Techniki zarządzania komunikacją, które każdy dyrektor zarządzający powinien znać

Komunikacja jest podstawą każdego dobrego związku, przyjaźni czy partnerstwa. Jest to również fundamentalne dla sposobu działania projektów. Bez dobrej komunikacji sprawy mogą się nadmiernie skomplikować. Pamiętasz stary szkic Abbotta i Costello „Kto jest pierwszy”? To ponadczasowa ilustracja załamania komunikacji — teraz wyobraź sobie, że dzieje się to w ciągu rocznego projektu. Przerażający!

Nawet jeśli zbudowałeś szczelny plan projektu, nie przekroczysz pierwszego kamienia milowego bez odpowiedniego zarządzania komunikacją.

Czym jest komunikacja w projekcie?

Komunikacja w ramach projektu to proces identyfikowania kluczowych informacji, które będą udostępniane członkom zespołu i interesariuszom w ramach konkretnego projektu. Obejmuje to wymienianie interesariuszy i identyfikowanie członków zespołu, którzy będą uczestniczyć w komunikacji w ramach projektu. Kluczowe jest określenie, w jaki sposób odbiorcy komunikacji będą otrzymywać aktualizacje projektu, częstotliwość ich otrzymywania, a także punkty w trakcie projektu, które otrzymają.

Podczas opracowywania planu projektu musisz stworzyć plan komunikacji, który będzie z nim zgodny, tak aby każdy miał niezbędny kontekst i mógł skutecznie wykonywać swoją pracę na każdym kroku.

Twoje punkty komunikacji wraz z listą kontaktów komunikacyjnych będą znajdować się pomiędzy każdym z tych kroków, ponieważ będziesz musiał uzyskać ich zmiany, komentarze i ostatecznie ich zatwierdzenia.

Dlaczego zarządzanie komunikacją jest ważne?

Zarządzanie komunikacją to wszystko. Nie możesz po prostu stworzyć planu projektu i mieć nadzieję, że wszyscy się go trzymają. Po utworzeniu planu i włączeniu wszystkich na pokład, ty lub kluczowa osoba kontaktowa, którą przypiszesz, powinnaś być osobą zarządzającą planem przez cały czas trwania projektu. Na przykład kierownik projektu może zarządzać rezultatami po stronie agencji, a kierownik ds. klientów może zarządzać całą komunikacją po stronie klienta, pracując jako zespół tagów, aby projekt zakończył się sukcesem.

Aby zapewnić solidne zarządzanie komunikacją w całym projekcie, należy stworzyć plan zarządzania komunikacją. Korzyści z planu zarządzania komunikacją są pięciokrotne:

• Pisemne ramy, do których mogą odwoływać się zarówno klient, interesariusze, jak i członkowie zespołu. Może to pomóc w przypadku, gdy zajdzie potrzeba mediacji – masz pisemną ścieżkę papierową, do której możesz się odwołać. Może to być również korzystne dla rozliczeń płatnych w celu odniesienia się w przypadku wystąpienia luk w czasie śledzonych dla projektu.
• Sam plan będzie zarządzał oczekiwaniami interesariuszy, aby nie przewidywać ukończenia projektu przed przetestowaniem produktów pod kątem zapewnienia jakości.
• Punkty, w których następuje wymiana informacji, umożliwiają obu zainteresowanym stronom przekazywanie cennych informacji zwrotnych na temat procesu projektowego, a także produktu końcowego, a także dają członkom zespołu możliwość wspólnej burzy mózgów, niwelując podział między obiema grupami.
• Pozwala wszystkim zaangażowanym na lepsze wykrywanie zagrożeń i problemów na wczesnym etapie.
• Pomaga to wyeliminować konieczność odbycia zbędnych spotkań w księgach, oszczędzając zarówno czas, jak i pieniądze.

Zrozumienie, dlaczego zarządzanie komunikacją ma znaczenie, może wydawać się oczywiste dla każdej organizacji. Ale byłbyś zaskoczony.

Każdego dnia na całym świecie wysyłanych jest 205,6 miliarda e-maili, ale tylko jedna trzecia z nich jest faktycznie otwierana. Ponadto firma Inc.com opublikowała niedawno raport, który wykazał, że bariery komunikacyjne między korporacjami w Stanach Zjednoczonych i Wielkiej Brytanii kosztują korporacje średnio 62,4 miliona dolarów rocznie w postaci utraconej produktywności. Z drugiej strony, ten sam raport wykazał, że „firmy z liderami, którzy posiadają skuteczne umiejętności komunikacyjne, przyniosły o 47 procent wyższy zwrot dla akcjonariuszy w okresie pięciu lat”.

Komunikacja może być wzmocniona dzięki narzędziu do współpracy przy projektach online, takim jak ProjectManager. ProjectManager umożliwia menedżerom rozwijanie planów projektów, a następnie rozpowszechnianie informacji wśród członków zespołu we właściwym czasie dla właściwego zadania. Zadania umożliwiają umieszczanie komentarzy, załączników, osadzonych linków, opisów, list rzeczy do zrobienia i nie tylko, dzięki czemu każdy otrzymuje właściwe wskazówki już za pierwszym razem.

Wskazówki i techniki lepszego zarządzania komunikacją

Teraz rozumiemy, dlaczego zarządzanie komunikacją ma znaczenie. Ale jak to zrobić, aby skutecznie ograniczyć stracony czas produktywności?

Oto kilka wskazówek i technik, które zapewnią, że Twój plan zarządzania komunikacją działa na optymalnym poziomie.

• Uwzględnij opis krajobrazu projektu w swoim pierwotnym planie: Daj swojemu projektowi tło, w tym krótkoterminowe i długoterminowe cele organizacji, kim są twoi interesariusze, kim są członkowie twojego zespołu, jaki budżet będzie zaangażowany, jakie zasoby będzie potrzebować i ile czasu ma zająć projekt. Uwzględnij cele, a także wizję projektu, aby upewnić się, że tło nie jest tylko zarysem, ale solidnym, w pełni opracowanym i zakomunikowanym planem, dzięki czemu możesz lepiej generować poparcie dla projektu.
• Przypisz właściciela procesu komunikacji : jak już wspomnieliśmy, gdy jesteś agencją współpracującą z klientem, właścicielem komunikacji jest zazwyczaj menedżer konta. Jeśli Twój projekt jest wewnętrzny z bardziej scentralizowanym zespołem interesariuszy, wówczas właścicielem komunikacji może być wiceprezes ds. operacyjnych, wiceprezes ds. rozwoju lub nawet sam kierownik projektu.
• Uwzględnij proces przeglądu: w jakich momentach będziesz wysyłać komunikaty? Jak często? Ile kamieni milowych będzie zaangażowanych i jakie zestawy danych są niezbędne do przeglądu wydajności? Ustanowienie sformalizowanego procesu przeglądu zapewni, że nikt nie umknie, gdy przyjdzie czas na ocenę projektu.
• Skonfiguruj system do dostarczania wiadomości : Czy korzystasz z oprogramowania do zarządzania projektami lub Microsoft Excel? Będziesz komunikować się przez Slack, Skype, czy tylko e-mail? Uwzględnij to wszystko w swoim planie, aby wszyscy wiedzieli, jak najlepiej nawiązać kontakt.
• Zarządzaj spotkaniami : łączy się to z tworzeniem planu zarządzania interesariuszami. Spotkania mogą być stratą czasu (a często można je lepiej opisać w e-mailu). Upewnij się, że twoje spotkania obejmują tylko interesariuszy, którzy będą zaangażowani w proces podejmowania decyzji, a następnie stwórz plan każdego spotkania, który wszyscy będą śledzić. Pomoże to grupie pozostać przy zadaniu i temacie.

Zarządzanie komunikacją

Istnieje wiele sposobów, dzięki którym dobre zarządzanie komunikacją może uchronić Twój projekt przed katastrofą i utrzymać wszystko na optymalnym poziomie. Ale co się dzieje, gdy przywództwo (lub właściciel komunikacji projektu) wykazuje nieskuteczne metody, no cóż, komunikowania się? Twój projekt może szybko znaleźć się w niebezpieczeństwie.

Oto kilka faux pas zarządzania komunikacją, których należy unikać:

• Nie bądź pasywno-agresywny: to powinno być oczywiste, ale zdziwiłbyś się. Odmowa rozmowy bezpośrednio ze współpracownikiem, członkiem zespołu lub interesariuszem może całkowicie ograniczyć postęp projektu. Agresja bierna może również wyglądać tak, jakby ktoś unikał zadania lub projektu z powodu zaangażowanych osób. Bierna agresja w miejscu pracy może być przyczyną niedotrzymania terminów, zmarnowanego czasu, utraconych przychodów i nie tylko.
• Nie zarządzaj procesem projektu w skali mikro: mikrozarządzanie niszczy każde środowisko pracy na niezliczone sposoby; zwiększa ryzyko dla zdrowia, wpływa na rotację pracowników, zmniejsza produktywność i spowalnia postęp projektu. Zaufaj członkom zespołu i interesariuszom, że uzyskają wyniki na czas i zgodnie z budżetem, a zobaczysz szczęśliwszy i bardziej efektywny wynik produktu.
• Nie polegaj na komunikacji elektronicznej: przez SMS lub e-mail można wiele stracić. Tracisz mimikę twarzy, ton głosu, przez co możesz źle zrozumieć, o co prosisz. Ponadto, chociaż spotkania spowalniają produktywność w miejscu pracy, zalew e-maili może mieć ten sam efekt. Pamiętaj, że najlepszymi sposobami komunikowania się, zwłaszcza podczas realizacji etapów projektu, są spotkania twarzą w twarz.
• Nie zapomnij o udokumentowaniu wszystkiego: jedynym sposobem prawidłowego sprawdzenia sukcesu projektu jest przeglądanie danych za pomocą dokumentacji. Dzięki dokumentacji możesz zobaczyć, kto co zrobił, jakie zadania zostały dostarczone, kiedy i ile kosztował projekt.

ProjectManager pomaga w zarządzaniu komunikacją

Zarządzanie komunikacją nie jest łatwe. Najskuteczniejsi liderzy są osobiści, polegają na konkretnej dokumentacji w celu świadomego podejmowania decyzji, często delegują i mówią z największą jasnością, jak to możliwe. ProjectManager posiada narzędzia, których potrzebujesz, aby komunikacja na wielu poziomach była łatwa i efektywna, więc nie marnujesz czasu i nie przebierasz w słowach.

Współpraca z członkami zespołu nigdy nie była tak prosta dzięki naszym opartym na chmurze wykresom Gantta. Przypisz zadania i ich terminy, połącz je z zależnościami i zobacz wszystko na jednym ekranie. Ponadto członkowie zespołu, interesariusze i partnerzy mogą przesyłać dokumenty, wyniki i komentować dowolne zadanie na dowolnym etapie projektu, jeśli tak zdecydujesz.

ProjectManager jest świetny dla zespołów, które chcą efektywniej komunikować się. Gdy jeden członek zespołu aktualizuje zadanie, powiadomienia są wysyłane do właściwych osób we właściwym czasie. Nie tylko to, ale dzięki naszej kompleksowej stronie podsumowania śledzenia skuteczności proces sprawdzania jest łatwy. Zespoły mogą zobaczyć, nad czym wszyscy pracują i czy potrzebują pomocy.

Zarządzanie komunikacją w czasie trwania projektu nigdy nie jest proste. Ale dzięki ProjectManager odblokujesz wielokrotnie nagradzane oprogramowanie, które pomaga zespołom skutecznie współpracować na wielu platformach. Zarejestruj się, aby skorzystać z naszego bezpłatnego 30-dniowego okresu próbnego już dziś.