Acentelerin Yeni Müşteriler Almasının Ne Kadar Sürdüğünü Belirleyen 6 Temel Faktör

Bir ajansa yeni müşteriler kazandırmak asla kolay değildir, ancak bunları imzalamak ne kadar sürer?

Yeni bir müşteriyi güvenceye almak sadece çok fazla zaman ve kaynak gerektirmekle kalmaz, aynı zamanda önemli bir finansal yatırım da gerektirebilir. Ekibiniz, potansiyel müşterilerle toplantılara bağlı, onlar için stratejiler oluşturuyor ve nihayetinde sözleşmeyi imzalayana kadar potansiyel müşteriyi besliyor.

Aslında, yeni müşteriler bulmak, pazarlama ajanslarının önündeki en büyük engeldir:

Bu nedenle, iletişim kurduğunuz andan itibaren müşterileri mutlu etmek çok önemlidir. Sonuçta, ajansların %23'ü müşteri beklentilerini ve hedeflerini karşılayamıyor ve bu, bir ajansın karlılığına zarar verebilir. Çünkü müşteri edinme ve elde tutmada yalnızca %1'lik bir artış, kârlılığınızı %7 oranında iyileştirebilir.

Bugünün makalesi, pazarlama ajansı satış sürecini, yeni müşterilerle anlaşmanın ne kadar sürdüğünü, işe alım sürecini nasıl hızlandırabileceğinizi ve bu süreçte müşterileri nasıl mutlu edebileceğinizi tartışıyor.

1. Müşterinin ihtiyaçlarına bağlıdır

Bu büyük bir şey.

Müşteriniz bir ajans arıyor ve ajansınız yeni bir müşteri arıyor olsa da, ikinizin de kendi bireysel beklentileriniz var. Yeni bir müşteri imzalama sürecinin ortalama müşteri yaşam boyu değerini etkileyebileceğini unutmayın.

Yeni bir müşteriyle sözleşme imzalarsanız ve onları doğru bir şekilde dahil ederseniz, her iki şekilde de uzun süreli bir ilişki yaratmalıdır. Alışma aşamasında tökezlerseniz ve hizmetleriniz üzerinden yeni bir müşteriyi doğru şekilde yönlendirmezseniz, müşterinizin bir başkası için ajansınızı terk etme olasılığı vardır.

Yeni bir müşteri bulmak ve onu en kısa sürede işe almak isteyebilirsiniz, ancak müşterinizin farklı fikirleri olabilir. Her müşteri, size yatırım yapmaya karar vermeden önce hizmetlerinizi değerlendirmek için ne kadar zaman harcadıkları konusunda farklı olacaktır, bu yüzden bunu aklınızda bulundurun.

Alışma sürecini kısaltmak için ajanslar, ilk toplantılarından itibaren müşteriler hakkında mümkün olduğunca çok şey öğrenmelidir. Bir potansiyel müşterinin markasını ortaya çıkarmak ve hedef kitlesini bulmak çok önemlidir. Herhangi bir sosyal medya sorunu var mı? Başarıyı ölçmek için hangi metrikleri kullanacaklar? Tıklamalarla mı yoksa dönüşümlerle mi daha çok ilgileniyorlar?

Müşterinin beklentilerinin ve genel hedeflerin neler olduğunu keşfetmek, bir teklifi daha erken hazırlayabileceğiniz için imzalama sürecini hızlandırmanın en iyi yoludur. 2018 HubSpot Raporu, ajansların %43'ünün müşteri katılımına yeterli zaman ayırmadığını ve ajansların neredeyse %60'ının yeni müşteriler bulurken bir duvara tosladığını tespit etti.

Bu ajanslardan biri olmaktan kaçınmanın en iyi yolu, hizmetlerinize ilgi gösteren herhangi bir potansiyel müşteriyle bir keşif oturumu düzenlemektir.

İşleri hızlandırmak için potansiyel müşterilerle keşif oturumları düzenleyin

Bir keşif oturumu, bir müşteriyle ihtiyaçlarını tartışmak için ilk görüşmeniz olacaktır - ancak bunlar sadece müşteriler için değildir.

Bu oturumlar, ajansların kayıt sürecini hızlı bir şekilde izlemesi için de çok önemlidir - müşterinin sizin için uygun olup olmadığını belirlemek için en iyi zamandır. Asla imzalamayacakları bir kampanyayı bir araya getirmek için binlerce dolar harcamaktansa, sürecin bu aşamasında yolları ayırmak ve zamandan tasarruf etmek daha kolaydır.

Bir keşif oturumu düzenlemek, ajansların bir müşterinin bütçesi, beklentileri, müşterileri ve sorunlu noktaları hakkındaki bilgileri hızla ortaya çıkarmasına yardımcı olabilir.

Bir müşterinin mevcut bir pazarlama planı varsa, onlara bütçelerini ve beklentilerini sorun ve ayrıca:

• Mevcut pazarlama planlarında ne işe yarıyor? Ne değil? Neyle uğraşıyorsun?
• Tipik alıcı kişiliği kimdir?
• Trafiğiniz nereden geliyor?

Sıfırdan bir kampanya başlatıyorlarsa, toplantıya bir soru listesi alın ve onlara her şeyi sorun . Bu, tekliflerini ve stratejilerini daha sonra oluşturduğunuzda hayatı çok daha kolay hale getirecek:

• Projeden ne istiyorlar?
  Uzun vadeli bir ortaklık olabilir veya yalnızca bir ürün lansmanı için hizmetlerinize ihtiyaç duyabilirler.
• Projenin zaman çerçevesi nedir?
  Proje acil, beklenen veya planlanmış olabilir. Sürpriz yaşamamak için öğrenin.
• Müşterinizin bütçesi nedir?
  Herhangi bir önemli maliyet kısıtlamaları varsa, şimdi öğrenmenin zamanı geldi. Tam yerinde ve beklentilerine uygun (daha hızlı imzalanan) bir teklif oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
• Kilit paydaşlar kimlerdir?
  Kurumunuz sürecin akışını sağlamak için kiminle iletişim kurmalı? Hiçbir şey yeni bir müşteriye kaydolmayı, önemli bir paydaşla iletişim hattına sahip olmamaktan daha hızlı engelleyemez. Kimse kapı bekçileri tarafından engellenmekten hoşlanmaz.

Ardından, toplantıda gerektiği kadar zaman harcayın:

• Müşterinin iş süreçlerini inceleyin
• Müşterinin ajansınızdan ne beklediğini öğrenin
• Onlara mevcut veya beklenen pazarlama sorunlarına çözümler sağlayın
• Teklifiniz gelen kutularına ulaştığında ne bekleyeceklerini bilmeleri için projenin ve ücretinizin kaba bir yol haritasını oluşturun

Tüm bu bilgileri bulmak, yeni müşterilerin imzalanmasını hızlandırmak ve ajansınızdan eksik bilgi isteyen bir dizi e-postayı önlemek için çok önemlidir.

2. Ajansınızın ne kadar deneyimli olduğuna bağlıdır

Ajansınızın deneyimi, yeni müşterilerle anlaşmanın ne kadar uzun sürdüğü konusunda büyük rol oynar. Genel olarak ajanslar, yeni müşterileri kapatma konusunda oldukça emin (%79):

Peki daha az deneyime sahip ajanslar ne gibi engellerle karşılaşıyor? Kapanış süreci. Deneyimli ajansların, pazarlama hunilerine yeni müşteriler eklemek için tanımlanmış bir sürece sahip olmaları daha olasıdır. Örneğin, emrinizde önceden oluşturulmuş bir teklif şablonları, teklifler ve e-posta şablonları kataloğuna sahip olmak, ajansınıza işe alım sırasında çok fazla zaman kazandırabilir.

Yerinde bir kontrol listeniz yoksa, bir tane oluşturun ve potansiyel müşterinin iletişim noktasının kontrolü elinde tuttuğundan emin olun. Kontrol listesi, teklif şablonları gibi müşterinin hesabını açarken topun yuvarlanmasını sağlamak için gereken temel bilgileri içermelidir, böylece ajans temsilciniz, müşteri dönüşüm huninizden aşağı inerken aşamaları işaretleyebilir.

Profesyonel ipucu: Yeni bir potansiyel müşteriye hemen bir hoş geldiniz e-postası gönderin ve ajansınızla iletişime geçtikten en geç 24 saat sonra bir telefon görüşmesi yapın. Müşterilerin çözülmesi gereken bir sorun var, bu yüzden ilk etapta sizinle iletişime geçtiler. Hemen yanıt vermezseniz, daha hızlı birini ararlar.

3. Müşterinin endüstrisine bağlıdır

Bildiğiniz gibi, bazı müşteriler imzalamak için diğerlerinden daha hızlıdır. Her şey hangi endüstride çalıştıklarına bağlı.

Ajans çalışması bir dizi sektöre yayılmıştır, bu nedenle her sektörün kaydolma sürelerini nasıl etkileyeceği konusunda dikkatli olmak önemlidir:

Örneğin, kar amacı gütmeyen bir ajansla sözleşme imzalıyorsanız, dolandırıcılığı önlemek ve endüstri yönergelerine uymak için görev ayrımlarını göstermek için bir sürü bürokrasiyi atlamaları gerekir. Bu, kayıt işlemini yavaşlatacaktır. Aynı şey, medial gibi düzenli olarak HIPAA güvenlik standartları ile ilgilenen veya PCI-DSS yasalarına uyması gereken hukuk ve finans gibi sektörlerdeki müşteriler için de geçerlidir.

Örneğin ilaç endüstrisi, en katı düzenlemelerden bazılarına sahiptir. Çoğu zaman, ajansınız yönetmelikleri ihlal etmeden bir ürünü doğrudan tanıtamaz. Serbest çalışan çok kanallı bir pazarlama müdürü olan Adi Borovick, bunun, ajansların ilaç müşterileri için etkileşimi ve farkındalığı artırmak için yeni, yaratıcı yollar bulması gerektiği anlamına geldiğini söylüyor.

Örneğin, birçok şirket marka bağlılığını artırmak için sosyal medyayı kullanır, ancak bir farmasötik ürünle ilgili olarak, bir ürüne yönelik talepte bulunurken gereksinimler nedeniyle bu daha zordur.

Bu nedenle, birçok pazarlamacı, sosyal katılımı sağlamak için markasız, hastalık bilinci kampanyaları kullanır.

Bu, ilaç endüstrisindeki bir müşteriyi imzalamaya çalıştığınızda, yalnızca ilgi çekici değil, aynı zamanda uyumlu kampanyalar bulabileceğinize dair kanıt isteyecekleri anlamına gelir.

E-ticaret ve yazılım gibi endüstrilerin, özellikle de yeni başlayanlarsa, bu engellere sahip olma olasılığı daha düşüktür. Bu endüstriler, yasal bürokrasi veya bütçelerden sorumlu uzun bir karar vericiler listesi ile bağlı değildir. Bu, ajansınızın bir anlaşmayı kapatmak için atlaması gereken çok fazla çember olmadığı anlamına gelir.

4. İletişime bağlıdır

Sürekli, etkili iletişim, yeni bir müşteriyi işe almanın kritik bir parçasıdır. İyi bir iletişim size yalnızca beklentilerle zaman kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda yeni müşterinize, ajansınızın onlardan ne tür bir zaman dilimine katılmalarını beklediği konusunda rehberlik edebilir.

1. Adım: Doğrudan bir irtibat noktası kurun

Potansiyel bir müşteri sizinle anlaşma yapmakla ilgilenir göstermez, onlara doğrudan bir iletişim noktası verin. Bu, müşterinin hizmetler veya fiyatlar hakkında herhangi bir sorusu olması durumunda, belirlenen acente temsilcisiyle doğrudan iletişime geçebileceğinden zaman kazandıracaktır.

2. Adım: Tercih edilen bir iletişim aracı ayarlayın ve planlayın

Potansiyel bir müşterinin iletişim bilgilerini topladıktan sonra, tercih ettikleri iletişim kanalının ne olduğunu sorun. E-posta, telefon, Google Hangouts veya Slack olsun, bir iletişim hattının mümkün olduğunca açık tutulması için müşteriyle kendi seviyelerinde çalışın.

Ardından, onları ajansınıza kaydettirmenin ne kadar süreceğini bilmeleri için bir iletişim programı oluşturun.

Örneğin, birinci hafta, potansiyel müşterinizin günlüğünde “buluşma ve keşif oturumu” yazabilir. Ve sonra, ikinci hafta “strateji ve proje maliyetlerinin sonuçlandırılması” olabilir ve son olarak, üçüncü hafta “son sözleşme imzalanması ve işe alım sürecinin başlangıcı” gibi görünebilir. Müşteriniz, işlerin ne kadar hızlı ilerlemesini beklediğinizi bilecek, ancak önemli noktalar arasındaki stratejileri veya önerileri gözden geçirmeleri için de zamanları olacak.

Bir iletişim programının sorunsuz çalışması için müşterinize şunları sorun:

• Hangi saat diliminde bulunurlar?
• Onlarla ne zaman iletişime geçilebilir?

Bu noktada, doğrudan temas noktasının ne zaman müsait olduğunu da müşteriye bildirin. Her şeyin en baştan netleştirilmesi, stratejiler ve sözleşmeler arasında geçiş yaparken daha sorunsuz ve daha hızlı bir süreci kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.

5. Bir ajansın hangi teknolojiyi kullandığına bağlıdır

Bir ajansın teknoloji yığını, bir müşterinin ne kadar hızlı imzalandığını etkiler. Bir müşteri imzalanıp işe alınmadan önce bile teknoloji, önceden biçimlendirilmiş kontrol listeleri ve önceden oluşturulmuş formlarla bir ajansın yolunda gitmesine yardımcı olabilir:

Bir müşteri önceden oluşturulmuş bir formu kullanarak gerekli evrakları doldurursa, bir çalışanın verilerini manuel olarak sisteminize girmesi için harcayacağı süreyi azaltabilir. Küçük bir kazanç gibi görünebilir, ancak her küçük hack, yeni bir müşteriyi imzalama zamanını kısaltmaya yardımcı olur.

Ajansınızın yaptığı tekrarlayan görevleri (örneğin, hoşgeldin e-postaları ve teklifleri) düşünün ve ardından otomatikleştirilip otomatik hale getirilemeyeceğini düşünün. Cevabınız evet ise, bunu yapmanın bir yolunu bulun ve ekibinize çok zaman kazandırın. Ajans ekibinizin, müşteriniz dönüşüm huninizin sonuna gelene kadar adımları izleyebilmesi için Trello gibi bir proje yönetim aracında yeni müşteri süreçleri oluşturabilirsiniz:

Birçok proje yönetimi aracı gibi, Trello da şablonları kaydedebilir, böylece ekibiniz kayıt formlarını ve evrakları kolayca gönderebilir. Ayrıca, PPC kampanyaları veya Facebook Reklamları yönetimi için şablonlar kaydedebilir, böylece ajansınızın herhangi bir kaliteden ödün vermeden yıldırım hızında bir teklif oluşturabilirsiniz.

Bunun gibi adım adım bir süreç, yeni bir müşteri eklemeye çalıştığınızda her üssün kapsanmasını sağlayacaktır. Ve her adım resmileştirildiği için hiçbir şey kaybolmaz.

6. Yılın hangi zamanı?

Yılın zamanını bir faktör olarak görmeyebilirsiniz, ancak müşterilerin bir anlaşmayı ne kadar hızlı veya yavaş imzaladığı konusunda rol oynayabilir. Örneğin tatil sezonunda şirketler ofis dışında olabilir, bu da e-posta ve telefon iletişimlerine gecikmiş yanıtlar anlamına gelir. Ayrıca, yıl sona ererken, pazarlama bütçelerinin tamamını harcamış olabilirler. Her ikisi de, potansiyel müşterilerin sizinle bir anlaşma imzalamasının daha uzun sürebileceği meşru sebeplerdir.

Yeni bir yılın başlangıcıyla ve şirketler tatil tatilinden döndükleri için müşteri imzalama sürecinin daha hızlı olabileceğini, sorulara daha hızlı yanıt verdiklerini ve sizinki gibi bir ajansla ortaklık yapmak için daha fazla bütçe ayırabileceklerini karşılaştırın.

Yeni müşteriler imzalamak için geçen süre ajansınıza bağlıdır

Yeni müşterilerle sözleşme imzalamanın zaman aralığı çeşitli faktörlere bağlıdır, ancak aynı zamanda ekibinize de oldukça bağlıdır.

Her şeyi doğru yapıyorsanız: keşif toplantıları düzenliyor, müşterileri kapatma konusunda kendinize güveniyorsanız ve süreçlerinizi otomatikleştirmek için sağlam bir teknoloji yığınına sahipseniz, müşterileri nispeten hızlı bir şekilde imzalıyor olmalısınız.

Bununla birlikte, toplantılar için yerleşik bir sürece sahip olmamak, strateji örnekleri göndermek, hatta teklif yazmak için bir kısayola sahip olmak, bir anlaşmayı sonuçlandırmak için gereken süreyi uzatabilir.

Ajansınızın görevleri otomatikleştirebileceği ve müşteri imzalama sürecini kolaylaştırabileceği yolları düşünün. Bu yalnızca ekibiniz için olumlu bir hareket olmayacak, müşterileriniz de ajansınızla ilk etkileşimlerinden itibaren daha sorunsuz bir deneyim yaşayacak.

Bununla birlikte, ajansınızı büyütmenin en iyi yollarını anlamak, daha fazla müşteri çekmenize ve sürecinizi daha hızlı iyileştirmenize yardımcı olabilir. Bugün bir Instapage Enterprise demosu için kaydolun.