Qu'est-ce qu'un plan de gestion des parties prenantes ?
Comment faire un plan de gestion des parties prenantes
Vidéo sur la gestion des parties prenantes du projet
Processus de gestion des parties prenantes
Comment ProjectManager aide à la gestion des parties prenantes
Livres, ressources et plus sur la gestion des parties prenantes
Qu'est-ce qu'une partie prenante du projet ?
Une partie prenante est un individu, un groupe ou une organisation qui est touché par le résultat d'une entreprise ou d'un projet. Les parties prenantes du projet, comme son nom l'indique, ont un intérêt dans le succès d'un projet et peuvent être internes ou externes à l'organisation qui parraine le projet.
Les relations avec les parties prenantes peuvent avoir une influence positive ou négative sur le cycle de vie de votre projet. Vous devrez donc identifier vos principales parties prenantes et créer un plan de gestion des parties prenantes pour répondre à leurs exigences.
Le suivi de vos principales parties prenantes avec un logiciel de gestion de projet est un excellent moyen de rester au courant des choses et de vous assurer que les parties prenantes de votre projet restent satisfaites et productives.
Qui peut être partie prenante d'un projet ? C'est une longue liste. Quelques exemples sont les suivants.
Chef de projet et membres de l'équipe de projet
Clients externes
Entrepreneurs et sous-traitants
Investisseurs
Fournisseurs
Organismes gouvernementaux
Il existe deux principaux types d'acteurs du projet : internes et externes. Voyons comment ils diffèrent les uns des autres et comment le processus de gestion des parties prenantes fonctionne pour chaque groupe de parties prenantes.
Différence entre les parties prenantes internes et externes
Parties prenantes internes
Une partie prenante interne est une personne dont l'intérêt pour le projet est directement lié au fait de faire partie de l'organisation qui gère ce projet. Les parties prenantes internes veulent atteindre les objectifs commerciaux et les objectifs stratégiques du projet. Ils peuvent être des chefs de projet, des membres d'équipe, des sponsors, des propriétaires ou même des investisseurs dans l'organisation.
Parties prenantes externes
Les parties prenantes externes sont celles qui ne sont pas directement liées à l'organisation, mais qui sont importantes pour l'entreprise ou qui sont affectées par le projet dans une certaine mesure. Ceux-ci font généralement partie de la chaîne d'approvisionnement, des créanciers ou des groupes publics.
En relation : Modèle d'analyse des parties prenantes
Qu'est-ce que la gestion des parties prenantes ?
La gestion des parties prenantes est un processus de gestion de projet qui consiste à gérer les attentes et les exigences de toutes les parties prenantes internes et externes impliquées dans un projet.
Pour ce faire, les chefs de projet doivent créer un plan de gestion des parties prenantes, un important document de gestion de projet qui explique les stratégies de gestion des parties prenantes qui seront appliquées au cours du projet.
En outre, les chefs de projet utilisent des outils et des techniques tels que les rapports sur l'état du projet pour faciliter le processus de gestion des parties prenantes à chaque phase du cycle de vie du projet.
Il convient de noter que le terme gestion des parties prenantes n'est pas exclusif à la gestion de projet, mais peut également être lié à l'administration des affaires. La gestion des relations avec les parties prenantes est aussi importante pour une petite entreprise que pour les grandes entreprises, les moyennes entreprises et même les organisations à but non lucratif.
De même, les équipes de gestion de projet et les entreprises de toute taille peuvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel de planification de projet tel que ProjectManager pour la gestion des parties prenantes. En effet, ProjectManager propose des outils de planification robustes tels que des diagrammes de Gantt, des tableaux Kanban, des calendriers et des listes de tâches.
Conseil de pro : le Project Management Institute (PMI) désigne la gestion des parties prenantes comme un « domaine de connaissances en gestion de projet ».
ProjectManager dispose d'outils de gestion des relations avec les parties prenantes et de fonctionnalités de collaboration d'équipe. En savoir plus.
Qu'est-ce qu'un plan de gestion des parties prenantes ?
Comme indiqué ci-dessus, un plan de gestion des parties prenantes est un document de gestion de projet qui identifie les parties prenantes de votre projet et les stratégies que vous utiliserez pour communiquer avec elles et répondre à leurs exigences.
Un plan de gestion des parties prenantes comprend généralement les éléments suivants.
Une liste de toutes les parties prenantes de votre projet avec leurs informations de base.
Une carte des parties prenantes ou une matrice des intérêts de pouvoir.
Une section de priorisation des parties prenantes.
Un plan de communication avec les parties prenantes.
Une section décrivant les différentes stratégies de gestion des parties prenantes à appliquer dans différents scénarios, telles que la résolution de conflits ou les techniques de rapport sur l'état du projet.
Comment faire un plan de gestion des parties prenantes en 5 étapes
Même si chaque approche de gestion des parties prenantes peut être différente selon les besoins de votre projet ou de votre entreprise, il existe quelques bonnes pratiques pour gérer vos relations avec les parties prenantes.
Suivez ces cinq étapes pour vous assurer que toutes vos bases dans le plan de gestion des parties prenantes sont couvertes.
1. Identifiez vos parties prenantes
La première étape de tout bon plan de gestion des parties prenantes est une bonne identification des parties prenantes. Identifiez qui sont les principales parties prenantes individuelles et les groupes de parties prenantes de votre projet ou de votre entreprise. La théorie des parties prenantes peut vous aider à mieux comprendre qui sont vos parties prenantes et comment elles sont affectées par votre projet.
2. Priorisez vos parties prenantes
Notez quelles parties prenantes clés vont avoir une plus grande influence sur le projet, et à quel stade leur influence devient plus ou moins grande. Vous pouvez utiliser un diagramme en oignon pour le processus de priorisation des parties prenantes. Gardez toujours un œil sur vos relations avec les principales parties prenantes, car elles peuvent avoir le plus grand impact sur votre projet ou votre entreprise.
3. Interviewez vos parties prenantes
Travailler avec de nouvelles parties prenantes peut être délicat au début. Connaître vos parties prenantes est la clé d'une gestion efficace des relations avec les parties prenantes. Pour cette raison, il est conseillé d'interroger les parties prenantes de votre projet, voici quelques exemples.
Quelles sont vos attentes pour ce projet ?
Quels sont les livrables qui vous intéressent le plus ?
Qu'espérez-vous que ce projet change après son lancement ?
À quelle vitesse voyez-vous ce projet se déployer ?
Si vous pensez positivement à ce projet, pourquoi ?
Si ce projet vous inquiète, pourquoi ?
4. Créez une grille d'intérêt pour le pouvoir
Une grille d'intérêt de pouvoir ou une matrice d'intérêt de projet est un tableau qui vous permet de déterminer le niveau de pouvoir et d'intérêt que vos parties prenantes ont dans le projet. C'est un outil de gestion de projet très utile pour l'analyse des parties prenantes.
Vous pouvez identifier ces quatre groupes de parties prenantes à l'aide de cet outil. Ils sont classés par importance.
Parties prenantes de grande puissance et de grand intérêt
Parties prenantes à haut pouvoir et à faible intérêt
Parties prenantes à faible pouvoir et à intérêt élevé
Parties prenantes à faible pouvoir et à faible intérêt
5. Définir et gérer les attentes
Identifiez clairement les étapes auxquelles chaque partie prenante clé sera impliquée et les délais dans lesquels leurs commentaires sont nécessaires. Créez un plan d'engagement des parties prenantes ou de communication avec les parties prenantes pour définir comment vous allez gérer vos relations avec les parties prenantes. Comme toujours, soyez réaliste, transparent et honnête à chaque phase de gestion de projet.
Vidéo sur la gestion des parties prenantes du projet
Définir et gérer les attentes est peut-être l'aspect le plus important de tout plan de gestion des parties prenantes. Les parties prenantes sont investies dans le projet et auront beaucoup d'opinions sur la façon dont il devrait se dérouler, à la fois bonnes et mauvaises. Pour en savoir plus sur la gestion des relations avec les parties prenantes, nous avons intégré un didacticiel vidéo ci-dessous.
Processus de gestion des parties prenantes
1. Analyse des parties prenantes
L'analyse des parties prenantes n'est pas une étape unique mais une série d'étapes, l'identification des parties prenantes, la cartographie des parties prenantes et la hiérarchisation des parties prenantes. En termes simples, l'analyse des parties prenantes peut être définie comme le processus consistant à comprendre qui sont les parties prenantes de votre projet, quel est leur niveau d'influence et d'implication, et leur importance pour votre projet ou votre entreprise.
2. Identification des parties prenantes
L'identification des parties prenantes est la première étape du processus d'analyse des parties prenantes et constitue la base de votre plan de gestion des parties prenantes. Comme son nom l'indique, ce processus consiste à identifier toutes vos parties prenantes internes et externes. Plus tard, ces parties prenantes seront analysées, hiérarchisées et engagées.
Voici quelques éléments que les chefs de projet doivent prendre en compte lors du processus d'identification des parties prenantes :
Passez en revue les documents de planification de projet tels que votre charte de projet pour vous aider à trouver des informations sur les parties prenantes.
Recherchez les réglementations gouvernementales qui pourraient s'appliquer à votre projet. Si c'est le cas, ces agences gouvernementales deviennent parties prenantes du projet.
Demandez aux membres de votre équipe et aux autres parties prenantes internes des commentaires.
Identifiez toutes les personnes et organisations impliquées dans votre chaîne d'approvisionnement.
3. Cartographie des parties prenantes
Maintenant que vous avez identifié toutes vos parties prenantes internes et externes, il est temps de déterminer leur niveau d'intérêt et le pouvoir ou l'influence qu'elles ont sur le projet. Il s'agit d'une étape importante dans le processus de gestion des relations avec les parties prenantes, car c'est à ce moment que vous obtiendrez les informations nécessaires à la hiérarchisation des parties prenantes.
La façon la plus simple de le faire est de créer une grille d'intérêt de pouvoir ou une matrice d'intérêt de pouvoir. Essayez le modèle de carte des parties prenantes gratuit de ProjectManager.
4. Priorisation des parties prenantes
Une fois que vous avez une liste complète, vous pouvez commencer à hiérarchiser les parties prenantes de votre projet en fonction de leur importance pour le projet. Décidez qui parmi eux a le plus d'influence sur le projet et est affecté par celui-ci.
Une fois que vous avez déterminé qui sont vos principales parties prenantes, il sera plus facile de les surveiller et de déterminer quelles sont les meilleures stratégies de gestion des parties prenantes pour les satisfaire.
5. Engagement des parties prenantes
Enfin, avec les informations créées dans votre carte des parties prenantes, vous déterminez comment impliquer vos parties prenantes. C'est le processus par lequel vous décidez comment vous allez communiquer et interagir avec les parties prenantes de votre projet.
Cela conduit à un plan de communication avec les parties prenantes qui décrit les canaux et la fréquence des communications entre vous et chaque partie prenante du projet. Vous pouvez utiliser notre modèle de plan de communication pour commencer.
Comment ProjectManager aide à la gestion des parties prenantes
L'analyse des parties prenantes, la gestion des parties prenantes et les communications avec les parties prenantes peuvent être complexes. C'est comme un projet greffé sur le projet existant, ce qui peut compliquer les choses. Heureusement, vous pouvez utiliser des outils logiciels de gestion de projet pour vous aider dans le processus de gestion des parties prenantes. ProjectManager est un outil de gestion de projet primé qui organise vos projets, vos équipes et vos parties prenantes pour vous aider à travailler plus efficacement.
1. Établissez un horaire
La gestion des parties prenantes commence par un calendrier pour capturer les activités et fournir un espace dans lequel chacun peut apporter sa contribution.
Utilisez notre diagramme de Gantt interactif pour présenter aux parties prenantes le plan et le calendrier du projet. Il peut être facilement partagé et agit comme une plate-forme collaborative dans laquelle ils peuvent être inclus.
2. Attribuez le travail
Le planning n'est qu'une abstraction jusqu'à ce qu'il soit exécuté. Cela nécessite l'implication de l'équipe. Les parties prenantes n'ont pas besoin d'être impliquées dans ces détails, mais elles doivent pouvoir les voir.
3. Surveiller les progrès
Les parties prenantes sont très intéressées par la progression du projet. Ils n'ont pas besoin de vous pour entrer dans les mauvaises herbes avec eux, mais les grands traits sont importants.
4. Équilibrer la charge de travail
Assurez la satisfaction des parties prenantes en gardant vos équipes productives. Vous voulez être en mesure de surveiller leur charge de travail et de l'ajuster si nécessaire pour les empêcher de s'épuiser.
5. Imprimer, partager, Gantt et rapports
Tenir les parties prenantes informées est la pierre angulaire de la gestion des parties prenantes. Vous avez besoin d'un outil qui vous donne la flexibilité de partager des données avec les parties prenantes comme elles le souhaitent.
6. Gérer un portefeuille
Les parties prenantes ne sont pas seulement impliquées dans des projets individuels, elles peuvent être investies dans un programme de projets aux vues similaires ou même dans un portefeuille. Vous avez besoin d'un outil de gestion de projet évolutif.
Suivez des projets, des programmes ou un portefeuille avec des outils qui donnent un aperçu de tous les projets sur une seule page. Il existe également un tableau de bord de portefeuille et une feuille de route pour aligner votre portefeuille sur les objectifs stratégiques.
Livres, ressources et plus sur la gestion des parties prenantes
Pour plus de ressources sur les parties prenantes du projet et la gestion des parties prenantes, nous avons compilé une liste de liens que vous pouvez explorer et vous informer davantage sur la gestion des parties prenantes.
Livre blanc sur l'engagement des parties prenantes pour la réussite du projet Le Project Management Institute (PMI) a une page blanche informative sur l'engagement des parties prenantes et la gestion du changement. Il définit l'engagement des parties prenantes et propose une approche en trois étapes qui indique que vous devez créer une carte des parties prenantes, hiérarchiser et développer les parties prenantes de votre projet.
Livres de gestion des parties prenantes L'Oxford University Press a un tour d'horizon de livres sur la théorie des parties prenantes compilé par le professeur de gestion des parties prenantes Jeffery S. Harrison. Certains des meilleurs livres sur le sujet sont Strategic Management: A Stakeholder Approach de R. Edward Freeman, Stakeholder Theory and Organizational Ethics de Robert Phillips et Redéfinir la société : gestion des parties prenantes et richesse organisationnelle par James E. Post, Lee E. Preston et Sybille Sachs.
Traiter avec des parties prenantes difficiles - Vidéo de formation sur le leadership et la gestion La coach en leadership Susanne Madsen héberge cette vidéo pédagogique sur la façon de gérer les parties prenantes difficiles. Elle parle de sept conseils pour surmonter les conflits avec les groupes de parties prenantes. Vous pouvez tout faire, qu'il s'agisse d'accepter l'autorité des parties prenantes sans vous engager dans un combat que vous ne pouvez pas gagner ou d'adapter vos communications pour éviter que les choses ne deviennent trop émotionnelles.
PowerPoint gratuit sur la gestion des parties prenantes Cette présentation Powerpoint de l'Imperial College de Londres passe par la gestion des parties prenantes, la grille d'intérêt du pouvoir, une carte d'empathie et un journal de gestion des parties prenantes. Il s'agit d'un diaporama court mais informatif qui couvre les principaux points de la gestion des relations avec les parties prenantes pour votre projet ou votre entreprise.
Comme indiqué ci-dessus, la gestion des relations avec les parties prenantes est aussi importante pour une petite entreprise que pour les grandes entreprises, les moyennes entreprises et même les organisations à but non lucratif. Découvrez comment ProjectManager peut vous aider à améliorer l'engagement de vos parties prenantes en profitant dès aujourd'hui de cet essai gratuit de 30 jours.
