위기 관리: 위기 동안 리드하는 방법

팀, 프로젝트 또는 조직을 이끄는 것은 잘 될 때도 있지만 그렇지 않을 때도 있습니다. PMP의 Jennifer Bridges는 재난 발생 시 성공적으로 이끄는 데 도움이 되는 위기 관리 기술을 보여줍니다.

다음은 참조용 화이트보드의 스크린샷입니다.

검토 중 – 위기 관리: 위기 동안 리드하는 방법

Jennifer는 프로젝트, 팀 또는 조직을 이끌 때 일이 잘되거나 잘 되지 않는다고 말했습니다. 중간에 착지하는 경우는 드뭅니다. 물론 모든 것이 잘 될 때 쉽게 이끌 수 있습니다. 그러나 리더십의 진정한 의미가 정의되는 순간은 위기다. 위기는 리더가 나서서 그러한 잘못을 바로잡을 수 있는지 알아보는 시험입니다. 가장 고무적인 리더십 인용문을 살펴보십시오. 모든 것이 부풀려질 때 리더십에 관한 것은 없습니다.

팀, 프로젝트 또는 조직에 문제가 발생할 수 있는 방법은 셀 수 없이 많지만 Jennifer는 일반적인 위기 유형과 건전한 위기 관리가 어떻게 도움이 될 수 있는지에 중점을 두었습니다.

팀을 위한 위기 관리

다음 위기 사례는 팀과 워크로드 관리에 영향을 미칩니다. 첫 번째 예로 Jennifer는 중병에 걸린 팀원과 함께 일했던 것을 회상했습니다. 그 사람은 이식이 필요했지만 기증자를 찾을 때까지 2년을 기다려야 했고 그 후 팀원은 단기 장애 휴가를 받았습니다. 다른 한 명은 교통사고로 가까운 친척이 다친 팀원이었습니다. 그로 인해 팀원은 가족 비상 사태에 대처하기 위해 프로젝트에서 멀어졌습니다. 각각의 경우 Jennifer는 프로젝트 리소스 부족을 극복해야 했습니다.

Jennifer가 기억하는 또 다른 위기는 생산 현장을 변경했지만 구현 단계에서 휴가를 보내 모든 종류의 문제를 야기한 변절한 계약자에 관한 것이었습니다. (팀에서 그런 일을 하지 않으려면 휴가를 준비하는 방법을 배워 문제가 발생하지 않도록 하십시오.)

프로젝트 위기관리

그런 다음 프로젝트 측면에서 Jennifer는 시장이 좋지 않은 한 가지 사례를 회상했습니다. 그로 인해 작업 비용이 증가했습니다. 그녀는 약간의 예산 삭감을 해야 했지만 인적 자원에도 영향을 미쳤습니다. 다른 프로젝트에서 기술이 또 다른 위기를 촉발했습니다. 그것은 프로젝트의 범위에 영향을 미쳤습니다. 하지만 그게 다가 아닙니다. 이 프로젝트는 예산보다 수억 달러가 더 많이 들었고 수백 명의 사람들에게도 영향을 미쳤습니다.

관련 항목: 프로젝트 비용 관리의 기본 사항

그런 다음 Jennifer는 회사가 매우 다른 기업 문화를 가진 다른 회사와 합병하는 프로젝트 작업을 회상했습니다. 이것은 CEO에게 엄청난 스트레스를 주었고 프로젝트에 좋지 않다고 상상할 수 있습니다. 알 수 있듯이 프로젝트 제약은 주의하지 않으면 프로젝트의 모든 단계에서 위기를 초래할 수 있습니다.

위기 관리를 사용하여 위기 극복

이러한 모든 상황은 고유한 것이 아니며 누구에게나 발생할 수 있습니다. 위기 관리를 사용하여 계속 진행하고, 일정을 지키며, 생산성을 높이고, 출혈을 멈추고, 팀에 집중할 수 있는 방법은 무엇입니까?

답은 계획을 세워야 한다는 것입니다. 팀원 시나리오에서는 프로젝트가 시작되기 전에 위험을 식별하기 위해 최선을 다해야 합니다. 위험을 식별하기 위해 최선을 다하고, 누락된 자원에서 여유를 되찾기 위해 누가 개입할지 결정하기 위해 자원 백업 계획을 수립하고, 항상 감정 지능을 사용하여 연민, 이해 및 안심으로 상황을 처리하십시오.

프로젝트와 관련하여 위험을 평가하고 가능한 문제 지점을 식별하여 문제가 발생했을 때 어떻게 대응할지 알아야 합니다. 위험 추적을 시작하는 데 도움이 필요하면 무료 위험 등록 템플릿을 사용해 보십시오. 위험을 추적하는 것 외에도 프로젝트의 변경 기간 동안 결정과 승인을 내리는 변경 제어 보드를 만드는 데 도움이 됩니다. 또한 팀과 창의적, 수치적, 구조적 또는 사람 문제에 대해 누구에게 문의할 수 있는지 파악하십시오.

전문가 팁: 위기 상황에서 리드하려면 프로젝트에 영향을 미치기 전에 위기를 발견할 수 있어야 합니다. 일정, 예산, 성과, 범위, 품질 및 거버넌스 위험에 대한 위험 신호가 무엇인지 알아보십시오.

더 나아가: 때로는 위기가 언제 닥칠지 예측하는 것이 불가능합니다. 그렇기 때문에 비즈니스 연속성 계획을 세우는 것이 매우 중요합니다. 재해 발생 시 비즈니스 또는 프로젝트를 계속 실행하는 방법에 대해 알아보십시오.

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전사

오늘 우리는 위기 동안 어떻게 리드하는지에 대해 이야기하고 있습니다. 글쎄, 당신이 팀, 프로젝트 또는 조직을 이끌고 있는지 여부는 중요하지 않습니다. 우리는 종종 일이 정말 잘 될 수도 있고 상황이 위기에 처할 수도 있다는 것을 알게 됩니다.

아마 그 중간에 있는 자신을 발견하는 것은 드물지만 상황이 정말 잘 진행되고 있을 때 주도하기가 더 쉽습니다. 그리고 리더의 진정한 척도는 위기 상황에서 리더가 어떻게 이끄는가라는 말을 들었을 것입니다.

그래서 오늘 제가 이야기하고자 하는 것은 두 가지 다른 유형의 위기입니다. 그들은 발생하는 유일한 유형의 위기가 아니라 일반적인 위기입니다.

하나는 팀원을 위한 것이고 다른 하나는 프로젝트에 관한 것입니다. 그래서 구체적으로 한 프로젝트에서 우리의 핵심 팀원이 한 자매에게 신장 기증을 신청했고 실제로 2년 동안 그녀를 위해 기증자 명단에 있었지만 조건이 맞을 때까지 기다려야 했던 핵심 팀원이 있었습니다.

그래서 갑자기 조건이 완벽해져서 기부를 요청했습니다. 그래서 신장 기증 시간에 외출을 했을 뿐만 아니라 자신의 회복 시간도 있어서 단기 장애로 외출을 하게 되었습니다.

다른 하나는 비극적인 사고가 발생했다는 것입니다. 따라서 핵심 팀원 중 한 명이 자신의 가족뿐만 아니라 여러 가족을 돌봐야 했습니다.

그리고 또한 우리가 고용한 그들의 배신자 계약자가 휴가 중일 때 구현 주말 동안 개발 기계에 통합되지 않은 생산 현장에 여러 변경을 가했다는 사실을 알게 되었습니다.

그래서 우리가 업그레이드를 할 때 프로덕션을 덮어썼고 그 시스템은 3일 동안 다운되었습니다. 그래서 우리가 해야 할 일은 몇 가지 변화를 주어야 했고 실제로 팀으로서 함께 일을 계속할 방법을 계획해야 했습니다.

다른 하나는 프로젝트입니다. 그래서 저는 시장이 정말 안 좋았던 한 특정 프로젝트를 기억합니다. 따라서 시장 변화로 인해 프로젝트 비용이 급증했습니다.

그래서 일어난 일은 우리가 비용을 절감하기 시작해야 한다는 것이었습니다. 그러나 비용뿐만 아니라 우리 프로젝트의 많은 인력 자원에도 영향을 미쳤습니다.

그리고 마찬가지로 또 다른 하나, 새로운 기술, 우리가 구현하고 있는 새로운 소프트웨어는 너무 새롭기 때문에 범위를 계속 변경해야 했습니다. 범위가 변경되어 팀이 잠금 모드에 있었던 시간을 항상 기억합니다.

그래서 우리는 모든 것을 다시 계획해야 했고 그 때문에 다시 프로젝트에 영향을 미쳤을 뿐만 아니라 200명과 300명의 일부 작업에 영향을 미친 예산 초과 5억 달러였습니다.

그리고 다른 하나는 두 회사가 회사에서 두 가지 다른 유형의 문화와 함께 병합되는 곳이었습니다. 그래서 합병 대상이 됐지만 지배적 역할을 하지 못한 회사의 대표이사에게 스트레스를 많이 받았다.

그것은 그에게 영향을 미쳤을 뿐만 아니라 온갖 스트레스 때문에 미쳐가고 있었을 뿐만 아니라 조직의 모든 팀원들에게 많은 스트레스를 가했습니다.

그래서, 우리는 무엇을 합니까? 우리는 그것을 어떻게 설명합니까? 다음은 우리가 생각해 봐야 할 몇 가지 질문입니다. 우리는 위기의 이러한 다양한 일들을 어떻게 헤쳐나가고 어떻게 일이 계속 진행되도록 유지합니까? 상황이 정말 나빠질 때 출혈을 멈추게 하려면 어떻게 해야 합니까?

그리고 어떻게 위기 상황에서 팀이 집중할 수 있도록 합니까? 음, 우리가 하고 싶은 한 가지는 미리 계획하는 것입니다. 때때로 우리는 할 수 있습니다. 우리가 계획할 수 있는 알려진 미지수가 있습니다. 우리는 생각할 수 있습니다. 우리 팀원 중 일부에게 무슨 일이 생기면 어떻게 될까요? 비용이나 범위가 변경되면 어떻게 됩니까?

어쨌든 그에 대한 계획을 세워야 합니다. 하지만 갑자기 생겨난 합병이나 신장 기증자가 등장하는 알려지지 않은 미지의 경우는 어떻게 하시겠습니까?

따라서 팀원의 경우 발생할 수 있는 시나리오를 식별해야 합니다. 우리는 자원 백업 계획을 세워야 하고 누가 개입할 것인지 알아야 하고 이 기간 동안 감성 지능을 사용할 수 있어야 합니다. 우리는 직접적인 영향을 받은 사람들뿐만 아니라 팀원들에게도 연민과 이해, 그리고 안심을 제공해야 합니다.

그런 다음 여기 프로젝트에서 시나리오를 식별해야 합니다. 비용과 범위가 영향을 받는 것은 매우 일반적입니다. 일반적으로 합병이나 인수가 있을 수 있는 일은 아니지만 변경 관리 위원회와 변경 관리 계획을 만들고 싶습니다. 누가 이러한 변경을 승인하는지, 누가 범위, 일정, 예산을 승인하는지 알아야 합니다.

우리는 또한 팀원을 알고 싶고 창의적이고 혁신적인 솔루션이 필요할 때 누구를 부를 수 있는지 알고 싶습니다. 창의적 사고를 하는 사람은 누구입니까? 우리의 관계 구축자는 누구입니까? 누가 우리가 요청할 수 있는 전략적 관계를 형성하는 데 도움을 줄 수 있습니까?

다양한 시나리오와 비용 편익 분석을 분석할 수 있는 숫자는 누구입니까? 그리고 상황이 변할 때 프레임워크와 프로세스를 제자리에 둘 수 있는 구조를 아는 사람들은 누구입니까?

그러나 이는 위기 상황에서 영향을 받는 몇 가지 사항이며, 효과적으로 리드하는 데 도움이 될 수 있는 추가 리소스가 포함된 도구가 필요한 경우 지금 ProjectManager에서 소프트웨어에 등록하십시오.