Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)

Che cos'è una struttura di ripartizione del lavoro (WBS)?

Una struttura di ripartizione del lavoro (WBS) è una decostruzione visiva, gerarchica e orientata ai risultati di un progetto. È un diagramma utile per i project manager perché consente loro di suddividere l'ambito del loro progetto e visualizzare tutte le attività necessarie per completare i loro progetti.

Tutte le fasi del lavoro di progetto sono delineate nel diagramma della struttura di scomposizione del lavoro, che lo rende uno strumento essenziale per la pianificazione del progetto. Il risultato finale del progetto, nonché le attività e i pacchetti di lavoro ad esso associati si trovano in cima al diagramma WBS e i livelli WBS seguenti suddividono l'ambito del progetto per indicare le attività, i risultati finali e i pacchetti di lavoro necessari per completare il progetto da dall'inizio alla fine.

I project manager utilizzano il software di gestione dei progetti per definire ed eseguire una struttura di scomposizione del lavoro. Se utilizzato in combinazione con un diagramma di Gantt che incorpora livelli WBS e gerarchie di attività, il software di gestione dei progetti può essere particolarmente efficace per la pianificazione, la pianificazione e l'esecuzione di progetti.

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Perché utilizzare una WBS nella gestione dei progetti?

Realizzare una WBS è il primo passo nello sviluppo di un programma di progetto. Definisce tutto il lavoro che deve essere completato (e in quale ordine) per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Visualizzando il tuo progetto in questo modo, puoi comprendere l'ambito del tuo progetto e allocare risorse per tutte le attività del tuo progetto.

Una struttura di ripartizione del lavoro ben costruita aiuta con importanti gruppi di processi di gestione del progetto e aree di conoscenza come:

• Project Planning, Project Scheduling e Project Budgeting
• Gestione del rischio, gestione delle risorse, gestione delle attività e gestione del team

Inoltre, una WBS aiuta a evitare problemi comuni di gestione dei progetti come scadenze mancate, variazione dell'ambito e superamento dei costi, tra gli altri.

In altre parole, una struttura di scomposizione del lavoro funge da mappa per progetti complicati. L'ambito del tuo progetto può includere diverse fasi o sottoprogetti più piccoli e anche questi sottoprogetti possono essere suddivisi in attività, risultati finali e pacchetti di lavoro! La tua WBS può aiutarti a gestire tali elementi e ottenere chiarezza sui dettagli necessari per realizzare ogni aspetto dell'ambito del tuo progetto.

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Esempio di struttura di ripartizione del lavoro

Ora che abbiamo esaminato la definizione di una WBS e abbiamo appreso perché sono un ottimo strumento di gestione dei progetti, diamo un'occhiata a un esempio di struttura di suddivisione del lavoro.

Per il nostro esempio WBS, creeremo una struttura di ripartizione del lavoro per definire il piano di lavoro per un progetto di costruzione di edifici commerciali. Questo è potenzialmente un progetto complesso, ma un grafico WBS prenderà quella complessità e ridurrà l'ambito del progetto a compiti più semplici per rendere il progetto gestibile.

Studia l'esempio di struttura di scomposizione del lavoro basato su fasi di un progetto di costruzione di seguito:

Nella parte superiore della struttura di scomposizione del lavoro c'è il risultato finale (in questo caso, il progetto di costruzione). Immediatamente al di sotto c'è il livello WBS successivo, che sono le fasi principali del progetto necessarie per completare il progetto. Il terzo e più basso livello mostra i pacchetti di lavoro. La maggior parte dei grafici WBS ha 3 livelli, ma puoi aggiungerne altri a seconda della complessità dei tuoi progetti.

Ognuna di queste cinque fasi del progetto - avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura, funge anche da conti di controllo e dirama il risultato principale in alto. Una volta decisi, vengono poi suddivisi in una serie di risultati finali. Ad esempio, la fase di avvio include il lavoro di valutazione del sito e la creazione della carta del progetto.

Avrai anche bisogno di un pacchetto di lavoro da abbinare a ciascuno di quei risultati finali del progetto. Nella fase esecutiva nel nostro esempio di costruzione, possiamo guardare il risultato del lavoro interno. Quel risultato è diviso in due pacchetti di lavoro, che sono l'installazione dell'impianto idraulico e l'installazione dell'elettricità.

La WBS, se creata nel modo più completo possibile, è la tabella di marcia per guidarvi al completamento di quello che sembrerebbe un ambito di progetto molto complicato. Tuttavia, se scomposte con una WBS, la pianificazione del progetto, la pianificazione e la pianificazione delle risorse diventano improvvisamente molto più gestibili.

Tipi di WBS

Esistono due tipi principali di WBS: basata su deliverable e basata su fasi. Dipendono dal fatto che tu voglia dividere il tuo progetto in termini di tempo o scopo.

Struttura di ripartizione del lavoro basata sui risultati

Una WBS basata sui risultati finali suddivide prima il progetto in tutte le principali aree dell'ambito del progetto come account di controllo, quindi li divide in risultati finali del progetto e pacchetti di lavoro.

Ecco un esempio di una WBS basata su deliverable presa dal nostro modello gratuito di struttura di suddivisione del lavoro. Scarica il modello oggi per esercitarti a costruire la tua struttura di scomposizione del lavoro in Excel.

Un esempio WBS basato su deliverable che mostra account di controllo, pacchetti di lavoro e attività.

Struttura di ripartizione del lavoro basata su fasi

La WBS basata sulle fasi mostra il risultato finale in alto, con i livelli WBS sotto che mostrano le cinque fasi di un progetto (avvio, pianificazione, esecuzione, controllo e chiusura). Proprio come nella WBS basata sui risultati finali, le fasi del progetto sono suddivise in risultati finali del progetto e pacchetti di lavoro. Il nostro grafico precedente nella sezione "Esempio di struttura di ripartizione del lavoro" conteneva un esempio di WBS basato su fasi.

Tipi di grafici WBS

Dopo aver scelto una WBS basata su deliverable o basata su fasi, puoi anche scegliere tra diversi tipi di diagrammi WBS. Diamo un'occhiata ai principali tipi di grafici della struttura di scomposizione del lavoro.

Elenco della struttura di suddivisione del lavoro: noto anche come vista struttura, questo è un elenco di pacchetti di lavoro, attività e risultati finali. È probabilmente il metodo più semplice per creare una WBS, che a volte è tutto ciò di cui hai bisogno.

Diagramma ad albero della struttura di ripartizione del lavoro: la versione più comunemente vista, la rappresentazione della struttura ad albero di una WBS è un organigramma che ha tutti gli stessi elementi della WBS dell'elenco (fasi, risultati finali, attività e pacchetti di lavoro) ma rappresenta il flusso di lavoro o l'avanzamento come definito da una rappresentazione schematica.

Diagramma di Gantt della struttura di ripartizione del lavoro: un diagramma di Gantt è sia un foglio di calcolo che una sequenza temporale. Il diagramma di Gantt è una WBS che può fare più di un elenco di attività statiche o di un diagramma ad albero. Con un diagramma di Gantt dinamico, puoi collegare dipendenze, impostare pietre miliari e persino impostare una linea di base. Questa è la versione più comune nel software di gestione dei progetti.

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Elementi WBS

Una tipica struttura di scomposizione del lavoro di progetto è composta da diversi componenti chiave. Useremo il nostro esempio WBS sopra per identificare ciascuno degli elementi WBS principali.

• Dizionario WBS: un dizionario WBS è un documento che definisce i vari elementi WBS. È un componente importante di una WBS perché consente ai partecipanti al progetto e alle parti interessate di comprendere la terminologia della struttura di scomposizione del lavoro con maggiore chiarezza.
• Livelli WBS: i livelli WBS sono ciò che determina la gerarchia di un elemento WBS. La maggior parte delle strutture di scomposizione del lavoro ha 3 livelli che rappresentano i principali risultati finali del progetto, conti di controllo, risultati finali del progetto e pacchetti di lavoro.
• Account di controllo: gli account di controllo vengono utilizzati per raggruppare pacchetti di lavoro e misurarne lo stato. Sono usati per controllare le aree dell'ambito del tuo progetto. Nel nostro esempio la fase del progetto di esecuzione potrebbe essere un account di controllo perché ha diversi deliverable e pacchetti di lavoro ad esso associati.
• Risultati finali del progetto : i risultati finali del progetto sono il risultato desiderato delle attività del progetto e dei pacchetti di lavoro. Nel nostro esempio WBS, possiamo osservare alcuni esempi di risultati del progetto come il budget del progetto o il lavoro interno. Entrambi sono il risultato di piccoli compiti e pacchetti di lavoro.
• Pacchetti di lavoro: come definito dal Project Management Institute (PMI) nel suo libro della conoscenza sulla gestione dei progetti (PMBOK), un pacchetto di lavoro è il "livello più basso della WBS". Questo perché un pacchetto di lavoro è un gruppo di attività correlate sufficientemente piccole da poter essere assegnate a un membro del team oa un dipartimento. In qualità di project manager puoi stimare i costi e la durata di questi pacchetti di lavoro, il che li rende un elemento WBS essenziale.
• Compiti: i tuoi compiti costituiscono i tuoi pacchetti di lavoro e, di conseguenza, l'ambito del tuo progetto. Una WBS ti aiuterà a definire i requisiti, lo stato, la descrizione, il proprietario dell'attività, le dipendenze e la durata di ogni attività.

Se preferisci una spiegazione visiva e verbale di queste informazioni sulle strutture di scomposizione del lavoro, guarda questo video.

Come creare una struttura di ripartizione del lavoro in sei passaggi

Per creare una WBS per il tuo progetto, avrai bisogno di informazioni da altri documenti di gestione del progetto. Ecco sei semplici passaggi per creare una struttura di suddivisione del lavoro.

1. Definire l'ambito del progetto, gli obiettivi e gli obiettivi

Gli obiettivi e gli obiettivi del progetto stabiliscono le regole per definire l'ambito del progetto. L'ambito del progetto, i membri del team, gli obiettivi e gli obiettivi dovrebbero essere documentati sulla carta del progetto.

2. Identificare le fasi del progetto e gli account di controllo

Il livello successivo sono le fasi del progetto: suddividi la più ampia dichiarazione sull'ambito del progetto in una serie di fasi che la porteranno dall'ideazione al completamento. Puoi anche creare account di controllo, che sono categorie di attività per diverse aree di lavoro di cui vuoi tenere traccia.

3. Elenca i risultati del tuo progetto

Quali sono i risultati del tuo progetto? Elencarli tutti e annotare il lavoro necessario affinché i risultati finali del progetto siano considerati consegnati con successo (sub-deliverable, pacchetti di lavoro, risorse, partecipanti, ecc.)

4. Impostare i livelli WBS

I livelli WBS sono ciò che rende una struttura di scomposizione del lavoro una "scomposizione gerarchica dell'ambito del progetto", come definito dal Project Management Institute nel suo Project Management Body of Knowledge Book (PMBOK). Dovrai iniziare dal risultato finale del progetto e pensare a tutti i risultati finali e ai pacchetti di lavoro necessari per arrivarci dall'inizio.

5. Crea pacchetti di lavoro

Prendi i tuoi risultati dall'alto e scomponili in ogni singola attività e sottoattività necessaria per consegnarli. Raggruppali in pacchetti di lavoro.

6. Scegli Proprietari attività

Con le attività ora stabilite, assegnale al tuo team di progetto. Fornisci a ciascun membro del team gli strumenti di gestione del lavoro, le risorse e l'autorità di cui ha bisogno per portare a termine il lavoro.

Software WBS

Il software della struttura di scomposizione del lavoro viene utilizzato per delineare il risultato finale di un progetto e definire le fasi necessarie per raggiungerlo.

Il software facilita il processo in diversi modi. Alcuni usano un diagramma di rete e altri usano un diagramma di Gantt. Tutti loro, tuttavia, sono una rappresentazione visiva del progetto, scomponendo letteralmente le varie fasi e sottofasi necessarie per assemblare il risultato finale del progetto.