6 facteurs clés qui déterminent combien de temps il faut aux agences pour signer de nouveaux clients

Faire embarquer de nouveaux clients pour une agence n'est jamais facile, mais combien de temps faut-il pour les signer ?

Non seulement la sécurisation d'un nouveau client nécessite beaucoup de temps et de ressources, mais peut également nécessiter un investissement financier important. Votre équipe est liée à des réunions avec des prospects, à l'élaboration de stratégies pour eux et, en fin de compte, à l'entretien du client potentiel jusqu'à ce qu'il signe le contrat.

En fait, trouver de nouveaux clients est le plus gros obstacle auquel sont confrontées les agences de marketing :

C'est pourquoi il est très important de satisfaire les clients dès le moment où vous établissez le contact. Après tout, 23 % des agences ne parviennent pas à répondre aux attentes et aux objectifs des clients, ce qui peut être dévastateur pour la rentabilité d'une agence. Parce qu'une simple augmentation de 1 % de l'acquisition et de la fidélisation de vos clients peut améliorer votre résultat net de 7 %.

L'article d'aujourd'hui traite du processus de vente des agences de marketing, du temps qu'il faut pour signer de nouveaux clients, de la façon d'accélérer le processus d'intégration et de satisfaire les clients tout au long du processus.

1. Cela dépend des besoins du client

C'est un gros.

Bien que votre client recherche une agence et que votre agence recherche un nouveau client, vous avez tous les deux vos propres attentes. Gardez à l'esprit que le processus de signature d'un nouveau client peut avoir un impact sur la valeur moyenne de sa durée de vie client.

Si vous signez un nouveau client et que vous l'intégrez correctement, cela devrait créer une relation durable dans les deux sens. Si vous trébuchez dans la phase d'intégration et ne guidez pas correctement un nouveau client à travers vos services, il est possible que votre client abandonne votre agence pour une autre.

Bien que vous souhaitiez peut-être trouver un nouveau client et l'intégrer dès que possible, votre client peut avoir des idées différentes. Chaque client sera différent dans le temps qu'il passera à considérer vos services avant de décider d'investir en vous, alors gardez cela à l'esprit.

Pour raccourcir le processus d'intégration, les agences doivent en apprendre le plus possible sur les clients dès leur première rencontre. Il est essentiel d'analyser la marque d'un prospect et de déterminer son public cible. Ont-ils des problèmes de médias sociaux? Quels paramètres utiliseront-ils pour mesurer le succès ? Sont-ils plus intéressés par les clics ou les conversions ?

Découvrir les attentes du client et ses objectifs généraux est le meilleur moyen d'accélérer le processus de signature, car vous pouvez définir une proposition plus tôt. Un rapport HubSpot 2018 a révélé que 43 % des agences n'allouaient pas suffisamment de temps à l'intégration des clients, et près de 60 % des agences se heurtaient à un mur lorsqu'elles trouvaient de nouveaux clients.

La meilleure façon d'éviter de faire partie de ces agences est d'organiser une session de découverte avec tout prospect qui s'intéresse à vos services.

Organisez des sessions de découverte avec des prospects pour accélérer les choses

Une séance de découverte sera la première fois que vous rencontrerez un client pour discuter de ses besoins, mais ce n'est pas seulement pour les clients.

Ces sessions sont également cruciales pour que les agences accélèrent le processus d'inscription. C'est le meilleur moment pour déterminer si le client vous convient. Il est plus facile de se séparer et de gagner du temps à cette étape du processus, plutôt que de dépenser des milliers de dollars pour monter une campagne à laquelle ils ne s'inscriront peut-être jamais.

La tenue d'une session de découverte peut aider les agences à découvrir rapidement des informations sur le budget, les attentes, les clients et les problèmes d'un client.

Si un client a un plan marketing existant, demandez-lui son budget et ses attentes, ainsi que :

• Qu'est-ce qui fonctionne dans leur plan marketing actuel ? Qu'est-ce qui ne l'est pas? Avec quoi luttez-vous ?
• Qui est le persona type de l'acheteur ?
• D'où vient votre trafic ?

S'ils démarrent une campagne à partir de zéro, apportez une liste de questions lors de la réunion et posez-leur tout. Cela rendra la vie beaucoup plus facile lorsque vous élaborerez leur proposition et leur stratégie par la suite :

• Que veulent-ils du projet ?
  Il peut s'agir d'un partenariat à long terme, ou ils peuvent n'avoir besoin de vos services que pour le lancement d'un produit.
• Quel est le calendrier du projet ?
  Le projet peut être urgent, attendu ou programmé. Renseignez-vous pour ne pas avoir de surprises.
• Quel est le budget de votre client ?
  S'ils ont des contraintes de coûts clés, il est maintenant temps de le découvrir. Cela vous aidera à construire une proposition pertinente et conforme à leurs attentes (qui sera signée plus rapidement).
• Quelles sont les principales parties prenantes ?
  Avec qui votre agence doit-elle communiquer pour que le processus reste fluide ? Rien ne bloquera l'inscription d'un nouveau client plus rapidement que de ne pas avoir de ligne de communication avec une partie prenante clé. Personne n'aime être bloqué par les gardiens.

Ensuite, passez autant de temps que nécessaire dans la réunion pour :

• Examiner les processus d'affaires du client
• Découvrez ce que le client attend de votre agence
• Leur apporter des solutions à leurs problèmes marketing existants ou attendus
• Construisez une feuille de route approximative du projet et de vos frais afin qu'ils sachent à quoi s'attendre lorsque votre proposition arrive dans leur boîte de réception

La découverte de toutes ces informations est cruciale pour accélérer la signature de nouveaux clients et éviter un barrage d'e-mails de votre agence demandant des informations manquées.

2. Cela dépend de l'expérience de votre agence

L'expérience de votre agence joue un grand rôle dans le temps qu'il faut pour signer de nouveaux clients. Dans l'ensemble, les agences sont assez confiantes (79 %) quant à la conclusion de nouveaux clients dans leur pipeline :

Alors, à quels obstacles les agences moins expérimentées sont-elles confrontées ? Le processus de clôture. Les agences expérimentées sont plus susceptibles d'avoir un processus défini en place pour ajouter de nouveaux clients à leur entonnoir marketing. Par exemple, disposer d'un catalogue prédéfini de modèles de proposition, de devis et de modèles d'e-mails peut faire gagner beaucoup de temps à votre agence lors de l'intégration.

Si vous n'avez pas de liste de contrôle en place, créez-en une et assurez-vous que le point de contact du client potentiel en a le contrôle. La liste de contrôle doit inclure les informations de base nécessaires pour ouvrir le compte du client, comme des modèles de proposition, afin que votre représentant d'agence puisse cocher les étapes à mesure que le client descend dans votre entonnoir.

Conseil de pro : envoyez immédiatement un e-mail de bienvenue à un nouveau prospect et effectuez un suivi par un appel téléphonique, au plus tard 24 heures après avoir pris contact avec votre agence. Les clients ont besoin d'un problème résolu, c'est pourquoi ils vous ont contacté en premier lieu. Si vous ne répondez pas immédiatement, ils chercheront quelqu'un qui est plus rapide.

3. Cela dépend de l'industrie du client

Comme vous le savez, certains clients signent plus rapidement que d'autres. Tout dépend de l'industrie dans laquelle ils opèrent.

Le travail d'agence est réparti dans un large éventail d'industries, il est donc important de garder à l'esprit la façon dont chaque industrie affectera leur temps d'inscription :

Par exemple, si vous signez une agence à but non lucratif, celle-ci doit se plier à de nombreuses formalités administratives pour montrer sa séparation des tâches afin de prévenir la fraude et de se conformer aux directives de l'industrie. Cela ralentira le processus d'inscription. Il en va de même pour les clients d'industries telles que les médias qui traitent régulièrement avec les normes de sécurité HIPAA ou les services juridiques et financiers qui doivent adhérer aux lois PCI-DSS.

L'industrie pharmaceutique, par exemple, a certaines des réglementations les plus strictes. La plupart du temps, votre agence ne sera pas en mesure de promouvoir directement un produit sans enfreindre la réglementation. Adi Borovick, responsable marketing multicanal indépendant, explique que cela signifie que les agences doivent trouver de nouvelles façons créatives de susciter l'engagement et la sensibilisation de leurs clients pharmaceutiques.

Par exemple, de nombreuses entreprises utilisent les médias sociaux pour stimuler l'engagement envers la marque, cependant, avec un produit pharmaceutique, cela est plus difficile en raison des exigences lors de la déclaration d'un produit.

Pour cette raison, de nombreux spécialistes du marketing utilisent des campagnes de sensibilisation aux maladies sans marque pour stimuler l'engagement social.

Cela signifie que lorsque vous essayez de signer un client dans l'industrie pharmaceutique, il voudra la preuve que vous pouvez proposer des campagnes non seulement engageantes, mais également conformes.

Les secteurs comme le commerce électronique et les logiciels sont moins susceptibles d'avoir ces obstacles, surtout s'il s'agit d'une startup. Ces industries ne sont pas encombrées de paperasserie juridique ou d'une longue liste de décideurs en charge des budgets. Cela signifie qu'il n'y a pas autant d'obstacles à franchir par votre agence pour conclure un accord.

4. Cela dépend de la communication

Une communication stable et efficace est un élément essentiel pour amener un nouveau client à bord. Non seulement une bonne communication vous fera gagner du temps avec les attentes, mais elle peut également guider votre nouveau client dans le type de délai que votre agence attend de lui.

Étape 1 : Mettre en place un point de contact direct

Dès qu'un client potentiel se montre intéressé à signer avec vous, donnez-lui un point de contact direct. Cela permettra de gagner du temps si le client a des questions sur les services ou les prix car il peut contacter directement son représentant d'agence désigné.

Étape 2 : Configurez un outil de communication et un calendrier préférés

Une fois que vous avez recueilli les coordonnées d'un client potentiel, demandez-lui quel est son canal de communication préféré. Qu'il s'agisse d'e-mails, de téléphone, de Google Hangouts ou de Slack, travaillez avec le client à son niveau afin qu'une ligne de communication reste aussi ouverte que possible.

Ensuite, mettez-les en place sur un calendrier de communication afin qu'ils sachent combien de temps vous prévoyez qu'il faudra pour les inscrire à votre agence.

Par exemple, la première semaine pourrait lire « séance de rencontre et de découverte » dans le journal de votre client potentiel. Et puis, la deuxième semaine pourrait être « finaliser la stratégie et les coûts du projet » et enfin, la troisième semaine pourrait ressembler à « la signature finale du contrat et le début du processus d'intégration ». Votre client saura à quelle vitesse vous vous attendez à ce que les choses évoluent, mais il aura également le temps d'examiner toutes les stratégies ou propositions entre les points de repère.

Pour qu'un calendrier de communication fonctionne sans heurts, demandez à votre client :

• Dans quel fuseau horaire se trouvent-ils ?
• Quand sont-ils disponibles pour être contactés ?

À ce stade, informez également le client lorsque son point de contact direct est disponible. Avoir tout clarifié dès le début aidera à faciliter un processus plus fluide et plus rapide lorsque vous avancez dans les stratégies et les contrats.

5. Cela dépend de la technologie utilisée par une agence

La pile technologique d'une agence affectera la rapidité avec laquelle un client est signé. Avant même qu'un client ne soit signé et intégré, la technologie peut aider une agence à rester sur la bonne voie avec des listes de contrôle pré-formatées et des formulaires pré-construits :

Si un client remplit les documents nécessaires à l'aide d'un formulaire prédéfini, cela peut réduire le temps qu'il aurait fallu à un employé pour saisir manuellement ses données dans votre système. Cela peut sembler une petite victoire, mais chaque petit hack aide à réduire le délai de signature d'un nouveau client.

Pensez à toute tâche répétitive effectuée par votre agence (par exemple, les e-mails de bienvenue et les propositions), puis demandez-vous si elle peut être automatisée. Si oui, trouvez un moyen de le faire et faites gagner beaucoup de temps à votre équipe. Vous pouvez configurer de nouveaux processus client sur un outil de gestion de projet comme Trello afin que l'équipe de votre agence puisse suivre les étapes jusqu'à ce que votre client soit à la fin de votre entonnoir :

Comme beaucoup d'outils de gestion de projet, Trello peut enregistrer des modèles afin que votre équipe puisse envoyer facilement des formulaires d'inscription et des documents. Vous pouvez également enregistrer des modèles pour les campagnes PPC ou la gestion des publicités Facebook afin que votre agence puisse créer une proposition à la vitesse de l'éclair sans perte de qualité.

Un processus étape par étape comme celui-ci garantira que chaque base est couverte lorsque vous essayez d'intégrer un nouveau client. Et, parce que chaque étape est formalisée, rien ne sera perdu.

6. À quelle période de l'année est-ce ?

Vous ne considérez peut-être pas la période de l'année comme un facteur, mais elle peut jouer un rôle dans la rapidité ou la lenteur avec laquelle les clients signent un accord. Pendant la période des fêtes, par exemple, les entreprises peuvent être absentes, ce qui signifie des réponses tardives aux communications par e-mail et par téléphone. De plus, avec la fin de l'année, ils ont peut-être déjà dépensé tout leur budget marketing. Les deux sont des raisons légitimes pour lesquelles les prospects pourraient prendre plus de temps pour signer un accord avec vous.

Comparez cela avec le début d'une nouvelle année, et le processus de signature du client pourrait être plus rapide car les entreprises reviennent de vacances, elles répondent plus rapidement aux demandes de renseignements et peuvent avoir plus de budget à allouer en partenariat avec une agence comme la vôtre.

Le temps nécessaire pour signer de nouveaux clients dépend de votre agence

Le délai de signature de nouveaux clients dépend de divers facteurs, mais dépend également fortement de votre équipe.

Si vous faites tout correctement : organiser des réunions de découverte, être sûr de pouvoir conclure des clients et disposer d'une solide pile technologique pour automatiser vos processus, vous devriez signer les clients relativement rapidement.

Cependant, ne pas avoir de processus établi pour les réunions, envoyer des exemples de stratégie ou même avoir un raccourci pour rédiger des propositions peut prolonger le temps nécessaire pour conclure un accord.

Réfléchissez aux façons dont votre agence peut automatiser les tâches et rationaliser le processus de signature des clients. Ce ne sera pas seulement une décision positive pour votre équipe, vos clients bénéficieront également d'une expérience plus fluide dès leurs premières interactions avec votre agence.

Cela dit, comprendre les meilleures façons de développer votre agence peut vous aider à attirer plus de clients et à affiner votre processus plus rapidement. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour une démo Instapage Enterprise.