Cómo desarrollar un plan de marketing de eventos exitoso

Imagínese planear la cena de Acción de Gracias perfecta, pero olvidarse de contárselo a sus amigos y familiares, ¿cómo cree que resulta?

Al igual que una cena, un evento de negocios es tan exitoso como la cantidad de asistentes que asisten, ven y difunden el valor que recibieron.

Ahí es donde entra el marketing de eventos.

Organizar un evento, personal o comercial, requiere una gran planificación, atención a los detalles e ideas consistentes. Cuando organice un evento, en línea o fuera de línea, asegúrese de tener un objetivo específico. Este objetivo podría abarcar desde la promoción de su negocio, la venta de productos, la creación de redes, ideas de compras de trabajo o diversión y emoción simples y valiosas. La idea principal detrás del marketing de eventos es crear conciencia sobre su negocio.

Pero recuerda, todo comienza con un plan.

Debe comenzar a crear un plan de marketing de eventos tan pronto como nazca la idea del evento. A esta idea le sigue la lluvia de ideas, la organización, la atención a cada detalle y, finalmente, la ejecución. Puede parecer mucho, pero con el plan correcto, lo tienes. Debe comenzar a crear un plan, utilizando una guía de marketing de eventos, tan pronto como nazca la idea del evento.

8 pasos para crear un poderoso plan de marketing de eventos

Lo primero es lo primero, administrar un evento y comercializarlo son dos tareas completamente diferentes. Si bien la gestión de eventos llega mucho más tarde, el marketing de eventos comienza en el momento.

Empecemos a crear el plan de marketing del evento:

1. Meta

¿Por qué estás organizando el evento? ¿Cuál es su motivo y objetivo? ¿Cuál es el objetivo del evento? Estas son las primeras preguntas que deben responderse, ya que todo lo que sigue se basa en sus respuestas.

Un evento puede tener uno o varios objetivos, pero lo importante es que nombre uno y alinee todas las tácticas de marketing para lograrlo. Por ejemplo, si su objetivo son las ventas, el contenido que cree para comercializar el evento debe impulsar las ventas. Del mismo modo, la forma de atraer a la gente debe centrarse en las ventas.

2. Presupuesto

Es normal quererlo todo y querer lo mejor de todo, pero eso a menudo conduce a un agujero en el bolsillo. Establece un presupuesto para tu evento y apégate a él. Es fácil gastar de más, pero es extremadamente difícil compensar el dinero extra gastado. Trabajas duro por cada centavo, así que haz un presupuesto y gástalo sabiamente.

3. Comercialización

Hay dos cosas en las que debe pensar al comercializar el evento: el medio (o plataformas) y el contenido. Hay muchas maneras de comercializar un evento. El 40 % de las empresas utilizan las redes sociales para comercializar un evento; sin embargo, el marketing por correo electrónico, con un 76 %, es el más popular.

Cuando planifique sus estrategias de marketing de contenido, mantenga el objetivo del evento como base. Puede comenzar creando un sitio web impactante para el evento, o agregar una ventana emergente o una página de destino a su sitio existente. Seleccione texto y contenido de video, como un tráiler de un evento, imágenes detrás de escena o un adelanto.

Todo el contenido debe atraer al espectador para que asista al evento. El plan de marketing de contenido debe crear un revuelo en torno al evento, haciendo que las personas se entusiasmen por registrarse o confirmar su asistencia. Sus esfuerzos de registro de marketing de eventos deberían correr la voz y aumentar su asistencia.

4. Gestión y delegación

No puedes hacerlo solo. Si no tiene a nadie que pueda compartir el contenido que ha creado de acuerdo con su plan de administración de contenido, puede usar la automatización del correo electrónico. Esto le permite compartir y administrar contenido usted mismo, pero con la eficiencia de tener un recurso delegado. Asegúrate de que el contenido salga a tiempo para ver mejores resultados.

5. Promociones

Ahora que tiene su contenido en su lugar y los medios para promocionar el evento, es hora de presionar enviar. Aquí debe crear conciencia, llegar a tantos clientes potenciales como sea posible y asegurarse de que sus clientes existentes también sean invitados.

6. Compromiso

Cuando los futuros asistentes están entusiasmados y ven el valor de su evento, crea un zumbido que atrae más atención. Promueva el intercambio social, los comentarios sociales, las interacciones de la audiencia y otras discusiones.

Puede crear un hashtag genial e instar a las personas a hablar sobre ello; brinde a las personas una plataforma abierta para interactuar con su negocio y otros asistentes, o cree una sensación de urgencia que obligue a las personas a asistir al evento. Por ejemplo, es probable que un tuit que diga "No te pierdas los mejores dispositivos de este año en el evento XYZ" atraiga más atención que uno que diga "Ven al evento de dispositivos XYZ".

7. Colaboraciones y asociaciones

Ya sea que haya colaborado con patrocinadores o se haya asociado con otras empresas para organizar el evento, es importante que trabaje en el mismo objetivo. Cuando varias empresas y patrocinadores trabajan juntos, pueden crear más valor y emoción para los asistentes al evento. Esboce sus planes de marketing de eventos, en sincronía con todos los involucrados, para crear un plan más impactante y sin errores.

8. Evaluar

¿Estás enviando correos electrónicos para promocionar tu evento? Mida y evalúe cómo se están desempeñando frente a metas y objetivos preestablecidos. ¿Utiliza las redes sociales para atraer a los inscritos? Medir y evaluar los datos. ¿Promocionar el evento fuera de línea? Medir y evaluar los resultados. El punto es que es necesario evaluar los resultados de tu estrategia de marketing de eventos para saber qué está funcionando y qué no. Esto puede ayudarlo a hacer planes más sólidos y modificar la estrategia en el camino para aprovechar al máximo sus esfuerzos.

Aumente la asistencia con actividades efectivas de marketing de eventos

Al crear su campaña de marketing de eventos, póngase siempre en el lugar de la audiencia potencial. Hágase las preguntas, “¿Qué hay en esto para mí? ¿Qué valor recibiré de este evento?”

Una poderosa estrategia de marketing transmite las respuestas a esas preguntas. Sabes que el evento que estás organizando va a ser fantástico, pero tu audiencia también necesita verlo. Completando el círculo, esto solo es posible cuando tienes un objetivo establecido para tu evento. Es el objetivo que lo ayuda a presentar el valor a los asistentes al evento y es la base de todo su plan de marketing de eventos.

Usemos un ejemplo para ver cómo es una buena planificación de eventos. Aquí hay un correo electrónico que recibí de un restaurante que organiza un evento temático de Halloween:

Este correo electrónico de marketing de eventos funciona porque utiliza un fuerte tema de diseño de Halloween para captar mi atención al instante. Me dice todo lo que necesito saber, pero oculta algunos detalles para despertar mi curiosidad, por ejemplo, el menú especial. El correo electrónico también me dice los costos aproximados, que a menudo es una gran decisión.

También hay más en el evento que solo comida y bebida. Demostrar que hay juegos divertidos y pintura de caras me hace saber que este es un gran evento para toda la familia.

Enviar esto unos días antes de Halloween es suficiente tiempo para tomar una decisión. Dado que enviar correos electrónicos a los suscriptores es solo un medio para comercializar un evento, el restaurante incluyó hashtags, así como botones de redes sociales, para que los lectores los compartan y se relacionen con ellos en línea. También promocionaron agresivamente este evento en sus páginas de redes sociales.

El objetivo del correo electrónico utilizado aquí es claro: el restaurante quiere aumentar las ventas mediante un evento temático de Halloween. El objetivo podría haber sido lograr que más personas se suscribieran para recibir actualizaciones sobre eventos futuros o crear conciencia sobre el restaurante, pero el correo electrónico del evento se mantiene enfocado en promocionar el evento, lo que, a su vez, aumentará la conciencia del restaurante en su propio.

Crear un plan de marketing de eventos que atraiga a los clientes

Deje el estrés fuera de la promoción de eventos con el plan adecuado. Créame, no es un hueso duro de roer una vez que ha pasado suficiente tiempo pensando en el plan de marketing de su evento. La mejor parte es que solo se vuelve más fácil a medida que organiza más y más eventos.

¿Recuerdas la primera vez que organizaste una noche de cine en tu casa? Tomó un poco de esfuerzo encontrar la película perfecta, organizar los asientos y ofrecer una excelente comida, pero ahora todos todavía hablan de lo bien que lo pasaron.

Ya tienes las habilidades para ser un gran anfitrión, ya lo has hecho antes. Es hora de empezar a planificar.