Pengembangan Proyek: Semua yang Anda Butuhkan untuk Memulai

Jadi, proyek Anda telah disetujui, dan Anda siap untuk memulai fase pertama. Tetapi apakah Anda sudah bekerja melalui pengembangan proyek? Jeda apa yang Anda lakukan dan lihat bagaimana proyek Anda telah dikembangkan.

Ini mungkin terdengar seperti frasa yang tidak dikenal, tetapi itu penting.

Pikirkan seperti ini. Jika manajemen proyek adalah rumah yang Anda bangun, maka proses pengembangan proyek adalah cetak biru yang dibutuhkan kontraktor Anda untuk memulai segalanya. Dan tanpa selembar kertas penting itu, Anda sudah melihat fondasi berbatu untuk proyek Anda.

Apa itu Pengembangan Proyek?

Sekarang, ini mungkin terdengar sangat mirip dengan manajemen proyek. Tapi jangan bingung—ada beberapa perbedaan utama. Pertama, mari kita definisikan pengembangan proyek.

Pengembangan proyek adalah proses perencanaan dan pengalokasian sumber daya untuk sepenuhnya mengembangkan proyek atau produk dari konsep hingga go-live. Ini biasanya terdiri dari lima fase: penemuan, alokasi, kickoff, jaminan kualitas, tinjauan dan laporan. Selama fase pengembangan proyek, manajer bekerja untuk membentuk orang-orang yang akan membentuk tim proyek. Proses ini biasanya dikembangkan oleh manajer proyek yang terkait dengan proyek.

Manajemen proyek, seperti yang Anda ketahui, adalah proses dimana pengetahuan, keterampilan, sumber daya, alat dan teknik dikumpulkan dalam upaya untuk memenuhi tujuan proyek. Ini biasanya dipetakan dari perspektif kepemimpinan, dan kemudian diteruskan ke manajer proyek untuk pengembangan lebih lanjut setelah fakta.

Jadi, seperti contoh yang kami sebutkan sebelumnya, ini adalah perbedaan antara rumah dan cetak birunya.

Apa Tahapan Pengembangan Proyek?

Kami menyentuh ini secara singkat tetapi mari kita jelajahi ini, karena bagian ini benar-benar merupakan mur dan baut dari pengembangan proyek. Biasanya ada lima fase dalam pengembangan proyek. Mereka:

• Penemuan
• Alokasi
• Kickoff
• Kualitas asuransi
• Tinjau dan laporkan

Jadi mari kita lihat lebih dekat kelima fase ini.

Temukan Detail Rencana Proyek Anda

Selama penemuan, Anda akan mengkategorikan setiap bagian dari proyek yang telah ditentukan oleh rencana proyek. Apa yang perlu dilakukan? Siapa yang melakukannya? Sumber daya apa yang Anda perlukan untuk mewujudkannya? Memiliki pertanyaan seperti itu sudah dijawab sebelum Anda sampai ke fase penemuan adalah penting.

Selama fase ini juga Anda akan mengetahui cara mengukur kemajuan proyek dan mengidentifikasi pencapaian mana yang perlu Anda buat untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Alokasikan Anggaran, Sumber Daya, Staf, dan Waktu

Selama fase alokasi, Anda akan menghabiskan sebagian besar waktu Anda menjadi sangat terorganisir dan terperinci dengan keseluruhan rencana Anda. Apa yang akan dilakukan, kapan akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukannya, adalah semua pertanyaan yang akan Anda jawab selama fase alokasi sumber daya ini. Selain itu, Anda akan mengatur penilaian risiko selama fase ini untuk lebih memahami di mana potensi masalah akan muncul selama proyek, dan mengalokasikan waktu yang sesuai.

Anggaran, jadwal proyek, analisis risiko, serta setiap dan semua asumsi akan terjalin di seluruh proyek jika berlaku.

Kickoff

Linimasa proyek, rencana pengembangan, dan anggaran Anda semuanya telah disetujui oleh pemangku kepentingan Anda, dan Anda siap untuk memulainya. Pada titik ini, Anda akan menjalankan proyek Anda, memastikan bahwa semua pemangku kepentingan dan anggota tim berada di sistem yang mereka butuhkan untuk melacak proyek dan menyaksikan semuanya berjalan lancar. Semua orang akan bekerja sama untuk menciptakan hasil dan memastikan bahwa anggaran, sumber daya, dan garis waktu semuanya seimbang dan diikuti dengan tepat.

Selain itu, Anda akan mengelola pengembangan proyek di seluruh proses proyek. Apakah proyek Anda beroperasi dalam sprint atau melalui metode yang berbeda, Anda juga akan mengelola dan mengoptimalkan selama fase ini.

Kualitas asuransi

Setelah proyek Anda selesai, Anda bisa bernapas lega. Apakah itu sukses? Apakah risiko yang Anda antisipasi terjadi? Apakah ada titik dalam proyek yang dapat dioptimalkan untuk hasil dan kinerja maksimum? Di sinilah Anda menguji proyek yang sudah selesai dan memastikan bahwa semua ujung yang longgar diikat. Kumpulkan semua data yang relevan, dan sajikan kepada pemangku kepentingan utama Anda untuk ditinjau.

Tinjau dan Laporkan

Tahap terakhir adalah review dan report. Anda telah menendang ban dan menguji hasil akhirnya untuk kepastian. Semuanya berjalan sesuai rencana. Sekarang, Anda akan mengambil semua temuan dan data Anda, dan mendapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan Anda. Menurut mereka, di mana proyek itu bisa berjalan lebih lancar? Apa yang ingin mereka lihat terjadi selama proses proyek berikutnya? Apakah ada pengetahuan yang hilang atau terbuang selama proses proyek? Anda akan menilai ini dengan kepemimpinan selama fase ini.

Tips dan Trik untuk Tahapan Pengembangan Proyek

Aturan dasar untuk membuat dan mengelola proses pengembangan proyek adalah sebagai berikut:

1. Tetap teratur
2. Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka
3. Lacak semuanya

Tetapi kunci terbesar untuk menguasai fase pengembangan proyek adalah memiliki sistem perangkat lunak untuk melacak semuanya dengan lebih baik.

Dari timeline Anda hingga karyawan Anda dapat mengomentari tugas mereka, hingga mengalokasikan sumber daya, pencapaian, dan lainnya. Memiliki sistem sebelum dimulainya proyek bekerja lebih efektif daripada spreadsheet dan membuat semua orang tetap teratur (bukan hanya Anda!) di satu tempat.

Selain itu, jika Anda memiliki sistem perangkat lunak tempat Anda dapat berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dan anggota tim secara bersamaan, minta mereka mengomentari tugas, dan secara otomatis memberi tahu Anda saat pembaruan terjadi, itu lebih baik. Bahkan jika tim Anda bekerja di beberapa zona waktu, jika Anda dapat memiliki tempat pertemuan umum secara online, seperti ProjectManager, di mana semua orang dapat melihat garis waktu dan hasil kerja di mana pun mereka berada, maka Anda sedang menyiapkan proyek Anda untuk sukses.

Hasil Utama untuk Pengembangan Proyek

Karena pengembangan proyek bertindak sebagai cetak biru untuk rencana proyek—atau rumah—hasilnya kira-kira sama. Ini adalah penyelesaian proyek itu sendiri, apakah itu sebenarnya rumah, pembaruan aplikasi, peluncuran produk baru, implementasi perangkat lunak, atau situs web. Hasil yang dicapai adalah tujuan akhir yang ditandatangani oleh semua kepemimpinan dan pemangku kepentingan utama dan bahwa semua anggota tim bekerja tanpa lelah untuk menciptakannya.

Hal-hal yang Harus Dihindari Saat Berhubungan dengan Pengembangan Proyek

Oh, kita bisa melanjutkan tentang berbagai kesalahan yang harus dihindari selama proses pengembangan proyek Anda. Tapi kami akan tetap sederhana.

Kesalahan umum yang kita lihat dalam pengembangan proyek sering muncul dari kurangnya penelitian di awal. Apakah Anda mencocokkan sumber daya Anda secara tidak efektif? Apakah ada kesalahan komunikasi dengan pemangku kepentingan dan anggota tim? Apakah ruang lingkup proyek menjauh dari Anda? Apakah proyek melewati tenggat waktu atau anggaran? Apakah Anda mengalami cegukan saat mengumpulkan persyaratan?

Kesalahan-kesalahan yang tercantum di atas adalah kesalahan umum yang harus dihindari selama pengembangan proyek. Itulah mengapa ketika Anda mengembangkan proyek Anda, yang terbaik adalah mengasumsikan Hukum Murphy—apa pun yang bisa salah, akan terjadi. Dengan begitu, Anda dapat mengembangkan fail-safes atau contingency plan yang aktif ketika plan A mengalami masalah.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Pengembangan Proyek

Mengembangkan rencana proyek bukanlah hal yang mudah. Ini adalah detail yang membentuk DNA proyek Anda. Satu detail yang terlewat atau satu informasi yang dikomunikasikan secara tidak benar dapat membuat seluruh proyek Anda dimulai dengan langkah yang salah.

Dengan ProjectManager, Anda dapat merencanakan menggunakan metode tangkas atau waterfall, sehingga apa pun cara tim Anda bekerja paling baik, Anda dapat memiliki rencana yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Semua pemangku kepentingan dan anggota tim Anda dapat memiliki akses di mana pun mereka berada, melihat garis waktu proyek, mengomentari tugas, dan berkolaborasi dengan lebih efisien. Anda juga dapat menetapkan tugas ke anggota tim bersama dengan tanggal jatuh tempo, dan melihat aktivitas saat pembaruan terjadi.

ProjectManager juga memiliki fitur pelacakan dan pelaporan tingkat lanjut. Kami memiliki dasbor waktu nyata yang secara otomatis memperbarui metrik proyek penting, sehingga Anda selalu memiliki denyut nadi di proyek Anda. Dan, untuk menyelam lebih dalam lagi, kami menawarkan laporan proyek otomatis yang menganalisis status proyek, varians, kemajuan tugas, dan banyak lagi.

Memiliki proyek Anda yang dikembangkan dengan benar sebelum go-live adalah roti dan mentega untuk proses proyek yang lancar. Tetapi tanpa sistem perangkat lunak yang tepat untuk mewujudkannya, Anda akan buta terhadap proyek Anda. Yakinkan pemangku kepentingan bahwa semua sistem berjalan, dan aktifkan anggota tim Anda untuk berkomunikasi secara efektif di fase mana pun mereka berada. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud pemenang penghargaan yang berkomitmen untuk membantu tim berkolaborasi secara efektif di berbagai platform. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.