6 fattori chiave che determinano quanto tempo impiegano le agenzie per firmare nuovi clienti

Portare nuovi clienti a bordo di un'agenzia non è mai facile, ma quanto tempo ci vuole per ingaggiarli?

Non solo assicurarsi un nuovo cliente richiede molto tempo e risorse, ma può anche richiedere un investimento finanziario significativo. Il tuo team è impegnato nelle riunioni con i potenziali clienti, nella creazione di strategie per loro e, in definitiva, nel nutrire il potenziale cliente fino alla firma del contratto.

In effetti, trovare nuovi clienti è il singolo più grande ostacolo che devono affrontare le agenzie di marketing:

Ecco perché mantenere i clienti felici dal momento in cui prendi contatto è molto importante. Dopotutto, il 23% delle agenzie non riesce a soddisfare le aspettative e gli obiettivi dei clienti e questo può essere devastante per la redditività di un'agenzia. Perché solo un aumento dell'1% nell'acquisizione e nella fidelizzazione dei clienti può migliorare i tuoi profitti del 7%.

L'articolo di oggi discute il processo di vendita delle agenzie di marketing, il tempo necessario per acquisire nuovi clienti, come accelerare il processo di onboarding e mantenere i clienti soddisfatti lungo il percorso.

1. Dipende dalle esigenze del cliente

Questo è grande.

Sebbene il tuo cliente cerchi un'agenzia e la tua agenzia cerchi un nuovo cliente, entrambi avete le vostre aspettative individuali. Tieni presente che il processo di acquisizione di un nuovo cliente può influire sul valore medio della vita del cliente.

Se firmi un nuovo cliente e lo accedi correttamente, dovrebbe creare una relazione duratura in entrambi i modi. Se inciampi nella fase di onboarding e non conduci correttamente un nuovo cliente attraverso i tuoi servizi, c'è una possibilità che il tuo cliente abbandoni la tua agenzia per un altro.

Anche se potresti voler trovare un nuovo cliente e integrarlo al più presto, il tuo cliente potrebbe avere idee diverse. Ogni cliente sarà diverso in quanto tempo trascorrerà a considerare i tuoi servizi prima di decidere di investire su di te, quindi tienilo a mente.

Per abbreviare il processo di onboarding, le agenzie devono imparare il più possibile sui clienti fin dal loro primo incontro. È fondamentale analizzare il marchio di un potenziale cliente e capire il suo pubblico di destinazione. Hanno problemi con i social media? Quali metriche utilizzeranno per misurare il successo? Sono più interessati ai clic o alle conversioni?

Scoprire quali sono le aspettative del cliente e gli obiettivi generali è il modo migliore per accelerare il processo di firma poiché puoi definire una proposta prima. Un rapporto HubSpot del 2018 ha rilevato che il 43% delle agenzie non dedica abbastanza tempo all'onboarding dei clienti e quasi il 60% delle agenzie si scontra con un muro quando trovano nuovi clienti.

Il modo migliore per evitare di essere una di quelle agenzie è tenere una sessione di scoperta con qualsiasi potenziale cliente che mostra interesse per i tuoi servizi.

Tieni sessioni di scoperta con potenziali clienti per accelerare le cose

Una sessione di scoperta sarà la prima volta che incontrerai un cliente per discutere delle sue esigenze, ma non sono solo per i clienti.

Queste sessioni sono anche fondamentali per le agenzie per velocizzare il processo di registrazione: è il momento migliore per determinare se il cliente è adatto a te. È più facile separarsi e risparmiare tempo in questa fase del processo, piuttosto che spendere migliaia di dollari per mettere insieme una campagna a cui potrebbero non iscriversi mai.

Tenere una sessione di scoperta può aiutare le agenzie a scoprire rapidamente informazioni su budget, aspettative, clienti e punti deboli di un cliente.

Se un cliente ha un piano di marketing esistente, chiedigli del budget e delle aspettative, inoltre:

• Cosa funziona nel loro attuale piano di marketing? Cosa non lo è? Con cosa stai lottando?
• Chi è il tipico buyer persona?
• Da dove proviene il tuo traffico?

Se stanno iniziando una campagna da zero, porta un elenco di domande nella riunione e chiedi loro tutto. Ciò renderà la vita molto più semplice quando creerai la loro proposta e strategia in seguito:

• Cosa vogliono dal progetto?
  Potrebbe essere una partnership a lungo termine o potrebbero aver bisogno dei tuoi servizi solo per il lancio di un prodotto.
• Qual è la tempistica del progetto?
  Il progetto potrebbe essere urgente, previsto o programmato. Scoprilo per non avere sorprese.
• Qual è il budget del tuo cliente?
  Se hanno vincoli di costo chiave, ora è il momento di scoprirlo. Ti aiuterà a costruire una proposta che sia puntuale e in linea con le loro aspettative (che viene firmata più rapidamente).
• Chi sono i principali stakeholder?
  Con chi dovrebbe comunicare la tua agenzia per mantenere il flusso del processo? Niente bloccherà la registrazione di un nuovo cliente più velocemente del non avere una linea di comunicazione con uno stakeholder chiave. A nessuno piace essere bloccato dai guardiani.

Quindi, dedica tutto il tempo necessario alla riunione per:

• Esaminare i processi aziendali del cliente
• Scopri cosa si aspetta il cliente dalla tua agenzia
• Fornire loro soluzioni ai loro problemi di marketing esistenti o previsti
• Crea una tabella di marcia approssimativa del progetto e della tua commissione in modo che sappiano cosa aspettarsi quando la tua proposta raggiunge la loro casella di posta

Scoprire tutte queste informazioni è fondamentale per accelerare la firma di nuovi clienti ed evitare una raffica di e-mail avanti e indietro dalla tua agenzia che chiedono informazioni perse.

2. Dipende da quanto è esperta la tua agenzia

L'esperienza della tua agenzia gioca un ruolo importante nel tempo necessario per acquisire nuovi clienti. Nel complesso, le agenzie sono abbastanza fiduciose (79%) sulla chiusura di nuovi clienti nella loro pipeline:

Quindi quali ostacoli devono affrontare le agenzie con meno esperienza? Il processo di chiusura. È più probabile che le agenzie esperte dispongano di un processo definito per l'aggiunta di nuovi clienti al loro funnel di marketing. Ad esempio, avere a disposizione un catalogo predefinito di modelli di proposta, preventivi e modelli di email può far risparmiare alla tua agenzia un sacco di tempo durante l'onboarding.

Se non disponi di una lista di controllo, creane una e assicurati che il punto di contatto del potenziale cliente ne abbia il controllo. L'elenco di controllo dovrebbe includere le informazioni di base necessarie per avviare l'apertura dell'account del cliente come i modelli di proposta, in modo che il rappresentante dell'agenzia possa spuntare le fasi man mano che il cliente si sposta lungo la canalizzazione.

Suggerimento per professionisti: invia immediatamente a un nuovo potenziale cliente un'e-mail di benvenuto e segui una telefonata, entro e non oltre 24 ore dopo aver contattato la tua agenzia. I clienti hanno bisogno di un problema risolto, motivo per cui ti hanno contattato in primo luogo. Se non rispondi immediatamente, cercheranno qualcuno più tempestivo.

3. Dipende dal settore del cliente

Come sai, alcuni clienti sono più veloci di altri a firmare. Tutto dipende dal settore in cui operano.

Il lavoro dell'agenzia è distribuito in una vasta gamma di settori, quindi è importante essere consapevoli di come ogni settore influirà sul tempo di iscrizione:

Ad esempio, se stai firmando un'agenzia senza scopo di lucro, devono saltare attraverso un sacco di burocrazia per mostrare la loro separazione dei compiti per prevenire le frodi e rispettare le linee guida del settore. Questo rallenterà il processo di registrazione. Lo stesso vale per i clienti in settori come i media che si occupano regolarmente degli standard di sicurezza HIPAA o legali e finanziari che devono aderire alle leggi PCI-DSS.

L'industria farmaceutica, ad esempio, ha alcune delle normative più severe. Molto spesso, la tua agenzia non sarà in grado di promuovere direttamente un prodotto senza violare le normative. Adi Borovick, un marketing manager multicanale freelance, afferma che questo significa che le agenzie devono trovare modi nuovi e creativi per stimolare il coinvolgimento e la consapevolezza dei propri clienti farmaceutici.

Ad esempio, molte aziende utilizzano i social media per promuovere il coinvolgimento del marchio, tuttavia, con un prodotto farmaceutico, questo è più difficile a causa dei requisiti quando si presenta un reclamo nei confronti di un prodotto.

Per questo motivo, molti professionisti del marketing utilizzano campagne di sensibilizzazione sulle malattie senza marchio per promuovere l'impegno sociale.

Ciò significa che quando stai cercando di ingaggiare un cliente nel settore farmaceutico, vorrà la prova che puoi creare campagne non solo coinvolgenti ma anche conformi.

Settori come l'e-commerce e il software hanno meno probabilità di avere questi ostacoli, soprattutto se sono una startup. Queste industrie non sono legate alla burocrazia legale oa un lungo elenco di decisori responsabili dei budget. Ciò significa che non ci sono così tanti ostacoli da affrontare per la tua agenzia per concludere un affare.

4. Dipende dalla comunicazione

Una comunicazione stabile ed efficace è una parte fondamentale per coinvolgere un nuovo cliente. Non solo una buona comunicazione ti farà risparmiare tempo con le aspettative, ma può anche guidare il tuo nuovo cliente in quale tipo di lasso di tempo la tua agenzia si aspetta che arrivi a bordo.

Passaggio 1: impostare un punto di contatto diretto

Non appena un potenziale cliente mostra interesse a firmare con te, dagli un punto di contatto diretto. Ciò farà risparmiare tempo se il cliente ha domande sui servizi o sui prezzi perché può contattare direttamente il rappresentante dell'agenzia designato.

Passaggio 2: imposta uno strumento di comunicazione preferito e pianifica

Dopo aver raccolto le informazioni di contatto di un potenziale cliente, chiedi loro quale sia il loro canale di comunicazione preferito. Che si tratti di e-mail, telefono, Google Hangouts o Slack, lavora con il cliente al suo livello in modo che una linea di comunicazione sia il più aperta possibile.

Quindi, impostali su un programma di comunicazione in modo che sappiano quanto tempo prevedi ci vorrà per iscriverli alla tua agenzia.

Ad esempio, la prima settimana potrebbe leggere "sessione di incontro e scoperta" nel diario del tuo potenziale cliente. E poi, la seconda settimana potrebbe essere "finalizzazione della strategia e dei costi del progetto" e, infine, la terza settimana potrebbe sembrare "firma del contratto finale e inizio del processo di onboarding". Il tuo cliente saprà quanto velocemente ti aspetti che le cose vadano avanti, ma avrà anche tempo per rivedere eventuali strategie o proposte tra i punti di riferimento.

Affinché un programma di comunicazione funzioni senza intoppi, chiedi al tuo cliente:

• In che fuso orario si trovano?
• Quando sono disponibili per essere contattati?

A questo punto, informa anche il cliente quando è disponibile il suo punto di contatto diretto. Avere tutto chiaro fin dall'inizio aiuterà a facilitare un processo più fluido e veloce quando ti muovi attraverso strategie e contratti.

5. Dipende dalla tecnologia utilizzata da un'agenzia

Lo stack tecnologico di un'agenzia influirà sulla rapidità con cui un cliente viene firmato. Anche prima che un cliente venga firmato e integrato, la tecnologia può aiutare un'agenzia a rimanere in linea con liste di controllo preformattate e moduli predefiniti:

Se un cliente compila i documenti necessari utilizzando un modulo predefinito, può ridurre il tempo che avrebbe impiegato un dipendente per inserire manualmente i propri dati nel sistema. Potrebbe sembrare una piccola vittoria, ma ogni piccolo hack aiuta a ridurre i tempi di firma di un nuovo cliente.

Pensa a qualsiasi attività ripetitiva che svolge la tua agenzia (ad esempio, email di benvenuto e proposte) e poi valuta se può essere automatizzata. Se sì, trova un modo per farlo e risparmia un sacco di tempo alla tua squadra. Puoi impostare nuovi processi del cliente su uno strumento di gestione del progetto come Trello in modo che il team dell'agenzia possa seguire i passaggi fino a quando il tuo cliente non sarà alla fine della tua canalizzazione:

Come molti strumenti di gestione dei progetti, Trello può salvare modelli in modo che il tuo team possa inviare facilmente moduli di iscrizione e documenti. Puoi anche salvare modelli per campagne PPC o gestione di annunci di Facebook in modo che la tua agenzia possa creare una proposta alla velocità della luce senza perdere qualità.

Un processo passo-passo come questo assicurerà che ogni base sia coperta quando si tenta di acquisire un nuovo cliente. E, poiché ogni passaggio è formalizzato, nulla andrà perduto.

6. Che periodo dell'anno è?

Potresti non considerare il periodo dell'anno un fattore, ma può avere un ruolo nella velocità o nella lentezza con cui i clienti firmano un accordo. Durante le festività natalizie, ad esempio, le aziende potrebbero essere fuori sede, il che significa risposte ritardate alle comunicazioni e-mail e telefoniche. Inoltre, con la fine dell'anno, potrebbero aver già speso tutto il loro budget di marketing. Entrambi sono motivi legittimi per cui i potenziali clienti potrebbero impiegare più tempo per firmare un accordo con te.

Confrontalo con l'inizio di un nuovo anno e il processo di firma del cliente potrebbe essere più veloce perché le aziende tornano dalle vacanze, rispondono alle richieste più rapidamente e potrebbero avere più budget da allocare per collaborare con un'agenzia come la tua.

Il tempo necessario per acquisire nuovi clienti dipende dalla tua agenzia

Il lasso di tempo per l'acquisizione di nuovi clienti dipende da una varietà di fattori, ma è anche fortemente dipendente dalla tua squadra.

Se stai facendo tutto bene: tenere riunioni di scoperta, avere fiducia nella chiusura dei clienti e avere un solido stack tecnologico per automatizzare i tuoi processi, dovresti firmare i clienti in tempi relativamente brevi.

Tuttavia, non avere un processo stabilito per le riunioni, inviare esempi di strategie o anche avere una scorciatoia per scrivere proposte può allungare il tempo necessario per concludere un affare.

Pensa ai modi in cui la tua agenzia può automatizzare le attività e semplificare il processo di firma dei clienti. Non sarà solo una mossa positiva per il tuo team: anche i tuoi clienti avranno un'esperienza più fluida sin dalle loro prime interazioni con la tua agenzia.

Detto questo, comprendere i modi migliori per far crescere la tua agenzia può aiutarti ad attirare più clienti e perfezionare il tuo processo più rapidamente. Iscriviti oggi stesso per una demo di Instapage Enterprise.