要員管理の概要

従業員の関与を維持し、業務に専念させることは、簡単なことではありません。 彼らは、1つの悪いリンゴが本当にすべてを台無しにする可能性があると言いますが、それは本当です. 不適切な採用は、平均して給与の約 20% は言うまでもなく、貴重な職場の生産性を損なう可能性があります。 これらは、従業員管理が非常に重要である理由のほんの一部です。

IT、建設、小売のいずれであっても、ワークフォース マネジメントの基本を習得することは、大きなメリットをもたらします。

要員管理とは何ですか?

人員管理とは、従業員が最も生産的なレベルで機能するように、可能な限り最善の方法でスタッフをスケジュールするプロセスです。 単一の管理スタイルではなく、トップダウンで実装される全社的なプロセスまたはチーム管理ソフトウェア ソリューションです。

朝型人間の特定のスタッフを知っていますか? 朝一番のシフトで顧客とやり取りするようにスケジュールしますか? 午後または深夜のシフトで最も生産性が高い特定のクリエイティブな従業員がいますか? より最適に生産的な時間帯にスケジュールを設定します。

関連:無料の週間勤務スケジュール テンプレート

誰もが同じように働くわけではありません。ワークフォース マネジメントは、その事実を利用して、従業員の効率とエンゲージメントを高めることを目的としています。 これにより、無駄が削減され、会社の出力と間接費のバランスが保たれます。

スタッフのスケジュールと時間管理計画を最適化するだけでなく、優れた労働力管理システムには、労働力の予測、監視、および分析も含まれます。 供給 (労働力) と需要 (スケジュール) を考慮して、労働力をスケジュールし、適切なタスクを割り当てることができます。 そこから、効率を分析し、適切に作業を補うことができます。

要員管理の利点は何ですか?

要員管理は、従業員の効率を高めるだけでなく、従業員に最適なプロセスで作業させることで従業員に利益をもたらすことも目的とするプロセスの 1 つです。 これにより、顧客サービスが向上し、生産量と利益が全体的に増加します。 それをウィンウィンウィンと呼んでください。

このプロセスは、1980 年代と 1990 年代にエンタープライズ リソース プランニング (ERP) システムの台頭により人気を博し始め、ヘルスケア、製造、小売などの業界での使用から大きな利益を得ました。

しかし、労働力管理には新たな利点があります。ギグ エコノミーの時代に入ると、多くのパートタイム労働者がフルタイムの仕事を見つけることができなくなったり、勤務時間が短縮されたりして経済的ストレスにさらされています。 ギグエコノミーでは、労働者は時間や給与ではなく、プロジェクトによって支払われる独立した請負業者として雇われます。

ギグエコノミーの多くの労働者は、多くの場合、一度にバランスをとるために多くの異なる仕事を抱えているため、経済的な確実性に大きな負担がかかる可能性があります. 労働者が経済的ストレスにさらされると、生産性も低下します。 人員管理を使用している企業にとって、これは、あなたが自分のスケジュールを計画するのと同じように、スケジュールを事前に計画できるようにすることで、複数のワークロードのバランスを取ろうとしている労働者の負担を軽減するのに役立ちます. 彼らが前もって計画を立て、その経済的不確実性を緩和するのを支援できるほど、従業員の生産性は向上します。

労働力管理システムの種類

ワークフォース管理ソフトウェア ソリューションは、オンサイトでインストールしたり、クラウドでホストしたり、Software-as-a-Service (SaaS) を介してインストールしたりできます。

ほとんどの場合、従業員管理はスプレッドシートを使用して処理されます。 ただし、顧客関係管理 (CRM) ツール、ERP システム、プロジェクト管理ツールなど、業界に合わせて調整されたソリューションの数が増えています。

さらに、多くのプロジェクト マネージャーは、それぞれの担当者にタスクをスケジュールし、リソースを監視し、従業員の時間を追跡し、プロジェクト コストを分析し、ステータスの更新を報告するのに役立つアプリケーションを介して、人員管理とプロジェクト管理を統合します。 これは、プロジェクト要員管理と呼ばれます。 また、従業員の時間をプロジェクトに割り当てるのに役立つだけでなく、上記の追加要素を組み合わせて、プロセスの原動力にもなります.

要員管理ツール

優れたプロジェクト管理がプロジェクトの成功につながるように、優れたワークフォース マネジメント ソフトウェアはすべてのワークフォースの成功につながります。

要員管理の基盤となる柱は、適切なスケジューリングです。 Agner Krarup Erland によって発明された元のアルゴリズムは、可用性、予算、州および連邦法の制限、賃金、スキル、休暇、休日など、より豊富な状態管理を含むように進化しました。 これらすべてを含む労働力管理ツールは、会社にとって良い投資です。

時間追跡

従業員を追跡するためにスプレッドシートに頼らなければならない方法は、人的ミスのリスクが大きすぎる方法です. そのため、投資している労働力管理ツールに時間追跡要素が含まれていることを確認することが重要です。 優れた時間追跡ソフトウェアを使用すると、プロジェクトのステータスに応じて追跡された時間を表示したり、レポートをダウンロードしたり、タイムシートをオンラインで提出したり、進行状況をリアルタイムで監視したりできます。

従業員との計画とコラボレーション

同じ人員は 2 人いないため、ソフトウェアに人員計画要素が含まれていることが重要です。 これは、IT とソフトウェア、建設、マーケティングのチーム固有の計画を意味します。 価値のある要員計画ツールを使用すると、プロジェクトの計画、問題の追跡、チームとのコラボレーション、およびリスクの監視を行うことができます。

スケジューリング

適切なプロジェクト スケジューリング ツールを使用すると、プロジェクトを完全にオンラインで可視化できるため、チームがどこにいても、スケジュールの変更をリアルタイムで確認できます。 これにより、従業員はどの成果物がいつ必要なのかを正確に把握できるようになり、事前にタスクの優先順位を付けるのに役立ちます。

監視と報告

時間の追跡は別として、従業員管理の最大の要素の 1 つは、従業員の進捗状況を監視して報告することです。 従業員のパフォーマンスを分析する追加要素がなければ、最適なスケジュールにいつ、どのようにピボットすればよいかわかりません。 人員管理ツールには、監視とレポートの要素が含まれていることを確認して、予定より遅れているか、時間通りに進んでいるかを確認できるようにします。

ProjectManager が労働力の管理にどのように役立つか

従業員は、あらゆるプロジェクトの成功にとって重要な要素です。 それらを管理することは、細部への注意を必要とするだけでなく、ある程度の外交とフィネスも必要とする作業です. ProjectManager を使用すると、オンライン ガント チャートを使用して、従業員全体とそのタスクをスケジュールできます。 新しいタスクと期日を追加するか、タスクをリンクして、従業員の時間をより最適化します。

スタッフはコメントやファイルをプロジェクト タスクに直接添付することもできるため、どのような状態であっても共同作業を行うことができます。

ProjectManager には、チーム全体で作業時間のバランスを取ることができるリソース管理ツールも備わっています。 これにより、プロジェクトに割り当てられている人が過大または過小にならないようにすることができます。

また、備品や備品を分類し、そのすべてを追跡して、チームが最も効率的であることを確認することもできます。

人員を計画するときは、スケジューリングとリソース管理を偶然に任せないでください。 ProjectManager はクラウドベースのソフトウェアで、どの従業員がどのタスクに割り当てられているかをより正確に追跡し、将来のプロジェクトのリソースを前もって計画するのに役立つため、予定を逃すことはありません。 この 30 日間の無料試用版を開始して、ProjectManager が従業員の管理を改善する方法をご覧ください。