I 7 passaggi per ottimizzare i processi di marketing

Il 93% dei marketer business-to-business pone le operazioni di marketing su un piedistallo. Questo perché è ampiamente riconosciuto che se i tuoi processi di marketing principali non sono ottimali, le tue vendite e quindi il flusso di entrate ne risentiranno.

In questo articolo scoprirai come migliorare e ottimizzare i tuoi sforzi di marketing per massimizzare i risultati di business desiderati in sette passaggi utilizzando la metodologia DMAIC.

Cosa sono i processi di marketing?

Cominciamo dall'inizio. Un processo di marketing è una raccolta di attività volte ad aumentare la visibilità del tuo marchio, coinvolgere il tuo pubblico e, infine, aumentare le vendite.

Esempi di processi di marketing includono procedure di lancio di prodotti, ottimizzazione dei motori di ricerca, promozioni di prodotti e servizi e gestione dei social media. Qualsiasi operazione condotta dal tuo team di marketing può essere definita un processo di marketing.

Per i migliori risultati, vorrai che il tuo reparto marketing funzioni come una macchina ben oliata. Questo inizia con i processi di marketing alla base della tua visione, assicurandoti che siano ottimizzati per funzionare al 110%.

Perché è importante ottimizzare i processi di marketing

Il 65% delle aziende intervistate da BPTrends è fermamente d'accordo sul fatto che la documentazione dei processi aziendali ha aiutato la propria organizzazione a migliorare l'efficienza, la versatilità e la soddisfazione del cliente.

Definire in modo trasparente gli obiettivi e i singoli passaggi in ogni processo ti aiuterà a gestire facilmente tutte le tue attività di marketing. Con un piano chiaro, sarai in grado di trovare colli di bottiglia e apportare modifiche al volo man mano che i tuoi sforzi di marketing crescono ed evolvono nel tempo.

Anche gli sforzi minori di ottimizzazione dei processi si accumulano per fornire vantaggi sostanziali. Ad esempio, il fornitore di software per la gestione dei processi e della qualità, Triaster, ha scoperto che migliorando un solo processo di base, alcuni clienti risparmiavano fino a $ 400K all'anno. Questi risparmi straordinari sono possibili perché la documentazione del processo e la successiva ottimizzazione migliorano l'efficienza del processo, riducono l'errore umano e migliorano la produttività del team.

Come ottimizzare i tuoi processi di marketing

L'ottimizzazione dei processi non è necessariamente un'attività che richiede tempo. È qualcosa che puoi rapidamente entrare e uscire da ogni trimestre. E seguendo i sette passaggi seguenti, l'ottimizzazione dei processi aziendali sarà un gioco da ragazzi.

Comprendere la strategia DMAIC

DMAIC è un acronimo che sta per Definisci, Misura, Analizza, Migliora e Controlla. È una metodologia basata sui dati utilizzata per il miglioramento e l'ottimizzazione dei processi.

DMAIC offre una struttura che aiuta i team a esplorare potenziali soluzioni ai problemi di processo, decidere una causa dell'azione e implementare misure di controllo per rivedere continuamente l'efficienza del processo.

DMAIC si compone di 5 passaggi, progettati per essere eseguiti in un ciclo, con frequenti ripetizioni per identificare le migliori pratiche e avvicinare i processi alla perfezione.

Documenta i tuoi processi

Perché DMAIC funzioni, avrai bisogno di processi chiaramente documentati e ben definiti. A causa della complessità di molte operazioni di marketing, idealmente utilizzerai un software per la documentazione dei processi, come il software BPM (Business Process Management).

Ad esempio, l'immagine sotto rappresenta un processo di ricerca di parole chiave SEO documentato, prodotto utilizzando il software BPM. Il processo è stato documentato utilizzando una lista di controllo per facilità e semplicità d'uso. È un processo documentato a cui possono accedere i membri del team interessati da qualsiasi luogo.

Ma questo è solo un processo documentato. Senza dubbio il tuo team di marketing avrà un sacco di processi diversi che rendono la documentazione del processo un compito arduo.

Per aiutarti, considera di seguire i passaggi seguenti:

1. Innanzitutto, identifica e nomina ogni processo. Inizia con i tuoi processi principali e più importanti, come la gestione dei lead, lo sviluppo delle campagne e lo sviluppo dei contenuti.
2. Quindi, definire l'ambito di ciascun processo. Cioè, quali passaggi sono inclusi nel processo e quali no. Per questo, raccogli informazioni sul processo dal tuo team.
3. Spiegare i confini del processo. Dove inizia e dove finisce il processo? Cosa causa l'avvio del processo? Come fai a sapere quando il processo è terminato?
4. Identificare le risorse necessarie per eseguire ogni fase di un determinato processo, ad esempio chi è responsabile di ciascuna attività del processo e quali materiali o strumenti sono necessari per il completamento dell'attività?
5. Identificare l'output del processo. Identificare cosa sarà prodotto dal processo e quali risultati il ​​processo otterrà.
6. Verificare che le fasi del processo siano ordinate in sequenza per creare un flusso di processo.
7. Prendere nota di eventuali eccezioni o modifiche al normale flusso di processo. Cerca cose che potrebbero richiedere un processo alternativo o modificato.
8. Aggiungi punti di controllo e misurazioni. Ciò include l'identificazione dei punti in cui si verificano i rischi nel processo. I punti di controllo aiutano il titolare del processo durante il monitoraggio del processo.

Con una soluzione software BPM, puoi facilmente documentare i tuoi processi in formato digitale, seguendo i passaggi precedenti. Dai un'occhiata alle diverse soluzioni software BPM disponibili e trova quella giusta per il tuo reparto marketing.

Definire quale processo dovrebbe essere ottimizzato

È in questa fase che possiamo iniziare ad attuare la strategia DMAIC.

Dopo aver documentato i tuoi processi di marketing, dovrai definire quale processo intendi ottimizzare.

Le tue operazioni di marketing consistono in decine, centinaia e potenzialmente anche migliaia di processi. Detto questo, la soluzione migliore è porsi le seguenti domande:

1. Quali processi vengono utilizzati più frequentemente?
2. Quali processi hanno l'output più alto?
3. Quali processi sono fondamentali per il successo del marketing?
4. Quali processi hanno il ROI più alto?
5. Quali processi potrebbero fornire il massimo rendimento se migliorati?

Quindi, crea un elenco dei processi di marketing da ottimizzare in ordine di priorità.

Per ogni processo, assicurati di annotare quanto segue, come dettagliato nel processo di ricerca delle parole chiave SEO sopra indicato.

• Il nome del processo: processo di ricerca di parole chiave SEO.
• L'obiettivo del processo: perfezionare e selezionare le parole chiave che ti aiuteranno a massimizzare la tua strategia SEO.
• Come inizia e finisce il processo : il processo inizia con il brainstorming delle idee iniziali per le parole chiave. Il processo termina selezionando le prime 5 idee per le parole chiave fornite.
• Chi è coinvolto nel processo: Impiegato marketing, ovvero un creatore di contenuti.
• Cosa comporta il processo: il processo documentato attraversa ogni passaggio per ottenere le parole chiave migliori per un determinato contenuto digitale. Le parole chiave vengono pensate, filtrate in base al traffico delle parole chiave e alla difficoltà di posizionamento, prima che vengano selezionate le prime 5 parole chiave alla fine del processo.

Misurare le prestazioni del processo corrente

I dati sono al centro della tua strategia DMAIC.

Per migliorare i tuoi processi, dovrai sapere come si comportano i processi prima che vengano implementati eventuali miglioramenti. I confronti tra prima e dopo l'ottimizzazione quantificheranno l'efficacia delle modifiche apportate.

Per la fase di misurazione di DMAIC, avrai bisogno di dati quantitativi e qualitativi.

I dati quantitativi possono essere ottenuti selezionando due o tre indicatori chiave di prestazione (KPI) per obiettivo. Ad esempio, per il processo di ricerca delle parole chiave SEO, i tuoi KPI potrebbero includere il numero di sessioni organiche, le percentuali di clic (CTR) e le classifiche dei siti di Google.

Pensa se il processo fornisce l'output previsto nel lasso di tempo appropriato.

Per l'analisi qualitativa, ottenere il feedback degli utenti sul processo. Il processo funziona senza intoppi? Ci sono colli di bottiglia del processo che ostacolano l'output del lavoro? Chiedi ai tuoi clienti se i tuoi processi stanno andando bene.

Archivia i tuoi dati qualitativi e quantitativi tramite mezzi digitali. Per questo, puoi utilizzare soluzioni software di gestione dello storage come Cyberduck, NetApp o Google Drive. Non usate carta e penna perché quest'ultima inevitabilmente scomparirà!

Analizza come ottimizzare il tuo processo

Ora è il momento per la fase di analisi.

Per questa fase, attingerai ai dati ottenuti durante la fase di misurazione. Identifica le aree del processo che non funzionano come dovrebbero ponendo le seguenti domande per ciascuno dei tuoi processi di marketing:

1. Quanto tempo ci vuole per completare ogni attività nel processo?
2. Dove si verificano i colli di bottiglia del processo?
3. Qualcuno dei passaggi è confuso?
4. Qualcuno dei passaggi è una perdita di tempo?
5. È possibile automatizzare parti del processo?

Attingendo a quest'ultimo punto, l'automazione dei processi, puoi utilizzare webhook, API o strumenti di terze parti per configurare integrazioni tra le tue diverse applicazioni aziendali, aiutandoti ad automatizzare le attività manuali che richiedono tempo.

Migliora continuamente i tuoi processi

Ora è il momento di agire sui dati, le informazioni e le informazioni raccolte per apportare modifiche vantaggiose ai tuoi processi di marketing.

Prima di tutto, metti i tuoi processi modificati in una fase di test. Durante questa fase, ti consigliamo di selezionare diversi dipendenti per eseguire il processo e fornire feedback. Ti consigliamo di scegliere sia i dipendenti del tuo dipartimento di marketing che i dipendenti al di fuori del team di marketing: vuoi che i tuoi processi siano sufficientemente chiari da consentire a chiunque di eseguirli.

Il test consiste nel confermare se le modifiche apportate sono utili o meno. Distribuire le modifiche ritenute un successo.

Controlla i tuoi processi per prestazioni costantemente ottimizzate

Per una vera ottimizzazione e controllo dei processi, dovrai rivedere e ottimizzare regolarmente tutti i tuoi processi. A seconda della tua anzianità, potresti dover inviare i tuoi processi all'autorità appropriata per la revisione e l'approvazione.

Successivamente, comunica le modifiche al processo al tuo team di marketing. Rispondi a qualsiasi domanda, spiegando quali modifiche sono state apportate, perché le modifiche sono necessarie e quali miglioramenti sono previsti.

Infine, inserisci i tuoi processi aggiornati e ottimizzati in un ciclo di vita Plan-Do-Act-Check. Ciò garantirà una revisione continua del processo per un controllo ottimale del processo e processi aggiornati.

La transizione verso un'azienda orientata ai processi è la chiave

Al centro di ogni attività ci sono i processi aziendali. Qualunque sia l'operazione, che si tratti di gestione dell'account, sviluppo del prodotto, controllo della qualità o creazione di contenuti, ci sarà un processo cruciale da seguire affinché il lavoro venga svolto correttamente.

E seguendo il processo DMAIC come descritto sopra, l'ottimizzazione dei processi diventa un gioco da ragazzi, garantendo che i tuoi processi di marketing siano sempre al top del loro gioco.

Definisci, misura, analizza, migliora e controlla la tua strada verso il successo!