7 étapes pour un budget de projet réussi

Si vous n'avez pas les fonds, vous n'allez pas mener à bien le projet. C'est pourquoi un budget de projet est si important : c'est la pierre angulaire du projet. Suivez ces étapes pour obtenir les fonds nécessaires pour soutenir le projet à chaque étape. Mais d'abord, nous devons définir ce qu'est un budget de projet.

Qu'est-ce qu'un budget de projet ?

Un budget de projet est le total des coûts prévus nécessaires pour terminer un projet sur une période de temps définie. Il est utilisé pour estimer les coûts du projet pour chaque phase du projet. La création d'un budget de projet est une partie essentielle du processus de planification de projet.

Le budget du projet comprendra des éléments tels que les coûts de main-d'œuvre, les coûts d'approvisionnement en matériel et les coûts d'exploitation. Mais ce n'est pas un document statique. Le budget de votre projet sera revu et relancé tout au long du projet, si possible avec l'aide d'un logiciel de budgétisation de projet.

Pourquoi avez-vous besoin d'un budget de projet

La réponse évidente est que les projets coûtent de l'argent, mais c'est plus nuancé que cela. Le budget du projet est le moteur qui pilote le financement de votre projet. Il communique aux parties prenantes combien d'argent est nécessaire et quand il est nécessaire. Les budgets de projet sont importants pour toute industrie comme la construction, le marketing ou la fabrication, par exemple.

Mais un budget de projet n'est pas seulement un moyen d'obtenir les choses dont votre projet a besoin. Oui, vous devez payer des équipes, acheter ou louer de l'équipement et du matériel, mais ce n'est que la moitié de l'histoire.

L'autre partie de l'importance d'un budget de projet est qu'il s'agit d'un instrument de contrôle des coûts du projet. Le budget, qui fait partie de votre plan de projet, sert de référence pour mesurer votre performance lorsque vous collectez les coûts réels une fois le projet lancé.

En relation : Modèle de budget de projet

Création d'un budget de projet

Comme indiqué ci-dessus, de nombreux éléments sont nécessaires pour établir un budget, notamment les coûts directs et indirects, les coûts fixes et variables, la main-d'œuvre et les matériaux, les déplacements, l'équipement et l'espace, les licences et tout ce qui peut avoir une incidence sur les dépenses de votre projet.

Pour répondre à tous les besoins financiers de votre projet, un budget de projet doit être créé de manière approfondie, ne manquant aucun aspect nécessitant un financement. Pour ce faire, nous avons décrit sept étapes essentielles pour créer et gérer le budget de votre projet :

1. Utiliser les données historiques

Votre projet n'est probablement pas le premier à essayer d'atteindre un objectif ou un but spécifique. Examiner des projets similaires et leurs budgets est un excellent moyen de prendre une longueur d'avance sur la construction de votre budget.

2. Leçons de référence apprises

Pour approfondir les données historiques, vous pouvez apprendre de leurs succès et de leurs erreurs. Il fournit un chemin clair qui mène à des estimations plus précises. Vous pouvez même découvrir comment ils ont réagi aux changements et maîtrisé leur budget. Voici un modèle de leçons apprises si vous devez commencer à suivre ces résultats dans votre organisation.

3. Tirez parti de vos experts

Une autre ressource pour établir un budget de projet consiste à faire appel à ceux qui ont de l'expérience et des connaissances, qu'il s'agisse de mentors, d'autres chefs de projet ou d'experts dans le domaine. Tendre la main à ceux qui ont créé des budgets peut vous aider à rester sur la bonne voie et à éviter les pièges inutiles.

4. Confirmer l'exactitude

Une fois que vous avez votre budget, vous n'avez pas fini. Vous voulez y jeter un coup d'œil et vous assurer que vos chiffres sont exacts. Au cours du projet n'est pas le temps de trouver une faute de frappe. Vous pouvez également demander à ces experts et à d'autres membres de l'équipe de projet de vérifier le budget et de vous assurer qu'il est correct.

5. Baseline et Re-Baseline du budget

Le budget de votre projet est la référence par laquelle vous mesurerez les progrès de votre projet une fois qu'il aura démarré. C'est un outil pour mesurer la variance du projet. Mais, comme indiqué ci-dessus, vous souhaiterez redéfinir la ligne de base au fur et à mesure que des modifications se produisent dans votre projet. Une fois que le comité de contrôle des changements a approuvé tout changement, vous devez redéfinir la ligne de base.

Un logiciel de gestion de projet simplifie la définition d'une ligne de base. Prenez ProjectManager, tout ce que vous avez à faire est d'ouvrir les paramètres de votre Gantt et de sélectionner définir une ligne de base. Vous avez maintenant enregistré l'effort prévu et vous pouvez le comparer à votre effort réel lors de l'exécution du projet. Vous pouvez réinitialiser la ligne de base autant de fois que nécessaire au cours du projet pour toujours pouvoir mesurer instantanément la variance de votre projet. Essayez notre outil gratuitement dès aujourd'hui.

6. Mise à jour en temps réel

En parlant de changements, le plus tôt vous en serez informé, le mieux ce sera. Si votre logiciel de planification de projet n'est pas basé sur le cloud et se met à jour dès que votre équipe change de statut, vous perdez un temps précieux et coûteux.

7. Mettez-vous sur la bonne voie

L'importance d'avoir un logiciel de gestion de projet qui suit en temps réel, comme ProjectManager, est qu'il vous donne les informations dont vous avez besoin pour vous remettre sur les rails le plus tôt possible. Les choses changent et les projets déraillent tout le temps. Ce sont les projets qui se remettent sur les rails plus rapidement qui réussissent.

Si vous gérez les dépenses de votre projet à l'aide de ces blocs de construction, vous disposerez d'une base solide pour la réussite de votre projet.

Exemple de budget de projet

Pour illustrer davantage comment un budget de projet est créé, imaginons que nous créons une application. La première chose que vous devrez déterminer est le coût de la main-d'œuvre et des matériaux. Vous aurez besoin de programmeurs, de concepteurs, de développeurs de contenu, d'une équipe de développement, etc. Cela permet de répertorier toutes les tâches et de leur attribuer l'équipe, une caractéristique d'une bonne gestion des tâches. De cette façon, chaque centime est comptabilisé.

Une fois les tâches réparties pour le projet et votre équipe en place, vous devrez ensuite examiner les matériaux qui seront nécessaires. Auront-ils besoin d'ordinateurs portables, d'autres appareils et équipements ? Cela doit être pris en compte.

Notez maintenant les autres éléments de campagne. Il peut y avoir des frais de déplacement et de location d'espace pour loger l'équipe. Ensuite, il y a des éléments fixes qui sont vrais pour n'importe quel projet. Ce sont des choses où le coût est fixé et ne changera pas au cours du projet. Vous voudrez également une colonne pour tous les frais divers qui ne rentrent pas ailleurs dans le budget.

Votre budget doit avoir une colonne prévue versus réelle. Lorsque vous créez cette application, vous êtes susceptible de pivoter et cela aura un impact sur le budget. Ces colonnes sont un moyen de suivre les dépenses pour vous assurer que vous respectez votre budget.

Modèle de budget de projet gratuit

Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour établir votre budget, ProjectManager propose un modèle qui présente la plupart des éléments de base pour vous. Pour une assistance supplémentaire, essayez notre modèle de budget de projet gratuit.

Modèle de budget marketing gratuit

Ce modèle de budget marketing est un excellent outil pour commencer à créer des lignes de base précises pour vos campagnes marketing. Vous pouvez le personnaliser en fonction des besoins de votre équipe.

Modèle d'estimation gratuit

Avant d'être prêt à rédiger votre budget, vous devrez peut-être rédiger plusieurs estimations pour toutes les tâches qui composent votre projet, y compris les ressources nécessaires pour chacune. Notre modèle d'estimation vous permettra de faire ces estimations et de les partager avec vos parties prenantes.

ProjectManager aide les projets à respecter leur budget

ProjectManager est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud. Cela signifie que nous fournissons des données instantanément à notre tableau de bord en temps réel, afin que vous puissiez surveiller votre projet à travers six mesures. Lorsque les coûts réels diffèrent de votre budget prévu, vous savez plus rapidement et pouvez réagir plus rapidement.

Vous pouvez également planifier votre budget sur notre logiciel, ajouter des dépenses, puis utiliser notre fonctionnalité de gestion des ressources pour affecter des ressources, de la main-d'œuvre, des taux horaires, qui sont automatiquement ajoutés à votre projet. Ajoutez des dépenses au niveau de la tâche grâce à notre diagramme de Gantt, et créez également des rapports sur les dépenses au niveau de la tâche.

Il y a tellement de choses que vous pouvez faire pour planifier et gérer votre budget avec ProjectManager, qui est gratuit pendant 30 jours avec cette offre d'essai.

En savoir plus sur le budget du projet

Il est clair que la construction d'un budget précis est la clé de la mise en place de votre projet pour réussir. Pourquoi ne pas prendre un moment pour écouter notre experte résidente en gestion de projet Jennifer Bridges, PMP, qui explique comment établir un budget de projet dans ce didacticiel vidéo.

Voici une capture d'écran pour votre référence !

Merci d'avoir regardé!

Conseil de pro : Assurez- vous de suivre les coûts budgétés par rapport aux coûts réels lorsque vous êtes dans le projet pour voir si vous respectez ce budget. Car après avoir fait un budget, il faut savoir le gérer.

Transcription:

Aujourd'hui, nous parlons de la façon de créer un budget de projet. Et, avec cela, je veux partager sept conseils d'experts.

Mais avant tout, clarifions le budget du projet. C'est le coût total prévu pour réaliser un projet pendant une période de temps spécifique, avec un résultat spécifique.

Nous voulons être sûrs d'inclure plusieurs composants.

Tout d'abord, nous voulons inclure le coût direct, directement lié au projet, ainsi que tout coût indirect également.

Nous voulons également inclure les coûts fixes et variables, la main-d'œuvre et les matériaux ainsi que les déplacements.

Il se peut que nous devions inclure certaines dépenses liées au voyage, ainsi que l'équipement dont nous pourrions avoir besoin et tout espace, tout bail ou frais de licence.

Et il peut aussi y avoir d'autres coûts, mais ce ne sont là que quelques idées.

Pourquoi voulons-nous créer un budget de projet de toute façon ? Parce que cela nous aide à suivre le coût budgété par rapport au coût réel.

Cela nous donne un écart qui nous permet de savoir à la fin, ou tout au long du chemin, comment nous nous en sortons.

Parlons donc des conseils d'experts. Tout d'abord, utilisez les données historiques si elles existent. Si vous avez un projet similaire, utilisez des données historiques afin de pouvoir comparer les données, afin de ne pas avoir à repartir de zéro.

En outre, faites référence aux leçons apprises. Vous voulez être sûr de ne pas répéter ces mêmes leçons. Vous pouvez prendre cela et l'inclure également dans ce projet.

Tirez parti de vos experts, et cela inclut également les membres de votre équipe. Ainsi, votre équipe, qui a peut-être réalisé des projets similaires, peut apporter sa contribution, ainsi que vos parties prenantes.

Confirmez ensuite l'exactitude. Une fois que vous avez établi le budget de votre projet, vous voudrez peut-être fournir des informations et demander aux gens de l'examiner pour vous assurer que les données sont exactes.

Aussi de base. Une fois que vous avez finalisé le budget de votre projet, vous voulez une ligne de base et c'est ce que vous utiliserez tout au long du projet pour évaluer la variance. Le re-baseline est pour moi l'une des clés entre un projet raté et un projet réussi. Si vous avez des modifications à apporter au budget et que votre comité de contrôle des modifications les approuve, cela vous donne la possibilité de redéfinir ce budget.

Aussi, vous voulez mettre à jour le budget en temps réel. S'il y a des changements, vous voulez vous assurer que cela se fait de manière régulière et cohérente afin de suivre les bons chiffres.

De plus, remettez les choses sur les rails dès que possible, car chaque petit écart ne fait qu'aggraver le problème.

Donc, si vous avez besoin d'un outil qui peut vous aider à créer, gérer et suivre votre budget, inscrivez-vous dès maintenant à notre logiciel sur ProjectManager.