar sürer?
2. Süreç darboğazları nerede oluşur?
3. Adımlardan herhangi biri kafa karıştırıcı mı?
4. Adımlardan herhangi biri zaman kaybı mı?
5. Sürecin parçaları otomatikleştirilebilir mi?

Bu son noktadan - süreç otomasyonundan - yararlanarak farklı iş uygulamalarınız arasında entegrasyonlar kurmak için web kancalarını, API'yi veya üçüncü taraf araçlarını kullanabilir ve zaman alan manuel görevleri otomatikleştirmenize yardımcı olabilirsiniz.

Süreçlerinizi sürekli iyileştirin

Şimdi, pazarlama süreçlerinizde faydalı ayarlamalar yapmak için toplanan veriler, bilgiler ve içgörülere göre hareket etme zamanı.

Öncelikle, değiştirdiğiniz süreçleri bir test aşamasına yerleştirin. Bu aşamada, süreci yürütmek ve geri bildirim sağlamak için birkaç çalışan seçmek isteyeceksiniz. Hem pazarlama departmanınızdan çalışanları hem de pazarlama ekibinizin dışından çalışanları seçmenizi öneririz - süreçlerinizin herkesin onları çalıştırabileceği kadar net olmasını istersiniz.

Test, yaptığınız değişikliklerin faydalı olup olmadığını doğrulamakla ilgilidir. Başarılı sayılan değişiklikleri dağıtın.

Sürekli optimize edilmiş performans için süreçlerinizi kontrol edin

Gerçek süreç optimizasyonu ve kontrolü için tüm süreçlerinizi düzenli olarak gözden geçirmeniz ve optimize etmeniz gerekir. Kıdeminize bağlı olarak süreçlerinizi inceleme ve onay için uygun mercilere göndermeniz gerekebilir.

Ardından, süreç değişikliklerini pazarlama ekibinize bildirin. Hangi değişikliklerin yapıldığını, değişikliklerin neden gerekli olduğunu ve hangi iyileştirmelerin beklendiğini açıklayarak soruları yanıtlayın.

Son olarak, güncellenmiş, optimize edilmiş süreçlerinizi Planla-Uygula-Uygula-Kontrol Et yaşam döngüsüne koyun. Bu, optimum süreç kontrolü ve güncellenmiş süreçler için sürekli süreç incelemesi sağlayacaktır.

Süreç odaklı bir şirkete geçiş anahtardır

Her işin özünde iş süreçleri vardır. İşlem ne olursa olsun, hesap yönetimi, ürün geliştirme, kalite kontrol veya içerik oluşturma olsun, işin düzgün bir şekilde yapılması için izlenmesi gereken çok önemli bir süreç olacaktır.

Ve yukarıda ayrıntılı olarak açıklanan DMAIC sürecini takip ederek, süreç optimizasyonu bir esinti haline gelir ve pazarlama süreçlerinizin her zaman oyunlarının zirvesinde olmasını sağlar.

Başarıya giden yolu tanımlayın, ölçün, analiz edin, iyileştirin ve kontrol edin!