7 passaggi per un budget di progetto di successo

Se non hai i fondi, non completerai il progetto con successo. Ecco perché il budget di un progetto è così importante: è la linfa vitale del progetto. Segui questi passaggi per ottenere i fondi necessari per sostenere il progetto in ogni fase. Ma prima, dobbiamo definire cos'è un budget di progetto.

Che cos'è un budget di progetto?

Un budget di progetto è il totale dei costi previsti necessari per completare un progetto in un periodo di tempo definito. Viene utilizzato per stimare quali saranno i costi del progetto per ogni fase del progetto. La creazione di un budget di progetto è una parte fondamentale del processo di pianificazione del progetto.

Il budget del progetto includerà cose come i costi del lavoro, i costi di approvvigionamento dei materiali e i costi operativi. Ma non è un documento statico. Il budget del tuo progetto verrà rivisto e ripristinato durante tutto il progetto, si spera con l'aiuto del software di budgeting del progetto.

Perché hai bisogno di un budget di progetto

La risposta ovvia è che i progetti costano denaro, ma è più sfumato di così. Il budget del progetto è il motore che guida il finanziamento del tuo progetto. Comunica alle parti interessate quanto denaro è necessario e quando è necessario. I budget di progetto sono importanti per qualsiasi settore come l'edilizia, il marketing o la produzione, ad esempio.

Ma un budget di progetto non è solo un mezzo per ottenere ciò che il tuo progetto richiede. Sì, devi pagare le squadre, acquistare o noleggiare attrezzature e materiali, ma questa è solo metà della storia.

L'altra parte dell'importanza di un budget di progetto è che è uno strumento per controllare i costi del progetto. Il budget, che fa parte del tuo piano di progetto, funge da base per misurare le tue prestazioni mentre raccogli i costi effettivi una volta che il progetto è stato avviato.

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Creazione di un budget di progetto

Come notato sopra, ci sono molti componenti necessari per costruire un budget, inclusi costi diretti e indiretti, costi fissi e variabili, manodopera e materiali, viaggi, attrezzature e spazio, licenze e quant'altro possa influire sulle spese del tuo progetto.

Per soddisfare tutte le esigenze finanziarie del tuo progetto, è necessario creare accuratamente un budget di progetto, senza tralasciare alcun aspetto che richiede finanziamenti. Per fare ciò, abbiamo delineato sette passaggi essenziali per creare e gestire il budget del tuo progetto:

1. Usa i dati storici

È probabile che il tuo progetto non sia il primo a tentare di raggiungere un obiettivo o un obiettivo specifico. Guardare indietro a progetti simili e ai loro budget è un ottimo modo per iniziare a costruire il tuo budget.

2. Lezioni di riferimento apprese

Per elaborare ulteriormente i dati storici, puoi imparare dai loro successi ed errori. Fornisce un percorso chiaro che porta a stime più accurate. Puoi anche scoprire come hanno reagito alle modifiche e hanno tenuto sotto controllo il budget. Ecco un modello di lezioni apprese se devi iniziare a tenere traccia di tali risultati nella tua organizzazione.

3. Sfrutta i tuoi esperti

Un'altra risorsa per costruire un budget di progetto è sfruttare coloro che hanno esperienza e conoscenza, siano essi mentori, altri project manager o esperti nel campo. Contattare coloro che hanno creato budget può aiutarti a rimanere in pista ed evitare inutili insidie.

4. Conferma la precisione

Una volta che hai il tuo budget, non hai finito. Vuoi dare un'occhiata e assicurarti che le tue cifre siano accurate. Durante il progetto non è il momento di trovare un errore di battitura. Puoi anche cercare quegli esperti e altri membri del team di progetto per controllare il budget e assicurarti che sia giusto.

5. Baseline e ridefinizione del budget

Il budget del tuo progetto è la linea di base con cui misurerai i progressi del tuo progetto una volta iniziato. È uno strumento per misurare la varianza del progetto. Ma, come indicato sopra, ti consigliamo di riformulare la base quando si verificano modifiche nel tuo progetto. Una volta che la scheda di controllo delle modifiche ha approvato qualsiasi modifica, è necessario eseguire nuovamente la baseline.

Il software di gestione dei progetti semplifica l'impostazione di una linea di base. Prendi ProjectManager, tutto ciò che devi fare è aprire le impostazioni sul tuo Gantt e selezionare imposta una linea di base. Ora hai risparmiato lo sforzo pianificato e puoi confrontarlo con il tuo impegno effettivo mentre esegui il progetto. Puoi reimpostare la linea di base tutte le volte che vuoi durante il progetto per essere sempre in grado di misurare istantaneamente la varianza del tuo progetto. Prova il nostro strumento gratuitamente oggi.

6. Aggiorna in tempo reale

Parlando di cambiamenti, prima li conosci, meglio è. Se il tuo software di pianificazione dei progetti non è basato su cloud e si aggiorna non appena il tuo team cambia stato, stai perdendo tempo prezioso e costoso.

7. Mettiti in pista

L'importanza di avere un software di gestione dei progetti che tiene traccia in tempo reale, come ProjectManager, è che ti fornisce le informazioni necessarie per tornare in pista prima piuttosto che dopo. Le cose cambiano e i progetti vanno sempre fuori strada. Sono i progetti che tornano in pista più velocemente ad avere successo.

Se gestisci le spese del tuo progetto utilizzando questi elementi costitutivi, avrai una solida base per il successo del tuo progetto.

Esempio di budget del progetto

Per illustrare ulteriormente come viene creato un budget di progetto, immaginiamo di creare un'app. La prima cosa che devi capire sono i costi di manodopera e materiali. Avrai bisogno di programmatori, designer, sviluppatori di contenuti, un team di sviluppo, ecc. Aiuta a elencare tutte le attività e ad assegnare loro il team, un segno distintivo di una buona gestione delle attività. In questo modo ogni centesimo viene contabilizzato.

Con le attività suddivise per il progetto e il tuo team in atto, dovrai quindi esaminare tutti i materiali necessari. Avranno bisogno di laptop, altri dispositivi e apparecchiature? Questo deve essere contabilizzato.

Ora prendi nota degli altri elementi pubblicitari. Potrebbero esserci spese di viaggio e affitto di spazio per ospitare la squadra. Poi ci sono elementi fissi che sono veri per qualsiasi progetto. Queste sono cose in cui il costo è impostato e non cambierà nel corso del progetto. Avrai anche bisogno di una colonna per eventuali costi vari che non rientrano in altre parti del budget.

Il tuo budget deve avere una colonna pianificata rispetto a quella effettiva. Quando crei quell'app, è probabile che ruoti e ciò influirà sul budget. Queste colonne sono un modo per tenere traccia delle spese per assicurarti di rispettare il budget.

Modello di budget del progetto gratuito

Se vuoi aiuto per mettere insieme il tuo budget, ProjectManager ha un modello che espone la maggior parte delle nozioni di base per te. Per ulteriore supporto, prova il nostro modello di budget di progetto gratuito.

Modello di budget di marketing gratuito

Questo modello di budget di marketing è un ottimo strumento per iniziare a creare linee di base accurate per le tue campagne di marketing. Puoi personalizzarlo in base alle esigenze della tua squadra.

Modello di preventivo gratuito

Prima di essere pronto per scrivere il tuo budget, potresti dover redigere diversi preventivi per tutte le attività che compongono il tuo progetto, comprese le risorse necessarie per ciascuno. Il nostro modello di stima ti consentirà di effettuare tali stime e condividerle con i tuoi stakeholder.

ProjectManager aiuta i progetti a rispettare il budget

ProjectManager è un software di gestione dei progetti basato su cloud. Ciò significa che forniamo istantaneamente i dati alla nostra dashboard in tempo reale, così puoi monitorare il tuo progetto attraverso sei metriche. Quando i costi effettivi variano dal budget pianificato, lo sai più velocemente e puoi rispondere più rapidamente.

Puoi anche pianificare il tuo budget sul nostro software, aggiungendo le spese e quindi utilizzare la nostra funzione di gestione delle risorse per assegnare risorse, forza lavoro, tariffe orarie, che vengono automaticamente aggiunte al tuo progetto. Aggiungi le spese a livello di attività con il nostro diagramma di Gantt e segnala anche le spese a livello di attività.

C'è così tanto che puoi fare per pianificare e gestire il tuo budget con ProjectManager, che è gratuito per 30 giorni con questa offerta di prova.

Maggiori informazioni sul budget del progetto

È chiaro che costruire un budget accurato è la chiave per impostare il tuo progetto per avere successo. Perché non dedicare un momento ad ascoltare la nostra esperta di project management residente Jennifer Bridges, PMP, che spiega come costruire un budget di progetto in questo video tutorial.

Ecco uno screenshot come riferimento!

Grazie per la visione!

Suggerimento per professionisti: assicurati di tenere traccia dei costi preventivati ​​rispetto a quelli effettivi quando sei nel progetto per vedere se stai rispettando quel budget. Perché dopo aver fatto un budget, devi sapere come gestirlo.

Trascrizione:

Oggi parliamo di come creare un budget di progetto. E, con questo, voglio condividere sette consigli di esperti.

Ma prima di tutto chiariamo qual è il budget del progetto. È il costo totale previsto per completare un progetto durante un periodo di tempo specifico, con un risultato specifico.

Vogliamo essere sicuri di includere diversi componenti.

Prima di tutto, vogliamo includere il costo diretto, direttamente correlato al progetto, così come qualsiasi costo indiretto.

Vogliamo anche includere i costi fissi e variabili, la manodopera e i materiali, nonché i viaggi.

Potrebbero esserci alcune spese relative al viaggio che dobbiamo includere, nonché attrezzature di cui potremmo aver bisogno e qualsiasi spazio, eventuali costi di locazione o licenza.

E potrebbero esserci anche altri costi, ma queste sono solo alcune idee.

Perché vogliamo comunque creare un budget di progetto? Perché ci aiuta a tenere traccia del costo preventivato rispetto a quello effettivo.

Questo ci dà una varianza che ci fa sapere alla fine, o lungo tutto il percorso, come stiamo andando.

Parliamo quindi dei consigli degli esperti. Prima di tutto, usa i dati storici se esistono. Se hai un progetto simile, usa i dati storici in modo da poter confrontare i dati, così non dovrai ricominciare da zero.

Inoltre, lezioni di riferimento apprese. Vuoi essere sicuro di non ripetere quelle stesse lezioni. Puoi prenderlo e includerlo anche in questo progetto.

Sfrutta i tuoi esperti e questo include anche i membri del tuo team. Quindi il tuo team, che potrebbe aver realizzato progetti simili, può fornire input, così come i tuoi stakeholder.

Quindi confermare l'accuratezza. Una volta creato il budget del progetto, potresti forse fornire input e far sì che le persone lo esaminino per assicurarti che i dati siano accurati.

Anche di base. Una volta finalizzato il budget del progetto, desideri una linea di base ed è ciò che utilizzerai durante tutto il progetto per valutare la varianza. La ri-baseline per me è una delle chiavi tra un progetto fallito e un progetto di successo. Se hai modifiche al budget e il tuo comitato di controllo delle modifiche le approva, ciò ti dà la possibilità di ridefinire quel budget.

Inoltre, vuoi aggiornare il budget in tempo reale. Se ci sono modifiche, vuoi essere sicuro che ciò avvenga su base regolare e coerente in modo da monitorare i numeri giusti.

Inoltre, rimettere le cose in carreggiata il prima possibile perché ogni piccola deviazione aggrava il problema.

Quindi, se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti a creare, gestire e tenere traccia del tuo budget, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.