Los 7 pasos para optimizar sus procesos de marketing

El 93% de los especialistas en marketing de empresa a empresa colocan las operaciones de marketing en un pedestal. Esto se debe a que se reconoce ampliamente que si sus procesos de marketing centrales no son óptimos, sus ventas y, por lo tanto, su flujo de ingresos, sufrirán.

En este artículo, descubrirá cómo mejorar y optimizar sus esfuerzos de marketing para maximizar los resultados comerciales deseados en siete pasos utilizando la metodología DMAIC.

¿Qué son los procesos de marketing?

Empecemos por el principio. Un proceso de marketing es una colección de tareas destinadas a aumentar la visibilidad de su marca, interactuar con su audiencia y, en última instancia, impulsar las ventas.

Los ejemplos de procesos de marketing incluyen procedimientos de lanzamiento de productos, optimización de motores de búsqueda, promociones de productos y servicios y gestión de redes sociales. Cualquier operación realizada por su equipo de marketing puede definirse como un proceso de marketing.

Para obtener los mejores resultados, querrá que su departamento de marketing funcione como una máquina bien engrasada. Esto comienza con los procesos de marketing detrás de su visión, asegurándose de que estén optimizados para funcionar al 110%.

Por qué es importante optimizar sus procesos de marketing

El 65% de las empresas encuestadas por BPTrends están totalmente de acuerdo en que documentar los procesos comerciales ayudó a su organización a mejorar la eficiencia, la versatilidad y la satisfacción del cliente.

Definir de manera transparente los objetivos y los pasos individuales en cada proceso lo ayudará a administrar fácilmente todas sus tareas de marketing. Con un plan claro, podrá encontrar cuellos de botella y realizar cambios sobre la marcha a medida que sus esfuerzos de marketing crezcan y evolucionen con el tiempo.

Incluso los esfuerzos menores de optimización de procesos se acumularán para ofrecer beneficios sustanciales. Por ejemplo, el proveedor de software de gestión de procesos y calidad, Triaster, descubrió que al mejorar un solo proceso central, algunos clientes ahorraban hasta 400.000 dólares al año. Estos ahorros estelares son posibles porque la documentación del proceso y la optimización posterior mejora la eficiencia del proceso, reduce el error humano y mejora la productividad del equipo.

Cómo optimizar sus procesos de marketing

La optimización de procesos no es necesariamente una tarea que requiera mucho tiempo. Es algo en lo que puede entrar y salir rápidamente de cada trimestre. Y si sigue los siete pasos siguientes, la optimización de los procesos comerciales será muy sencilla.

Comprender la estrategia DMAIC

DMAIC es un acrónimo de Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar. Es una metodología basada en datos que se utiliza para la mejora y optimización de procesos.

DMAIC brinda una estructura que ayuda a los equipos a explorar posibles soluciones a los problemas del proceso, decidir una causa de acción e implementar medidas de control para revisar continuamente qué tan bien se está ejecutando el proceso.

DMAIC consta de 5 pasos, diseñados para ser tomados en un ciclo, con repetición frecuente para identificar las mejores prácticas y acercar los procesos a la perfección.

Documente sus procesos

Para que DMAIC funcione, necesitará procesos claramente documentados y bien definidos. Debido a la complejidad de muchas operaciones de marketing, idealmente utilizará software de documentación de procesos, como el software Business Process Management (BPM).

Por ejemplo, la imagen a continuación representa un proceso de investigación de palabras clave de SEO documentado, producido utilizando software BPM. El proceso se ha documentado mediante una lista de verificación para facilitar y simplificar su uso. Es un proceso documentado al que pueden acceder los miembros relevantes del equipo desde cualquier lugar.

Pero este es solo un proceso documentado. Sin duda, su equipo de marketing tendrá un montón de procesos diferentes que hacen que la documentación del proceso parezca una tarea desalentadora.

Para ayudar, considere seguir los pasos a continuación:

1. En primer lugar, identifique y nombre cada proceso. Comience con sus procesos centrales y más importantes, como la gestión de clientes potenciales, el desarrollo de campañas y el desarrollo de contenido.
2. A continuación, defina el alcance de cada proceso. Es decir, qué pasos están incluidos en el proceso y cuáles no. Para ello, recopile información sobre el proceso de su equipo.
3. Explique los límites del proceso. ¿Dónde comienza y termina el proceso? ¿Qué provoca que se inicie el proceso? ¿Cómo se sabe cuando finaliza el proceso?
4. Identificar los recursos que son necesarios para llevar a cabo cada paso de un proceso dado, por ejemplo, ¿quién es responsable de cada tarea del proceso y qué materiales o herramientas son necesarios para completar la tarea?
5. Identifique el resultado del proceso. Identifique lo que producirá el proceso y los resultados que obtendrá.
6. Compruebe que los pasos del proceso estén ordenados secuencialmente para crear un flujo de proceso.
7. Tenga en cuenta las excepciones o cambios en el flujo del proceso normal. Busque cosas que puedan requerir un proceso alternativo o modificado.
8. Agregue puntos de control y medidas. Esto incluye identificar dónde ocurren los riesgos en el proceso. Los puntos de control ayudan al propietario del proceso al monitorear el proceso.

Con una solución de software BPM, puede documentar fácilmente sus procesos en formato digital, siguiendo los pasos anteriores. Eche un vistazo a las diferentes soluciones de software BPM que existen y encuentre la que mejor se adapte a su departamento de marketing.

Definir qué proceso debe optimizarse

Es en esta etapa que podemos comenzar a implementar la estrategia DMAIC.

Una vez que haya documentado sus procesos de marketing, deberá definir qué proceso optimizará.

Sus operaciones de marketing constan de decenas, cientos y potencialmente incluso miles de procesos. Dicho esto, lo mejor que puede hacer es hacerse las siguientes preguntas:

1. ¿Qué procesos se utilizan con más frecuencia?
2. ¿Qué procesos tienen el mayor rendimiento?
3. ¿Qué procesos son críticos para el éxito del marketing?
4. ¿Qué procesos tienen el ROI más alto?
5. ¿Qué procesos podrían proporcionar el mayor rendimiento si se mejoran?

Luego, haga una lista de los procesos de marketing a optimizar en orden de prioridad.

Para cada proceso, asegúrese de escribir lo siguiente, como se detalla en el proceso de investigación de palabras clave de SEO que se detalla anteriormente.

• El nombre del proceso: proceso de investigación de palabras clave SEO.
• El objetivo del proceso: refinar y seleccionar palabras clave que lo ayudarán a maximizar su estrategia de SEO.
• Cómo comienza y termina el proceso : el proceso comienza con una lluvia de ideas de palabras clave iniciales. El proceso finaliza con la selección de las 5 mejores ideas para palabras clave proporcionadas.
• Quién está involucrado en el proceso: empleado de marketing, es decir, un creador de contenido.
• Qué implica el proceso: El proceso documentado recorre cada paso para obtener las palabras clave principales para una determinada pieza de contenido digital. Las palabras clave se piensan, se filtran en función del tráfico de palabras clave y la dificultad de clasificación, antes de que se seleccionen las 5 palabras clave principales al final del proceso.

Medir el rendimiento actual del proceso

Los datos se encuentran en el corazón de su estrategia DMAIC.

Para mejorar sus procesos, necesitará saber cómo les va a los procesos antes de que se implementen las mejoras. Las comparaciones entre antes y después de la optimización cuantificarán la efectividad de los cambios que ha realizado.

Para la etapa de medición de DMAIC, necesitará datos tanto cuantitativos como cualitativos.

Los datos cuantitativos se pueden obtener seleccionando dos o tres indicadores clave de rendimiento (KPI) por objetivo. Por ejemplo, para el proceso de investigación de palabras clave de SEO, sus KPI pueden incluir la cantidad de sesiones orgánicas, las tasas de clics (CTR) y las clasificaciones de sitios de Google.

Piense si el proceso está dando el resultado esperado en el período de tiempo apropiado.

Para el análisis cualitativo, obtenga comentarios de los usuarios sobre el proceso. ¿El proceso se desarrolla sin problemas? ¿Existen cuellos de botella en el proceso que obstaculicen la producción del trabajo? Pregunte a sus clientes si sus procesos van bien.

Almacene sus datos cualitativos y cuantitativos a través de medios digitales. Para ello, puede utilizar soluciones de software de gestión de almacenamiento como Cyberduck, NetApp o Google Drive. ¡No use lápiz y papel, ya que estos últimos inevitablemente desaparecerán!

Analiza cómo optimizar tu proceso

Ahora es el momento de la etapa de análisis.

Para esta etapa, se basará en los datos obtenidos durante el paso de medición. Identifique las áreas del proceso que no están funcionando como deberían haciendo las siguientes preguntas para cada uno de sus procesos de marketing:

1. ¿Cuánto tiempo se tarda en completar cada tarea del proceso?
2. ¿Dónde ocurren los cuellos de botella del proceso?
3. ¿Alguno de los pasos es confuso?
4. ¿Alguno de los pasos es una pérdida de tiempo?
5. ¿Se pueden automatizar partes del proceso?

Basándose en este último punto, la automatización de procesos, puede usar webhooks, API o herramientas de terceros para configurar integraciones entre sus diferentes aplicaciones comerciales, lo que lo ayudará a automatizar las tareas manuales que requieren mucho tiempo.

Mejore sus procesos continuamente

Ahora es el momento de actuar sobre la base de los datos, la información y el conocimiento recopilados para realizar ajustes beneficiosos en sus procesos de marketing.

En primer lugar, coloque sus procesos modificados en una fase de prueba. Durante esta fase, querrá seleccionar varios empleados para ejecutar el proceso y proporcionar comentarios. Recomendamos elegir tanto a los empleados de su departamento de marketing como a los empleados que no pertenecen al equipo de marketing; desea que sus procesos sean lo suficientemente claros para que cualquiera pueda ejecutarlos.

La prueba consiste en confirmar si los cambios que ha realizado son beneficiosos o no. Implemente los cambios que considere un éxito.

Controle sus procesos para un rendimiento optimizado continuo

Para una verdadera optimización y control de procesos, deberá revisar y optimizar periódicamente todos sus procesos. Dependiendo de su antigüedad, es posible que deba enviar sus procesos a la autoridad correspondiente para su revisión y aprobación.

A continuación, comunique los cambios del proceso a su equipo de marketing. Responda cualquier pregunta, explicando qué cambios se han realizado, por qué son necesarios y qué mejoras se esperan.

Finalmente, coloque sus procesos optimizados y actualizados en un ciclo de vida Planificar-Hacer-Actuar-Verificar. Esto asegurará una revisión continua del proceso para un control óptimo del proceso y procesos actualizados.

La transición a una empresa orientada a procesos es clave

En el centro de cada negocio se encuentran los procesos comerciales. Cualquiera que sea la operación, ya sea la gestión de cuentas, el desarrollo de productos, el control de calidad o la creación de contenido, habrá que seguir un proceso crucial para que el trabajo se realice correctamente.

Y al seguir el proceso DMAIC como se detalla anteriormente, la optimización del proceso se convierte en una brisa, asegurando que sus procesos de marketing estén siempre en la cima de su juego.

¡Defina, mida, analice, mejore y controle su camino hacia el éxito!