Bagaimana Mengetahui Kapan Harus Membunuh Proyek & Memotong Kerugian

Jika proyek Anda gagal, bagaimana Anda tahu apakah akan mengakhirinya atau melanjutkan? Jennifer Bridges, PMP, membantu Anda membuat keputusan yang tepat.

Berikut tangkapan layar papan tulis untuk referensi Anda.

Dalam Tinjauan – Bagaimana Mengetahui Kapan Harus Membunuh Proyek & Memotong Kerugian

Saat menentukan apakah suatu proyek layak dilanjutkan atau tidak, Jennifer mengatakan manajer proyek perlu fokus pada kerugian. Hanya dengan begitu Anda dapat membuat keputusan yang tepat saat mengelola proyek Anda.

Orang akan sering melanjutkan proyek berdasarkan premis yang salah, seperti gagasan bahwa jika Anda membuang uang pada suatu masalah, itu akan diperbaiki. Ini disebut kekeliruan biaya hangus. Ini adalah cara lain untuk mengatakan, "membuang uang yang baik setelah yang buruk." Ada titik di mana tidak peduli berapa banyak Anda berinvestasi, pemulihan tidak mungkin.

Lubang lain yang harus dihindari adalah sesuatu yang disebut kekeliruan komitmen. Ini adalah saat orang begitu berkomitmen pada sebuah proyek sehingga mereka menolak untuk mengakui kekalahan sampai pada titik kerusakan besar pada proyek, reputasi, dan perusahaan mereka.

Perubahan Proyek

Yang benar adalah bahwa proyek tidak selalu mengikuti lintasan yang Anda rencanakan. Situasi dan kondisi berubah. Jennifer menawarkan daftar kekuatan yang dapat mengubah jalannya suatu proyek.

• Krisis keuangan
• Darurat nasional
• Bencana alam
• Perubahan teknologi
• Perubahan manajemen
• Sumber daya keterampilan
• Mandat federal
• Perubahan administrasi
• Kepatuhan

Setiap orang atau lebih dari perubahan ini akan berdampak pada proyek. Mereka akan terasa dalam lingkup proyek atau biaya dan waktu yang terlibat. Mereka mungkin mempengaruhi kualitas proyek. Sebuah proyek dapat bangkit kembali dari beberapa perubahan ini dan bukan dari yang lain. Tapi bagaimana seseorang bisa tahu?

Kapan Harus Membunuh Proyek

Jennifer menawarkan beberapa saran tentang bagaimana mengatakan bahwa sebuah proyek tidak lagi layak untuk dikejar. Ini adalah pilihan yang sulit, tetapi lebih baik melepas plester dengan cepat daripada memperpanjang rasa sakit.

Berikut adalah lima kali proyek harus berakhir:

1. Ketika tidak lagi memenuhi kebutuhan proyek, seperti tujuan awal proyek telah berubah dan tidak dapat dipenuhi.
2. Biaya di luar kendali, dan tidak ada cara untuk menutup laba atas investasi.
3. Biaya untuk menyelesaikan melebihi anggaran, dan tidak mungkin menutupi perbedaan biaya.
4. Keadaan mempengaruhi kemungkinan penyelesaian, seperti yang tercantum di atas.
5. Ada masalah etika dan/atau hukum.

Pro-Tip: Tentu saja, ini bukan satu-satunya alasan mengapa proyek gagal. Mungkin ada konflik dalam tim yang tidak dapat diselesaikan atau ketidaksepakatan tentang cara untuk bergerak maju yang dapat menghambat kemajuan.

Terima kasih telah menonton!

Transkripsi

Hari ini, kita berbicara tentang bagaimana mengetahui kapan harus menghentikan proyek dan memotong kerugian.

Nah, dengan banyaknya proyek yang bermasalah dan proyek yang gagal, ini adalah topik yang sangat hangat. Tapi saya sampaikan bahwa kata kunci di sini adalah kerugian.

Ketika Anda mulai mengambil kerugian dalam proyek Anda, Anda benar-benar perlu mempertimbangkan kebenaran, apakah saya perlu membunuh benda ini?

Ada beberapa kesalahan yang terjadi pada proyek yang ingin saya perhatikan.

Nomor satu adalah "kekeliruan biaya hangus" di mana itu benar-benar membuang uang baik setelah buruk. Pada tingkat tertentu, ada begitu banyak biaya hangus yang tidak dapat Anda pulihkan, tetapi untuk beberapa alasan, beberapa orang berpikir semakin banyak uang yang Anda keluarkan, semakin baik hasilnya. Tapi itu tidak pernah menjadi lebih baik, mereka adalah biaya hangus.

Ada juga "kekeliruan komitmen" di mana ketika orang berkomitmen pada sebuah proyek dan mereka menolak untuk mengakui kekalahan, dan apa yang terjadi adalah, itu sampai pada titik kerusakan parah tidak hanya pada reputasi pribadi mereka tetapi juga reputasi perusahaan mereka.

Jadi kami ingin melihat fakta bahwa kadang-kadang ada situasi, ada kondisi yang berubah selama proyek yang ingin kami lihat karena beberapa proyek dapat berdurasi pendek, tetapi beberapa dapat berjalan…mereka dapat berlangsung beberapa tahun.

Jadi selama berlangsungnya suatu proyek, yang mungkin terjadi adalah krisis keuangan yang mungkin terjadi. Jadi, tidak peduli di belahan dunia mana Anda berada, kita semua pernah melihat ini.

Juga, ada saat-saat ketika keadaan darurat nasional terjadi atau bahkan bencana alam.

Ada juga selama waktu teknologi besar dapat berubah mempengaruhi hal itu.

Juga, mungkin ada perubahan manajemen, manajemen kunci yang mendukung mungkin menjadi pemangku kepentingan, atau orang kunci dalam tim, jika perubahan itu juga dapat mengubah keberhasilan proyek.

Juga, mungkin ada sumber daya yang terampil. Kadang-kadang selama proyek, sekali lagi, jika teknologi berubah atau jika itu sesuatu yang baru, memiliki akses ke sumber daya terampil yang tahu bagaimana melakukannya, mungkin terbatas.

Juga, ada kalanya mandat federal terjadi selama proyek. Hampir setiap industri memiliki beberapa bentuk pedoman dan kepatuhan pemerintah yang harus mereka patuhi dan terkadang mandat ini benar-benar berdampak pada proyek tersebut.

Juga perubahan administrasi. Tidak peduli di negara mana Anda tinggal, ada kalanya para pemimpin negara berubah dan dengan itu, mereka mengubah pemerintahan mereka, orang-orang yang mendukung mereka. Itu juga bisa mengubah dinamika proyek tertentu.

Dan juga kepatuhan. Jika ada regulasi yang turun yang tidak bisa dipenuhi proyek, itu juga perlu dilihat untuk dibunuh.

Jadi ketika situasi ini terjadi, komponen proyek ini juga berubah. Ketika perubahan ini biasanya berdampak pada ruang lingkup proyek, terkadang biaya, waktu, atau jadwal, dan bahkan kualitas proyek.

Dan ketika mereka melakukannya, secara ringkas, sebuah proyek perlu dihentikan ketika nomor satu, itu tidak lagi memenuhi kebutuhan proyek. Jadi tujuan awal dari proyek itu berubah dan jika proyek ini tidak bisa lagi memenuhinya, itu harus dihentikan.

Jika biaya di luar kendali dan tidak ada cara untuk mengembalikan ROI, sekali lagi, berkali-kali dengan proyek yang bermasalah atau proyek yang gagal, inilah salah satu alasannya.

Juga, biaya untuk menyelesaikan melebihi anggaran dan tidak ada cara untuk menutupi biaya tersebut. Sekali lagi, karena sifat beberapa proyek yang berlangsung begitu lama dan biaya yang berubah, ada kalanya evaluasi ulang harus dilakukan untuk menentukan, oke, kami belum memenuhi timeline atau jadwal untuk menyelesaikan proyek.

Jadi sekarang pada titik ini, berapa lama waktu yang dibutuhkan? Jadi, jika jumlah waktu dan jumlah biaya melebihi apa yang dapat dibayar oleh pemangku kepentingan proyek itu, itu harus ditutup.

Juga, keadaan mempengaruhi kemungkinan. Sekali lagi, keadaan ini jika berdampak pada kemungkinan penyelesaian. Jika beberapa dari hal-hal ini terjadi, ada saatnya, pikirkanlah, jika itu adalah proyek konstruksi dan Anda pernah mengalami bencana alam, itu bisa terjadi di daerah yang tidak mungkin diselesaikan.

Jika terjadi perubahan teknologi besar yang berdampak pada keseluruhan proyek, kemungkinan tidak akan selesai. Jadi ini adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

Dan jika ada masalah etika dan hukum, saya akan menyampaikan bahwa proyek itu harus dihentikan.

Jadi, ini adalah beberapa hal yang perlu dipikirkan untuk membuat keputusan sulit untuk menghentikan proyek dan tidak terjebak dalam kekeliruan komitmen. Jadi, jika Anda memerlukan alat yang dapat membantu proyek Anda, daftarlah untuk perangkat lunak kami sekarang di ProjectManager.