Qu'est-ce qu'une équipe virtuelle ? Définition et exemples

"Équipe virtuelle" est une expression étrange. Cela ressemble à quelque chose qui n'existe que dans une réalité alternative numérique. Mais les équipes virtuelles sont bien une réalité, et elles deviennent de plus en plus répandues chaque jour qui passe.

Une équipe virtuelle n'est plus une valeur aberrante. Les organisations ont réalisé l'avantage d'utiliser la technologie pour chercher des talents au-delà de leur communauté locale. C'est presque devenu la norme - et bien sûr, toute la tendance virtuelle a été stimulée par la récente pandémie.

Quoi qu'il en soit, il est clair que les équipes virtuelles sont là pour rester. Vous avez probablement travaillé sur un ou envisagez d'en lancer un dans votre entreprise. Super! Mais il y a des considérations à prendre en compte lorsque vous pesez votre décision. Le premier, et peut-être le plus important, consiste à comprendre ce que sont les équipes virtuelles et pourquoi elles ont gagné en popularité si rapidement.

Qu'est-ce qu'une équipe virtuelle ?

Une équipe virtuelle est un groupe de travailleurs qui communiquent et travaillent ensemble à l'aide d'outils numériques. Bien qu'elles puissent être situées dans le même espace physique, les équipes virtuelles sont souvent réparties, travaillant à distance dans différentes parties de la ville, de l'état ou du pays, voire à l'autre bout du monde !

Il existe d'autres noms pour les équipes virtuelles, comme « équipes géographiquement dispersées » ou « équipes distantes », mais ils signifient tous la même chose : des personnes qui travaillent ensemble sans être physiquement ensemble. Pour ce faire, ils utilisent des outils en ligne, tels que des logiciels de gestion de projet, pour communiquer et collaborer.

En raison de la distance entre les équipes virtuelles, il est impératif qu'elles développent la confiance dans le groupe et favorisent une bonne communication afin d'éviter des malentendus coûteux. Cela peut être un obstacle important à franchir, car les gens ont tendance à se lier en personne. Mais, il existe des techniques de gestion de projet virtuelles qui peuvent aider.

Les équipes virtuelles sont à la mode

Selon le Bureau of Labor Statistics, depuis 2019, 22 % des travailleurs américains travaillent à domicile, tandis que 50 % travaillent dans une certaine mesure avec des équipes virtuelles. C'est un nombre stupéfiant ! Il ne fera qu'augmenter à mesure que les organisations se sentiront plus à l'aise avec les équipes virtuelles et que les équipes exigeront une plus grande flexibilité.

Les travailleurs veulent un équilibre entre vie professionnelle et vie privée et les organisations veulent élargir leur filet pour attirer les talents. Et parfois, des forces plus importantes font du travail à domicile le seul moyen de faire fonctionner une entreprise.

Quelle qu'en soit la raison, le besoin d'équipes virtuelles augmente, mais la connaissance de ce qu'est une équipe virtuelle et de la façon de la constituer, de la diriger et de la gérer est à la traîne. Il n'y a pas de meilleur moment que le présent pour un cours intensif en équipes virtuelles !

Exemples d'équipes virtuelles

Toutes les équipes virtuelles ne sont pas identiques. Il en existe plusieurs variétés, qui dépendent de la durée de vie, de l'objectif, des buts et des rôles des membres de l'équipe. Certains d'entre eux suivent.

Équipes en réseau

Une équipe en réseau est composée de membres d'une équipe interfonctionnelle qui sont réunis en raison de leur expérience et de leurs compétences sur un problème spécifique. L'équipe est ouverte aux nouveaux membres selon les besoins, et ceux qui font déjà partie de l'équipe sont supprimés une fois leur rôle terminé.

Équipes parallèles

Une équipe parallèle provient de la même organisation et est chargée d'élaborer des recommandations sur un processus ou un système. Ils ne sont généralement ensemble que pendant une courte période, tous les membres restant à bord jusqu'à ce qu'ils aient atteint l'objectif qui leur a été assigné.

Équipes de développement de produits

Une équipe de développement de produits est un groupe réuni en raison de son expertise dans la réalisation d'un objectif spécifique. Les membres de cette équipe obtiennent des rôles clairement définis et travaillent de manière indépendante, avec leur travail collectif combiné pour atteindre l'objectif final. Bien qu'il ne s'agisse pas toujours d'une équipe virtuelle, lorsque ces experts sont situés dans différents États ou pays, ils deviennent virtuels.

Équipes de service

Une équipe de service est composée de membres qui occupent différents fuseaux horaires. Ils travaillent de manière indépendante. Cependant, leurs quarts de travail se chevauchent pour offrir un service continu. Ainsi, par exemple, lorsqu'un quart de travail est terminé sur la côte est, l'équipe de la côte ouest prend le relais.

Equipes de direction

Une équipe de gestion est un ensemble de gestionnaires d'une même organisation. S'ils travaillent souvent sous le même toit, s'ils travaillent dans des lieux différents, ils deviennent une équipe virtuelle. Les équipes de gestion travaillent ensemble pour développer des stratégies d'entreprise basées sur les buts et objectifs organisationnels.

Équipes d'action

Une équipe d'action est constituée pour une courte durée et est chargée de répondre à un problème immédiat. Une fois ce problème résolu, l'équipe est dissoute. Comme dans le dernier exemple, une équipe d'action n'est pas exclusivement virtuelle. Mais à mesure que les gens se familiarisent avec le travail avec des équipes virtuelles, leur utilisation de celles-ci augmente au-delà de l'utilisation traditionnelle.

Pourquoi devrais-je créer une équipe virtuelle ?

Alors que nous avons abordé certaines des raisons pour lesquelles les équipes virtuelles sont de plus en plus acceptées, prenons un moment pour plonger un peu plus dans cette tendance. La croissance de l'économie mondiale est l'un des piliers qui renforcent le besoin d'équipes virtuelles. Les entreprises internationales ont souvent des bureaux dans différents pays, travaillant souvent sur les mêmes projets.

En raison des développements des deux dernières décennies, les équipes virtuelles deviennent de plus en plus courantes. Selon une étude réalisée en 2019 par IWG, 70 % des professionnels travaillent à distance dans une certaine mesure au moins une fois par semaine, 53 % le faisant pendant la moitié de la semaine.

Ambiance innovante

Il existe également des forces internes qui poussent au passage au travail d'équipe virtuel. Selon le Harvard Business Review, les équipes virtuelles sont plus engagées que celles qui travaillent au même endroit. Cela peut sembler contre-intuitif, mais selon la recherche, travailler dans le même bureau crée tendance à créer de la complaisance, en particulier pour les chefs d'équipe. Mais lorsque les managers ne sont pas physiquement présents, ils font plus d'efforts pour se connecter.

Financièrement prudent

Les équipes virtuelles sont également une manne financière potentielle pour les organisations. Ils n'ont pas à mettre en place d'infrastructures supplémentaires aux endroits où ils souhaitent avoir une présence. La location d'un espace physique n'est peut-être pas nécessaire, donc une équipe virtuelle peut être une alternative rentable.

L'absence de bureau physique élimine également certains problèmes courants auxquels les entreprises sont confrontées. Cela peut inclure

• Actes de Dieu
• Changements de politique gouvernementale, comme la réglementation sur les visas
• Urgences politiques ou médicales qui rendent difficile, voire impossible, les déplacements des membres de l'équipe

Les équipes virtuelles permettent à chacun de travailler et d'être productif. Cela évite également à une organisation d'avoir à augmenter sa masse salariale avec de nouvelles embauches.

Comment ProjectManager aide les équipes virtuelles

Si vous êtes prêt à plonger dans le monde des équipes virtuelles, vous aurez besoin des outils qui vous aideront à gérer votre équipe et à leur donner les fonctionnalités dont elles ont besoin pour mieux travailler ensemble. ProjectManager est un logiciel primé qui a tout ce dont vous avez besoin pour soutenir une équipe virtuelle.

Restez connecté n'importe où

Par définition, une équipe virtuelle doit être connectée à Internet. Il est logique que le logiciel qu'ils utilisent ne soit pas uniquement accessible sur leur bureau. Si c'est le cas, vous allez devoir investir dans d'autres logiciels pour connecter l'équipe, ce qui est une perte de temps et d'argent inefficace. Notre logiciel est basé sur le cloud, ce qui signifie qu'il est accessible n'importe où, n'importe quand.

Les équipes ont besoin de collaborer, qu'elles soient dans la même pièce ou qu'elles travaillent virtuellement. Sans connecter les membres de l'équipe, autant raccrocher toute l'expérience de l'équipe virtuelle.

Nous donnons aux équipes les outils dont elles ont besoin pour se connecter. Chaque tâche qui leur est assignée peut être commentée et ils seront avertis par e-mail lorsqu'il y aura une réponse. Même s'ils ont besoin de parler avec quelqu'un qui n'est pas affecté à la tâche, tout ce qu'ils ont à faire est de le taguer. Tout le monde est sur la même page.

Restez informé sans tracas

Lorsque vous gérez une équipe virtuelle, vous avez tendance à devenir autoritaire, à regarder par-dessus leurs épaules virtuelles et à microgérer. Mais cela peut se retourner contre vous, saper la productivité et éroder le moral. Notre logiciel vous donne la transparence dans le processus. Vous êtes instantanément mis à jour sur notre tableau de bord de projet à mesure que les statuts des tâches changent.

Il y a tellement plus d'offres ProjectManager pour aider les équipes virtuelles. Nous avons des fonctionnalités qui aident de la planification à l'exécution, à la surveillance et au contrôle, voire à la création de rapports sur le projet pour les parties prenantes. Découvrez comment notre logiciel peut vous aider à gérer et à soutenir vos équipes virtuelles dès aujourd'hui en prenant cet essai gratuit de 30 jours.