Jak opracować udany plan marketingowy wydarzeń

Wyobraź sobie, że planujesz idealną kolację z okazji Święta Dziękczynienia, ale zapominasz o tym powiedzieć znajomym i rodzinie – jak myślisz, jak to się skończy?

Podobnie jak kolacja, wydarzenie biznesowe jest tak skuteczne, jak liczba uczestników, którzy uczestniczą, widzą i rozpowszechniają informacje o otrzymanej wartości.

I tu właśnie pojawia się marketing wydarzeń.

Organizacja wydarzenia, osobistego lub biznesowego, wymaga ogromnego planowania, dbałości o szczegóły i konsekwentnego tworzenia pomysłów. Kiedy organizujesz wydarzenie, online lub offline, upewnij się, że masz określony cel. Ten cel może obejmować promowanie Twojej firmy, sprzedaż produktów, nawiązywanie kontaktów, pomysły na zakupy lub prostą, wartościową zabawę i emocje. Główną ideą marketingu wydarzeń jest podnoszenie świadomości na temat Twojej firmy.

Ale pamiętaj, wszystko zaczyna się od planu.

Powinieneś zacząć tworzyć plan marketingowy na wydarzenie, gdy tylko narodzi się pomysł na wydarzenie. Po tym pomyśle następuje burza mózgów, organizowanie, dbanie o każdy szczegół i wreszcie realizacja. To może wydawać się dużo, ale z odpowiednim planem – masz to. Powinieneś zacząć tworzyć plan, korzystając z przewodnika po marketingu wydarzeń, jak tylko narodzi się pomysł na wydarzenie.

8 kroków do stworzenia potężnego planu marketingowego na wydarzenie

Po pierwsze, zarządzanie wydarzeniem i marketing to dwa zupełnie różne zadania. Podczas gdy zarządzanie wydarzeniami przychodzi znacznie później, marketing wydarzeń zaczyna się od samego początku.

Zacznijmy tworzyć plan marketingowy wydarzenia:

1. Cel

Dlaczego organizujesz wydarzenie? Jaki jest Twój motyw i cel? Jaki jest cel wydarzenia? To są pierwsze pytania, na które należy odpowiedzieć, ponieważ wszystko, co następuje, opiera się na ich odpowiedziach.

Wydarzenie może mieć jeden lub wiele celów, ale ważne jest, aby nazwać jeden i dopasować wszystkie taktyki marketingowe, aby go osiągnąć. Na przykład, jeśli Twoim celem jest sprzedaż, treść, którą tworzysz, aby promować wydarzenie, musi prowadzić do sprzedaży. Podobnie sposób, w jaki przyciągasz ludzi, powinien koncentrować się na sprzedaży.

2. Budżet

To normalne, że chce się wszystkiego i wszystkiego najlepszego, ale często prowadzi to do dziury w kieszeni. Ustal budżet na swoje wydarzenie i trzymaj się go. Łatwo jest wydać zbyt dużo, ale niezwykle trudno jest nadrobić wydane dodatkowe pieniądze. Ciężko pracujesz na każdy grosz, więc zrób budżet i wydaj go mądrze.

3. Marketing

Podczas marketingu wydarzenia należy wziąć pod uwagę dwie rzeczy: medium (lub platformy) i treść. Istnieje wiele sposobów na reklamowanie wydarzenia. 40% firm korzysta z mediów społecznościowych do promowania wydarzenia, jednak najpopularniejszy jest e-mail marketing (76%).

Planując strategie content marketingu, postaw na cel wydarzenia. Możesz zacząć od zbudowania atrakcyjnej witryny dla wydarzenia lub dodania wyskakującego okienka lub strony docelowej do istniejącej witryny. Wybierz tekst i materiały wideo, takie jak zwiastun wydarzenia, nagrania zza kulis lub zajawka.

Wszystkie treści muszą zachęcać widza do wzięcia udziału w wydarzeniu. Plan content marketingowy musi wywołać szum wokół wydarzenia, sprawiając, że ludzie będą podekscytowani rejestracją lub RSVP. Twoje działania związane z rejestracją na imprezy marketingowe powinny rozgłosić i zwiększyć frekwencję.

4. Zarządzanie i delegowanie

Nie możesz tego zrobić sam. Jeśli nie masz kogoś, kto może udostępniać utworzone przez Ciebie treści zgodnie z Twoim planem zarządzania treścią, możesz skorzystać z automatyzacji poczty e-mail. Pozwala to na samodzielne udostępnianie zawartości i zarządzanie nią, ale z wydajnością posiadania delegowanego zasobu. Upewnij się, że treść zostanie wydana na czas, aby uzyskać lepsze wyniki.

5. Promocje

Teraz, gdy masz już swoje treści i media do promowania wydarzenia, nadszedł czas, aby nacisnąć wyślij. Tutaj musisz podnieść świadomość, dotrzeć do jak największej liczby potencjalnych klientów i upewnić się, że zaproszeni są również Twoi obecni klienci.

6. Zaręczyny

Kiedy przyszli uczestnicy są podekscytowani i widzą wartość wydarzenia, tworzysz szum, który przyciąga więcej uwagi. Promuj udostępnianie społecznościowe, komentarze społecznościowe, interakcje z odbiorcami i inne dyskusje.

Możesz stworzyć fajny hashtag i zachęcić ludzi do rozmowy o tym; daj ludziom otwartą platformę do interakcji z Twoją firmą i innymi uczestnikami lub stwórz poczucie pilności, które zmusza ludzi do wzięcia udziału w wydarzeniu. Na przykład tweet, który mówi „Nie przegap najfajniejszych gadżetów tego roku na imprezie XYZ”, prawdopodobnie przyciągnie więcej uwagi niż ten, który brzmi „Przyjdź na wydarzenie gadżetów XYZ”.

7. Współpraca i partnerstwa

Niezależnie od tego, czy współpracowałeś ze sponsorami, czy współpracowałeś z innymi firmami przy organizacji wydarzenia, ważne jest, abyś pracował nad tym samym celem. Kiedy wiele firm i sponsorów współpracuje ze sobą, mogą tworzyć większą wartość i emocje dla uczestników wydarzenia. Naszkicuj swoje plany marketingowe na wydarzenia, zsynchronizowane ze wszystkimi zaangażowanymi, aby stworzyć bardziej skuteczny i wolny od błędów plan.

8. Oceń

Wysyłasz e-maile promujące Twoje wydarzenie? Mierz i oceniaj, jak radzą sobie z wcześniej ustalonymi celami i zadaniami. Wykorzystujesz media społecznościowe do przyciągania rejestrujących się? Mierz i oceniaj dane. Promujesz wydarzenie offline? Mierz i oceniaj wyniki. Chodzi o to, aby ocenić wyniki swojej strategii marketingowej, aby wiedzieć, co działa, a co nie. Może to pomóc w przygotowaniu lepszych planów i dopracowaniu strategii, aby jak najlepiej wykorzystać swoje wysiłki.

Zwiększ frekwencję dzięki skutecznym działaniom marketingowym na wydarzeniach

Tworząc swoją kampanię marketingową, zawsze postaw się w sytuacji potencjalnej publiczności. Zadaj pytania: „Co to oznacza dla mnie? Jaką wartość otrzymam z tego wydarzenia?”

Potężna strategia marketingowa dostarcza odpowiedzi na te pytania. Wiesz, że wydarzenie, które organizujesz, będzie fantastyczne, ale Twoi widzowie też muszą to zobaczyć. Zataczając pełne koło, jest to możliwe tylko wtedy, gdy masz wyznaczony cel dla swojego wydarzenia. Jest to cel, który pomaga zaprezentować wartość uczestnikom wydarzenia i jest podstawą całego planu marketingowego wydarzenia.

Posłużmy się przykładem, aby zobaczyć, jak wygląda dobre planowanie wydarzeń. Oto e-mail, który otrzymałem od restauracji organizującej imprezę o tematyce Halloween:

Ten e-mail marketingowy działa, ponieważ wykorzystuje silny motyw Halloween, aby natychmiast przyciągnąć moją uwagę. Mówi mi wszystko, co muszę wiedzieć, ale zatrzymuje niektóre szczegóły, które wzbudzają moją ciekawość, na przykład specjalne menu. Wiadomość e-mail podaje mi również przybliżone koszty, co często jest dużym decydentem.

Wydarzenie to nie tylko jedzenie i napoje. Pokazanie, że są zabawne gry i malowanie twarzy, daje mi do zrozumienia, że ​​to wspaniałe wydarzenie dla całej rodziny.

Wysłanie tego na kilka dni przed Halloween to dla mnie wystarczający czas na podjęcie decyzji. Ponieważ wysyłanie e-maili do subskrybentów to tylko jedno medium reklamujące wydarzenie, restauracja zawierała hashtagi, a także przyciski mediów społecznościowych, aby czytelnicy mogli się nimi dzielić i kontaktować z nimi online. Agresywnie promowali to wydarzenie na swoich stronach w mediach społecznościowych.

Cel użytego tutaj e-maila jest jasny: restauracja chce zwiększyć sprzedaż za pomocą wydarzenia o tematyce Halloween. Celem mogło być zachęcenie większej liczby osób do zapisywania się na aktualizacje dotyczące przyszłych wydarzeń lub podnoszenie świadomości na temat restauracji, ale wiadomość e-mail dotycząca wydarzenia koncentruje się na promowaniu wydarzenia, co z kolei zwiększy świadomość restauracji na jej temat. własny.

Stwórz plan marketingu wydarzeń, który przyciąga klientów

Pozbądź się stresu związanego z promocją wydarzenia dzięki odpowiedniemu planowi. Uwierz mi, nie jest to trudny orzech do zgryzienia, gdy spędzisz wystarczająco dużo czasu na przemyśleniu planu marketingowego wydarzenia. Najlepsze jest to, że staje się to łatwiejsze, gdy organizujesz coraz więcej wydarzeń.

Pamiętasz, jak po raz pierwszy zorganizowałeś wieczór filmowy w swoim domu? Znalezienie idealnego filmu, zaaranżowanie miejsc siedzących i zapewnienie wspaniałego jedzenia wymagało trochę wysiłku, ale teraz wszyscy wciąż mówią o tym, jak świetnie się bawili.

Masz już umiejętności, aby być świetnym gospodarzem – robiłeś to już wcześniej. Czas zacząć planować.