Una introducción a la gestión de la fuerza laboral

Mantener a sus empleados comprometidos y enfocados no es una tarea fácil. Dicen que una manzana podrida realmente puede echar a perder todo el grupo, y es verdad. Una mala contratación puede costarle a su empresa una valiosa productividad en el lugar de trabajo, sin mencionar casi el 20 por ciento de su salario en promedio. Y esas son solo algunas de las razones por las que la gestión de la fuerza laboral es tan importante.

Ya sea que esté en TI, construcción o comercio minorista, dominar los conceptos básicos de la gestión de la fuerza laboral puede beneficiarlo enormemente.

¿Qué es la gestión de la fuerza de trabajo?

La gestión de la fuerza laboral es el proceso de programar a su personal de la mejor manera posible para garantizar que su fuerza laboral esté funcionando en sus niveles más productivos. Es menos un estilo de gestión singular y más una solución de software de gestión de equipos o procesos de toda la empresa que se implementa de arriba hacia abajo.

¿Conoce a ciertos miembros del personal que son gente de la mañana? ¿Programarlos para interactuar con los clientes en los turnos que son a primera hora de la mañana? ¿Tiene ciertos empleados creativos que son más productivos en los turnos de la tarde o de la noche? Prográmelos durante sus horas productivas más óptimas.

Relacionado: Plantilla gratuita de horario de trabajo semanal

No todos trabajan de la misma manera: la gestión de la fuerza laboral tiene como objetivo capitalizar ese hecho y, por lo tanto, hace que sus empleados sean más eficientes y comprometidos. Esto reduce el desperdicio y mantiene la producción de su empresa equilibrada con los costos generales.

Además de optimizar los horarios del personal y el plan de gestión del tiempo, un excelente sistema de gestión de la fuerza laboral también incluye pronósticos, monitoreo y análisis de la fuerza laboral. Teniendo en cuenta la oferta (su fuerza laboral) frente a la demanda (el cronograma), su fuerza laboral puede programarse y asignarse las tareas apropiadas. A partir de ahí, pueden ser analizados por su eficiencia y compensados ​​por su trabajo de manera adecuada.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de la fuerza laboral?

La gestión de la fuerza laboral es uno de esos procesos que no solo tiene como objetivo hacer que sus empleados sean más eficientes, sino que también tiene como objetivo beneficiar al empleado al hacer que trabajen en los procesos para los que son más adecuados. A su vez, esto sirve para mejorar el servicio al cliente, aumentando la producción y las ganancias en todos los ámbitos. Llámalo ganar-ganar-ganar.

El proceso comenzó a ganar popularidad en las décadas de 1980 y 1990 con el auge de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), y vio grandes beneficios de su uso en industrias como la atención médica, la fabricación, el comercio minorista y más.

Pero hay un nuevo beneficio para la gestión de la fuerza laboral: a medida que ingresamos en la era de la economía de los trabajos temporales, muchos trabajadores a tiempo parcial se encuentran bajo estrés financiero ya que no pueden encontrar un trabajo a tiempo completo o les reducen las horas. En la economía informal, los trabajadores son contratados como contratistas independientes, pagados por proyecto, en lugar de por hora o salario.

Muchos trabajadores en la economía informal a menudo tendrán muchos trabajos diferentes para equilibrar al mismo tiempo, lo que puede ejercer mucha presión sobre su certeza financiera. Cuando los trabajadores están bajo estrés financiero, la productividad también se ve afectada. Para las empresas que utilizan la administración de la fuerza laboral, esto puede ayudar a aliviar la carga de los trabajadores que intentan equilibrar múltiples cargas de trabajo al ayudarlos a planificar sus horarios con anticipación tal como usted planifica el suyo. Cuanto más pueda ayudarlos a planificar con anticipación y aliviar esa incertidumbre financiera, más productivos serán sus trabajadores.

Tipos de sistemas de gestión de la fuerza laboral

Las soluciones de software de administración de la fuerza laboral se pueden instalar en el sitio, hospedarse en la nube o mediante software como servicio (SaaS).

La mayoría de las veces, la gestión de la fuerza laboral se maneja mediante hojas de cálculo. Sin embargo, hay un número creciente de soluciones que se adaptan a sus industrias, como las herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los sistemas ERP y las herramientas de gestión de proyectos.

Además, muchos gerentes de proyectos integrarán la gestión de la fuerza laboral y la gestión de proyectos a través de una aplicación que ayudará a programar tareas para sus respectivos asignados, monitorear recursos, realizar un seguimiento del tiempo de los empleados, analizar los costos del proyecto e informar sobre las actualizaciones de estado. Esto se llama Project Workforce Management. Y más que ayudar a asignar el tiempo de su fuerza de trabajo para los proyectos, también combina los elementos adicionales enumerados anteriormente, lo que lo convierte en una potencia de un proceso.

Herramientas de gestión de la fuerza laboral

Al igual que una gran gestión de proyectos conduce al éxito de un proyecto, un excelente software de gestión de la fuerza laboral conduce al éxito de toda la fuerza laboral.

El pilar sobre el que se sustenta la gestión de la plantilla es la correcta programación. El algoritmo original, inventado por Agner Krarup Erland, ha evolucionado para abarcar una gestión estatal más rica, como disponibilidades, presupuestos, restricciones de leyes estatales y federales, salarios, habilidades, tiempo libre y vacaciones. Una herramienta de gestión de personal que incluya todo esto es una buena inversión para su empresa.

Seguimiento del tiempo

Cualquier método en el que tenga que depender de hojas de cálculo para realizar un seguimiento de su fuerza laboral es un método que implica demasiado riesgo de error humano. Por eso es importante asegurarse de que cualquier herramienta de administración de personal en la que esté invirtiendo incluya un elemento de seguimiento del tiempo. Un buen software de seguimiento de tiempo le permitirá ver el tiempo registrado de acuerdo con el estado del proyecto, descargar informes, enviar hojas de tiempo en línea y monitorear el progreso en tiempo real.

Planificación y colaboración con su fuerza laboral

Debido a que no hay dos fuerzas de trabajo iguales, es importante que su software incluya un elemento de planificación de la fuerza de trabajo. Esto significa planes específicos del equipo para TI y software, construcción, marketing. Una herramienta de planificación de la fuerza laboral que vale la pena le permitirá planificar proyectos, rastrear problemas, colaborar con equipos y monitorear riesgos.

Planificación

Con una herramienta de programación de proyectos adecuada, puede obtener visibilidad de sus proyectos totalmente en línea, por lo que no importa dónde se encuentre su equipo, pueden ver los cambios en sus cronogramas en tiempo real. Esto también debería permitir que su fuerza laboral obtenga una mejor visibilidad de exactamente qué entregables se necesitan y cuándo, ayudándolos mejor a priorizar sus tareas por adelantado.

Monitoreo e informes

Además del seguimiento del tiempo, uno de los elementos más importantes de la gestión de la fuerza laboral consiste en monitorear e informar sobre el progreso de su fuerza laboral. Sin el elemento adicional de analizar el desempeño de su fuerza laboral, no sabrá cómo ni cuándo cambiar al horario más óptimo. Para cualquier herramienta de administración de la fuerza laboral, asegúrese de que incluya un elemento de monitoreo y generación de informes para que pueda ver si está atrasado o justo a tiempo.

Cómo ProjectManager puede ayudarlo a administrar la fuerza laboral

Su fuerza de trabajo es un elemento clave para el éxito de cualquier proyecto. Administrarlos es una tarea que no solo requiere atención a los detalles, también requiere un cierto nivel de diplomacia y delicadeza. Con ProjectManager, nuestros diagramas de Gantt en línea le permiten programar todo su personal y sus tareas. Agregue nuevas tareas y fechas de vencimiento, o vincule tareas para optimizar mejor el tiempo de sus empleados.

Su personal también puede adjuntar comentarios o archivos a las tareas del proyecto directamente para que pueda colaborar sin importar en qué estado se encuentre.

ProjectManager también cuenta con herramientas de administración de recursos que le permiten equilibrar las horas trabajadas en todo su equipo. Esto lo ayuda a asegurarse de que nadie tenga una asignación excesiva o insuficiente en un proyecto.

También puede categorizar suministros y equipos, y realizar un seguimiento de todos ellos, para asegurarse de que su equipo sea lo más eficiente posible.

Cuando intente planificar su fuerza laboral, no deje la programación y la administración de recursos al azar. ProjectManager es un software basado en la nube que lo ayuda a realizar un mejor seguimiento de qué empleado está asignado a qué tarea y planificar recursos para proyectos futuros para que nunca pierda el ritmo. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo a administrar mejor su fuerza laboral al comenzar esta prueba gratuita de 30 días.