Teknik Manajemen Komunikasi Yang Harus Diketahui Setiap PM

Komunikasi adalah dasar dari setiap hubungan baik, persahabatan atau kemitraan. Ini juga penting untuk cara kerja proyek. Tanpa komunikasi yang baik, segala sesuatunya bisa menjadi terlalu rumit. Ingat sketsa lama Abbott dan Costello, "Siapa yang Pertama"? Ini adalah ilustrasi abadi dari gangguan komunikasi—sekarang bayangkan itu terjadi selama proyek selama setahun. Menakutkan!

Bahkan jika Anda telah membuat rencana proyek yang kedap udara, Anda tidak akan melewati tonggak pertama Anda tanpa manajemen komunikasi yang tepat.

Apa itu Komunikasi Proyek?

Komunikasi proyek adalah proses mengidentifikasi informasi kunci yang akan dibagikan dengan anggota tim dan pemangku kepentingan di seluruh proyek tertentu. Ini termasuk membuat daftar pemangku kepentingan dan mengidentifikasi anggota tim yang akan terlibat dalam komunikasi proyek. Ini adalah kunci untuk menguraikan bagaimana penerima komunikasi akan menerima pembaruan proyek, frekuensi mereka akan menerimanya, serta poin selama proyek mereka akan menerimanya.

Saat Anda mengembangkan rencana proyek Anda, Anda harus membuat rencana komunikasi Anda yang sejalan dengan itu, sehingga setiap orang memiliki konteks yang diperlukan dan dapat melakukan pekerjaan mereka secara efektif di setiap langkah.

Titik komunikasi Anda, bersama dengan daftar kontak komunikasi Anda, akan berada di antara setiap langkah tersebut karena Anda perlu mendapatkan suntingan, komentar, dan akhirnya, persetujuan mereka.

Mengapa Manajemen Komunikasi Penting?

Manajemen komunikasi adalah segalanya. Anda tidak bisa hanya membuat rencana proyek dan berharap semua orang menaatinya. Setelah Anda membuat rencana dan membuat semua orang bergabung, baik Anda atau kontak utama yang Anda tetapkan harus menjadi orang yang mengelola rencana di seluruh proyek. Misalnya, manajer proyek dapat mengelola kiriman di sisi agensi, dan manajer akun dapat mengelola semua komunikasi di sisi klien, bekerja sebagai tim tag untuk membuat proyek berhasil.

Untuk memastikan manajemen komunikasi yang solid di seluruh proyek, rencana manajemen komunikasi harus dibuat. Manfaat dari rencana manajemen komunikasi adalah lima kali lipat:

• Kerangka kerja tertulis yang dapat dirujuk oleh klien/pemangku kepentingan/anggota tim. Ini dapat membantu jika ada kebutuhan untuk mediasi—Anda memiliki catatan kertas tertulis yang dapat Anda rujuk kembali. Ini juga dapat bermanfaat untuk referensi hutang dagang jika ada kesenjangan waktu yang dilacak untuk proyek tersebut.
• Rencana itu sendiri akan mengelola harapan dari para pemangku kepentingan untuk tidak mengantisipasi proyek yang sudah selesai sebelum kiriman diuji untuk jaminan kualitas.
• Titik di mana komunikasi dibagi memungkinkan kedua pemangku kepentingan untuk memberikan umpan balik yang berharga pada proses proyek serta produk akhir, dan memberikan anggota tim kesempatan untuk bertukar pikiran bersama, menjembatani kesenjangan antara kedua kelompok.
• Ini memungkinkan semua yang terlibat untuk menemukan risiko dan masalah dengan lebih baik sejak dini.
• Ini membantu menghilangkan kebutuhan untuk mengadakan pertemuan yang tidak perlu di buku, menghemat waktu dan uang.

Memahami mengapa masalah manajemen komunikasi mungkin terdengar seperti yang diberikan untuk organisasi mana pun. Tapi Anda akan terkejut.

205,6 miliar email dikirim setiap hari, di seluruh dunia, namun hanya sepertiganya yang benar-benar dibuka. Selain itu, Inc.com baru-baru ini menerbitkan laporan yang menunjukkan hambatan komunikasi di seluruh perusahaan di Amerika Serikat dan Inggris merugikan perusahaan $62,4 juta per tahun, rata-rata dalam hilangnya produktivitas. Di sisi lain, laporan yang sama menunjukkan "perusahaan dengan pemimpin yang memiliki keterampilan komunikasi yang efektif menghasilkan pengembalian 47 persen lebih tinggi kepada pemegang saham selama periode lima tahun."

Komunikasi dapat didukung dengan memiliki alat kolaborasi proyek online, seperti ProjectManager. ProjectManager memungkinkan manajer meluncurkan rencana proyek, dan kemudian menyebarkan informasi kepada anggota tim pada waktu yang tepat untuk tugas yang tepat. Tugas memungkinkan komentar, lampiran, tautan yang disematkan, deskripsi, daftar tugas, dan banyak lagi, sehingga semua orang mendapatkan petunjuk dengan benar untuk pertama kalinya.

Tips & Teknik untuk Manajemen Komunikasi yang Lebih Baik

Jadi, sekarang kita mengerti mengapa manajemen komunikasi itu penting. Tetapi bagaimana kita melakukannya dengan cara yang secara efektif mengurangi waktu produktivitas yang hilang?

Berikut adalah beberapa tip & teknik untuk memastikan rencana manajemen komunikasi Anda berjalan pada tingkat yang optimal.

• Sertakan deskripsi lanskap proyek dalam rencana awal Anda: Berikan latar belakang proyek Anda termasuk tujuan jangka pendek dan jangka panjang organisasi, siapa pemangku kepentingan Anda, siapa anggota tim Anda, berapa banyak anggaran yang akan dilibatkan, sumber daya apa yang Anda miliki. akan dibutuhkan dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek. Sertakan tujuan serta visi proyek untuk memastikan bahwa latar belakang bukan hanya garis besar, tetapi rencana yang kuat, dikembangkan sepenuhnya, dan dikomunikasikan sehingga Anda dapat menghasilkan dukungan proyek dengan lebih baik.
• Tetapkan pemilik proses komunikasi : Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, ketika Anda adalah agensi yang bekerja dengan klien, pemilik komunikasi Anda biasanya adalah manajer akun. Jika proyek Anda bersifat internal dengan tim pemangku kepentingan yang lebih terpusat, maka pemilik komunikasi Anda dapat menjadi Wakil Presiden Operasi, Wakil Presiden Pengembangan, atau bahkan manajer proyek itu sendiri.
• Sertakan proses peninjauan: Pada titik mana Anda akan mengirimkan komunikasi? Seberapa sering? Berapa banyak pencapaian yang akan dilibatkan, dan kumpulan data apa yang diperlukan untuk tinjauan kinerja? Menyiapkan proses peninjauan formal akan memastikan bahwa tidak ada yang akan melewatkan waktu ketika tiba saatnya untuk menilai proyek.
• Mengatur sistem untuk pesan yang akan dikirim : Apakah Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek atau Microsoft Excel? Apakah Anda akan berkomunikasi melalui Slack, Skype, atau hanya email? Sertakan semua ini dalam rencana Anda sehingga semua orang tahu cara terbaik untuk melakukan kontak.
• Kelola rapat Anda : Ini berpasangan dengan membuat rencana pengelolaan pemangku kepentingan. Rapat dapat membuang-buang waktu (dan banyak waktu, lebih baik dikatakan melalui email). Pastikan pertemuan Anda hanya melibatkan pemangku kepentingan yang akan terlibat dalam proses pengambilan keputusan dan kemudian buat agenda untuk setiap pertemuan untuk diikuti semua orang. Ini akan membantu kelompok untuk tetap pada tugas dan topik.

Larangan Manajemen Komunikasi

Ada banyak cara di mana manajemen komunikasi yang baik dapat menyelamatkan proyek Anda dari bencana dan menjaga semuanya bekerja pada tingkat yang optimal. Tapi apa yang terjadi ketika kepemimpinan (atau pemilik komunikasi proyek) menunjukkan metode komunikasi yang tidak efektif? Proyek Anda dapat dengan cepat jatuh ke dalam bahaya.

Berikut adalah beberapa kesalahan manajemen komunikasi yang harus dihindari:

• Jangan pasif-agresif: Yang ini seharusnya sudah jelas, tetapi Anda akan terkejut. Menolak untuk berbicara langsung dengan rekan kerja, anggota tim, atau pemangku kepentingan dapat membatasi kemajuan proyek sepenuhnya. Agresi pasif juga dapat terlihat seperti seseorang menghindari tugas atau proyek karena orang-orang yang terlibat. Agresi pasif di tempat kerja dapat menjadi penyebab tenggat waktu yang terlewat, waktu yang terbuang, kehilangan pendapatan, dan banyak lagi.
• Jangan mengelola proses proyek secara mikro: Manajemen mikro merusak lingkungan kerja apa pun dalam berbagai cara; itu meningkatkan risiko kesehatan, mempengaruhi pergantian karyawan, menurunkan produktivitas dan memperlambat kemajuan proyek. Percayai anggota tim dan pemangku kepentingan Anda untuk memberikan hasil tepat waktu dan sesuai anggaran, dan Anda juga akan melihat hasil produk yang lebih bahagia dan efektif.
• Jangan mengandalkan komunikasi elektronik: Banyak yang bisa hilang melalui teks atau email. Anda kehilangan ekspresi wajah, nada suara, dan dengan demikian dapat salah memahami apa yang diminta. Selain itu, sementara rapat memperlambat produktivitas di tempat kerja, banjir email dapat memiliki efek yang sama. Ingatlah bahwa cara terbaik untuk berkomunikasi, terutama selama pencapaian proyek, adalah tatap muka.
• Jangan lupa untuk mendokumentasikan semuanya: Satu-satunya cara untuk meninjau keberhasilan proyek dengan benar adalah dengan melihat kembali data melalui dokumentasi. Dengan dokumentasi, Anda dapat melihat siapa yang melakukan apa, tugas mana yang dikirimkan kapan, dan berapa biaya proyek secara keseluruhan.

ProjectManager Membantu Manajemen Komunikasi

Manajemen komunikasi tidak mudah. Pemimpin yang paling efektif bersifat pribadi, mengandalkan dokumentasi khusus untuk pengambilan keputusan yang terinformasi, sering mendelegasikan dan berbicara dengan sejelas mungkin. ProjectManager memiliki alat yang Anda butuhkan untuk membuat komunikasi di berbagai level menjadi mudah dan efisien, sehingga tidak ada waktu yang terbuang dan tidak ada kata yang terpotong.

Berkolaborasi dengan anggota tim tidak pernah semudah ini dengan bagan Gantt berbasis cloud kami. Tetapkan tugas dan tanggal jatuh temponya, tautkan ke dependensi dan lihat semuanya di satu layar. Selain itu, anggota tim, pemangku kepentingan, dan mitra dapat mengunggah dokumen, hasil kerja, dan mengomentari tugas apa pun pada tahap proyek mana pun jika Anda mau.

ProjectManager sangat bagus untuk tim yang ingin berkomunikasi lebih efektif. Saat satu anggota tim memperbarui tugas, pemberitahuan dikirim ke orang yang tepat pada waktu yang tepat. Tidak hanya itu, tetapi juga mempermudah proses peninjauan dengan halaman ringkasan pelacakan kinerja lengkap kami. Tim dapat melihat apa yang sedang dikerjakan semua orang dan jika mereka membutuhkan bantuan.

Mengelola komunikasi selama proyek tidak pernah sederhana. Namun dengan ProjectManager, Anda akan membuka kunci perangkat lunak pemenang penghargaan yang berkomitmen untuk membantu tim berkolaborasi secara efektif di berbagai platform. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.