危機管理: 危機の際に主導権を握る方法

公開: 2022-08-23

チーム、プロジェクト、または組織を率いることがうまくいく場合もあれば、そうでない場合もあります。 PMP の Jennifer Bridges が、災害時に首尾よく主導権を握るのに役立つ危機管理テクニックを紹介します。

参考までに、ホワイトボードのスクリーンショットを次に示します。

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Jennifer は、プロジェクト、チーム、または組織を率いるとき、物事はうまくいっているか、うまくいかないかのどちらかであると述べています。真ん中に着地することはほとんどありません。そしてもちろん、すべてがうまくいっているときは、リードするのは簡単です。しかし、リーダーシップの真の意味が定義されるとき、それは危機に瀕しています。危機は、リーダーがステップアップしてそれらの過ちを正すことができるかどうかを確認するためのテストです。最も刺激的なリーダーシップの名言をいくつか見てみましょう。どれも、すべてが盛り上がっているときにリードすることについてのものではありません。

チーム、プロジェクト、または組織で問題が発生する可能性のある方法は無数にありますが、ジェニファーは一般的な危機の種類と、健全な危機管理がどのように役立つかに焦点を当てました。

チームの危機管理

次の危機の例は、チームとワークロード管理に影響を与えます。最初の例として、ジェニファーは重病のチームメンバーと一緒に働いたことを思い出しました。その人は移植が必要でしたが、ドナーが見つかるまで2年待たなければならず、その後、チームメンバーは短期間の障害休暇を取りました. もう 1 人は、自動車事故で近親者を負傷させたチームメンバーでした。そのため、チームメンバーは家族の緊急事態に対処するためにプロジェクトから離れました。いずれの場合も、ジェニファーはプロジェクトリソースの不足を克服しなければなりませんでした。

Jennifer が覚えているさらに別の危機には、生産サイトに変更を加えたが、実装段階で休暇中だった反逆の請負業者が関与し、あらゆる種類の問題が発生しました。 (あなたのチームにそんなことをさせないようにするには、休暇に向けて準備する方法を学び、何も問題がないようにしてください。)

プロジェクトの危機管理

次に、プロジェクト側で、ジェニファーは、市場がうまくいっていなかった 1 つの例を思い出しました。そのため、工事費がかさみました。彼女はいくつかの予算削減をしなければなりませんでしたが、それは人的資源にも影響を与えました。別のプロジェクトでは、テクノロジーが別の危機を引き起こしました。それはプロジェクトの範囲に影響を与えました。しかし、それだけではありません。このプロジェクトは予算を数億ドル上回り、何百人もの人々に影響を与えました。

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その後、ジェニファーは、会社が非常に異なる企業文化を持つ別の会社と合併するプロジェクトに取り組んだことを思い出しました. これは CEO に多大なストレスを与え、プロジェクトにとって良くないことは想像に難くありませんでした。お分かりのように、プロジェクトの制約は、注意を怠ると、プロジェクトのあらゆる段階で危機をもたらす可能性があります。

危機管理で危機を乗り越える

これらの状況はすべて固有のものではなく、誰にでも発生する可能性があります。危機管理を使用して、進捗を維持し、スケジュールを守り、生産性を維持し、出血を止め、チームの集中力を維持するにはどうすればよいでしょうか?

答えは、計画を立てる必要があるということです。チームメンバーのシナリオでは、プロジェクトが始まる前にリスクを特定するために最善を尽くす必要があります。最善を尽くしてリスクを特定し、リソースのバックアップ計画を作成して、不足しているリソースの不足を補うために誰が介入するかを決定し、常に感情的知性を使用して、思いやり、理解、安心感を持って状況に対処してください。

プロジェクトに関しては、リスクを評価し、潜在的な問題点を特定して、それらが発生した場合にどのように対応するかを知る必要もあります。リスクの追跡を開始する際にサポートが必要な場合は、無料のリスク登録テンプレートをお試しください。リスクを追跡することに加えて、プロジェクトの変更期間中に決定と承認を行う変更管理委員会を作成するのに役立ちます。また、自分のチームと、創造的、数値的、構造的、または人的問題について誰に相談できるかを知っておいてください。

プロのヒント:危機の際に主導権を握るには、危機がプロジェクトに影響を与える前にそれを発見できなければなりません。スケジュール、予算、パフォーマンス、範囲、品質、およびガバナンスのリスクに関する危険信号が何であるかを学びます。

さらに先へ:危機がいつ発生するかを予測できない場合があります。そのため、事業継続計画を立てることが非常に重要です。災害時にビジネスやプロジェクトを継続する方法を学びます。

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転写

今日は、危機の際にどのようにリードするかについて話します。チーム、プロジェクト、または組織を率いているかどうかは関係ありません。物事が本当にうまくいっている場合もあれば、危機に瀕している場合もあります。

おそらくその中間にいることはめったにありませんが、物事が非常にうまくいっているときはリードしやすいです。そして、リーダーの真の尺度は、危機の際にどのようにリードするかであると聞いたことがあるでしょう。

ですから、今日お話ししたいのは、いくつかの異なるタイプの危機です。これらは発生する唯一の危機ではありませんが、一般的なものです。

1 つはチームメンバー用で、もう 1 つはプロジェクトに関するものです。あるプロジェクトで具体的に覚えているのは、姉妹への腎臓提供を希望している主要なチームメンバーがいて、実際には2年間彼女のドナーリストに載っていましたが、条件が整うまで待たなければなりませんでした.

それで、突然、条件が完璧になり、彼らは彼に寄付を呼びかけました。それで、彼は腎臓提供をする時間だけでなく、彼自身の回復時間もあったので、一時的な障害のために外出していました.

もう1つは、悲惨な事故が発生したことです。そのため、主要なチームメンバーの 1 人は、自分の家族だけでなく、複数の家族の世話をしなければなりませんでした。

そしてまた、私たちが雇った反逆の請負業者がいて、実装の週末に彼が休暇を取っているときに、彼が開発マシンに組み込まれていない生産サイトに複数の変更を加えていたことを知りました。

そのため、アップグレードを行ったときに本番環境が上書きされ、そのシステムは 3 日間ダウンしました。それで、私たちがしなければならなかったのは、いくつかの変更を加え、チームとして実際に協力して、物事を続ける方法を計画することでした.

もう一つはプロジェクトです。それで、市場が非常に悪かったある特定のプロジェクトを覚えています。そのため、市場の変化により、プロジェクトのコストは急上昇しました。

そのため、コストの削減に着手する必要がありましたが、コストだけでなく、プロジェクトのかなりの数の人的資源にも影響を与えました.

そして同様に、私たちが実装していた別の新しいテクノロジー、新しいソフトウェアは、あまりにも新しいものだったので、範囲を変更し続けなければなりませんでした。スコープが変更されたため、チームは常にロックダウンモードにあったことを覚えています。

そのため、すべてを再計画する必要がありました。そのため、プロジェクトに影響を与えただけでなく、予算を 5 億ドル超過し、200 人および 300 人の仕事の一部に影響を与えました。

そしてもう一つは、2 つの異なる文化を持つ 2 つの会社が合併した場所でした。そのため、合併される会社のCEOにとっては大きなストレスとなりましたが、支配的なプレーヤーではありませんでした.

それは彼に影響を与えただけでなく、さまざまなストレスのために彼は頭がおかしくなっただけでなく、組織内のすべてのチームメンバーに多くのストレスを加えました.

どうしようか？それをどのように説明しますか？ここで、考えなければならないいくつかの質問があります。危機のこれらのさまざまなことをどのように乗り越え、どのように物事を前進させ続けるのでしょうか? 事態が非常に悪化した場合、どのように出血を止めることができますか?

そして、この危機の間、どのようにチームの集中力を維持していますか? さて、私たちがやりたいことの 1 つは、前もって計画を立てることです。場合によっては、計画できる既知の未知数があります。チームメンバーの何人かに何かが起こったらどうなるか考えてみてください。コストやスコープが変更されるとどうなりますか?

とにかく、それを計画する必要があります。しかし、思いがけない合併や腎臓提供者の登場など、未知の未知の事柄についてはどうでしょうか。

したがって、チームメンバーの場合、発生する可能性のあるシナリオを特定する必要があります。リソースのバックアップ計画を作成する必要があり、誰が介入するかを知る必要があり、この期間中に感情的知性を使用できるようにする必要もあります. 直接影響を受けた人々だけでなく、チームメンバーにも思いやり、理解、安心感を与える必要があります。

そして、このプロジェクトでは、シナリオを特定する必要があります。コストとスコープが影響を受けることはよくあることです。通常、合併や買収が行われることはあまりありませんが、変更管理委員会と変更管理計画を作成する必要があります。誰がこれらの変更を承認するか、誰がスコープ、スケジュール、予算を承認するかを知る必要があります。

また、チームメンバーについても知りたいです。創造的で革新的なソリューションが必要な場合は、誰に頼ればよいか知りたいです。創造的な思想家は誰ですか? 私たちの関係構築者は誰ですか? 私たちが頼りになる戦略的関係を築くのを誰が助けてくれるでしょうか?

さまざまなシナリオと費用便益分析を分析できる数字の専門家は誰ですか? そして、物事が変化したときにフレームワークとプロセスを配置できる構造を知っている人は誰ですか?

しかし、これらは危機の際に影響を受けるものです。効果的にリードするのに役立つ追加リソースを備えたツールが必要な場合は、ProjectManager で今すぐソフトウェアにサインアップしてください。