6 kluczowych czynników, które decydują o tym, jak długo zajmuje agencjom podpisywanie nowych klientów

Pozyskanie nowych klientów do agencji nigdy nie jest łatwe, ale ile czasu powinno zająć ich podpisanie?

Pozyskanie nowego klienta wymaga nie tylko dużo czasu i zasobów, ale może również wymagać znacznych nakładów finansowych. Twój zespół jest związany spotkaniami z potencjalnymi klientami, budowaniem dla nich strategii i ostatecznie pielęgnowaniem potencjalnego klienta do momentu podpisania umowy.

W rzeczywistości znalezienie nowych klientów jest największą przeszkodą, przed którą stoją agencje marketingowe:

Dlatego bardzo ważne jest, aby klienci byli zadowoleni od momentu nawiązania kontaktu. W końcu 23% agencji nie spełnia oczekiwań i celów klientów, a to może mieć katastrofalny wpływ na rentowność agencji. Ponieważ tylko 1% wzrost w pozyskiwaniu i utrzymaniu klientów może poprawić wynik finansowy o 7%.

Dzisiejszy artykuł omawia proces sprzedaży agencji marketingowej, jak długo trwa podpisywanie nowych klientów, jak możesz przyspieszyć proces onboardingu i zadowolić klientów.

1. To zależy od potrzeb klienta

Ten jest duży.

Chociaż Twój klient szuka agencji, a Twoja agencja szuka nowego klienta, oboje macie swoje indywidualne oczekiwania. Pamiętaj, że proces podpisywania nowego klienta może wpłynąć na jego średnią wartość życiową klienta.

Jeśli podpiszesz nowego klienta i wprowadzisz go poprawnie, powinno to stworzyć długotrwałą relację w obie strony. Jeśli potkniesz się na etapie wdrażania i nie przeprowadzisz prawidłowo nowego klienta przez Twoje usługi, istnieje szansa, że ​​porzuci on Twoją agencję dla innej.

Chociaż możesz chcieć znaleźć nowego klienta i wdrożyć go JAK NAJSZYBCIEJ, Twój klient może mieć inne pomysły. Każdy klient będzie różnił się tym, ile czasu poświęci na rozważanie Twoich usług, zanim zdecyduje się w Ciebie zainwestować, więc miej to na uwadze.

Aby skrócić proces onboardingu, agencje muszą dowiedzieć się jak najwięcej o klientach od pierwszego spotkania. Niezwykle ważne jest, aby wymieszać markę potencjalnego klienta i określić jego grupę docelową. Czy mają jakieś wyzwania związane z mediami społecznościowymi? Jakich wskaźników użyją do pomiaru sukcesu? Czy są bardziej zainteresowani kliknięciami czy konwersjami?

Odkrycie, jakie są oczekiwania klienta i ogólne cele, to najlepszy sposób na przyspieszenie procesu podpisywania, ponieważ możesz szybciej opracować propozycję. Raport HubSpot z 2018 r. wykazał, że 43% agencji nie poświęca wystarczająco dużo czasu na wdrażanie klientów, a prawie 60% agencji uderza w ścianę, gdy znajdują nowych klientów.

Najlepszym sposobem na uniknięcie bycia jedną z tych agencji jest przeprowadzenie sesji odkrywania z każdym potencjalnym klientem, który wykazuje zainteresowanie Twoimi usługami.

Organizuj sesje odkrywania z potencjalnymi klientami, aby przyspieszyć działania

Sesja odkrywania będzie pierwszym spotkaniem z klientem w celu omówienia jego potrzeb — ale nie są one przeznaczone tylko dla klientów.

Sesje te są również kluczowe dla agencji, aby przyspieszyć proces rejestracji — to najlepszy czas, aby określić, czy klient jest dla Ciebie odpowiedni. Łatwiej jest rozstać się i zaoszczędzić czas na tym etapie procesu, niż wydawać tysiące dolarów na tworzenie kampanii, na którą być może nigdy się nie zarejestrują.

Prowadzenie sesji odkrywania może pomóc agencjom w szybkim odkryciu informacji o budżecie klienta, jego oczekiwaniach, klientach i problemach.

Jeśli klient ma istniejący plan marketingowy, zapytaj go o budżet i oczekiwania, a także:

• Co działa w ich obecnym planie marketingowym? Co nie jest? Z czym się zmagasz?
• Kim jest typowa persona kupującego?
• Skąd pochodzi Twój ruch?

Jeśli rozpoczynają kampanię od zera, weź listę pytań na spotkanie i zadaj im wszystko. To znacznie ułatwi życie, gdy później zbudujesz ich propozycję i strategię:

• Czego chcą od projektu?
  Może to być długoterminowe partnerstwo lub mogą potrzebować Twoich usług tylko w celu wprowadzenia produktu na rynek.
• Jakie są ramy czasowe projektu?
  Projekt może być pilny, oczekiwany lub zaplanowany. Dowiedz się, aby nie mieć żadnych niespodzianek.
• Jaki jest budżet Twojego klienta?
  Jeśli mają jakieś kluczowe ograniczenia kosztowe, nadszedł czas, aby się tego dowiedzieć. Pomoże Ci stworzyć propozycję trafną i zgodną z ich oczekiwaniami (która zostanie podpisana szybciej).
• Kim są główni interesariusze?
  Z kim Twoja agencja powinna się komunikować, aby utrzymać płynność procesu? Nic nie zablokuje szybszego zarejestrowania nowego klienta niż brak linii komunikacyjnej z kluczowym interesariuszem. Nikt nie lubi być blokowany przez strażników.

Następnie poświęć na spotkaniu tyle czasu, ile potrzeba, aby:

• Zbadaj procesy biznesowe klienta
• Dowiedz się, czego klient oczekuje od Twojej agencji
• Zapewnij im rozwiązania ich istniejących lub oczekiwanych problemów marketingowych
• Zbuduj przybliżoną mapę drogową projektu i opłatę, aby wiedzieli, czego się spodziewać, gdy Twoja propozycja trafi do ich skrzynki odbiorczej

Znalezienie wszystkich tych informacji ma kluczowe znaczenie dla przyspieszenia podpisywania nowych klientów i uniknięcia zalewu e-maili od agencji z prośbą o pominięcie informacji.

2. To zależy od doświadczenia Twojej agencji

Doświadczenie Twojej agencji odgrywa dużą rolę w tym, jak długo zajmuje pozyskanie nowych klientów. Ogólnie rzecz biorąc, agencje są dość pewne (79%) co do zamykania nowych klientów w swoim lejku:

Jakie przeszkody napotykają agencje z mniejszym doświadczeniem? Proces zamykania. Doświadczone agencje częściej mają zdefiniowany proces dodawania nowych klientów do lejka marketingowego. Na przykład posiadanie gotowego katalogu szablonów ofert, wycen i szablonów e-maili może zaoszczędzić Twojej agencji mnóstwo czasu podczas wdrażania.

Jeśli nie masz listy kontrolnej, utwórz ją i upewnij się, że osoba kontaktowa potencjalnego klienta ma nad nią kontrolę. Lista kontrolna powinna zawierać podstawowe informacje wymagane do uruchomienia konta klienta, takie jak szablony ofert, aby przedstawiciel agencji mógł odhaczać etapy, gdy klient przechodzi w dół lejka.

Wskazówka dla profesjonalistów : natychmiast wyślij nowemu potencjalnemu e-mailowi ​​powitalnemu e-mail i skontaktuj się telefonicznie, nie później niż 24 godziny po nawiązaniu przez niego kontaktu z Twoją agencją. Klienci potrzebują rozwiązania problemu, dlatego w pierwszej kolejności skontaktowali się z Tobą. Jeśli nie odpowiesz od razu, poszukają kogoś, kto jest szybszy.

3. To zależy od branży klienta

Jak wiecie, niektórzy klienci podpisują się szybciej niż inni. Wszystko zależy od tego, w jakiej branży działają.

Praca agencji jest rozłożona na wiele branż, dlatego ważne jest, aby pamiętać o tym, jak każda branża wpłynie na czas rejestracji:

Na przykład, jeśli podpisujesz umowę z agencją non-profit, musi ona przeskakiwać przez mnóstwo biurokracji, aby wykazać, że rozdziela obowiązki, aby zapobiegać oszustwom i przestrzegać wytycznych branżowych. Spowoduje to spowolnienie procesu rejestracji. To samo dotyczy klientów z branż takich jak media, którzy regularnie zajmują się standardami bezpieczeństwa HIPAA lub prawnikami i finansami, którzy muszą przestrzegać przepisów PCI-DSS.

Na przykład przemysł farmaceutyczny ma jedne z najbardziej rygorystycznych przepisów. Bardzo często Twoja agencja nie będzie w stanie bezpośrednio promować produktu bez naruszania przepisów. Adi Borovick, niezależny menedżer ds. marketingu wielokanałowego, mówi, że oznacza to, że agencje muszą wymyślać nowe, kreatywne sposoby zwiększania zaangażowania i świadomości swoich klientów farmaceutycznych.

Na przykład wiele firm korzysta z mediów społecznościowych, aby zwiększyć zaangażowanie marki, jednak w przypadku produktu farmaceutycznego jest to trudniejsze ze względu na wymagania przy składaniu roszczeń dotyczących produktu.

Z tego powodu wielu marketerów wykorzystuje niemarkowe kampanie uświadamiające choroby, aby zwiększyć zaangażowanie społeczne.

Oznacza to, że gdy próbujesz podpisać kontrakt z klientem z branży farmaceutycznej, będzie on chciał dowodu, że możesz wymyślić kampanie, które są nie tylko angażujące, ale także zgodne z przepisami.

Branże takie jak e-commerce i oprogramowanie są mniej narażone na takie przeszkody, zwłaszcza jeśli są to firmy rozpoczynające działalność. Branże te nie są związane biurokracją prawną ani długą listą decydentów odpowiedzialnych za budżet. Oznacza to, że Twoja agencja nie ma tak wielu przeszkód, aby przeskoczyć, aby sfinalizować transakcję.

4. To zależy od komunikacji

Stała, efektywna komunikacja jest kluczowym elementem przyciągnięcia nowego klienta na pokład. Dobra komunikacja nie tylko zaoszczędzi Ci czasu na oczekiwania, ale może również naprowadzić Twojego nowego klienta na to, w jakich ramach czasowych Twoja agencja oczekuje, że wejdzie na pokład.

Krok 1: Skonfiguruj bezpośrednią osobę kontaktową

Jak tylko potencjalny klient wykaże zainteresowanie podpisaniem z Tobą, daj mu bezpośredni kontakt. Oszczędzi to czas, jeśli klient ma jakiekolwiek pytania dotyczące usług lub cen, ponieważ może skontaktować się bezpośrednio z wyznaczonym przedstawicielem agencji.

Krok 2: Skonfiguruj preferowane narzędzie komunikacji i harmonogram

Po zebraniu danych kontaktowych potencjalnego klienta zapytaj go, jaki jest preferowany przez niego kanał komunikacji. Niezależnie od tego, czy jest to poczta e-mail, telefon, Google Hangouts czy Slack, współpracuj z klientem na jego poziomie, aby komunikacja była jak najbardziej otwarta.

Następnie skonfiguruj je w harmonogramie komunikacji, aby wiedzieli, ile czasu zajmie Ci zarejestrowanie ich w Twojej agencji.

Na przykład w pierwszym tygodniu w dzienniku potencjalnego klienta można przeczytać „sesję spotkań i odkrywania”. A następnie tydzień drugi może wyglądać jak „sfinalizowanie strategii i kosztów projektu”, a w końcu tydzień trzeci może wyglądać jak „podpisanie ostatecznej umowy i rozpoczęcie procesu onboardingu”. Twój klient będzie wiedział, jak szybko oczekujesz, że sprawy potoczą się naprzód, ale będzie też czas, aby przejrzeć wszelkie strategie lub propozycje pomiędzy punktami orientacyjnymi.

Aby harmonogram komunikacji działał sprawnie, zapytaj klienta:

• W jakiej strefie czasowej się znajdują?
• Kiedy można się z nimi skontaktować?

W tym momencie poinformuj również klienta, kiedy jego bezpośredni punkt kontaktowy będzie dostępny. Wyjaśnienie wszystkiego od samego początku ułatwi płynniejszy i szybszy proces, gdy przechodzisz przez strategie i kontrakty.

5. To zależy od technologii, z której korzysta agencja

Stos technologiczny agencji wpływa na szybkość podpisywania klienta. Jeszcze zanim klient zostanie podpisany i włączony, technicy mogą pomóc agencji utrzymać się na dobrej drodze dzięki wstępnie sformatowanym listom kontrolnym i gotowym formularzom:

Jeśli klient wypełni niezbędne dokumenty za pomocą gotowego formularza, może to skrócić czas, jaki zajęłoby pracownikowi ręczne wprowadzenie danych do systemu. To może wydawać się małą wygraną, ale każdy mały hack pomaga skrócić czas podpisywania nowego klienta.

Pomyśl o każdym powtarzalnym zadaniu, które wykonuje Twoja agencja (np. powitanie e-maili i propozycji), a następnie zastanów się, czy można je zautomatyzować. Jeśli tak, znajdź na to sposób i oszczędź swojemu zespołowi mnóstwo czasu. Możesz skonfigurować nowe procesy klienta w narzędziu do zarządzania projektami, takim jak Trello, aby zespół agencji mógł wykonywać kroki, dopóki klient nie znajdzie się na końcu ścieżki:

Podobnie jak wiele narzędzi do zarządzania projektami, Trello może zapisywać szablony, dzięki czemu Twój zespół może łatwo wysyłać formularze rejestracyjne i dokumenty. Możesz także zapisać szablony dla kampanii PPC lub zarządzania reklamami na Facebooku, dzięki czemu Twoja agencja może błyskawicznie zbudować ofertę bez utraty jakości.

Taki proces krok po kroku zapewni, że każda baza zostanie objęta, gdy próbujesz wprowadzić nowego klienta. A ponieważ każdy krok jest sformalizowany, nic nie zostanie utracone.

6. Jaka jest pora roku?

Możesz nie brać pod uwagę pory roku, ale może ona mieć wpływ na to, jak szybko lub wolno klienci podpisują umowę. Na przykład w okresie świątecznym firmy mogą być poza biurem, co oznacza opóźnione odpowiedzi na wiadomości e-mail i telefony. Dodatkowo, wraz z końcem roku, mogli już wydać cały swój budżet marketingowy. Oba są uzasadnione powody, dla których potencjalni klienci mogą potrzebować więcej czasu, aby podpisać z Tobą umowę.

Z drugiej strony, z początkiem nowego roku proces podpisywania klientów może być szybszy, ponieważ firmy wracają z wakacji, szybciej odpowiadają na zapytania i mogą mieć większy budżet na współpracę z agencją taką jak Twoja.

Czas potrzebny na pozyskanie nowych klientów zależy od Twojej agencji

Czas pozyskania nowych klientów zależy od wielu czynników, ale jest również w dużym stopniu zależny od Twojego zespołu.

Jeśli wszystko robisz dobrze: organizujesz spotkania informacyjne, jesteś pewny zamykania klientów i masz solidny stos technologiczny do automatyzacji procesów, powinieneś podpisywać klientów stosunkowo szybko.

Jednak brak ustalonego procesu spotkań, wysyłanie przykładów strategii, a nawet skrót do pisania propozycji może wydłużyć czas potrzebny na zamknięcie transakcji.

Zastanów się, w jaki sposób Twoja agencja może zautomatyzować zadania i usprawnić proces podpisywania klientów. Będzie to pozytywny ruch nie tylko dla Twojego zespołu — Twoi klienci również będą mieli płynniejsze doświadczenia od pierwszych interakcji z Twoją agencją.

To powiedziawszy, zrozumienie najlepszych sposobów na rozwój agencji może pomóc w przyciągnięciu większej liczby klientów i szybszym udoskonaleniu procesu. Zarejestruj się na demo Instapage Enterprise już dziś.