Zarządzanie zmianą jest trudne: 4 sposoby, aby to ułatwić

Zanim podejmiesz próbę dużej zmiany w swojej firmie, niezależnie od tego, czy jest to remont marki, czy zmiana systemu, upewnij się, że wszyscy, których to dotyczy, wiedzą, co robisz i dlaczego. Zapewnienie płynnego działania firmy w okresie przejściowym oznacza zaspokojenie potrzeb pracowników przed, w trakcie i po zmianie. Zacznijmy więc od początku i pracujmy do przodu.

Zarządzanie zmianą 101: Zanim nastąpi zmiana, otwórz dialog

Ludzie są stworzeniami z przyzwyczajeniami i naturalnie opierają się zmianie swoich nawyków. Zmiana powoduje stres, a status quo jest wygodne. Dlatego wprowadzenie zmiany jest ważne. Daj sobie czas na ogłoszenie zmiany na tyle wcześnie, aby Twoi pracownicy przyzwyczaili się do tego pomysłu. Stwórz otwarty dialog, podczas którego będą mieli okazję zadać Ci pytania, przedyskutować ze sobą przejście i przedstawić sugestie. Poinformuj ich, że będziesz im pomagać na każdym kroku i że udostępnisz im siebie, aby rozwiązać ich problemy.

Twoi pracownicy zwracają się do Ciebie o wskazówki, gdy sprawy stają się nieznane, i pójdą za Twoim śladem. Jeśli jesteś podekscytowany przejściem i nie możesz się doczekać wyniku końcowego, to podekscytowanie zostanie przekazane. Jeśli sam się wahasz lub boisz się zmiany, oni również odbiorą ten klimat. To twoja drużyna! Bądź pozytywnie nastawiony. Niech wiedzą, że cenisz ich wiedzę i umiejętności oraz że jesteś w tym razem z nimi.

Zadbaj o bezpieczeństwo

Zgodnie z artykułem z Inc.com, 4 Reasons Your Employees Resist Change , powody, dla których pracownicy opierają się zmianom, mają związek z poczuciem bezpieczeństwa:

• Potrzeba bycia kompetentnym: Czujesz się najbezpieczniej na swojej pozycji, gdy znasz liny wewnątrz i na zewnątrz i masz mocno osadzone stopy w przekonaniu, że możesz dobrze wykonywać swoją pracę. Kiedy dana osoba zostaje zmuszona do podjęcia innej pracy lub jej opis stanowiska zmienia się dramatycznie, nagle czuje się mniej pewny siebie i bardziej niepewny swoich umiejętności – mniej bezpieczny.

Pomyśl o tym, zmieniając misję, kulturę lub procesy pracy zespołu. Niektórzy rozwijają się w nowych wyzwaniach, podczas gdy inni czują się bezbronni. Dla nich zmiana oznacza uczenie się nowych umiejętności i rezygnację z tego, w czym są dobrzy.

• Strach przed porażką: Wszyscy boimy się porażki. Sprawia, że ​​niektórzy się wahają, a dla innych może doprowadzić do całkowitego unieruchomienia. Zmiana łatwo wyciąga obawy jednostki; obawiają się, że namieszają i będą źle wyglądać. Ale także ludzie boją się tego, co wiąże się z porażką: zwolnieniem, brakiem awansu, utratą premii itp. Twoim zadaniem jest zrozumieć ten strach i okazywać mu współczucie. Podczas zmiany wystąpią błędy, więc poinformuj swoich pracowników, że to rozumiesz i że jesteś w stanie zaakceptować pewne potknięcia po drodze. To do Ciebie należy stworzenie bezpiecznego środowiska do nauki i przypomnienie pracownikom, że ten czas jest przeznaczony na uczenie się na błędach, a nie karę za nich. Mistrzostwo przyjdzie z czasem i praktyką.
• Potrzeba stabilności statusu: Kiedy zmieniają się stanowiska i zmieniają się struktury raportowania, ludzie często czują, że ich obecny status społeczny w firmie jest zagrożony. Bądź na to wrażliwy i utrzymuj wspierający dialog z osobami, na które zmiana najbardziej wpłynie.

Zrozumienie, dlaczego Twoi pracownicy mogą opierać się zmianom, skąd pochodzą, jeśli chodzi o ich poziom komfortu, bezpieczeństwo pracy i strach przed porażką, może pomóc w zmniejszeniu zagrożenia w przejściowym środowisku.

Utrzymuj koncentrację na kliencie

Nawet jeśli odrobiłeś pracę domową i w pełni przygotowałeś swoich pracowników na dużą zmianę, istnieje duża konkurencja. W czasach niepokojów lub zmian skupienie się na potrzebach klientów może łatwo zniknąć z drogi, jeśli nie będziesz ostrożny. Aby upewnić się, że tak się nie stanie, poinformuj swoich pracowników, dlaczego klienci wciąż od Ciebie kupują, i zdobądź ich wkład w potencjalne nowe ścieżki do zadowolenia klientów.

Daj im czas na zastanowienie się, aby spojrzeć na potrzeby swoich klientów przez pryzmat Twojej zmiany i daj im swobodę w wypełnianiu luk w usługach i wymyślaniu własnych pomysłów na ulepszenie doświadczenia. Tak jak Twój dialog z nimi musi pozostać otwarty, powinieneś również zachęcać ich do współpracy, aby znaleźć najlepszy sposób, aby pomóc klientom jako zespołowi. Pracownicy zorientowani na klienta będą naturalnie kreatywni i intuicyjni, jeśli poczują się bezpiecznie podczas zmiany, a Ty zapewnisz im swobodę.

Zostań z nimi w okopach

Najlepsi liderzy to ci, którzy wykazują chęć zakasania rękawów i pracy ramię w ramię ze swoim zespołem, aby osiągnąć cele. Skuteczne zarządzanie zmianą oznacza, że ​​wykazałeś, że zdajesz sobie sprawę z problemów, jakie mogą mieć podczas przejścia. Otworzyłeś dialog i umożliwiłeś im myślenie nieszablonowe.

Stworzyłeś dla nich bezpieczne środowisko przejścia i skoncentrowałeś się na końcowym celu, jakim jest zapewnienie fantastycznej obsługi klienta. To nie jest odpowiedni czas, aby zostawić swoich pracowników w pracy i odejść. Okaż im swoje wsparcie, pracując z nimi nad załamaniami. Pomóż im radzić sobie z nieoczekiwanymi przeszkodami i sytuacjami awaryjnymi. Kontynuuj dialog i ulepszaj system, aby rozwiązać problem wąskich gardeł.

Kiedy byłem prezesem/dyrektorem generalnym firmy wydawniczej w 2005 roku, przeszliśmy z outsourcingu magazynu i dystrybucji do obsługi wewnętrznej. Zarządzanie zmianą było brutalne, byliśmy niesamowicie spóźnieni z dostawą i wszystko było po prostu na wierzchu. Wyobraź sobie wyraz twarzy wszystkich i wzrost morale, gdy pracowałem od rana do wieczora, pakując, podnosząc i dostarczając setki tych 40-funtowych pudeł.

Podczas zmiany musisz nosić wiele różnych kapeluszy w swoich relacjach z pracownikami. Czasami jesteś cheerleaderką, czasami doradcą, a czasami musisz chwycić ten klucz i zanurkować z nimi, żeby coś zrobić.

Twoim zadaniem jako lidera jest przygotowanie pracowników do zmian, które wprowadzasz. Kiedy to zrobisz, zobaczysz ogromny zwrot z tych relacji pod względem lojalności i zaufania, co prowadzi do wysokiej wydajności i satysfakcji z pracy.