Krisenmanagement: Wie man in einer Krise führt

Manchmal läuft es gut, ein Team, ein Projekt oder eine Organisation zu leiten – und manchmal nicht. Jennifer Bridges, PMP, zeigt Ihnen Krisenmanagementtechniken, die Ihnen helfen, während einer Katastrophe erfolgreich zu führen.

Hier ist ein Screenshot des Whiteboards als Referenz.

Rückblick – Krisenmanagement: Wie man in der Krise führt

Jennifer bemerkte, dass die Dinge entweder gut oder schlecht laufen, wenn Sie ein Projekt, ein Team oder eine Organisation leiten. Es ist selten, in der Mitte zu landen. Und natürlich ist es einfach zu führen, wenn alles in Ordnung ist; aber es ist in einer Krise, wenn die wahre Bedeutung von Führung definiert wird. Eine Krise ist ein Test für die Führungskraft, um zu sehen, ob sie aufstehen und diese Fehler korrigieren kann. Werfen Sie einfach einen Blick auf einige der inspirierendsten Führungszitate, keines davon dreht sich um das Führen, wenn alles gut läuft.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie Dinge in einem Team, Projekt oder einer Organisation schief gehen können, aber Jennifer konzentrierte sich auf die Arten von Krisen, die häufig vorkommen, und wie ein solides Krisenmanagement helfen kann.

Krisenmanagement für Teams

Die folgenden Krisenbeispiele wirken sich auf Teams und Workload-Management aus. Bei ihrem ersten Beispiel erinnerte sich Jennifer an die Arbeit mit einem schwerkranken Teammitglied. Die Person brauchte ein Transplantat, musste aber zwei Jahre warten, bis ein Spender gefunden wurde, was das Teammitglied dann in den kurzfristigen Arbeitsunfähigkeitsurlaub versetzte. Ein anderer war ein Teammitglied, dessen naher Verwandter bei einem Autounfall verletzt wurde. Das hat das Teammitglied aus dem Projekt genommen, um sich um einen familiären Notfall zu kümmern. In jedem Fall musste Jennifer einen Mangel an Projektressourcen überwinden.

Eine weitere Krise, an die sich Jennifer erinnerte, betraf einen abtrünnigen Auftragnehmer, der Änderungen an der Produktionsstätte vornahm, aber während der Implementierungsphase im Urlaub war, was alle möglichen Probleme verursachte. (Um Ihrem Team das nicht anzutun, lernen Sie, wie Sie sich auf den Urlaub vorbereiten, damit nichts schief geht.)

Krisenmanagement in Projekten

Dann erinnerte sich Jennifer auf der Projektseite an einen Fall, in dem der Markt schlecht lief. Dadurch stiegen die Arbeitskosten. Sie musste einige Budgetkürzungen vornehmen, aber das wirkte sich auch auf die Personalabteilung aus. Bei einem anderen Projekt löste eine Technologie eine weitere Krise aus. Dies wirkte sich auf den Umfang des Projekts aus. Aber das ist nicht alles. Das Projekt überstieg das Budget um Hunderte Millionen Dollar und wirkte sich auch auf Hunderte von Menschen aus.

Siehe auch: Die Grundlagen des Projektkostenmanagements

Dann erinnerte sich Jennifer an ein Projekt, bei dem das Unternehmen mit einem anderen Unternehmen fusionierte, das eine ganz andere Unternehmenskultur hatte. Dies verursachte eine Menge Stress für den CEO, was, wie Sie sich vorstellen können, nicht gut für das Projekt war. Wie Sie sehen, können Projektbeschränkungen in jeder Phase eines Projekts zu Krisen führen, wenn Sie nicht aufpassen.

Mit Krisenmanagement eine Krise meistern

All diese Situationen sind nicht einzigartig und können jedem passieren. Wie können Sie das Krisenmanagement nutzen, um weiter voranzukommen, im Zeitplan zu bleiben, produktiv zu sein, Blutungen zu stoppen und Ihr Team konzentriert zu halten?

Die Antwort ist, dass Sie planen müssen. In den Teammitglieder-Szenarien müssen Sie Ihr Bestes tun, um Risiken zu identifizieren, bevor das Projekt überhaupt beginnt. Geben Sie Ihr Bestes, um Risiken zu identifizieren, erstellen Sie einen Ressourcen-Backup-Plan, um zu bestimmen, wer eingreift, um die fehlende Ressource auszugleichen, und setzen Sie immer Ihre emotionale Intelligenz ein, um die Situation mit Mitgefühl, Verständnis und Zuversicht zu behandeln.

Wenn es um Projekte geht, müssen Sie auch das Risiko bewerten und mögliche Problempunkte identifizieren, um zu wissen, wie Sie reagieren, wenn und falls sie auftreten. Wenn Sie Hilfe beim Einstieg in die Risikoverfolgung benötigen, probieren Sie unsere kostenlose Risikoregistervorlage aus. Neben der Verfolgung von Risiken hilft es, ein Änderungskontrollgremium einzurichten, das Entscheidungen und Genehmigungen in Phasen von Änderungen im Projekt trifft. Kennen Sie auch Ihr Team und an wen Sie sich bei kreativen, numerischen, strukturellen oder personellen Problemen wenden können.

Pro-Tipp: Um in einer Krise führen zu können, müssen Sie in der Lage sein, eine Krise zu erkennen, bevor sie sich auf das Projekt auswirkt. Erfahren Sie, was die roten Fahnen für Zeitplan, Budget, Leistung, Umfang, Qualität und Governance-Risiko sind.

Gehen Sie weiter: Manchmal ist es unmöglich vorherzusagen, wann eine Krise eintritt. Deshalb ist es so wichtig, einen Business-Continuity-Plan zu haben. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen oder Projekt im Katastrophenfall am Laufen halten.

Danke fürs zuschauen!

Transkription

Heute sprechen wir darüber, wie man während einer Krise führt. Nun, egal, ob Sie ein Team, ein Projekt oder eine Organisation leiten, wir stellen oft fest, dass die Dinge wirklich gut laufen oder sich in einer Krise befinden können.

Es ist wahrscheinlich selten, dass wir uns mittendrin wiederfinden, aber es ist einfacher zu führen, wenn die Dinge wirklich gut laufen. Und Sie haben wahrscheinlich gehört, dass ein wahres Maß für eine Führungskraft darin besteht, wie sie in einer Krise führt.

Also, worüber ich heute sprechen möchte, sind ein paar verschiedene Arten von Krisen. Sie sind nicht die einzige Art von Krisen, die auftreten, aber sie sind häufig.

Der eine ist für Teammitglieder, der andere für ein Projekt. Also, ich erinnere mich speziell an ein Projekt, wir hatten ein wichtiges Teammitglied, das für eine Nierenspende an eine Schwester bereit war, eigentlich seit zwei Jahren auf der Spenderliste für sie stand, aber sie mussten warten, bis die Bedingungen stimmen.

Die Bedingungen waren also plötzlich perfekt, und sie riefen ihn für die Spende an. Er war also nicht nur während der Zeit der Nierenspende ausgefallen, sondern hatte auch seine eigene Genesungszeit, also fiel er wegen einer kurzfristigen Behinderung aus.

Das andere war, dass wir einen tragischen Unfall hatten. So musste sich eines der wichtigsten Teammitglieder nicht nur um seine eigene Familie, sondern um mehrere Familienmitglieder kümmern.

Und dann hatten wir auch ihren abtrünnigen Auftragnehmer, den wir anstellten, von dem wir später während des Implementierungswochenendes, als er im Urlaub war, herausfanden, dass er mehrere Änderungen an der Produktionsstätte vorgenommen hatte, die nicht in die Entwicklungsmaschine integriert waren.

Als wir also das Upgrade durchführten, überschrieb es die Produktion und das System war drei Tage lang ausgefallen. Wir mussten also einige Änderungen vornehmen und wirklich als Team zusammenarbeiten, um zu planen, wie wir die Dinge am Laufen halten können.

Das andere ist das Projekt. Ich erinnere mich also an ein bestimmtes Projekt, bei dem der Markt wirklich schlecht war. Aufgrund der Marktveränderungen sind die Kosten des Projekts also in die Höhe geschossen.

Also mussten wir anfangen, die Kosten zu senken, aber nicht nur die Kosten, es wirkte sich auch auf eine beträchtliche Anzahl von Personalressourcen für unser Projekt aus.

Und dann auch noch eine, eine neue Technologie, eine neue Software, die wir implementierten, die so neu war, dass wir den Umfang ständig ändern mussten. Ich erinnere mich an die ganze Zeit, als das Team im Lockdown-Modus war, weil sich der Umfang geändert hatte.

Also mussten wir alles neu planen, und das wiederum wirkte sich nicht nur auf das Projekt aus, sondern auch auf die 500 Millionen Dollar Überschreitung des Budgets, die einige der Arbeitsplätze von 200 und 300 Mitarbeitern beeinträchtigte.

Und in einem anderen wurden zwei Unternehmen mit zwei unterschiedlichen Kulturen im Unternehmen zusammengeführt. Es verursachte also viel Stress für den CEO des Unternehmens, das fusioniert wurde, aber nicht der dominierende Akteur war.

Es hat nicht nur ihn beeinflusst und er wurde verrückt wegen all der verschiedenen Belastungen, sondern es hat auch eine Menge Stress für alle Teammitglieder in der Organisation verursacht.

Also, was machen wir? Wie rechnen wir das aus? Hier sind einige Fragen, die wir durchdenken müssen. Wie gehen wir durch diese verschiedenen Dinge der Krise und wie halten wir die Dinge voran? Wie stoppen wir die Blutung, wenn es wirklich schlimm läuft?

Und wie halten Sie Ihr Team in dieser Krise fokussiert? Nun, eine Sache, die wir tun wollen, ist vorausplanen. Manchmal können wir … es gibt bekannte Unbekannte, mit denen wir planen können. Wir können darüber nachdenken, was passiert, wenn einigen unserer Teammitglieder etwas passiert? Was passiert, wenn sich die Kosten oder der Umfang ändern?

Weißt du, wir müssen das sowieso einplanen. Aber was ist mit den unbekannten Unbekannten bei Fusionen, die aus heiterem Himmel kommen, oder dem Nierenspender, wie planen Sie das?

Im Fall der Teammitglieder müssen wir also die Szenarien identifizieren, die auftreten könnten. Wir müssen einen Ressourcen-Backup-Plan erstellen, wir müssen wissen, wer einspringen wird, und wir müssen auch in der Lage sein, in dieser Zeit emotionale Intelligenz zu nutzen. Wir müssen nicht nur den direkt betroffenen Menschen, sondern auch den Teammitgliedern Mitgefühl, Verständnis und Zuversicht entgegenbringen.

Und dann müssen wir hier im Projekt die Szenarien identifizieren. Es ist ziemlich üblich, dass Kosten und Umfang beeinflusst werden. Es ist normalerweise nicht üblich, dass es vielleicht zu einer Fusion oder Übernahme kommt, aber Sie möchten Ihr Change Control Board und Ihren Change Control Plan erstellen. Wir müssen wissen, wer diese Änderungen genehmigt, wer den Umfang, den Zeitplan, das Budget genehmigt.

Wir wollen auch unsere Teammitglieder kennenlernen, wir wollen wissen, an wen wir uns wenden können, wenn wir kreative, innovative Lösungen brauchen. Wer sind kreative Denker? Wer sind unsere Beziehungsbauer? Wer kann uns helfen, strategische Beziehungen aufzubauen, auf die wir zurückgreifen können?

Wer sind Zahlenmenschen, die die verschiedenen Szenarien und die Kosten-Nutzen-Analyse analysieren können? Und wer sind die Menschen, die die Strukturen kennen, die den Rahmen und die Prozesse setzen können, wenn sich etwas ändert?

Aber dies sind einige Dinge, die während einer Krise beeinträchtigt werden, und wenn Sie ein Tool mit zusätzlichen Ressourcen benötigen, das Ihnen helfen kann, effektiv zu führen, dann melden Sie sich jetzt für unsere Software bei ProjectManager an.