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Uno stakeholder è un individuo, un gruppo o un'organizzazione che è influenzato dal risultato di un'impresa o di un progetto. Gli stakeholder del progetto, come suggerisce il nome, sono interessati al successo di un progetto e possono essere interni o esterni all'organizzazione che sponsorizza il progetto.
Le relazioni con gli stakeholder possono avere un'influenza positiva o negativa sul ciclo di vita del tuo progetto, quindi dovrai identificare i tuoi stakeholder chiave e creare un piano di gestione degli stakeholder per soddisfare i loro requisiti.
Tenere traccia delle parti interessate chiave con il software di gestione dei progetti è un ottimo modo per rimanere al passo con le cose e garantire che le parti interessate del progetto rimangano soddisfatte e produttive.
Chi può essere uno stakeholder del progetto? È una lunga lista. Alcuni esempi sono i seguenti.
Esistono due tipi principali di stakeholder del progetto: interni ed esterni. Vediamo come differiscono tra loro e come funziona il processo di gestione degli stakeholder per ciascun gruppo di stakeholder.
Uno stakeholder interno è qualcuno il cui interesse per il progetto è direttamente correlato all'essere una parte dell'organizzazione che gestisce quel progetto. Gli stakeholder interni vogliono raggiungere gli obiettivi aziendali e gli obiettivi strategici del progetto. Possono essere project manager, membri del team, sponsor, proprietari o anche investitori nell'organizzazione.
Gli stakeholder esterni sono coloro che non sono direttamente correlati all'organizzazione, ma sono importanti per l'azienda o sono influenzati in una certa misura dal progetto. Di solito fanno parte della catena di approvvigionamento, creditori o gruppi pubblici.
Correlati: modello di analisi delle parti interessate
La gestione degli stakeholder è un processo di project management che consiste nella gestione delle aspettative e dei requisiti di tutti gli stakeholder interni ed esterni coinvolti in un progetto.
Per fare ciò, i project manager devono creare un piano di gestione degli stakeholder, un importante documento di gestione del progetto che spieghi le strategie di gestione degli stakeholder che verranno applicate durante il progetto.
Inoltre, i project manager utilizzano strumenti e tecniche come i report sullo stato del progetto per facilitare il processo di gestione degli stakeholder in ogni fase del ciclo di vita del progetto.
Va notato che il termine gestione degli stakeholder non è esclusivo del project management, ma può anche essere correlato all'amministrazione aziendale. La gestione delle relazioni con le parti interessate è importante per una piccola impresa come lo è per le grandi società, le medie imprese e persino le organizzazioni senza scopo di lucro.
Allo stesso modo, sia i team di project management che le aziende di qualsiasi dimensione possono trarre vantaggio dall'utilizzo di un software di pianificazione del progetto come ProjectManager per la gestione degli stakeholder. Questo perché ProjectManager offre solidi strumenti di pianificazione come diagrammi di Gantt, schede kanban, calendari ed elenchi di attività.
Suggerimento del professionista: il Project Management Institute (PMI) si riferisce alla gestione degli stakeholder come "area di conoscenza della gestione del progetto".
ProjectManager dispone di strumenti di gestione delle relazioni con gli stakeholder e funzionalità di collaborazione in team. Ulteriori informazioni.
Come affermato in precedenza, un piano di gestione delle parti interessate è un documento di gestione del progetto che identifica le parti interessate del progetto e le strategie che utilizzerai per comunicare con loro e soddisfare i loro requisiti.
Un piano di gestione degli stakeholder di solito include i seguenti elementi.
Anche se ogni approccio alla gestione degli stakeholder può essere diverso a seconda delle esigenze del tuo progetto o della tua attività, esistono alcune best practice per gestire le relazioni con gli stakeholder.
Segui questi cinque passaggi per assicurarti che tutte le tue basi nel piano di gestione delle parti interessate siano coperte.
Il primo passo per un buon piano di gestione delle parti interessate è la corretta identificazione delle parti interessate. Identifica chi sono i singoli stakeholder chiave e i gruppi di stakeholder del tuo progetto o della tua attività. La teoria degli stakeholder può aiutarti a capire meglio chi sono i tuoi stakeholder e in che modo sono influenzati dal tuo progetto.
Notare quali stakeholder chiave avranno un'influenza maggiore sul progetto ea quel punto la loro influenza diventa minore o maggiore. È possibile utilizzare un diagramma onion per il processo di definizione delle priorità degli stakeholder. Tieni sempre d'occhio le relazioni con i tuoi stakeholder chiave in quanto possono avere il massimo impatto sul tuo progetto o sulla tua attività.
Lavorare con nuove parti interessate può essere complicato all'inizio. Conoscere i propri stakeholder è la chiave per una gestione efficace delle relazioni con gli stakeholder. Per questo motivo è consigliabile intervistare gli stakeholder del progetto, ecco alcuni esempi.
Una griglia di interesse energetico o una matrice di interesse di progetto è un grafico che consente di determinare il livello di potere e di interesse che le parti interessate hanno nel progetto. È uno strumento di gestione dei progetti molto utile per l'analisi delle parti interessate.
È possibile identificare questi quattro gruppi di stakeholder utilizzando questo strumento. Sono elencati per importanza.
Identificare chiaramente in quali fasi sarà coinvolto ogni stakeholder chiave e le tempistiche entro le quali è necessario il loro feedback. Crea un piano di coinvolgimento degli stakeholder o di comunicazione con gli stakeholder per definire come gestirai le relazioni con gli stakeholder. Come sempre, sii realistico, trasparente e onesto in ogni fase di gestione del progetto.
La definizione e la gestione delle aspettative è forse l'aspetto più importante di qualsiasi piano di gestione degli stakeholder. Gli stakeholder sono coinvolti nel progetto e avranno molte opinioni su come dovrebbe procedere, sia nel bene che nel male. Per saperne di più su come gestire le relazioni con gli stakeholder, abbiamo incorporato un video tutorial di seguito.
L'analisi degli stakeholder non è un singolo passaggio, ma una serie di passaggi, l'identificazione degli stakeholder, la mappatura degli stakeholder e la definizione delle priorità degli stakeholder. In termini semplici, l'analisi degli stakeholder potrebbe essere definita come il processo per comprendere chi sono gli stakeholder del progetto, qual è il loro livello di influenza e coinvolgimento e la loro importanza per il tuo progetto o attività.
L'identificazione degli stakeholder è il primo passo nel processo di analisi degli stakeholder ed è la base del tuo piano di gestione degli stakeholder. Come suggerisce il nome, questo processo consiste nell'identificare tutti i tuoi stakeholder interni ed esterni. Successivamente queste parti interessate verranno analizzate, assegnate priorità e coinvolte.
Ecco alcune cose che i project manager dovrebbero considerare durante il processo di identificazione degli stakeholder:
Ora che hai identificato tutti i tuoi stakeholder interni ed esterni, è tempo di determinare il loro livello di interesse e il potere o l'influenza che hanno sul progetto. Questo è un passaggio importante nel processo di gestione delle relazioni con gli stakeholder, perché questo è il momento in cui otterrai le informazioni necessarie per la definizione delle priorità degli stakeholder.
Il modo più semplice per farlo è creare una griglia di interesse energetico o una matrice di interesse energetico. Prova il modello gratuito di mappa delle parti interessate di ProjectManager.
Una volta che hai un elenco completo, puoi iniziare a dare priorità alle parti interessate del progetto in base alla loro importanza per il progetto. Decidi chi tra loro ha la maggiore influenza sul progetto e ne è influenzato.
Una volta che hai determinato chi sono i tuoi stakeholder chiave, sarà più facile tenerli d'occhio e determinare quali sono le migliori strategie di gestione degli stakeholder per mantenerli soddisfatti.
Infine, con le informazioni create nella mappa degli stakeholder, capisci come coinvolgere i tuoi stakeholder. Questo è il processo attraverso il quale decidi come comunicherai e interagirai con gli stakeholder del tuo progetto.
Ciò porta a un piano di comunicazione con gli stakeholder che delinea i canali e la frequenza delle comunicazioni tra te e ogni stakeholder del progetto. Puoi utilizzare il nostro modello di piano di comunicazione per iniziare.
L'analisi degli stakeholder, la gestione degli stakeholder e le comunicazioni con gli stakeholder possono essere complessi. È come un progetto innestato sul progetto esistente, che può rendere le cose più difficili. Fortunatamente, puoi utilizzare gli strumenti software di gestione dei progetti per aiutarti con il processo di gestione delle parti interessate. ProjectManager è uno strumento di gestione dei progetti pluripremiato che organizza i tuoi progetti, i team e le parti interessate per aiutarti a lavorare in modo più efficiente.
La gestione delle parti interessate inizia con un programma per acquisire le attività e fornire uno spazio in cui tutti possono aggiungere il proprio contributo.
Usa il nostro diagramma di Gantt interattivo per presentare alle parti interessate il piano e il programma del progetto. Può essere facilmente condiviso e funge da piattaforma collaborativa in cui possono essere inclusi.
La pianificazione è solo un'astrazione finché non viene eseguita. Ciò richiede il coinvolgimento della squadra. Gli stakeholder non devono essere coinvolti in questi dettagli, ma dovrebbero essere in grado di visualizzarli.
Le parti interessate sono molto interessate a come sta procedendo il progetto. Non hanno bisogno che tu ti metta tra le erbacce con loro, ma i tratti ampi sono importanti.
Rendi felici le parti interessate mantenendo i tuoi team produttivi. Vuoi essere in grado di monitorare il loro carico di lavoro e regolarlo secondo necessità per evitare che si esauriscano.
Mantenere gli stakeholder aggiornati è la pietra angolare della gestione degli stakeholder. Hai bisogno di uno strumento che ti dia la flessibilità di condividere i dati con le parti interessate nel modo in cui vogliono ottenerli.
Gli stakeholder non sono coinvolti solo in progetti individuali, possono essere investiti in un programma di progetti che la pensano allo stesso modo o addirittura in un portfolio. Hai bisogno di uno strumento di gestione dei progetti in grado di scalare.
Tieni traccia di progetti, programmi o portfolio con strumenti che offrono una panoramica di tutti i progetti in un'unica pagina. C'è anche una dashboard del portafoglio e una tabella di marcia per allineare il tuo portafoglio agli obiettivi strategici.
Per ulteriori risorse sulle parti interessate del progetto e sulla gestione delle parti interessate, abbiamo compilato un elenco di collegamenti da esplorare e istruire ulteriormente sulla gestione delle parti interessate.
Come affermato in precedenza, la gestione delle relazioni con gli stakeholder è importante per una piccola impresa come lo è per le grandi società, le medie imprese e persino le organizzazioni senza scopo di lucro. Scopri come ProjectManager può aiutarti a migliorare il coinvolgimento degli stakeholder approfittando di questa prova gratuita di 30 giorni oggi.
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