Varians Jadwal: Apa Itu & Bagaimana Cara Menghitungnya?

Manajer proyek bertanggung jawab atas tugas di setiap bagian bisnis. Mereka harus menjadwalkan pekerjaan, mengelola orang, mengelola anggaran, dan membahas teknologi—hanya untuk beberapa nama.

Jika Anda harus meringkasnya dan mendefinisikan fungsi inti seorang manajer proyek hanya dalam satu kalimat, itu akan menjadi sesuatu seperti, "Manajer proyek memastikan pekerjaan selesai tepat waktu dan sesuai anggaran."

Tapi bagaimana seorang manajer proyek benar-benar tahu apakah sebuah proyek sesuai jadwal, atau tertinggal? Mereka menggunakan perhitungan kuat yang mengukur dan mengukur kemajuan proyek yang disebut varians jadwal.

Varians jadwal dapat dihitung secara manual dengan tangan, tetapi jauh lebih efektif menggunakan perangkat lunak manajemen proyek sehingga dapat diperbarui secara dinamis dan berubah secara real time seiring kemajuan proyek. Dengan ProjectManager, Anda dapat melacak data yang direncanakan versus data aktual dengan bagan Gantt, dasbor, dan laporan sehingga Anda tidak akan pernah ketinggalan.

Apa itu Varians Jadwal?

Jadwal varians (SV) adalah perhitungan yang mengukur apakah sebuah proyek di jalur dengan menghitung kemajuan aktual terhadap kemajuan yang diharapkan.

Variasi jadwal memungkinkan manajer proyek membawa data ke dalam percakapan. Alih-alih mengatakan, "Proyek ini sedikit tertinggal," orang bisa mengatakan, "Proyek ini 20 persen tertinggal dari yang seharusnya."

Cara Menghitung Varians Jadwal

Untuk menghitung varians jadwal, kurangi Budgeted Cost of Work Scheduled (BCWS) dari Budgeted Cost of Work Performed (BCWP). Semua nilai yang digunakan akan berupa angka moneter (USD, GBP, dll.). Berikut rumusnya:

BCWP – BCWS = SV

Terkadang Anda akan melihat rumus ini sebagai EV – PV , tetapi artinya sama saja: EV (Earned Value) – PV (Planned Value) = SV

Untuk menggunakan rumus ini, pertama-tama kita perlu mendefinisikan BCWP dan BCWS:

• BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Ini adalah nilai anggaran dari pekerjaan yang telah selesai. (Jumlah Anggaran Proyek) X (Persentase Pekerjaan Yang Telah Selesai)
• BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Ini adalah nilai anggaran pekerjaan yang diharapkan telah selesai sekarang. (Jumlah Anggaran Proyek) X (Persentase Pekerjaan Yang Harus Dilakukan Sekarang, Berdasarkan Waktu yang Telah Berjalan)

Terkait: Template Penjadwalan Proyek

Contoh Perhitungan

Untuk membantu Anda memahami sepenuhnya perhitungan ini, mari gunakan contoh skenario dan masukkan angka-angkanya. Katakanlah Anda mengelola sebuah proyek yang akan berlangsung selama 20 hari dan total anggaran proyek adalah $100.000.

Dalam contoh ini, Anda 10 hari (atau 50%) memasuki proyek, jadi Anda seharusnya telah menyelesaikan pekerjaan senilai $50.000 (50% dari total anggaran) pada saat ini. Tapi, sayangnya, Anda benar-benar hanya menyelesaikan $25.000 pekerjaan.

Inilah yang terlihat saat Anda memasukkan angka ke dalam rumus varians jadwal kami:

BCWP ($25.000) – BCWS ($50.000) = SV (-$25.000)

Kemudian, untuk menyatakan varians jadwal sebagai persentase, cukup bagi:

SV (-$25.000) / BCWS ($50.000) = -.5 atau -50%

Angka ini memberi tahu Anda bahwa proyek Anda tertinggal 50% dari yang seharusnya saat ini. Jika angka yang dihasilkan adalah angka positif, maka proyek Anda lebih cepat dari jadwal. Jika varians jadwal keluar sebagai nol, maka proyek tersebut tepat di tempat yang seharusnya!

Mengapa Varians Jadwal Penting

Mengetahui apakah suatu proyek lebih cepat atau lebih lambat dari jadwal dan melebihi atau di bawah anggaran adalah tanggung jawab inti dari seorang manajer proyek. Manajer proyek dipercaya oleh tim mereka dan oleh perusahaan mereka untuk tetap mengendalikan proyek karena alasan berikut:

1. Pengiriman proyek mempengaruhi garis bawah. Jika sebuah proyek terlambat, klien dan pemangku kepentingan internal akan merugi secara finansial. Ketika ini terjadi, itu mengancam reputasi perusahaan—yang dapat menyebabkan kerugian di masa depan!
2. Disorganisasi mempengaruhi tim internal. Jika proyek meluncur dari rel dan penundaan sering terjadi, tim cenderung kehilangan semangat dan motivasi. Tim adalah yang paling bahagia ketika kerja keras mereka terbayar di akhir proyek. Namun, ketika proyek terhenti atau proyek sepertinya tidak pernah selesai, anggota tim mulai kehilangan kepercayaan.

Menggunakan Dasbor Manajemen Proyek Untuk Menghitung SV

Meskipun perhitungannya sederhana, namun dapat dengan cepat menjadi tugas yang membosankan untuk menghitung angka dengan tangan, mengingat perhitungan harus diulang setiap hari saat proyek berubah.

Pada proyek besar, melacak ribuan titik data menjadi tidak mungkin. Itu sebabnya manajer proyek yang cerdas memilih untuk menggunakan dasbor proyek untuk menjalankan perhitungan mereka, menghemat waktu dan sumber daya yang berharga.

Dasbor ProjectManager untuk Varians Jadwal

Perangkat lunak ProjectManager dirancang oleh manajer proyek profesional setelah mereka menyadari kebutuhan akan alat yang lebih baik pada proyek mereka sendiri. Saat mengelola proyek apa pun, terutama yang besar, waktu seorang PM paling baik dihabiskan untuk bergerak maju—tidak menjalankan persamaan sepanjang hari.

Dasbor proyek kami dibuat untuk memberi Anda informasi waktu nyata tentang tugas, tim, dan anggaran. Inilah cara mereka bekerja.

Masukkan Sumber Daya dan Anggaran

Saat Anda membangun proyek baru, mulailah dengan menambahkan total anggaran proyek Anda. Nomor ini akan bertindak sebagai titik referensi saat pekerjaan berlangsung, dan grafik akan dibuat yang memungkinkan Anda melihat dengan cepat apakah proyek tersebut sesuai anggaran atau berisiko untuk dihentikan.

Selain itu, Anda akan menambahkan dua jenis sumber daya ke proyek baru Anda: orang dan benda. Orang-orang adalah anggota tim internal dan kontraktor luar yang akan mengerjakan proyek. Hal-hal adalah sumber daya lain yang memiliki biaya seperti sewa kamar, peralatan, dan perjalanan.

Data Digulung Secara Otomatis

Saat Anda menetapkan tarif biaya untuk setiap orang, dan orang tersebut mencatat waktu untuk tugas mereka, perangkat lunak akan secara otomatis mengatur data di dasbor. Hal yang sama berlaku untuk biaya sumber daya non-manusia—data digulung ke dasbor agar mudah dilihat.

Informasi ini dapat digunakan untuk melihat secara real time apakah jadwal proyek dan anggarannya melebihi atau di bawah target. Jadwal varians dihitung secara otomatis.

Melihat Lebih Dekat Pada Dasbor

Varians jadwal hanyalah salah satu metrik yang akan dihitung secara otomatis untuk Anda. Selain varians, Anda juga akan melihat grafik untuk

• Kesehatan: Tinjauan tentang kecepatan dan kemajuan semua pekerjaan proyek
• Tugas: Rincian tugas mana yang dimulai, diselesaikan, atau belum dikerjakan
• Kemajuan: Tampilan yang diperbesar pada kemajuan setiap tugas, untuk melihat di mana setiap bagian pekerjaan berada
• Waktu: Melihat penyelesaian proyek yang direncanakan vs. aktual
• Beban Kerja: Representasi visual dari beban kerja dan ketersediaan setiap anggota tim

ProjectManager Adalah Perangkat Lunak Penjadwalan Terbaik

Dasbor proyek hanyalah satu bagian kecil dari rangkaian perangkat lunak yang ditawarkan oleh ProjectManager. Perangkat lunak ini digunakan oleh ribuan tim dan perusahaan termasuk NASA, Volvo, dan Bank of America untuk perencanaan, kolaborasi, pemantauan, dan pelaporan proyek.

Bagan Gantt kami yang kuat memungkinkan pengguna untuk merencanakan proyek dalam berbagai ukuran. Masukkan tugas dengan tanggal mulai dan jatuh tempo dan mereka diplot pada garis waktu visual, sehingga mudah untuk melihat keseluruhan proyek secara sekilas.

Tapi itu hanya sebagian kecil dari bagaimana alat kami membantu Anda mengelola jadwal proyek Anda. Untuk gambaran singkat, lihat video tutorial singkat ini.

Anggota tim juga menyukai ProjectManager karena membuat manajemen kerja menjadi sederhana. Mereka dapat melihat pekerjaan yang perlu dilakukan dalam daftar tugas, papan kanban, dan kalender.

Untuk melihat perangkat lunak ProjectManager beraksi, dan menghitung varian jadwal proyek Anda, lakukan uji coba gratis selama 30 hari. Selama 30 hari Anda akan dapat menggunakan semua alat manajemen proyek canggih yang kami tawarkan, tanpa biaya kepada Anda. Dapatkan perencanaan, pemantauan, pelaporan, dan kolaborasi semua dalam satu rangkaian perangkat lunak. Klik di sini untuk memulai uji coba gratis Anda hari ini!