7 Tips untuk Rapat Virtual yang Lancar

Pertemuan virtual adalah hal biasa di dunia kita yang terhubung secara digital. Apakah mereka digunakan untuk menghubungkan tim dari negara yang berbeda atau untuk membawa karyawan yang bekerja dari rumah bersama untuk panggilan konferensi, rapat virtual dapat menjadi sangat penting untuk kesuksesan perusahaan.

Seperti jarum jam, hampir setiap pertemuan virtual tampaknya mengalami semacam masalah. Pengulangan umum meliputi: "Apa kode untuk masuk ke panggilan video ini," atau "Apakah mikrofon saya berfungsi?"

Untuk membantu Anda menghindari masalah umum dan memastikan bahwa Anda mendapatkan hasil maksimal dari rapat virtual Anda, kami telah mengumpulkan tujuh tips untuk membantu Anda dan tim Anda. Namun sebelum kita masuk ke tips, mari kita lihat dengan cepat apa itu rapat virtual, dan mengapa Anda memilih untuk bertemu secara virtual dengan tim Anda.

Apa itu Rapat Virtual?

Rapat virtual adalah pertemuan orang-orang terdistribusi, yang menggunakan teknologi untuk menghubungkan peserta, bukan tempat pertemuan fisik. Rapat virtual menggunakan alat digital seperti konferensi video, perangkat lunak manajemen proyek, atau perangkat lunak obrolan untuk menghubungkan orang-orang sehingga mereka dapat berkomunikasi dan bekerja sama secara real time.

Pertemuan virtual akan terjadi baik karena kenyamanan atau karena kebutuhan. Terkadang, tim merasa lebih mudah untuk mengikuti rapat virtual daripada mengganggu hari mereka dengan meninggalkan meja dan rapat bersama. Dalam kasus ini, rapat virtual menghabiskan lebih sedikit waktu dan memungkinkan karyawan mempertahankan tingkat produktivitas yang lebih tinggi.

Dan terkadang rapat virtual adalah satu-satunya cara untuk terhubung dengan tim Anda. Ini dapat disebabkan oleh tenaga kerja yang terdistribusi atau karena perusahaan Anda memiliki karyawan jarak jauh. Dalam kasus ini, anggota staf berkumpul secara virtual untuk tetap sinkron satu sama lain. Rapat virtual bahkan memungkinkan tim dengan karyawan di zona waktu yang berbeda untuk terhubung dengan mulus satu sama lain, yang tidak akan mungkin terjadi sebaliknya.

Tips untuk Rapat Virtual yang Sukses

Keberhasilan rapat virtual Anda bergantung pada banyak hal. Beberapa di antaranya mungkin di luar kendali Anda, seperti koneksi internet Anda. Jika konektivitas Anda buruk, rapat Anda akan buruk. Jadi, ada masalah pipa dasar yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Setelah Anda siap untuk bertemu secara virtual, pastikan untuk mengikuti langkah-langkah ini.

1. Pilih Perangkat Lunak Rapat Virtual yang Tepat

Keputusan pertama dan paling penting yang harus diambil saat mengatur pertemuan virtual adalah menjawab pertanyaan: “bagaimana kita akan bertemu?” Rapat virtual bisa sesederhana panggilan telepon grup, atau serumit sesi kerja dengan layar bersama.

Oleh karena itu, Anda perlu memilih teknologi yang memungkinkan tim Anda bertemu. Ini harus menyediakan semua alat yang diperlukan bagi Anda untuk mencapai tujuan pertemuan Anda.

Ada banyak cara untuk menyelenggarakan rapat virtual, tetapi berikut adalah beberapa platform rapat virtual paling populer yang digunakan saat ini:

• Platform obrolan video seperti Zoom, Facetime, atau Google Hangouts
• Perangkat lunak obrolan seperti Slack atau Skype
• Perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif seperti ProjectManager

Saat memilih perangkat lunak rapat virtual, mungkin tergoda untuk menggunakan alat gratis, tetapi penting agar Anda tidak mengambil jalan pintas di sini. Platform yang Anda pilih akan memengaruhi cara tim Anda berkomunikasi, dan produktivitas yang dihasilkan dari rapat Anda.

Terkait: Manajemen Proyek Virtual: Manfaat, Tantangan & Alat

Misalnya, banyak tim telah mencoba konferensi video dengan edisi gratis Zoom, hanya untuk mengetahui kemudian bahwa durasi panggilan terbatas, peserta terbatas, dan tidak diamankan dengan kata sandi (yang telah menyebabkan cerita tentang beberapa pengunjung yang memalukan secara acak menghadiri rapat) . Keterbatasan ini dapat menyebabkan sakit kepala dan kehilangan waktu, jadi yang terbaik adalah membayar alat yang akan menjadi bagian integral dari tim Anda.

2. Tes Semua Anggota Tim Sebelum Bergabung

Penting bahwa semua orang yang terlibat dalam rapat virtual mendatang mendaftar, menginstal, dan menguji perangkat lunak yang akan digunakan sebelumnya. Salah satu masalah utama yang sering muncul dalam rapat virtual adalah masalah teknis.

Jika anggota tim tidak dapat mengetahui cara masuk, atau cara membuat webcam mereka berfungsi, maka seluruh rapat dapat ditunda. Cegukan dalam teknologi ini dapat menyebabkan frustrasi di antara anggota tim dan kehilangan produktivitas. Setiap orang harus pergi ke pertemuan virtual mereka mengetahui persis bagaimana untuk berpartisipasi secara efisien.

3. Buat Agenda

Selain rapat virtual, tip ini juga berlaku untuk rapat dalam bentuk apa pun: selalu siapkan agenda sebelum rapat. Agenda Anda harus mencantumkan item-item spesifik yang akan dibahas, bersama dengan hasil apa pun yang harus dihasilkan dari rapat. Setiap agenda harus terikat waktu, dan waktu perlu diawasi dengan cermat.

Terkait: Cara Menjalankan Rapat Perencanaan (Termasuk Daftar Periksa)

Tidak ada yang lebih buruk dari pertemuan 30 menit yang berlangsung selama dua jam, terutama ketika pertemuan itu bisa diselesaikan dalam 30 menit yang asli. Agenda membantu Anda tetap pada rencana sehingga anggota tim tidak berkecil hati atau frustrasi karena waktu yang terbuang. Aturan praktis yang baik untuk dijalani adalah ini: jika tidak ada agenda, maka tidak ada pertemuan.

4. Kirim Undangan dan Agenda

Setelah agenda disiapkan, penting untuk mengirimkan agenda beserta undangan acara ke semua anggota tim yang akan berpartisipasi dalam rapat virtual. Ini harus dilakukan jauh sebelum dimulainya waktu rapat sehingga anggota tim memiliki waktu yang cukup untuk bersiap.

Salah satu pertimbangan penting saat mengirimkan undangan acara rapat virtual adalah zona waktu anggota tim. Mengkoordinasikan rapat bisa menjadi lebih sulit ketika bekerja dengan tim jarak jauh yang tersebar di berbagai negara dan zona waktu.

Ini juga merupakan pertimbangan penting saat bertemu dengan karyawan yang bekerja dari rumah, karena jadwal mereka bisa lebih padat daripada staf di kantor. Kebijakan kerja dari rumah yang jelas dapat membantu memperkuat jadwal.

5. Gunakan Pemecah Es (Bila Sesuai)

Rapat virtual bisa lebih sulit untuk dimulai daripada rapat tradisional karena peserta biasanya membutuhkan beberapa menit untuk masuk dan menyiapkan teknologi mereka. Daripada membuang waktu yang berharga untuk mengobrol selama beberapa menit pertama ini, Anda dapat menjalankan pemecah kebekuan untuk mendorong tim untuk lebih mengenal satu sama lain.

Cintai mereka atau benci mereka, tetapi pemecah kebekuan telah terbukti membantu kohesi tim dan kerja tim. Namun, untuk beberapa pertemuan virtual yang lebih serius, pemecah kebekuan mungkin tidak sesuai. Dalam kasus ini, mungkin yang terbaik adalah melanjutkan dan memulai rapat pada waktu yang tercantum pada undangan rapat Anda.

6. Berkolaborasi

Dalam semua pertemuan, ada orang-orang yang dengan bangga akan angkat bicara dan mereka yang dengan senang hati akan duduk di belakang hanya untuk mendengarkan. Pada pertemuan tatap muka, mudah untuk membaca ruangan dan mendorong anggota tim yang lebih pendiam untuk angkat bicara, agar kolaborasi tim berjalan.

Namun, dalam pertemuan virtual itu bisa lebih sulit. Anda harus selalu menyadari siapa yang menelepon, dan siapa yang mungkin membutuhkan dorongan untuk berbicara. Berikan perhatian ekstra kepada anggota rapat virtual Anda yang mungkin membutuhkan dorongan untuk berpartisipasi. Jika memungkinkan, siapkan daftar semua peserta rapat virtual sehingga Anda dapat dengan cepat memanggil anggota tim sesuai kebutuhan.

7. Kirim Catatan Pembungkus

Hal terakhir dan mungkin paling penting yang harus Anda lakukan segera setelah rapat virtual Anda selesai. Setelah rapat selesai, kumpulkan semua catatan Anda dari rapat dan bagikan dengan seluruh tim peserta.

Cara sederhana untuk melakukannya adalah memulai dengan agenda rapat asli Anda, lalu menambahkan catatan untuk setiap item baris. Apakah kami mencapai item baris ini? Siapa yang bertanggung jawab untuk memiliki tindak lanjut dari item baris?

Terkait: Cara Membuat Rapat Manajemen Proyek Anda Bersemangat

Penting bagi seluruh tim untuk keluar dari setiap pertemuan virtual dengan item tindakan. Jika tidak ada tindakan yang datang dari rapat Anda, maka Anda mungkin perlu mempertimbangkan apakah rapat itu memang diperlukan.

Bagaimana ProjectManager Membantu Tim Virtual

ProjectManager adalah proyek online dan platform manajemen kerja yang memungkinkan anggota tim untuk bekerja sama, di mana pun mereka berada. Terkadang begitu banyak pekerjaan selesai, rapat virtual bahkan tidak diperlukan!

Tim virtual, tim jarak jauh, dan karyawan yang bekerja dari rumah menggunakan ProjectManager untuk berkolaborasi dalam pekerjaan bersama. Dengan beberapa tampilan proyek, ada alat untuk setiap tim di platform berbasis cloud.

Rencanakan Online

Manajer dapat membuat rencana proyek untuk tim mereka menggunakan bagan Gantt online. Mereka dapat menetapkan semua tugas proyek kepada anggota tim, dan setiap anggota tim akan diberi tahu secara waktu nyata bahwa mereka memiliki pekerjaan baru yang ditugaskan kepada mereka.

Berkolaborasi secara Real Time

Tim juga dapat menggunakan papan kanban visual untuk membuat alur kerja bersama sehingga setiap anggota tim tahu persis apa yang sedang dikerjakan oleh anggota tim lainnya setiap saat. Visibilitas ini sangat penting untuk keberhasilan tim, terutama ketika staf tidak bekerja sama secara tatap muka di kantor.

Ribuan tim di seluruh dunia mengandalkan ProjectManager untuk berkolaborasi, tetap teratur, dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan bersama. ProjectManager memiliki alat untuk semua tim, baik di kantor maupun jarak jauh. Manajer dapat menetapkan pekerjaan dan melacak kemajuan, sementara karyawan dapat mengatur semua tugas mereka di satu tempat. Coba ProjectManager hari ini secara gratis dengan uji coba gratis 30 hari ini.