Une introduction à la gestion des effectifs

Garder vos employés engagés et concentrés sur la tâche n'est pas une tâche facile. Ils disent qu'une pomme pourrie peut vraiment gâcher tout le tas - et c'est vrai. Une mauvaise embauche peut coûter à votre entreprise une précieuse productivité sur le lieu de travail, sans parler de près de 20 % de son salaire en moyenne. Et ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles la gestion des effectifs est si importante.

Que vous soyez dans l'informatique, la construction ou la vente au détail, maîtriser les bases de la gestion de la main-d'œuvre peut vous être extrêmement bénéfique.

Qu'est-ce que la gestion des effectifs ?

La gestion de la main-d'œuvre est le processus de planification de votre personnel de la meilleure façon possible pour garantir que votre main-d'œuvre fonctionne à son niveau le plus productif. Il s'agit moins d'un style de gestion singulier que d'une solution logicielle de gestion de processus ou d'équipe à l'échelle de l'entreprise qui est mise en œuvre de haut en bas.

Connaissez-vous certains membres du personnel qui sont des gens du matin ? Les programmer pour s'interfacer avec les clients pour les quarts de travail qui ont lieu à la première heure du matin ? Certains employés créatifs sont les plus productifs l'après-midi ou tard le soir ? Planifiez-les pendant leurs heures de productivité les plus optimales.

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Tout le monde ne travaille pas de la même manière : la gestion des effectifs vise à capitaliser sur ce fait, et rend ainsi vos employés plus efficaces et engagés. Cela réduit le gaspillage et maintient la production de votre entreprise équilibrée par rapport aux frais généraux

En plus d'optimiser les horaires du personnel et le plan de gestion du temps, un excellent système de gestion des effectifs comprend également des prévisions, un suivi et une analyse des effectifs. En tenant compte de l'offre (votre main-d'œuvre) par rapport à la demande (le calendrier), votre main-d'œuvre peut être planifiée et affectée aux tâches appropriées. À partir de là, ils peuvent être analysés pour leur efficacité et rémunérés de manière appropriée pour leur travail.

Quels sont les avantages de la gestion des effectifs ?

La gestion de la main-d'œuvre est l'un de ces processus qui ne vise pas seulement à rendre vos employés plus efficaces, mais vise également à bénéficier à l'employé en le faisant travailler sur les processus pour lesquels il est le mieux adapté. À son tour, cela sert à mieux aider le service client, en augmentant la production et les bénéfices à tous les niveaux. Appelez cela un gagnant-gagnant-gagnant.

Le processus a commencé à gagner en popularité dans les années 1980 et 1990 avec la montée en puissance des systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), tirant de grands avantages de son utilisation dans des secteurs tels que la santé, la fabrication, la vente au détail, etc.

Mais il y a un nouvel avantage à la gestion de la main-d'œuvre : alors que nous entrons dans l'ère de l'économie des petits boulots, de nombreux travailleurs à temps partiel sont confrontés à des difficultés financières car ils sont soit incapables de trouver un travail à temps plein, soit voient leurs heures réduites. Dans l'économie des petits boulots, les travailleurs sont embauchés en tant qu'entrepreneurs indépendants, payés au projet, plutôt qu'à l'heure ou au salaire.

De nombreux travailleurs de l'économie des concerts auront souvent de nombreux emplois différents à équilibrer en même temps, ce qui peut mettre à rude épreuve leur certitude financière. Lorsque les travailleurs sont soumis à des contraintes financières, la productivité en souffre également. Pour les entreprises qui utilisent la gestion des effectifs, cela peut aider à alléger le fardeau des travailleurs qui tentent d'équilibrer plusieurs charges de travail en les aidant à planifier leurs horaires à l'avance, tout comme vous planifiez le vôtre. Plus vous pouvez les aider à planifier à l'avance et à atténuer cette incertitude financière, plus vos travailleurs seront productifs.

Types de systèmes de gestion des effectifs

Les solutions logicielles de gestion des effectifs peuvent être installées sur site, hébergées dans le cloud ou via un logiciel en tant que service (SaaS).

La plupart du temps, la gestion de la main-d'œuvre est gérée à l'aide de feuilles de calcul. Cependant, il existe un nombre croissant de solutions adaptées à leurs industries, telles que les outils de gestion de la relation client (CRM), les systèmes ERP et les outils de gestion de projet.

De plus, de nombreux chefs de projet intégreront la gestion des effectifs et la gestion de projet via une application qui aidera à planifier les tâches de leurs cessionnaires respectifs, à surveiller les ressources, à suivre le temps des employés, à analyser les coûts du projet et à rendre compte des mises à jour de statut. C'est ce qu'on appelle la gestion des effectifs du projet. Et en plus d'aider à allouer le temps de votre personnel aux projets, il combine également les éléments supplémentaires énumérés ci-dessus, ce qui en fait un moteur de processus.

Outils de gestion des effectifs

Tout comme une bonne gestion de projet mène au succès d'un projet, un bon logiciel de gestion de la main-d'œuvre mène au succès de toute la main-d'œuvre.

Le pilier sur lequel repose la gestion des effectifs est une planification appropriée. L'algorithme original, inventé par Agner Krarup Erland, a évolué pour englober une gestion plus riche de l'État, comme les disponibilités, les budgets, les restrictions des lois nationales et fédérales, les salaires, les compétences, les congés et les vacances. Un outil de gestion des effectifs qui comprend tous ces éléments est un bon investissement pour votre entreprise.

Suivi du temps

Toute méthode où vous devez vous fier à des feuilles de calcul pour suivre votre effectif est une méthode qui comporte trop de risques d'erreur humaine. C'est pourquoi il est important de s'assurer que l'outil de gestion de la main-d'œuvre dans lequel vous investissez inclut un élément de suivi du temps. Un bon logiciel de suivi du temps vous permettra de visualiser le temps suivi en fonction de l'état du projet, de télécharger des rapports, de soumettre des feuilles de temps en ligne et de suivre les progrès en temps réel.

Planification et collaboration avec votre personnel

Parce qu'il n'y a pas deux effectifs identiques, il est important que votre logiciel inclue un élément de planification des effectifs. Cela signifie des plans spécifiques à l'équipe pour l'informatique et les logiciels, la construction et le marketing. Un outil de planification de la main-d'œuvre digne de ce nom vous permettra de planifier des projets, de suivre les problèmes, de collaborer avec des équipes et de surveiller les risques.

Planification

Avec un outil de planification de projet approprié, vous pouvez obtenir une visibilité sur vos projets totalement en ligne. Ainsi, peu importe où se trouve votre équipe, elle peut voir les modifications apportées à ses horaires en temps réel. Cela devrait également permettre à votre personnel d'avoir une meilleure visibilité sur les livrables exacts nécessaires et à quel moment, ce qui les aide mieux à hiérarchiser leurs tâches à l'avance.

Surveillance et rapports

Outre le suivi du temps, l'un des éléments les plus importants de la gestion de la main-d'œuvre consiste à surveiller et à rendre compte de la progression de votre main-d'œuvre. Sans l'élément supplémentaire d'analyse des performances de votre main-d'œuvre, vous ne saurez pas comment ni quand pivoter vers l'horaire le plus optimal. Pour tout outil de gestion des effectifs, assurez-vous qu'il inclut un élément de surveillance et de rapport afin que vous puissiez voir si vous êtes en retard ou juste à temps.

Comment ProjectManager peut vous aider à gérer la main-d'œuvre

Votre main-d'œuvre est un élément clé de la réussite de tout projet. Leur gestion est une tâche qui ne demande pas seulement une attention aux détails, elle demande également un certain niveau de diplomatie et de finesse. Avec ProjectManager, nos diagrammes de Gantt en ligne vous permettent de planifier l'ensemble de votre personnel et ses tâches. Ajoutez de nouvelles tâches et dates d'échéance, ou liez des tâches entre elles pour mieux optimiser le temps de vos employés.

Votre personnel peut également joindre directement des commentaires ou des fichiers aux tâches du projet afin que vous puissiez collaborer quel que soit l'état dans lequel vous vous trouvez.

ProjectManager propose également des outils de gestion des ressources qui vous permettent d'équilibrer les heures travaillées au sein de votre équipe. Cela vous aide à vous assurer que personne n'est sur- ou sous-alloué sur un projet.

Vous pouvez également catégoriser les fournitures et l'équipement, et tout suivre, pour vous assurer que votre équipe est la plus efficace possible.

Lorsque vous essayez de planifier votre main-d'œuvre, ne laissez pas la planification et la gestion des ressources au hasard. ProjectManager est un logiciel basé sur le cloud qui vous aide à mieux suivre quel employé est affecté à quelle tâche et à planifier à l'avance les ressources pour les projets futurs afin de ne rien manquer. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à mieux gérer votre main-d'œuvre en démarrant cet essai gratuit de 30 jours.