6 fatores-chave que determinam quanto tempo as agências levam para assinar novos clientes

Publicados: 2019-05-03

Trazer novos clientes para uma agência nunca é fácil, mas quanto tempo deve demorar para contratá-los?

Garantir um novo cliente não só exige muito tempo e recursos, mas também pode exigir um investimento financeiro significativo. Sua equipe está envolvida em reuniões com clientes em potencial, construindo estratégias para eles e, por fim, nutrindo o cliente potencial até que ele assine o contrato.

Na verdade, encontrar novos clientes é o maior obstáculo que as agências de marketing enfrentam:

É por isso que manter os clientes satisfeitos desde o momento em que você faz o contato é superimportante. Afinal, 23% das agências não atendem às expectativas e metas dos clientes, o que pode ser devastador para a lucratividade de uma agência. Porque apenas um aumento de 1% na aquisição e retenção de clientes pode melhorar seus resultados financeiros em 7%.

O artigo de hoje discute o processo de vendas da agência de marketing, quanto tempo leva para contratar novos clientes, como você pode acelerar o processo de integração e manter os clientes satisfeitos ao longo do caminho.

1. Depende das necessidades do cliente

Este é um grande problema.

Embora o seu cliente esteja à procura de uma agência e a sua agência esteja à procura de um novo cliente, ambos têm as suas expectativas individuais. Esteja ciente de que o processo de assinatura de um novo cliente pode impactar o valor médio de vida do cliente.

Se você assinar um novo cliente e contratá-lo corretamente, isso deve criar um relacionamento duradouro nos dois sentidos. Se você tropeçar na fase de integração e não orientar um novo cliente em seus serviços corretamente, há uma chance de seu cliente trocar sua agência por outra.

Embora você possa querer encontrar um novo cliente e integrá-lo o mais rápido possível, seu cliente pode ter ideias diferentes. Cada cliente será diferente em quanto tempo eles gastarão considerando seus serviços antes de decidirem investir em você, portanto, tenha isso em mente.

Para encurtar o processo de integração, as agências devem aprender o máximo que puderem sobre os clientes desde a primeira reunião. É vital analisar a marca de um cliente em potencial e descobrir seu público-alvo. Eles têm algum desafio de mídia social? Que métricas eles usarão para medir o sucesso? Eles estão mais interessados em cliques ou conversões?

Descobrir quais são as expectativas e objetivos gerais do cliente é a melhor maneira de agilizar o processo de contratação, já que você pode acertar uma proposta mais cedo. Um relatório HubSpot de 2018 descobriu que 43% das agências não alocam tempo suficiente para a integração do cliente e quase 60% das agências se chocam ao encontrar novos clientes.

A melhor maneira de evitar ser uma dessas agências é realizar uma sessão de descoberta com qualquer cliente em potencial que demonstre interesse em seus serviços.

Faça sessões de descoberta com clientes em potencial para agilizar as coisas

Uma sessão de descoberta será a primeira vez que você se encontra com um cliente para discutir suas necessidades - mas não é apenas para clientes.

Essas sessões também são cruciais para as agências acompanharem rapidamente o processo de inscrição - é o melhor momento para determinar se o cliente é adequado para você. É mais fácil se separar e economizar tempo nesta fase do processo, em vez de gastar milhares de dólares montando uma campanha na qual talvez nunca se inscrevam.

Realizar uma sessão de descoberta pode ajudar as agências a descobrir rapidamente informações sobre o orçamento, as expectativas, os clientes e os pontos fracos de um cliente.

Se um cliente tiver um plano de marketing existente, pergunte a ele sobre seu orçamento e expectativas, além de:

O que está funcionando em seu plano de marketing atual? O que não é? Com o que você está lutando?
Quem é o comprador persona típico?
De onde vem o seu tráfego?

Se eles estão começando uma campanha do zero, leve uma lista de perguntas para a reunião e pergunte tudo a eles . Isso tornará a vida muito mais fácil quando você construir sua proposta e estratégia posteriormente:

O que eles querem do projeto?
Pode ser uma parceria de longo prazo ou eles podem precisar apenas de seus serviços para o lançamento de um produto.
Qual é o prazo do projeto?
O projeto pode ser urgente, esperado ou programado. Descubra para não ter surpresas.
Qual é o orçamento do seu cliente?
Se eles tiverem alguma restrição de custo importante, agora é a hora de descobrir. Isso o ajudará a construir uma proposta que está de acordo com suas expectativas (que seja assinada mais rapidamente).
Quem são os principais interessados?
Com quem sua agência deve se comunicar para manter o fluxo do processo? Nada bloqueará a inscrição de um novo cliente com mais rapidez do que não ter uma linha de comunicação com uma parte interessada principal. Ninguém gosta de ser bloqueado por porteiros.

Em seguida, passe o tempo que for necessário na reunião para:

Examine os processos de negócios do cliente
Saiba o que o cliente espera de sua agência
Forneça soluções para seus problemas de marketing existentes ou esperados
Elabore um roteiro aproximado do projeto e de sua taxa para que eles saibam o que esperar quando sua proposta chegar à caixa de entrada

Descobrir todas essas informações é crucial para acelerar a contratação de novos clientes e evitar uma enxurrada de e-mails de sua agência pedindo informações perdidas.

2. Depende de quão experiente é sua agência

A experiência da sua agência desempenha um grande papel no tempo que leva para contratar novos clientes. No geral, as agências estão bastante confiantes (79%) sobre o fechamento de novos clientes em seu pipeline:

Então, quais obstáculos as agências com menos experiência enfrentam? O processo de fechamento. É mais provável que agências experientes tenham um processo definido para adicionar novos clientes ao funil de marketing. Por exemplo, ter um catálogo pré-construído de modelos de propostas, cotações e modelos de e-mail à sua disposição pode economizar muito tempo para sua agência durante a integração.

Se você não tiver uma lista de verificação, crie uma e certifique-se de que o ponto de contato do cliente em potencial esteja no controle dela. A lista de verificação deve incluir as informações básicas necessárias para dar início à abertura da conta do cliente como modelos de proposta, para que o representante da agência possa marcar os estágios conforme o cliente avança no funil.

Dica profissional: envie imediatamente a um novo cliente em potencial um e-mail de boas-vindas e faça o acompanhamento com um telefonema, no máximo 24 horas após o contato com sua agência. Os clientes precisam de um problema resolvido, e é por isso que entraram em contato com você em primeiro lugar. Se você não responder imediatamente, eles procurarão alguém que seja mais rápido.

3. Depende da indústria do cliente

Como você sabe, alguns clientes são mais rápidos do que outros para assinar. Tudo depende do setor em que operam.

O trabalho de agência está espalhado por uma variedade de setores, por isso é importante estar ciente de como cada setor afetará seu tempo de inscrição:

Por exemplo, se você estiver contratando uma agência sem fins lucrativos, ela terá que passar por um monte de burocracia para mostrar sua separação de funções para evitar fraudes e cumprir as diretrizes do setor. Isso tornará o processo de inscrição mais lento. O mesmo se aplica a clientes em setores como a medial, que lidam regularmente com os padrões de segurança HIPAA, ou jurídicos e financeiros, que devem cumprir as leis PCI-DSS.

A indústria farmacêutica, por exemplo, tem algumas das regulamentações mais rígidas. Muitas vezes, sua agência não conseguirá promover diretamente um produto sem violar os regulamentos. Adi Borovick, gerente freelance de marketing multicanal, diz que isso significa que as agências devem encontrar maneiras novas e criativas de gerar engajamento e conscientização para seus clientes farmacêuticos.

Por exemplo, muitas empresas usam a mídia social para impulsionar o envolvimento com a marca, no entanto, com um produto farmacêutico, isso é mais difícil devido aos requisitos ao fazer uma reclamação em relação a um produto.
Por causa disso, muitos profissionais de marketing usam campanhas de conscientização sobre doenças sem marca para impulsionar o engajamento social.

Isso significa que, quando você está tentando contratar um cliente na indústria farmacêutica, ele quer uma prova de que você pode criar campanhas que sejam não apenas envolventes, mas também compatíveis.

Setores como comércio eletrônico e software têm menos probabilidade de enfrentar esses obstáculos, especialmente se forem uma startup. Essas indústrias não estão presas à burocracia legal ou a uma longa lista de tomadores de decisão responsáveis pelos orçamentos. Isso significa que não há tantos obstáculos para sua agência saltar para fechar um negócio.

4. Depende da comunicação

Uma comunicação estável e eficaz é uma parte crítica para trazer um novo cliente a bordo. Uma boa comunicação não apenas economizará seu tempo com as expectativas, mas também pode orientar seu novo cliente sobre o prazo que sua agência espera que ele participe.

Etapa 1: configure um ponto de contato direto

Assim que um cliente em potencial demonstrar interesse em assinar com você, forneça a ele um ponto de contato direto. Isso economizará tempo se o cliente tiver alguma dúvida sobre serviços ou preços, porque ele pode entrar em contato diretamente com o representante da agência designado.

Etapa 2: configurar uma ferramenta de comunicação preferencial e agendar

Depois de reunir as informações de contato de um cliente em potencial, pergunte qual é o canal de comunicação de sua preferência. Quer seja por e-mail, telefone, Google Hangouts ou Slack, trabalhe com o cliente em seu nível para que uma linha de comunicação seja mantida o mais aberta possível.

Em seguida, estabeleça uma programação de comunicação para que saibam quanto tempo você espera que levará para contratá-los para sua agência.

Por exemplo, na semana um poderia ler “sessão de encontro e descoberta” no diário do seu cliente em potencial. E então, a segunda semana pode ser “finalizar a estratégia e os custos do projeto” e, finalmente, a terceira semana pode parecer “assinatura do contrato final e início do processo de integração”. Seu cliente saberá com que rapidez você espera que as coisas andem, mas também haverá tempo para que ele analise quaisquer estratégias ou propostas entre os marcos.

Para que um cronograma de comunicação funcione sem problemas, pergunte ao seu cliente:

Em que fuso horário eles estão localizados?
Quando eles estão disponíveis para serem contatados?

Nesse ponto, informe também ao cliente quando seu ponto de contato direto estiver disponível. Deixar tudo claro desde o início ajudará a facilitar um processo mais suave e rápido quando você estiver passando por estratégias e contratos.

5. Depende de qual tecnologia uma agência está usando

A pilha de tecnologia de uma agência afetará a rapidez com que um cliente é contratado. Mesmo antes de um cliente ser assinado e integrado, a tecnologia pode ajudar uma agência a permanecer no caminho certo com listas de verificação pré-formatadas e formulários pré-construídos:

Se um cliente preencher a papelada necessária usando um formulário predefinido, ele pode reduzir o tempo que um funcionário levaria para inserir manualmente seus dados em seu sistema. Pode parecer uma pequena vitória, mas cada pequeno hack ajuda a reduzir o prazo de contratação de um novo cliente.

Pense em qualquer tarefa repetitiva que sua agência faça (por exemplo, e-mails e propostas de boas-vindas) e, em seguida, considere se ela pode ser automatizada. Em caso afirmativo, encontre uma maneira de fazer isso e economizar muito tempo para sua equipe. Você pode configurar novos processos de cliente em uma ferramenta de gerenciamento de projeto como o Trello para que sua equipe de agência possa seguir as etapas até que seu cliente chegue ao fim do funil:

Como muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, o Trello pode salvar modelos para que sua equipe possa enviar formulários de inscrição e papelada com facilidade. Você também pode salvar modelos para campanhas PPC ou gerenciamento de anúncios do Facebook para que sua agência possa construir uma proposta na velocidade da luz sem perder a qualidade.

Um processo passo a passo como este garantirá que todas as bases sejam cobertas quando você estiver tentando integrar um novo cliente. E, como todas as etapas são formalizadas, nada se perderá.

6. Que época do ano é?

Você pode não considerar a época do ano um fator, mas pode desempenhar um papel na rapidez - ou lentidão - com que os clientes assinam um acordo. Durante a temporada de férias, por exemplo, as empresas podem estar fora do escritório, o que significa atrasos nas respostas às comunicações por e-mail e telefone. Além disso, com o fim do ano, eles podem já ter gasto todo o seu orçamento de marketing. Ambos são motivos legítimos para os clientes em potencial demorarem mais para assinar um contrato com você.

Compare isso com o início de um novo ano, e o processo de contratação de clientes pode ser mais rápido porque as empresas voltam das férias, respondem a consultas com mais rapidez e podem ter mais orçamento para alocar na parceria com uma agência como a sua.

O tempo que leva para contratar novos clientes depende da sua agência

O prazo de contratação de novos clientes depende de vários fatores, mas também depende muito de sua equipe.

Se você estiver fazendo tudo certo: realizando reuniões de descoberta, confiante no fechamento de clientes e possuindo uma sólida pilha de tecnologia para automatizar seus processos, deverá assinar clientes de forma relativamente rápida.

Porém, não ter um processo estabelecido para reuniões, enviar exemplos de estratégias ou até mesmo ter um atalho para redigir propostas pode prolongar o tempo de fechamento de negócios.

Pense em maneiras como sua agência pode automatizar tarefas e agilizar o processo de contratação de clientes. Não será apenas um movimento positivo para sua equipe - seus clientes também terão uma experiência mais tranquila desde as primeiras interações com sua agência.

Dito isso, compreender as melhores maneiras de expandir sua agência pode ajudá-lo a atrair mais clientes e refinar seu processo mais rapidamente. Inscreva-se para uma demonstração do Instapage Enterprise hoje mesmo.