6 Faktor Kunci yang Menentukan Berapa Lama Agensi Menandatangani Klien Baru

Membawa klien baru untuk bergabung dengan agensi tidak pernah mudah, tetapi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menandatangani mereka?

Tidak hanya mengamankan klien baru membutuhkan banyak waktu dan sumber daya, tetapi juga dapat memerlukan investasi keuangan yang signifikan. Tim Anda terikat dalam pertemuan dengan prospek, membangun strategi untuk mereka, dan pada akhirnya memelihara klien potensial sampai mereka menandatangani kontrak.

Faktanya, menemukan klien baru adalah satu-satunya rintangan terbesar yang dihadapi agen pemasaran:

Itulah mengapa membuat klien senang sejak Anda melakukan kontak sangat penting. Lagi pula, 23% agensi gagal memenuhi harapan dan tujuan klien, dan itu bisa menghancurkan profitabilitas agensi. Karena hanya peningkatan 1% dalam akuisisi dan retensi pelanggan Anda dapat meningkatkan laba Anda sebesar 7%.

Artikel hari ini membahas proses penjualan agen pemasaran, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk merekrut klien baru, bagaimana Anda dapat mempercepat proses orientasi, dan membuat klien senang selama prosesnya.

1. Itu tergantung pada kebutuhan klien

Ini adalah salah satu yang besar.

Meskipun klien Anda sedang mencari biro iklan dan biro iklan Anda sedang mencari klien baru, Anda berdua memiliki harapan masing-masing. Perhatikan bahwa proses penandatanganan klien baru dapat memengaruhi nilai rata-rata pelanggan seumur hidup mereka.

Jika Anda menandatangani klien baru dan memasukkannya dengan benar, itu akan menciptakan hubungan jangka panjang dua arah. Jika Anda tersandung dalam fase orientasi dan tidak memandu pelanggan baru melalui layanan Anda dengan benar, ada kemungkinan klien Anda akan meninggalkan agensi Anda untuk yang lain.

Meskipun Anda mungkin ingin mencari klien baru dan menggunakannya secepatnya, klien Anda mungkin memiliki ide yang berbeda. Setiap klien akan berbeda dalam berapa lama mereka menghabiskan waktu mempertimbangkan layanan Anda sebelum mereka memutuskan untuk berinvestasi pada Anda, jadi ingatlah itu.

Untuk mempersingkat proses orientasi, agensi harus belajar sebanyak mungkin tentang klien dari pertemuan pertama mereka. Sangat penting untuk mengetahui merek prospek dan mencari tahu audiens target mereka. Apakah mereka memiliki tantangan media sosial? Metrik apa yang akan mereka gunakan untuk mengukur kesuksesan? Apakah mereka lebih tertarik pada klik atau konversi?

Menemukan apa harapan klien dan tujuan keseluruhan adalah cara terbaik untuk mempercepat proses penandatanganan karena Anda dapat menyelesaikan proposal lebih cepat. Laporan HubSpot 2018 menemukan 43% agensi tidak mengalokasikan cukup waktu untuk orientasi klien, dan hampir 60% agensi menemui hambatan saat menemukan klien baru.

Cara terbaik untuk menghindari menjadi salah satu dari agensi tersebut adalah dengan mengadakan sesi penemuan dengan prospek yang menunjukkan minat pada layanan Anda.

Adakan sesi penemuan dengan prospek untuk mempercepatnya

Sesi penemuan akan menjadi pertama kalinya Anda bertemu dengan klien untuk mendiskusikan kebutuhan mereka — tetapi itu bukan hanya untuk klien.

Sesi ini juga penting bagi agensi untuk melacak proses pendaftaran dengan cepat — ini adalah waktu terbaik untuk menentukan apakah klien cocok untuk Anda. Lebih mudah untuk berpisah dan menghemat waktu pada tahap proses ini, daripada menghabiskan ribuan dolar untuk menyusun kampanye yang mungkin tidak pernah mereka ikuti.

Menyelenggarakan sesi penemuan dapat membantu biro iklan dengan cepat mengungkap informasi tentang anggaran, harapan, pelanggan, dan poin nyeri klien.

Jika klien memiliki rencana pemasaran yang ada, tanyakan kepada mereka tentang anggaran dan harapan mereka, ditambah:

• Apa yang berhasil dalam rencana pemasaran mereka saat ini? Apa yang tidak? Apa yang sedang kamu perjuangkan?
• Siapa persona pembeli yang khas?
• Dari mana lalu lintas Anda berasal?

Jika mereka memulai kampanye dari awal, bawa daftar pertanyaan ke dalam rapat dan tanyakan semuanya kepada mereka . Ini akan membuat hidup jauh lebih mudah ketika Anda membangun proposal dan strategi mereka sesudahnya:

• Apa yang mereka inginkan dari proyek tersebut?
  Ini bisa menjadi kemitraan jangka panjang, atau mereka mungkin hanya membutuhkan layanan Anda untuk peluncuran produk.
• Apa kerangka waktu proyek?
  Proyek mungkin mendesak, diharapkan, atau dijadwalkan. Cari tahu sehingga Anda tidak memiliki kejutan.
• Berapa anggaran klien Anda?
  Jika mereka memiliki kendala biaya utama, sekaranglah saatnya untuk mencari tahu. Ini akan membantu Anda membuat proposal yang tepat sasaran dan sesuai dengan harapan mereka (yang ditandatangani lebih cepat).
• Siapa pemangku kepentingan utama?
  Dengan siapa agensi Anda harus berkomunikasi agar prosesnya tetap berjalan? Tidak ada yang akan memblokir pendaftaran klien baru lebih cepat daripada tidak memiliki jalur komunikasi dengan pemangku kepentingan utama. Tidak ada yang suka diblokir oleh penjaga gerbang.

Selanjutnya, habiskan waktu sebanyak yang diperlukan dalam rapat untuk:

• Periksa proses bisnis klien
• Pelajari apa yang diharapkan klien dari agensi Anda
• Berikan mereka solusi untuk masalah pemasaran yang ada atau yang diharapkan
• Buat peta jalan kasar proyek dan biaya Anda sehingga mereka tahu apa yang diharapkan ketika proposal Anda masuk ke kotak masuk mereka

Menemukan semua informasi ini sangat penting untuk mempercepat penandatanganan klien baru, dan menghindari rentetan email bolak-balik dari agensi Anda yang meminta informasi yang terlewat.

2. Itu tergantung seberapa berpengalaman agensi Anda

Pengalaman biro iklan Anda memainkan peran besar dalam berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menandatangani klien baru. Secara keseluruhan, agensi cukup yakin (79%) tentang menutup klien baru di jalur mereka:

Jadi hambatan apa yang dihadapi agensi dengan pengalaman yang lebih sedikit? Proses penutupan. Agensi yang berpengalaman lebih cenderung memiliki proses yang pasti untuk menambahkan klien baru ke saluran pemasaran mereka. Misalnya, memiliki katalog templat proposal, kutipan, dan templat email siap pakai yang Anda inginkan dapat menghemat banyak waktu agensi Anda selama orientasi.

Jika Anda tidak memiliki daftar periksa, buatlah satu dan pastikan kontak calon klien mengendalikannya. Daftar periksa harus mencakup informasi dasar yang diperlukan untuk memulai pembukaan akun klien seperti templat proposal, sehingga perwakilan agensi Anda dapat menandai tahapan saat klien bergerak ke bawah saluran Anda.

Kiat pro: Segera kirim email selamat datang kepada prospek baru dan tindak lanjuti dengan panggilan telepon, selambat-lambatnya 24 jam setelah mereka melakukan kontak dengan biro iklan Anda. Klien membutuhkan pemecahan masalah, itulah sebabnya mereka menghubungi Anda sejak awal. Jika Anda tidak segera merespons, mereka akan mencari seseorang yang lebih cepat.

3. Itu tergantung pada industri klien

Seperti yang Anda ketahui, beberapa klien lebih cepat menandatangani daripada yang lain. Itu semua tergantung pada industri apa yang mereka operasikan.

Pekerjaan agensi tersebar di berbagai industri, jadi penting untuk memperhatikan bagaimana setiap industri akan memengaruhi waktu pendaftaran mereka:

Misalnya, jika Anda menandatangani agen nirlaba, mereka harus melewati banyak birokrasi untuk menunjukkan pemisahan tugas mereka untuk mencegah penipuan dan mematuhi pedoman industri. Ini akan memperlambat proses pendaftaran. Hal yang sama berlaku untuk klien di industri seperti medial yang secara teratur berurusan dengan standar keamanan HIPAA atau hukum dan keuangan yang harus mematuhi undang-undang PCI-DSS.

Industri farmasi, misalnya, memiliki beberapa peraturan yang paling ketat. Sering kali, agensi Anda tidak dapat langsung mempromosikan produk tanpa melanggar peraturan. Adi Borovick, manajer pemasaran multi-saluran lepas, mengatakan ini berarti agensi harus menemukan cara baru dan kreatif untuk mendorong keterlibatan dan kesadaran klien farmasi mereka.

Misalnya, banyak perusahaan menggunakan media sosial untuk mendorong keterlibatan merek, namun, dengan produk farmasi, ini lebih sulit karena persyaratan saat mengajukan klaim terhadap suatu produk.

Karena itu, banyak pemasar menggunakan kampanye kesadaran penyakit tanpa merek untuk mendorong keterlibatan sosial.

Ini berarti ketika Anda mencoba merekrut klien di industri farmasi, mereka akan menginginkan bukti bahwa Anda dapat membuat kampanye yang tidak hanya menarik tetapi juga sesuai.

Industri seperti e-niaga dan perangkat lunak cenderung tidak mengalami hambatan ini, terutama jika mereka adalah perusahaan rintisan. Industri-industri ini tidak terikat dengan birokrasi legal atau daftar panjang pembuat keputusan yang bertanggung jawab atas anggaran. Ini berarti tidak ada banyak rintangan yang harus dilewati agensi Anda untuk menutup kesepakatan.

4. Itu tergantung pada komunikasi

Komunikasi yang stabil dan efektif adalah bagian penting untuk membawa klien baru ke dalam perusahaan. Komunikasi yang baik tidak hanya akan menghemat waktu Anda dengan harapan, tetapi juga dapat memandu klien baru Anda ke dalam kerangka waktu seperti apa yang diharapkan agensi Anda untuk mereka ikuti.

Langkah 1: Siapkan titik kontak langsung

Segera setelah calon klien menunjukkan minat untuk menandatangani kontrak dengan Anda, beri mereka kontak langsung. Ini akan menghemat waktu jika klien memiliki pertanyaan tentang layanan atau harga karena mereka dapat menghubungi perwakilan agensi yang ditunjuk secara langsung.

Langkah 2: Siapkan alat dan jadwal komunikasi yang disukai

Setelah Anda mengumpulkan informasi kontak calon klien, tanyakan apa saluran komunikasi pilihan mereka. Baik itu email, telepon, Google Hangouts, atau Slack, bekerja dengan klien pada tingkat mereka sehingga jalur komunikasi tetap terbuka mungkin.

Kemudian, atur mereka pada jadwal komunikasi sehingga mereka tahu berapa lama waktu yang Anda harapkan untuk mendaftarkan mereka ke agensi Anda.

Misalnya, minggu pertama bisa membaca "sesi pertemuan & penemuan" di buku harian calon klien Anda. Dan kemudian, minggu kedua bisa menjadi "menyelesaikan strategi dan biaya proyek" dan akhirnya, minggu ketiga mungkin terlihat seperti "penandatanganan kontrak akhir dan awal proses orientasi". Klien Anda akan tahu seberapa cepat Anda mengharapkan segala sesuatunya berjalan, tetapi juga akan ada waktu bagi mereka untuk meninjau strategi atau proposal apa pun di antara landmark.

Agar jadwal komunikasi berjalan lancar, tanyakan kepada klien Anda:

• Di zona waktu apa mereka berada?
• Kapan mereka tersedia untuk dihubungi?

Pada titik ini, beri tahu juga klien kapan titik kontak langsung mereka tersedia. Memperjelas semuanya dari awal akan membantu memfasilitasi proses yang lebih lancar dan lebih cepat saat Anda bergerak melalui strategi dan kontrak.

5. Tergantung pada teknologi apa yang digunakan agensi

Tumpukan teknologi agensi akan memengaruhi seberapa cepat klien ditandatangani. Bahkan sebelum klien masuk dan bergabung, teknologi dapat membantu agensi untuk tetap berada di jalur dengan daftar periksa yang telah diformat sebelumnya dan formulir yang dibuat sebelumnya:

Jika klien mengisi dokumen yang diperlukan menggunakan formulir yang telah dibuat sebelumnya, ini dapat memangkas waktu yang diperlukan karyawan untuk memasukkan data mereka secara manual ke sistem Anda. Ini mungkin tampak seperti kemenangan kecil, tetapi setiap peretasan kecil membantu mengurangi jangka waktu penandatanganan klien baru.

Pikirkan tentang tugas berulang yang dilakukan biro iklan Anda (misalnya, email selamat datang dan proposal) dan kemudian pertimbangkan apakah itu dapat diotomatisasi. Jika ya, temukan cara untuk melakukannya dan hemat waktu tim Anda. Anda dapat menyiapkan proses klien baru pada alat manajemen proyek seperti Trello sehingga tim agensi Anda dapat mengikuti langkah-langkah tersebut hingga klien Anda berada di akhir corong Anda:

Seperti banyak alat manajemen proyek, Trello dapat menyimpan template sehingga tim Anda dapat mengirim formulir pendaftaran dan dokumen dengan mudah. Anda juga dapat menyimpan template untuk kampanye PPC atau manajemen Iklan Facebook sehingga agensi Anda dapat membuat proposal secepat kilat tanpa kehilangan kualitas apa pun.

Proses selangkah demi selangkah seperti ini akan memastikan setiap basis tercakup saat Anda mencoba untuk bergabung dengan klien baru. Dan, karena setiap langkah diformalkan, tidak ada yang akan hilang.

6. Jam berapa tahun ini?

Anda mungkin tidak mempertimbangkan waktu dalam setahun sebagai faktor, tetapi ini dapat berperan dalam seberapa cepat — atau lambat — klien menandatangani kesepakatan. Selama musim liburan, misalnya, perusahaan mungkin tidak berada di kantor, yang berarti keterlambatan tanggapan terhadap komunikasi email dan telepon. Plus, dengan berakhirnya tahun, mereka mungkin telah menghabiskan semua anggaran pemasaran mereka. Keduanya adalah alasan yang sah mengapa prospek membutuhkan waktu lebih lama untuk menandatangani kesepakatan dengan Anda.

Bandingkan dengan awal tahun baru, dan proses penandatanganan klien bisa lebih cepat karena perusahaan kembali dari liburan, mereka menanggapi pertanyaan lebih cepat, dan mungkin memiliki lebih banyak anggaran untuk dialokasikan dalam bermitra dengan agensi seperti milik Anda.

Waktu yang diperlukan untuk menandatangani klien baru tergantung pada agensi Anda

Jangka waktu penandatanganan klien baru tergantung pada berbagai faktor tetapi juga sangat tergantung pada tim Anda.

Jika Anda melakukan segalanya dengan benar: mengadakan pertemuan penemuan, percaya diri dalam menutup klien, dan memiliki tumpukan teknologi yang solid untuk mengotomatisasi proses Anda, Anda harus menandatangani klien dengan relatif cepat.

Namun, tidak memiliki proses yang mapan untuk rapat, mengirimkan contoh strategi, atau bahkan memiliki jalan pintas untuk menulis proposal dapat menghabiskan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kesepakatan.

Pikirkan tentang cara biro iklan Anda dapat mengotomatiskan tugas dan menyederhanakan proses penandatanganan klien. Ini tidak hanya akan menjadi langkah positif bagi tim Anda — klien Anda juga akan mendapatkan pengalaman yang lebih lancar dari interaksi pertama mereka dengan biro iklan Anda.

Karena itu, memahami cara terbaik untuk mengembangkan biro iklan Anda dapat membantu Anda menarik lebih banyak klien dan menyempurnakan proses Anda lebih cepat. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.