Che cos'è la produttività sul posto di lavoro?
Produttività è una di quelle parole che senti così spesso che comincia a perdere il suo significato. Ma la produttività non è una tendenza o semplicemente una parola d'ordine: è il modo in cui misuri l'efficienza con cui il lavoro viene svolto.
Dopotutto, completare i tuoi compiti in modo efficiente e lavorare in modo coerente è il modo per avere successo negli affari.
Pertanto, conoscere tutto ciò che puoi sulla produttività sul posto di lavoro è la chiave del successo. Questa guida riguarda la produttività sul posto di lavoro, il software di produttività e la produttività del team.
Alcuni dei problemi di produttività che discuteremo includono quanto segue.
- Come aumentare la produttività sul posto di lavoro
- Quali soluzioni software possono aiutarti a lavorare in modo più produttivo
- Come si può ostacolare la produttività
- Modi per aumentare la produttività del tuo team
- Se troppi processi ostacolano la produttività
Come viene misurata la produttività sul posto di lavoro?
La produttività sul posto di lavoro è misurata dalla velocità e dall'efficienza con cui un team può produrre beni e servizi in un determinato periodo di tempo. È una metrica chiave che gli economisti usano per misurare la produttività.
Non deve essere confuso con la produttività dei dipendenti, che misura la quantità di lavoro che un individuo può svolgere in un determinato periodo di tempo. Statisticamente, monitorare l'efficienza di un gruppo più ampio è più accurato che misurare una singola persona.
Ciò non significa che la produttività sul posto di lavoro sia regolamentata rigorosamente da chi lavora in ufficio. Può essere applicato a coloro che lavorano da casa ed è probabile che i lavoratori a distanza trovino questa guida illuminante come i manager.
5 strategie per aumentare la produttività sul posto di lavoro
L'aumento della produttività sul posto di lavoro migliora le tue possibilità di completare i progetti in tempo e rispettando il budget. Il tuo team ti ringrazierà per aver seguito questi cinque suggerimenti:
1. Tieni traccia delle tue attività
La produttività va fuori dalla finestra quando non ci presti attenzione. Il solo fatto di concentrarti sul tuo lavoro non lo taglierà. Puoi perdere la cognizione del tempo, impantanarti nelle minuzie o potresti completare i tuoi compiti in tempo, ma senza un processo che ti regni quando sei indietro, stai lavorando alla cieca.
È qui che entra in gioco il monitoraggio delle attività. La creazione di un sistema di gestione delle attività ti consente di concentrarti sul tuo lavoro, creando al contempo i limiti di cui hai bisogno per non andare fuori programma e portare fuori pista l'intero progetto.
2. Automazione
Ovviamente, stimi la quantità di tempo che ogni attività impiegherà a realizzare il tuo piano di progetto, ma come sai, i piani migliori spesso vanno fuori strada. L'automazione ti dà il vantaggio di cui hai bisogno.
Le e-mail possono essere automatizzate, ad esempio, per avvisarti quando si avvicina una scadenza, tirandoti fuori dal lavoro abbastanza a lungo per vedere dove sei. Ora puoi adattarti di conseguenza e portare a termine quel lavoro senza trascinare il progetto fuori pista.
3. Fai delle pause
È importante limitare il tempo che dedichi a ogni compito, ma è ugualmente fondamentale per te concederti una pausa. Quando non hai il supporto di un ufficio di project management, l'autogestione è fondamentale.
E le scadenze, gli orari? Sono importanti, ma se ti stai spingendo troppo, colpirai un muro e poi rimarrai bloccato. È bene prendersi delle brevi pause, soprattutto quando si lavora con compiti lunghi, per dare al cervello e al corpo la possibilità di riposare. In questo modo, torni al lavoro rinfrescato e più produttivo.
4. Rimuovere le distrazioni
I computer e Internet sono fantastici, ma la tecnologia può anche fungere da enorme distrazione.
Una delle prime cose che puoi fare per gestire la tua gestione personale del tempo è disattivare le notifiche. Non quelli che riguardano le linee temporali delle tue attività, ma il ping costante del tuo computer e telefono. Il momento in cui ti viene notificata una nuova e-mail, un post sui social o anche una telefonata vecchio stile, è il momento in cui vieni ritirato dal tuo lavoro.
Altre distrazioni possono essere fisiche, come il tuo spazio di lavoro. È disordinato, pulito, in mezzo al traffico degli uffici, isolato? In quale tipo di ambiente lavori meglio? Non esiste una regola ferrea qui, alcune persone hanno bisogno di tranquillità, mentre altre sono più produttive in ambienti affollati. Scopri che tipo di lavoratore sei e poi fai in modo che il tuo spazio di lavoro rifletta quel temperamento.
5. Usa la tecnologia
La tecnologia non è né buona né cattiva, è il modo in cui la usiamo. Sebbene possa essere una distrazione come notato sopra, può anche aiutarci a lavorare meglio. Ci sono molti ottimi strumenti progettati per aiutarci a migliorare la produttività.
Esiste un software che ti consente di creare elenchi di attività, che sono un modo per organizzare e indirizzare sistematicamente il tuo lavoro. Questo ti dà un posto dove vedere il tuo lavoro. Ancora meglio, puoi spesso filtrare questi elenchi di attività per personalizzarli in base alla data di scadenza o a qualsiasi colonna di dati desideri.
Le cose cambieranno e tali modifiche avranno un impatto sul tuo elenco di attività. Potrebbe succedere mentre sei in ufficio o meno. Gli strumenti di gestione delle attività, tuttavia, sono facili da aggiornare e, se sono basati su cloud, puoi farlo ovunque tu sia, a qualsiasi ora del giorno.
Che cos'è il software di produttività?
Il software di produttività viene utilizzato per organizzare il tuo lavoro, raccogliere dati accessibili rapidamente e facilitare la collaborazione con il tuo team. Ti consente inoltre di monitorare e tenere traccia di ciò che stai facendo per trovare aree che possono essere migliorate.
Questi strumenti di produttività spesso si nascondono in bella vista. Ciò che oggi è un software comune, come l'elaborazione di testi e le applicazioni per fogli di calcolo, è dato per scontato. Ma quando sono stati introdotti hanno rivoluzionato il lavoro d'ufficio, migliorando la velocità e la precisione.
Gli strumenti di gestione dei progetti hanno cambiato in meglio la gestione di un progetto, offrendo ai team funzionalità per collaborare e lavorare in modo più produttivo, mentre i manager sono in grado di monitorare e tenere traccia del proprio lavoro. Ciò significa che possono riallocare le risorse per soddisfare le capacità del proprio team e farle lavorare sempre in modo efficiente.
Software di produttività offline e online
Le app per la produttività sul posto di lavoro possono essere in gran parte separate in due tipi distinti: software per la produttività offline e online. Quale è giusto per te?
Ci sono pro e contro per ciascuno:
Software per la produttività in linea
Il software di produttività online è, beh, online. Ciò significa che puoi utilizzare lo strumento ovunque e in qualsiasi momento, il che è fondamentale per i team distribuiti. Significa anche che i dati che ottieni durante il monitoraggio e il monitoraggio sono in tempo reale, il che si presta a maggiori informazioni e a un migliore processo decisionale.
Non c'è installazione e meno di una curva di apprendimento con un'app di produttività online. Basta accedere ed è lì, pronto per l'uso. Anche il prezzo è generalmente più ragionevole. La maggior parte delle app di produttività online avrà un piano di abbonamento a più livelli basato sul numero di utenti.
Software di produttività offline
Il software di produttività offline non è connesso a Internet. Ciò significa che non è soggetto alla potenza della tua connessione. Poiché risiede solo sul tuo computer, è meno accessibile a terze parti indesiderate, il che potrebbe farti sentire più sicuro nella protezione dei tuoi dati. Può anche significare che pagherai di più per questo. Le app desktop tendono ad essere costose, poiché potrebbero richiedere l'installazione e una tariffa di licenza per ogni terminale su cui le utilizzi.
