6 factori cheie care determină cât durează agențiile să semneze noi clienți

Aducerea de noi clienți la bord pentru o agenție nu este niciodată ușoară, dar cât timp ar trebui să îi semneze?

Nu numai că asigurarea unui nou client necesită mult timp și resurse, dar poate necesita și o investiție financiară semnificativă. Echipa dvs. este legată de întâlniri cu potențialii, construind strategii pentru aceștia și, în cele din urmă, alimentând potențialul client până când semnează contractul.

De fapt, găsirea de noi clienți este cel mai mare obstacol cu ​​care se confruntă agențiile de marketing:

De aceea, este foarte important să păstrați clienții fericiți din momentul în care luați contact. La urma urmei, 23% dintre agenții nu îndeplinesc așteptările și obiectivele clienților și acest lucru poate fi devastator pentru profitabilitatea unei agenții. Deoarece doar o creștere de 1% a achiziției și păstrării clienților dvs. vă poate îmbunătăți rezultatul cu 7%.

Articolul de astăzi discută despre procesul de vânzare al agenției de marketing, cât durează semnarea de noi clienți, cum puteți accelera procesul de integrare și îi puteți menține pe clienți fericiți pe parcurs.

1. Depinde de nevoile clientului

Acesta este unul mare.

Deși clientul dvs. caută o agenție, iar agenția dvs. caută un client nou, amândoi aveți propriile așteptări individuale. Rețineți că procesul de semnare a unui nou client poate avea un impact mediu pe durata de viață a clientului.

Dacă semnați un client nou și îl introduceți corect, acesta ar trebui să creeze o relație de lungă durată în ambele sensuri. Dacă vă împiedicați în faza de integrare și nu vă plimbați corect un client nou prin serviciile dvs., există șansa ca clientul dvs. să renunțe la agenția dvs. pentru un altul.

În timp ce s-ar putea să doriți să găsiți un client nou și să îl folosiți cât mai curând posibil, clientul dvs. ar putea avea idei diferite. Fiecare client va fi diferit în ceea ce privește cât timp petrece luând în considerare serviciile dvs. înainte de a decide să investească în dvs., așa că rețineți acest lucru.

Pentru a scurta procesul de integrare, agențiile trebuie să învețe cât de mult pot despre clienți încă de la prima lor întâlnire. Este vital să identificăm marca unui prospect și să ne dăm seama de publicul țintă. Au vreo provocare socială? Ce valori vor folosi pentru a măsura succesul? Sunt mai interesați de clicuri sau conversii?

Descoperirea așteptărilor și obiectivelor generale ale clientului este cea mai bună modalitate de a accelera procesul de semnare, întrucât poți să respingi o propunere mai devreme. Un raport HubSpot din 2018 a constatat că 43% dintre agenții nu alocă suficient timp pentru integrarea clienților și aproape 60% dintre agenții au lovit un perete atunci când găsesc clienți noi.

Cea mai bună modalitate de a evita să fii una dintre aceste agenții este să organizezi o sesiune de descoperire cu orice perspectivă care arată interes pentru serviciile tale.

Organizați sesiuni de descoperire cu potențiali pentru a accelera lucrurile

O sesiune de descoperire va fi prima dată când vă întâlniți cu un client pentru a discuta despre nevoile acestora - dar nu sunt doar pentru clienți.

Aceste sesiuni sunt, de asemenea, cruciale pentru ca agențiile să urmărească rapid procesul de înscriere - este cel mai bun moment pentru a determina dacă clientul este potrivit pentru dvs. Este mai ușor să vă separați și să economisiți timp în această etapă a procesului, mai degrabă decât să cheltuiți mii de dolari organizând o campanie la care s-ar putea să nu se înscrie niciodată.

Organizarea unei sesiuni de descoperire poate ajuta agențiile să descopere rapid informații despre bugetul, așteptările, clienții și punctele de dificultate ale unui client.

Dacă un client are un plan de marketing existent, întrebați-l despre bugetul și așteptările sale, plus:

• Ce funcționează în planul lor actual de marketing? Ce nu? Cu ce ​​te lupți?
• Cine este tipicul cumpărător?
• De unde vine traficul dvs.?

Dacă încep o campanie de la zero, luați o listă de întrebări la întâlnire și puneți-le totul. Acest lucru va face viața mult mai ușoară atunci când le construiți propunerea și strategia după aceea:

• Ce vor de la proiect?
  Ar putea fi un parteneriat pe termen lung sau pot avea nevoie doar de serviciile dvs. pentru lansarea unui produs.
• Care este calendarul proiectului?
  Proiectul ar putea fi urgent, așteptat sau programat. Aflați pentru a nu avea surprize.
• Care este bugetul clientului dvs.?
  Dacă au anumite constrângeri cheie de cost, acum este momentul să aflăm. Vă va ajuta să construiți o propunere care să fie la punct și în conformitate cu așteptările lor (care se semnează mai repede).
• Cine sunt părțile interesate cheie?
  Cu cine ar trebui să comunice agenția dvs. pentru a menține procesul în curs? Nimic nu va bloca înscrierea unui nou client mai repede decât a nu avea o linie de comunicare cu un părți interesate cheie. Nimănui nu-i place să fie blocat de gardieni.

Apoi, petreceți cât timp este necesar în întâlnire pentru:

• Examinați procesele de afaceri ale clientului
• Aflați ce se așteaptă clientul de la agenția dvs.
• Oferiți-le soluții la problemele de marketing existente sau așteptate
• Construiți o foaie de parcurs aproximativă a proiectului și a taxei dvs., astfel încât să știe la ce să se aștepte atunci când propunerea dvs. ajunge în căsuța de e-mail

Aflarea tuturor acestor informații este crucială pentru a accelera semnarea de noi clienți și pentru a evita o mulțime de e-mailuri de la agenție la solicitarea informațiilor ratate.

2. Depinde cât de experimentată este agenția dvs.

Experiența agenției dvs. joacă un rol important în cât durează semnarea de noi clienți. În general, agențiile sunt destul de încrezătoare (79%) cu privire la închiderea de noi clienți în curs de desfășurare:

Deci, la ce obstacole se confruntă agențiile cu mai puțină experiență? Procesul de închidere. Agențiile cu experiență au mai multe șanse să aibă un proces definit pentru a adăuga noi clienți la canalul lor de marketing. De exemplu, dacă aveți la dispoziție un catalog pre-construit cu șabloane de propuneri, citate și șabloane de e-mail, puteți economisi agenția dvs. o grămadă de timp în timpul integrării.

Dacă nu aveți o listă de verificare, creați una și asigurați-vă că punctul de contact al potențialului client îl controlează. Lista de verificare ar trebui să includă informațiile de bază necesare pentru ca mingea să ruleze la deschiderea contului clientului, cum ar fi șabloanele de propunere, astfel încât reprezentantul agenției dvs. să poată bifa etapele pe măsură ce clientul se deplasează pe pâlnia dvs.

Sfat pentru profesioniști: trimiteți imediat unui nou prospect un e-mail de bun venit și urmați cu un apel telefonic, cel târziu la 24 de ore după ce au luat contact cu agenția dvs. Clienții au nevoie de o problemă rezolvată, motiv pentru care v-au contactat în primul rând. Dacă nu răspundeți imediat, vor căuta pe cineva mai prompt.

3. Depinde de industria clientului

După cum știți, unii clienți sunt mai repede decât alții să semneze. Totul depinde de ce industrie operează.

Munca în agenție este răspândită într-o serie de industrii, deci este important să rețineți modul în care fiecare industrie își va afecta timpul de înscriere:

De exemplu, dacă semnezi o agenție non-profit, trebuie să treacă prin multe birocrații pentru a-și arăta separarea de sarcini pentru a preveni frauda și pentru a respecta orientările din industrie. Acest lucru va încetini procesul de înscriere. Același lucru este valabil și pentru clienții din industrii, cum ar fi medial, care se ocupă în mod regulat de standardele de securitate HIPAA sau juridice și financiare, care trebuie să respecte legile PCI-DSS.

Industria farmaceutică, de exemplu, are unele dintre cele mai stricte reglementări. De multe ori, agenția dvs. nu va putea promova direct un produs fără a încălca reglementările. Adi Borovick, un manager de marketing multi-canal independent, spune că acest lucru înseamnă că agențiile trebuie să vină cu noi modalități creative de a stimula implicarea și conștientizarea pentru clienții lor farmaceutici.

De exemplu, multe companii folosesc rețelele sociale pentru a stimula implicarea mărcii, cu toate acestea, cu un produs farmaceutic, acest lucru este mai dificil din cauza cerințelor atunci când face o revendicare față de un produs.

Din acest motiv, mulți specialiști în marketing utilizează campanii de conștientizare a bolii fără marcă pentru a stimula implicarea socială.

Acest lucru înseamnă că atunci când încercați să înscrieți un client din industria farmaceutică, acesta va dori dovezi că puteți veni cu campanii care nu sunt doar atractive, ci și conforme.

Industrii precum comerțul electronic și software-ul sunt mai puțin susceptibile de a avea aceste obstacole, mai ales dacă sunt o pornire. Aceste industrii nu sunt legate de birocrația legală sau de o listă lungă de factori de decizie responsabili de bugete. Aceasta înseamnă că nu există atât de multe cercuri pentru ca agenția dvs. să poată sări pentru a încheia o afacere.

4. Depinde de comunicare

Comunicarea constantă și eficientă este o parte critică a aducerii la bord a unui nou client. O comunicare bună nu numai că vă va economisi timp cu așteptările, dar vă poate îndruma, de asemenea, noul client în ce fel de perioadă de timp se așteaptă ca agenția dvs. să se prezinte la bord.

Pasul 1: configurați un punct de contact direct

De îndată ce un potențial client arată interesul de a semna cu dvs., acordați-i un punct de contact direct. Acest lucru va economisi timp dacă clientul are întrebări cu privire la servicii sau prețuri, deoarece poate contacta direct reprezentantul agenției desemnate.

Pasul 2: configurați un instrument și un program de comunicare preferat

După ce ați adunat informațiile de contact ale unui potențial client, întrebați-l care este canalul lor de comunicare preferat. Indiferent dacă este vorba de e-mail, telefon, Google Hangouts sau Slack, lucrați cu clientul la nivelul lor, astfel încât o linie de comunicare să fie menținută cât mai deschisă posibil.

Apoi, setați-le pe un program de comunicare, astfel încât să știe cât vă așteptați să treacă până când le înscrieți la agenția dvs.

De exemplu, săptămâna întâi ar putea citi „întâlnire și sesiune de descoperire” în jurnalul potențialului dvs. client. Și apoi, săptămâna a doua ar putea fi „finaliza strategia și costurile proiectului” și, în cele din urmă, săptămâna a treia ar putea arăta ca „semnarea finală a contractului și începutul procesului de integrare”. Clientul dvs. va ști cât de repede vă așteptați ca lucrurile să meargă de-a lungul timpului, dar va fi, de asemenea, timp pentru ca acesta să revizuiască orice strategii sau propuneri între repere.

Pentru ca un program de comunicare să funcționeze fără probleme, întrebați-vă clientul:

• Ce fus orar se află?
• Când sunt disponibile pentru a fi contactate?

În acest moment, anunțați și clientul când este disponibil punctul de contact direct. A face totul clar de la început vă va ajuta să facilitați un proces mai ușor și mai rapid atunci când vă deplasați prin strategii și contracte.

5. Depinde ce tehnologie folosește o agenție

Stiva tehnică a unei agenții va afecta cât de repede este semnat un client. Chiar înainte ca un client să fie semnat și la bord, tehnologia poate ajuta o agenție să rămână pe drumul cel bun cu liste de verificare pre-formatate și formulare pre-construite:

Dacă un client completează documentele necesare folosind un formular pre-construit, poate reduce timpul necesar unui angajat pentru a introduce manual datele în sistemul dvs. S-ar putea să pară un câștig mic, dar fiecare mic hack ajută la reducerea intervalului de timp pentru semnarea unui nou client.

Gândiți-vă la orice sarcină repetitivă pe care o face agenția dvs. (de exemplu, e-mailuri de bun venit și propuneri) și apoi luați în considerare dacă poate fi automatizată. Dacă da, găsiți o modalitate de a face acest lucru și salvați echipa dvs. o grămadă de timp. Puteți configura noi procese client pe un instrument de gestionare a proiectelor precum Trello, astfel încât echipa agenției dvs. să poată urma pașii până când clientul dvs. se află la sfârșitul canalului:

La fel ca o mulțime de instrumente de gestionare a proiectelor, Trello poate salva șabloane, astfel încât echipa dvs. să poată trimite cu ușurință formulare de înscriere și documente. De asemenea, puteți salva șabloane pentru campaniile PPC sau gestionarea Facebook Ads, astfel încât agenția dvs. să construiască o propunere la viteză fulgerătoare, fără a pierde din calitate.

Un proces pas cu pas ca acesta va asigura că fiecare bază este acoperită atunci când încercați să îmbarcați un nou client. Și, pentru că fiecare pas este formalizat, nimic nu se va pierde.

6. Ce perioadă a anului este?

Este posibil să nu considerați perioada anului ca un factor, dar poate juca un rol în cât de repede - sau încet - clienții semnează o afacere. În timpul sezonului de sărbători, de exemplu, companiile pot fi în afara biroului, ceea ce înseamnă răspunsuri întârziate la e-mail și comunicări telefonice. În plus, odată cu încheierea anului, este posibil să fi cheltuit deja tot bugetul de marketing. Ambele sunt motive legitime pentru care perspectivele ar putea dura mai mult pentru a semna un acord cu dvs.

Contrastați-vă cu începutul unui nou an, iar procesul de semnare a clienților ar putea fi mai rapid, deoarece companiile se întorc din pauzele de vacanță, răspund la întrebări mai repede și ar putea avea alocări mai mari în parteneriat cu o agenție ca a dvs.

Timpul necesar pentru a înscrie noi clienți depinde de agenția dvs.

Perioada de semnare a clienților noi depinde de o varietate de factori, dar este, de asemenea, foarte dependentă de echipa dvs.

Dacă faceți totul bine: organizați întâlniri de descoperire, aveți încredere în închiderea clienților și aveți o stivă tehnologică solidă pentru a vă automatiza procesele, ar trebui să semnați clienți relativ repede.

Cu toate acestea, lipsa unui proces stabilit pentru întâlniri, trimiterea de exemple de strategie sau chiar accesarea unei comenzi rapide pentru a scrie propuneri poate distruge timpul necesar pentru a încheia o afacere.

Gândiți-vă la modurile în care agenția dvs. poate automatiza sarcinile și eficientiza procesul de semnare a clienților. Nu va fi doar o mișcare pozitivă pentru echipa ta - clienții tăi vor avea o experiență mai lină de la primele lor interacțiuni cu agenția ta.

Acestea fiind spuse, înțelegerea celor mai bune modalități de a vă dezvolta agenția vă poate ajuta să atrageți mai mulți clienți și să vă rafinați procesul mai repede. Înscrieți-vă astăzi pentru o demonstrație Instapage Enterprise.