7 conseils pour une réunion virtuelle fluide

Les réunions virtuelles sont monnaie courante dans notre monde numériquement connecté. Qu'elles soient utilisées pour connecter des équipes de différents pays ou pour réunir des employés qui travaillent à domicile pour une conférence téléphonique, les réunions virtuelles peuvent être cruciales pour le succès d'une entreprise.

Comme sur des roulettes, presque toutes les réunions virtuelles semblent rencontrer une sorte de problème. Les refrains courants incluent : "Quel est le code pour accéder à cet appel vidéo" ou "Est-ce que mon microphone fonctionne ?"

Pour vous aider à éviter les problèmes courants et à tirer le meilleur parti de vos réunions virtuelles, nous avons rassemblé sept conseils pour vous aider, vous et votre équipe. Mais avant d'entrer dans les conseils, examinons rapidement ce qu'est une réunion virtuelle et pourquoi vous pouvez choisir de rencontrer virtuellement votre équipe.

Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle ?

Une réunion virtuelle est un rassemblement de personnes réparties, qui utilise la technologie pour connecter les participants au lieu d'un lieu de réunion physique. Les réunions virtuelles utilisent des outils numériques comme la visioconférence, un logiciel de gestion de projet ou un logiciel de chat pour connecter les gens afin qu'ils puissent communiquer et travailler ensemble en temps réel.

Les réunions virtuelles auront lieu soit par commodité, soit par nécessité. Parfois, les équipes trouvent plus facile de participer à une réunion virtuelle au lieu de perturber leur journée en quittant leur bureau et en se réunissant. Dans ces cas, les réunions virtuelles font perdre moins de temps et permettent aux employés de maintenir des niveaux de productivité plus élevés.

Et parfois, les réunions virtuelles sont le seul moyen de se connecter avec votre équipe. Cela peut être dû à une main-d'œuvre distribuée ou parce que votre entreprise a des employés distants. Dans ces cas, les membres du personnel se réunissent virtuellement pour rester synchronisés les uns avec les autres. Les réunions virtuelles permettent même aux équipes avec des employés dans différents fuseaux horaires de se connecter de manière transparente les unes aux autres, ce qui ne serait pas possible autrement.

Conseils pour une réunion virtuelle réussie

Le succès de votre réunion virtuelle repose sur beaucoup de choses. Certains d'entre eux peuvent être hors de votre contrôle, comme votre connexion Internet. Si votre connectivité est mauvaise, votre réunion le sera. Il y a donc des problèmes de pipeline de base à régler en premier. Une fois que vous êtes prêt à vous rencontrer virtuellement, assurez-vous de suivre ces étapes.

1. Sélectionnez le bon logiciel de réunion virtuelle

La première et la plus importante décision à prendre lors de l'organisation d'une réunion virtuelle est de répondre à la question : "comment allons-nous nous rencontrer ?" Les réunions virtuelles peuvent être aussi simples qu'un appel téléphonique de groupe ou aussi complexes qu'une session de travail avec un écran partagé.

Par conséquent, vous devrez sélectionner une technologie qui permettra à votre équipe de se réunir. Il devrait vous fournir tous les outils nécessaires pour atteindre les objectifs de votre réunion.

Il existe de nombreuses façons d'héberger une réunion virtuelle, mais voici quelques-unes des plateformes de réunion virtuelle les plus populaires utilisées aujourd'hui :

• Plateformes de chat vidéo comme Zoom, Facetime ou Google Hangouts
• Logiciel de chat comme Slack ou Skype
• Logiciel de gestion de projet collaboratif comme ProjectManager

Lors de la sélection d'un logiciel de réunion virtuelle, il peut être tentant d'opter pour un outil gratuit, mais il est important que vous ne fassiez pas de compromis ici. La plate-forme que vous choisissez influencera à la fois la façon dont votre équipe communique et la productivité qui ressort de vos réunions.

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Par exemple, de nombreuses équipes ont essayé la visioconférence avec l'édition gratuite de Zoom, pour apprendre plus tard que les appels sont limités en durée, limités en participants et ne sont pas sécurisés avec un mot de passe (ce qui a conduit à des histoires de certains visiteurs embarrassants tombant au hasard dans les réunions) . Ces limitations peuvent entraîner des maux de tête et une perte de temps, il est donc préférable de payer pour un outil qui fera partie intégrante de votre équipe.

2. Tous les membres de l'équipe testent avant de rejoindre

Il est important que toutes les personnes impliquées dans la réunion virtuelle à venir s'inscrivent, installent et testent le logiciel qui sera utilisé à l'avance. Un problème majeur qui surgit souvent avec les réunions virtuelles est les problèmes techniques.

Si un membre de l'équipe ne sait pas comment se connecter ou comment faire fonctionner sa webcam, toute la réunion peut être retardée. Ces ratés technologiques peuvent entraîner de la frustration parmi les membres de l'équipe et des pertes de productivité. Chaque personne doit se rendre à sa réunion virtuelle en sachant exactement comment participer efficacement.

3. Créer un ordre du jour

En plus des réunions virtuelles, cette astuce s'applique également aux réunions de toute nature : préparez toujours un ordre du jour avant la réunion. Votre ordre du jour doit énumérer les points spécifiques qui seront discutés, ainsi que tous les livrables qui devraient sortir de la réunion. Chaque ordre du jour doit être limité dans le temps et le temps doit être surveillé attentivement.

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Il n'y a rien de pire qu'une réunion de 30 minutes qui dure deux heures, surtout quand la réunion aurait pu se terminer dans les 30 minutes initiales. Un agenda vous aide à respecter le plan afin que les membres de l'équipe ne soient pas découragés ou frustrés par le temps perdu. Une bonne règle à suivre est la suivante : s'il n'y a pas d'ordre du jour, il n'y a pas de réunion.

4. Envoyez l'invitation et l'ordre du jour

Une fois que vous avez préparé un ordre du jour, il est important de l'envoyer avec une invitation à l'événement à tous les membres de l'équipe qui participeront à la réunion virtuelle. Cela devrait être fait bien avant le début de la réunion afin que les membres de l'équipe aient suffisamment de temps pour se préparer.

Une considération importante lors de l'envoi d'invitations à des réunions virtuelles est le fuseau horaire des membres de l'équipe. La coordination d'une réunion peut devenir plus difficile lorsque vous travaillez avec des équipes distantes réparties dans différents pays et fuseaux horaires.

C'est également une considération importante lors de rencontres avec des employés qui travaillent à domicile, car leurs horaires peuvent être moins rigides que ceux d'un personnel de bureau. Une politique claire de travail à domicile peut aider à solidifier les horaires.

5. Utilisez des brise-glace (le cas échéant)

Les réunions virtuelles peuvent être plus difficiles à démarrer que les réunions traditionnelles, car les participants prennent généralement quelques minutes pour s'intégrer et configurer leur technologie. Plutôt que de perdre un temps précieux à bavarder pendant ces premières minutes, vous pouvez organiser des brise-glace pour encourager l'équipe à mieux se connaître.

Aimez-les ou détestez-les, mais il a été démontré que les brise-glace aident à la cohésion et au travail d'équipe. Cependant, pour certaines réunions virtuelles plus sérieuses, les brise-glace peuvent ne pas être appropriés. Dans ces cas, il peut être préférable d'avancer et de commencer la réunion à l'heure indiquée sur votre invitation à la réunion.

6. Collaborez

Dans toutes les réunions, il y a des gens qui s'exprimeront fièrement et d'autres qui se contenteront d'écouter. Lors des réunions en personne, il est facile de lire la salle et d'encourager les membres de l'équipe les plus calmes à s'exprimer, afin de lancer la collaboration d'équipe.

Cependant, dans les réunions virtuelles, cela peut être plus difficile. Vous devez toujours savoir qui est au téléphone et qui peut avoir besoin d'encouragement pour s'exprimer. Portez une attention particulière aux membres de votre réunion virtuelle qui peuvent avoir besoin d'encouragements pour participer. Si possible, ayez une liste de tous les participants à la réunion virtuelle à portée de main afin de pouvoir appeler rapidement les membres de l'équipe en cas de besoin.

7. Envoyez des notes de synthèse

La dernière chose que vous devriez faire, et peut-être la plus importante, vient immédiatement après la fin de votre réunion virtuelle. Une fois la réunion terminée, rassemblez toutes vos notes de la réunion et partagez-les avec toute l'équipe des participants.

Pour ce faire, une méthode simple consiste à commencer par l'ordre du jour de votre réunion d'origine, puis à ajouter des notes pour chaque élément de ligne. Avons-nous réalisé cet élément de campagne ? Qui est responsable de la propriété du suivi de l'élément de campagne ?

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Il est important que toute l'équipe ressorte de chaque réunion virtuelle avec des points d'action. Si rien de concret ne ressort de vos réunions, vous devrez peut-être vous demander si la réunion était même nécessaire.

Comment ProjectManager aide les équipes virtuelles

ProjectManager est une plateforme de gestion de projet et de travail en ligne qui permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble, où qu'ils se trouvent. Parfois, il y a tellement de travail à faire que les réunions virtuelles ne sont même pas nécessaires !

Les équipes virtuelles, les équipes distantes et les employés travaillant à domicile utilisent ProjectManager pour collaborer ensemble. Avec plusieurs vues de projet, il existe des outils pour chaque équipe sur la plate-forme basée sur le cloud.

Planifiez en ligne

Les responsables peuvent créer des plans de projet pour leurs équipes à l'aide d'un diagramme de Gantt en ligne. Ils peuvent attribuer toutes les tâches du projet aux membres de l'équipe, et chaque membre de l'équipe sera informé en temps réel qu'un nouveau travail lui est assigné.

Collaborez en temps réel

Les équipes peuvent également utiliser des tableaux kanban visuels pour créer des flux de travail partagés afin que chaque membre de l'équipe sache exactement sur quoi le reste de l'équipe travaille à tout moment. Cette visibilité est essentielle au succès d'une équipe, en particulier lorsque le personnel ne travaille pas ensemble en face à face au bureau.

Des milliers d'équipes du monde entier font confiance à ProjectManager pour collaborer, rester organisées et accomplir davantage de travail ensemble. ProjectManager dispose d'outils pour toutes les équipes, au bureau et à distance. Les responsables peuvent attribuer du travail et suivre les progrès, tandis que les employés peuvent organiser toutes leurs tâches en un seul endroit. Essayez ProjectManager aujourd'hui gratuitement avec cet essai gratuit de 30 jours.