Écart d'horaire : qu'est-ce que c'est et comment le calculer ?

Les chefs de projet sont responsables des tâches dans toutes les parties d'une entreprise. Ils doivent planifier le travail, gérer les personnes, gérer les budgets et lutter contre la technologie, pour n'en nommer que quelques-uns.

Si vous deviez résumer et définir la fonction principale d'un chef de projet en une seule phrase, ce serait quelque chose comme "Les chefs de projet s'assurent que le travail est terminé dans les délais et dans les limites du budget".

Mais comment un chef de projet sait-il réellement si un projet est dans les délais ou en retard ? Ils utilisent un calcul puissant qui quantifie et mesure l'avancement du projet appelé écart de calendrier.

L'écart de calendrier peut être calculé manuellement à la main, mais il est beaucoup plus efficace d'utiliser un logiciel de gestion de projet afin qu'il puisse se mettre à jour dynamiquement et changer en temps réel au fur et à mesure que le projet progresse. Avec ProjectManager, vous pouvez suivre les données planifiées par rapport aux données réelles avec des diagrammes de Gantt, des tableaux de bord et des rapports afin de ne jamais prendre de retard.

Qu'est-ce que l'écart d'horaire ?

L'écart de calendrier (SV) est un calcul qui mesure si un projet est sur la bonne voie en calculant l'avancement réel par rapport à l'avancement prévu.

L'écart de calendrier permet aux chefs de projet d'intégrer des données dans la conversation. Au lieu de dire : « Le projet prend un peu de retard », on pourrait dire : « Le projet a 20 % de retard sur ce qu'il devrait être ».

Comment calculer l'écart d'horaire

Pour calculer l'écart de planification, soustrayez le coût budgété du travail prévu (BCWS) du coût budgété du travail effectué (CBTE). Toutes les valeurs utilisées seront un chiffre monétaire (USD, GBP, etc.). Voici la formule :

BCWP – BCWS = SV

Parfois, vous verrez cette formule comme EV – PV , mais cela signifie la même chose : EV (Earned Value) – PV (Planned Value) = SV

Pour utiliser cette formule, nous devons d'abord définir BCWP et BCWS :

• BCWP (Budget Cost of Work Performed) : Il s'agit de la valeur budgétaire du travail qui a déjà été réalisé. (Budget total du projet) X (Pourcentage de travail achevé)
• BCWS (Budget Cost of Work Scheduled): Il s'agit de la valeur budgétaire du travail qui devrait avoir été achevé à ce jour. (Budget total du projet) X (Pourcentage de travail qui devrait être fait maintenant, basé sur le temps écoulé)

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Un exemple de calcul

Pour vous aider à bien comprendre ce calcul, utilisons un exemple de scénario et insérons les chiffres. Disons que vous gérez un projet qui durera 20 jours et que le budget total du projet est de 100 000 $.

Dans cet exemple, vous êtes à 10 jours (ou 50 %) du projet, vous devriez donc avoir terminé 50 000 $ (50 % du budget total) de travail à ce stade. Mais, malheureusement, vous n'avez vraiment terminé que 25 000 $ de travail.

Voici à quoi cela ressemble lorsque vous insérez les chiffres dans notre formule d'écart d'horaire :

BCWP (25 000 $) - BCWS (50 000 $) = SV (-25 000 $)

Ensuite, pour exprimer l'écart d'horaire en pourcentage, il suffit de diviser :

SV (-$25,000) / BCWS (50,000$) = -.5 ou -50%

Ce chiffre vous indique que votre projet est à 50 % en retard par rapport à ce qu'il devrait être à ce moment-là. Si le nombre obtenu est un nombre positif, votre projet est en avance sur le calendrier. Si l'écart de calendrier est égal à zéro, alors le projet est exactement là où il devrait être !

Pourquoi l'écart d'horaire est important

Savoir si un projet est en avance ou en retard et en dépassement ou en deçà du budget est une responsabilité essentielle d'un chef de projet. Les chefs de projet ont la confiance de leurs équipes et de leurs entreprises pour garder le contrôle des projets pour les raisons suivantes :

1. La livraison du projet affecte le résultat net. Si un projet est en retard, les clients et les parties prenantes internes risquent de perdre financièrement. Lorsque cela se produit, cela menace la réputation de l'entreprise, ce qui peut entraîner des pertes futures !
2. La désorganisation affecte les équipes internes. Si les projets déraillent et que les retards surviennent souvent, les équipes risquent de perdre le moral et la motivation. Les équipes sont les plus heureuses lorsque leur travail acharné porte ses fruits à la fin d'un projet. Cependant, lorsqu'un projet s'arrête ou qu'un projet ne semble jamais se terminer, les membres de l'équipe commencent à perdre confiance.

Utilisation d'un tableau de bord de gestion de projet pour calculer SV

Bien que le calcul soit simple, il peut rapidement devenir une tâche fastidieuse de calculer les chiffres à la main, étant donné que les calculs doivent être recalculés chaque jour à mesure que le projet évolue.

Sur les grands projets, le suivi de milliers de points de données devient impossible. C'est pourquoi les chefs de projet avertis choisissent d'utiliser un tableau de bord de projet pour exécuter leurs calculs, ce qui permet d'économiser un temps et des ressources précieux.

Tableaux de bord ProjectManager pour les écarts de planification

Le logiciel de ProjectManager a été conçu par des chefs de projet professionnels après qu'ils aient remarqué le besoin de meilleurs outils pour leurs propres projets. Lorsqu'il gère un projet, en particulier un projet de grande envergure, le temps d'un chef de projet est mieux utilisé pour faire avancer le travail, et non pour exécuter des équations toute la journée.

Nos tableaux de bord de projet sont conçus pour vous fournir des informations en temps réel sur les tâches, les équipes et les budgets. Voici comment ils fonctionnent.

Saisir les ressources et les budgets

Lorsque vous créez un nouveau projet, commencez par ajouter le budget total de votre projet. Ce nombre servira de point de référence au fur et à mesure de l'avancement des travaux, et des graphiques seront générés qui vous permettront de voir rapidement si le projet respecte le budget ou risque de le dépasser.

De plus, vous ajouterez deux types de ressources à votre nouveau projet : les personnes et les objets. Les personnes sont des membres de l'équipe interne et des sous-traitants externes qui travailleront sur le projet. Les choses sont d'autres ressources qui ont des coûts comme la location de salles, l'équipement et les déplacements.

Les données s'accumulent automatiquement

Lorsque vous définissez un taux de coût pour chaque personne et que cette personne enregistre le temps consacré à ses tâches, le logiciel organise automatiquement les données dans le tableau de bord. Il en va de même pour les coûts des ressources non humaines : les données s'affichent dans le tableau de bord pour une visualisation facile.

Ces informations peuvent être utilisées pour voir, en temps réel, si le calendrier d'un projet et son budget sont supérieurs ou inférieurs à l'objectif. L'écart d'horaire est calculé automatiquement.

Un examen plus approfondi des tableaux de bord

L'écart d'horaire n'est qu'une des mesures qui seront automatiquement calculées pour vous. En plus de la variance, vous verrez également des graphiques pour

• Santé : un aperçu du rythme et de l'avancement de tous les travaux du projet
• Tâches : répartition des tâches commencées, terminées ou restant à exécuter
• Progrès : un zoom sur la progression de chaque tâche, pour voir où en est chaque travail
• Temps : un aperçu de l'achèvement prévu du projet par rapport à l'achèvement réel
• Charge de travail : une représentation visuelle de la charge de travail et de la disponibilité de chaque membre de l'équipe

ProjectManager est le meilleur logiciel de planification

Le tableau de bord du projet n'est qu'un petit élément de la suite logicielle proposée par ProjectManager. Le logiciel est utilisé par des milliers d'équipes et d'entreprises, dont la NASA, Volvo et Bank of America, pour la planification de projets, la collaboration, la surveillance et le reporting.

Nos puissants diagrammes de Gantt permettent aux utilisateurs de planifier des projets de toute taille. Entrez des tâches avec des dates de début et d'échéance et elles sont tracées sur une chronologie visuelle, ce qui permet de voir facilement l'ensemble du projet en un coup d'œil.

Mais ce n'est qu'une petite partie de la façon dont notre outil vous aide à gérer le calendrier de votre projet. Pour un bref aperçu, regardez ce court tutoriel vidéo.

Les membres de l'équipe apprécient également ProjectManager car il simplifie la gestion du travail. Ils peuvent voir le travail qui doit être fait dans les listes de tâches, les tableaux kanban et les calendriers.

Pour voir le logiciel ProjectManager en action et calculer l'écart de planification de votre projet, faites un essai gratuit de 30 jours. Pendant 30 jours, vous pourrez utiliser tous les puissants outils de gestion de projet que nous offrons, sans frais pour vous. Bénéficiez de la planification, de la surveillance, du reporting et de la collaboration dans une seule suite logicielle. Cliquez ici pour commencer votre essai gratuit dès aujourd'hui !