Cara Membuat Alur Kerja Kanban yang Ideal untuk Tim Anda

Papan kanban mudah digunakan, tetapi bisa menjadi alat yang ampuh untuk tim. Papan kanban menciptakan alur kerja visual yang menggambarkan bagaimana tim bekerja bersama dan bagaimana pekerjaan dihasilkan. Alur kerja seperti itu membantu tim meningkatkan produktivitas dengan memberikan gambaran sekilas tentang efisiensi di setiap tahap proyek.

Secara historis, kanban digunakan dalam tim manufaktur dan pengembangan, tetapi manajer di semua industri telah bergabung dalam kesenangan setelah melihat betapa bermanfaatnya alat tersebut. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan cara menyiapkan alur kerja kanban profesional yang akan bekerja dengan sangat baik untuk tim Anda.

Mengapa Membuat Alur Kerja Kanban

Saat alur kerja direpresentasikan secara visual di papan kanban, tim dapat mempelajari banyak informasi tentang cara mereka bekerja bersama. Tim dapat melihat tahapan proyek mana yang efisien, di mana kemacetan terjadi, dan apakah anggota tim lain mungkin memerlukan bantuan untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya.

Alur kerja Kanban menawarkan gambaran yang mudah dibaca tentang pekerjaan, jadi tentu saja, para manajer menyukainya. Manajer dapat memantau alur kerja secara real time untuk memahami produktivitas tim mereka, dan kemudian mengoptimalkan proses kerja mereka untuk proyek masa depan.

Alur kerja Kanban juga berguna untuk menjaga agar pemangku kepentingan tetap terhubung. Bos Anda tidak perlu mengejar Anda untuk pembaruan proyek jika mereka hanya dapat melihat alur kerja dan tahu persis apa yang terjadi dalam proyek. Perangkat lunak manajemen alur kerja membuat proses ini lebih mudah.

Cara Membuat Alur Kerja Kanban dalam 6 Langkah Mudah

Papan Kanban tampak sederhana. Mereka mudah diatur, tetapi pertama-tama Anda harus memahami mekanismenya. Berikut cara membuat alur kerja kanban.

1. Mendaftar untuk Alat Kanban

Langkah pertama dalam membuat alur kerja Anda adalah mendaftar ke perangkat lunak kanban. Alat kanban ProjectManager gratis selama 30 hari, jadi daftarlah untuk uji coba gratis. Anda dapat mencoba alat sebelum harus membayar uang atau membuat komitmen apa pun.

2. Tambahkan Anggota Tim Anda

Meskipun papan kanban dapat digunakan untuk mengelola pekerjaan satu orang, papan kanban sangat membantu jika digunakan oleh tim. Setelah Anda berada di perangkat lunak kanban, Anda harus mengundang semua anggota tim Anda sehingga mereka dapat berkolaborasi dengan Anda dalam proyek Anda.

Pada titik ini, Anda juga dapat mengundang pemangku kepentingan mana pun yang ingin Anda beri tahu. Namun, Anda mungkin ingin menunggu hingga alur kerja Anda dibuat sehingga mereka memiliki sesuatu untuk dilihat saat pertama kali mereka masuk.

ProjectManager memudahkan untuk mengundang orang baru ke ruang kerja Anda kapan saja dan menawarkan tingkat izin yang berbeda untuk setiap anggota tim baru. Ini memberi Anda kendali atas siapa yang melihat apa yang ada di dalam ruang kerja.

3. Buat Proyek Kanban Baru

Setelah anggota tim Anda diundang ke ruang kerja, Anda harus membuat proyek pertama Anda untuk menampung alur kerja. Arahkan ke "+" hijau besar di sudut kanan atas layar Anda dan klik untuk menambahkan proyek baru. Beri nama proyek baru Anda, pilih siapa yang akan mengerjakan proyek ini dan klik "buat proyek".

Semua detail proyek Anda dapat diedit nanti, jadi jangan terlalu khawatir untuk mendapatkan yang sempurna ini. Yang paling penting adalah Anda meluncurkan proyek baru sehingga Anda dapat mulai membangun alur kerja Anda.

Terkait: 4 Fitur yang Harus Dimiliki untuk Alat Kanban

4. Tambahkan Semua Tugas Anda

Sekarang setelah proyek baru Anda dibuat, navigasikan ke tab "Papan" di menu untuk membuka tampilan papan kanban. Di sinilah Anda akan membangun seluruh alur kerja kanban Anda.

Pada layar papan default, Anda akan melihat tiga kolom yang sudah dibuat untuk Anda: To Do, Doing, dan Done.

• To Do: Kolom ini akan menampung semua tugas yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek Anda.
• Melakukan: Kolom ini akan menampilkan semua tugas yang sedang dikerjakan.
• Selesai: Kolom ini akan menunjukkan tugas mana yang selesai.

Mulailah dengan menambahkan semua tugas tim Anda ke “To-Do”. Beri setiap tugas baru nama dan buat kartu kanban untuk itu. Dalam contoh kami, kami akan membuat alur kerja kanban untuk tim pemasaran yang telah diminta untuk menambahkan dua halaman web baru ke situs web perusahaan mereka.

Kami telah menambahkan dua tugas yang disebut "Halaman Web Baru 1" dan "Halaman Web Baru 2" ke kolom To Do. Anda kemudian harus mengklik setiap tugas dan menambahkan sedikit lebih banyak informasi tentang tugas ini, sehingga anggota tim memiliki semua informasi yang mereka butuhkan setelah mereka mulai bekerja. Anda dapat menambahkan deskripsi tugas, tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo, serta melampirkan file yang diperlukan.

5. Buat Kolom Kustom

Sekarang tugas telah dibuat untuk setiap bagian proyek, kita dapat mulai menyesuaikan kolom agar sesuai dengan alur kerja tim kita.

Kami tahu bahwa kami perlu membuat dua halaman web baru, tetapi itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan—ada banyak orang berbeda yang akan terlibat dalam proyek ini. Oleh karena itu, kami akan membuat kolom khusus untuk mewakili setiap tahap proses pembuatan. Berbagai tahapan pembuatan halaman web adalah penulisan dan pengeditan konten, desain, penerbitan, dan promosi.

Karena alur kerja kanban ini akan lebih rumit daripada tiga kolom standar yang ada saat ini, kami akan memperbarui kolom. Kolom lama adalah

• Melakukan
• Sedang mengerjakan
• Selesai

Tetapi setelah kami menyesuaikan proyek kami, kolom baru adalah (dari kiri ke kanan)

• Melakukan
• Tulis dan Edit Konten
• Rancangan
• Menerbitkan
• Memajukan

6. Tetapkan Pekerjaan

Sekarang fase proyek telah dibuat dan siap digunakan, kita dapat mulai memanfaatkan alur kerja. Karena hal pertama yang diperlukan untuk membangun halaman web adalah konten, kami akan memindahkan "Halaman Web Baru 1" ke dalam kolom "Konten" dan memberikan tugas kepada penulis konten. Setelah tugas diberikan kepada anggota tim, mereka akan menerima pemberitahuan email yang memberi tahu mereka untuk mulai bekerja.

Alur kerja kanban sekarang beraksi! Setelah penulis konten menyelesaikan pekerjaannya, mereka dapat melampirkan konten ke tugas, memindahkan tugas ke "Pengeditan", dan menetapkan kembali tugas ke editor. Setelah pengeditan selesai, tugas dipindahkan ke "Desain" dan seterusnya hingga halaman web selesai.

Anda akan dapat melihat tugas saat mengalir melalui proses pembuatan, oleh karena itu dinamakan "alur kerja".

Praktik Terbaik untuk Alur Kerja Kanban

Setelah alur kerja berjalan dan berjalan, penting untuk mengawasinya untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Terkadang Anda akan menemukan bahwa Anda perlu menambahkan kolom baru ke alur kerja jika orang baru terlibat, dan prosesnya menjadi lebih kompleks.

Penting juga untuk mengawasi kemacetan dalam alur kerja. Kemacetan adalah tempat proyek macet dan berhenti bergerak maju.

Untuk menggunakan contoh alur kerja kami lagi, mungkin Anda memperhatikan bahwa dua halaman web baru akan diterbitkan dalam tiga hari, tetapi keduanya masih berada di kolom "Desain". Dalam hal ini, desainer web Anda mungkin kewalahan dengan pekerjaan, jadi Anda mungkin ingin melihat apakah desainer lain dapat membantu.

Terkait: 12 Tips Alokasi Sumber Daya untuk Manajer

Inilah sebabnya mengapa alur kerja kanban sangat berguna: mereka dapat membantu Anda menangkap masalah saat terjadi, dan mencegah masalah yang dapat menyebabkan penundaan penyelesaian proyek.

ProjectManager Membawa Kanban Lebih Jauh

Anda dapat membangun semua alur kerja kanban Anda di ProjectManager untuk berkolaborasi dengan tim Anda dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan secara efisien. Ribuan tim di seluruh dunia menggunakan platform kami setiap hari untuk tetap teratur dan melakukan hal-hal luar biasa.

Selain papan kanban, ProjectManager juga menawarkan seluruh rangkaian alat manajemen proyek yang berguna. Ini termasuk bagan Gantt untuk membuat rencana proyek, lembar waktu untuk melacak waktu kerja, dan laporan proyek untuk menganalisis produktivitas tim.

ProjectManager adalah alat pemenang penghargaan yang mengatur tim dan proyek. Perangkat lunak berbasis cloud kami memberi Anda data waktu nyata, sehingga Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik dan mengarahkan proyek ke akhir yang sukses. Coba papan kanban kami dan lihat bagaimana kami dapat merampingkan alur kerja Anda dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari.