Como desenvolver um plano de marketing de eventos bem-sucedido

Imagine planejar o jantar de Ação de Graças perfeito, mas esquecer de contar a seus amigos e familiares sobre isso – como você acha que isso acontece?

Assim como um jantar, um evento de negócios é tão bem-sucedido quanto o número de participantes que assistem, veem e divulgam o valor que receberam.

É aí que entra o marketing de eventos.

Organizar um evento, pessoal ou empresarial, requer planejamento imenso, atenção aos detalhes e ideias consistentes. Ao organizar um evento, online ou offline, certifique-se de ter um objetivo específico. Esse objetivo pode variar de promover seu negócio, vendas de produtos, networking, ideias de compras de trabalho ou diversão e emoção simples e valiosas. A ideia principal por trás do marketing de eventos é aumentar a conscientização sobre o seu negócio.

Mas lembre-se, tudo começa com um plano.

Você deve começar a criar um plano de marketing de eventos assim que a ideia do evento nascer. Essa ideia é seguida por brainstorming, organização, atenção a todos os detalhes e, finalmente, execução. Pode parecer muito, mas com o plano certo – você consegue. Você deve começar a criar um plano, usando um guia de marketing de eventos, assim que a ideia do evento nascer.

8 passos para criar um poderoso plano de marketing de eventos

Primeiramente, gerenciar um evento e comercializá-lo são duas tarefas completamente diferentes. Enquanto o gerenciamento de eventos vem muito mais tarde, o marketing de eventos começa na hora.

Vamos começar a criar o plano de marketing do evento:

1. Objetivo

Por que você está hospedando o evento? Qual é a sua motivação e objetivo? Qual é o objetivo do evento? Essas são as primeiras perguntas que precisam ser respondidas, pois tudo o que segue é baseado em suas respostas.

Um evento pode ter um ou vários objetivos, mas o que importa é que você nomeie um e alinhe todas as táticas de marketing para alcançá-lo. Por exemplo, se seu objetivo é vendas, o conteúdo que você cria para comercializar o evento precisa direcionar para as vendas. Da mesma forma, a forma como você atrai as pessoas deve se concentrar nas vendas.

2. Orçamento

É normal querer tudo, e querer o melhor de tudo, mas isso muitas vezes leva a um buraco no bolso. Defina um orçamento para o seu evento e cumpra-o. É fácil gastar demais, mas é extremamente difícil compensar o dinheiro extra gasto. Você trabalha duro para cada centavo, então faça um orçamento e gaste-o com sabedoria.

3. Comercialização

Há duas coisas que você precisa pensar ao comercializar o evento: o meio (ou plataformas) e o conteúdo. Há muitas maneiras de comercializar um evento. 40% das empresas usam as mídias sociais para divulgar um evento, no entanto, o email marketing, com 76%, é o mais popular.

Ao planejar suas estratégias de marketing de conteúdo, mantenha o objetivo do evento como base. Você pode começar criando um site impactante para o evento ou adicionar um pop-up ou uma página de destino ao seu site existente. Selecione texto e conteúdo de vídeo, como um trailer de evento, cenas dos bastidores ou uma prévia.

Todo o conteúdo deve atrair o espectador para participar do evento. O plano de marketing de conteúdo precisa criar um burburinho em torno do evento, deixando as pessoas animadas para se registrar ou responder. Seus esforços de registro de marketing de eventos devem divulgar e aumentar sua participação.

4. Gestão e delegação

Você não pode fazer isso sozinho. Se você não tiver alguém que possa compartilhar o conteúdo que criou de acordo com seu plano de gerenciamento de conteúdo, poderá usar a automação de e-mail. Isso permite que você compartilhe e gerencie o conteúdo sozinho, mas com a eficiência de ter um recurso delegado. Certifique-se de que o conteúdo saia na hora para ver melhores resultados.

5. Promoções

Agora que você já tem o seu conteúdo e as mídias para promover o evento, é hora de clicar em enviar. Aqui você precisa aumentar a conscientização, alcançando o maior número possível de clientes em potencial e garantir que seus clientes existentes também sejam convidados.

6. Engajamento

Quando os futuros participantes estão animados e veem o valor do seu evento, você cria um buzz que chama mais atenção. Promova compartilhamento social, comentários sociais, interações com o público e outras discussões.

Você pode criar uma hashtag legal e incentivar as pessoas a falarem sobre isso; permita às pessoas uma plataforma aberta para interagir com sua empresa e outros participantes, ou crie um senso de urgência que obrigue as pessoas a participar do evento. Por exemplo, um tweet que diz “Não perca os gadgets mais legais deste ano no evento XYZ” provavelmente atrairá mais atenção do que um que diz “Venha para o evento de gadgets XYZ”.

7. Colaborações e parcerias

Se você colaborou com patrocinadores ou fez parceria com outras empresas para sediar o evento, é importante que você trabalhe com o mesmo objetivo. Quando várias empresas e patrocinadores trabalham juntos, eles podem criar mais valor e entusiasmo para os participantes do evento. Esboce seus planos de marketing de eventos, em sincronia com todos os envolvidos, para criar um plano mais impactante e livre de erros.

8. Avalie

Enviando e-mails para promover seu evento? Meça e avalie o desempenho deles em relação a metas e objetivos predefinidos. Usando as mídias sociais para atrair inscritos? Meça e avalie os dados. Promovendo o evento offline? Meça e avalie os resultados. A questão é que é preciso avaliar os resultados da sua estratégia de marketing de eventos para saber o que está dando certo e o que não está. Isso pode ajudá-lo a fazer planos mais fortes e ajustar a estratégia ao longo do caminho para aproveitar ao máximo seus esforços.

Aumente a participação com atividades eficazes de marketing de eventos

Ao criar sua campanha de marketing de eventos, sempre se coloque no lugar do público em potencial. Faça as perguntas: “O que há nisso para mim? Que valor receberei deste evento?”

Uma estratégia de marketing poderosa transmite as respostas a essas perguntas. Você sabe que o evento que está organizando será fantástico, mas seu público também precisa ver isso. Completando o círculo, isso só é possível quando você tem uma meta definida para o seu evento. É o objetivo que o ajuda a apresentar o valor aos participantes do evento e é a base de todo o seu plano de marketing do evento.

Vamos usar um exemplo para ver como é um bom planejamento de eventos. Aqui está um e-mail que recebi de um restaurante que organiza um evento com tema de Halloween:

Este e-mail de marketing de eventos funciona porque usa um forte tema de design de Halloween para chamar minha atenção instantaneamente. Ele me conta tudo o que preciso saber, mas retém alguns detalhes para despertar minha curiosidade, por exemplo, o menu especial. O e-mail também me informa os custos aproximados, o que geralmente é um grande tomador de decisões.

Há também mais no evento do que apenas comida e bebidas. Mostrar que existem jogos divertidos e pintura de rosto me permite saber que este é um grande evento para toda a família.

Enviar isso alguns dias antes do Halloween é tempo suficiente para eu tomar uma decisão. Como o envio de e-mails para os assinantes é apenas um meio para divulgar um evento, o restaurante incluiu hashtags, bem como botões de mídia social, para os leitores compartilharem e interagirem com eles online. Eles também promoveram agressivamente este evento em suas páginas de mídia social.

O objetivo do e-mail usado aqui é claro: o restaurante quer aumentar as vendas usando um evento temático de Halloween. O objetivo poderia ter sido fazer com que mais pessoas se inscrevessem para atualizações sobre eventos futuros ou para aumentar a conscientização sobre o restaurante, mas o e-mail do evento continua focado na promoção do evento, o que, por sua vez, aumentará a conscientização do restaurante em sua ter.

Crie um plano de marketing de eventos que atraia clientes

Deixe o estresse fora da promoção de eventos com o plano certo. Acredite, não é um osso duro de roer uma vez que você tenha passado tempo suficiente pensando em seu plano de marketing de eventos. A melhor parte é que fica mais fácil à medida que você hospeda mais e mais eventos.

Lembra da primeira vez que você organizou uma noite de cinema em sua casa? Demorou algum esforço para obter o filme perfeito, organizar os assentos e fornecer boa comida, mas agora todos ainda falam sobre o ótimo momento que tiveram.

Você já tem as habilidades para ser um ótimo anfitrião – você já fez isso antes. É hora de começar a planejar.