Variación de horario: ¿Qué es y cómo la calculo?

Los gerentes de proyecto son responsables de las tareas en cada parte de un negocio. Tienen que programar el trabajo, administrar personas, administrar presupuestos y disputar tecnología, solo por nombrar algunos.

Si tuviera que resumirlo y definir la función central de un gerente de proyecto en una sola oración, sería algo así como: "Los gerentes de proyecto se aseguran de que el trabajo se termine a tiempo y dentro del presupuesto".

Pero, ¿cómo sabe realmente un gerente de proyecto si un proyecto está dentro del cronograma o se está atrasando? Utilizan un poderoso cálculo que cuantifica y mide el progreso del proyecto llamado variación del cronograma.

La variación del cronograma se puede calcular manualmente a mano, pero es mucho más efectivo usar un software de administración de proyectos para que pueda actualizarse dinámicamente y cambiar en tiempo real a medida que avanza el proyecto. Con ProjectManager, puede realizar un seguimiento de los datos planificados frente a los reales con diagramas de Gantt, paneles e informes para que nunca se quede atrás.

¿Qué es la variación de horario?

La variación del cronograma (SV) es un cálculo que mide si un proyecto va por buen camino al calcular el progreso real contra el progreso esperado.

La variación del cronograma permite a los gerentes de proyecto traer datos a la conversación. En lugar de decir: "El proyecto se está quedando un poco atrás", se podría decir: "El proyecto está un 20 por ciento atrasado donde debería estar".

Cómo calcular la variación del horario

Para calcular la variación del cronograma, reste el Costo presupuestado del trabajo programado (BCWS) del Costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP). Todos los valores utilizados serán una cifra monetaria (USD, GBP, etc.). Aquí está la fórmula:

BCWP – BCWS = SV

A veces verá esta fórmula como EV – PV , pero significa lo mismo: EV (Valor ganado) – PV (Valor planificado) = SV

Para utilizar esta fórmula, primero debemos definir BCWP y BCWS:

• BCWP (Costo presupuestado del trabajo realizado): Este es el valor presupuestario del trabajo que ya se ha completado. (Presupuesto total del proyecto) X (Porcentaje de trabajo que se completó)
• BCWS (costo presupuestado del trabajo programado): este es el valor presupuestario del trabajo que se espera que se haya completado en este momento. (Presupuesto total del proyecto) X (El porcentaje de trabajo que debería estar terminado ahora, según el tiempo transcurrido)

Relacionado: Plantillas de programación de proyectos

Un cálculo de ejemplo

Para ayudarlo a comprender completamente este cálculo, usemos un escenario de ejemplo e introduzcamos los números. Supongamos que está administrando un proyecto que durará 20 días y el presupuesto total del proyecto es de $100 000.

En este ejemplo, lleva 10 días (o 50 %) en el proyecto, por lo que debería haber completado $50 000 (50 % del presupuesto total) de trabajo en este momento. Pero, desafortunadamente, en realidad solo has terminado $25,000 de trabajo.

Esto es lo que parece cuando introduce los números en nuestra fórmula de variación del cronograma:

BCWP ($25,000) – BCWS ($50,000) = SV (-$25,000)

Luego, para expresar la variación del cronograma como un porcentaje, simplemente divida:

SV (-$25,000) / BCWS ($50,000) = -.5 o -50%

Esta cifra le dice que su proyecto está un 50% por detrás de donde debería estar en este momento. Si el número resultante es un número positivo, entonces su proyecto está adelantado. Si la variación del cronograma es cero, ¡entonces el proyecto está exactamente donde debería estar!

Por qué es importante la variación del horario

Saber si un proyecto está adelantado o atrasado y por encima o por debajo del presupuesto es una responsabilidad fundamental de un director de proyecto. Los equipos y las empresas confían en los directores de proyecto para mantener el control de los proyectos por las siguientes razones:

1. La entrega del proyecto afecta el resultado final. Si un proyecto se retrasa, los clientes y las partes interesadas internas pueden perder financieramente. Cuando esto sucede, amenaza la reputación de la empresa, ¡lo que puede generar pérdidas futuras!
2. La desorganización afecta a los equipos internos. Si los proyectos se descarrilan y se producen retrasos con frecuencia, es probable que los equipos pierdan la moral y la motivación. Los equipos son los más felices cuando su arduo trabajo da sus frutos al final de un proyecto. Sin embargo, cuando un proyecto se estanca o parece que nunca termina, los miembros del equipo comienzan a perder la fe.

Uso de un panel de gestión de proyectos para calcular SV

Si bien el cálculo es simple, procesar los números a mano puede convertirse rápidamente en una tarea tediosa, considerando que los cálculos se deben volver a procesar todos los días a medida que cambia el proyecto.

En proyectos grandes, hacer un seguimiento de miles de puntos de datos se vuelve imposible. Es por eso que los gerentes de proyectos inteligentes eligen usar un tablero de proyectos para ejecutar sus cálculos, ahorrando tiempo y recursos valiosos.

Paneles de control de ProjectManager para la variación del cronograma

El software de ProjectManager fue diseñado por gerentes de proyectos profesionales después de que notaron la necesidad de mejores herramientas en sus propios proyectos. Al administrar cualquier proyecto, particularmente los grandes, es mejor emplear el tiempo de un PM para hacer avanzar el trabajo, no para ejecutar ecuaciones todo el día.

Nuestros paneles de proyectos están diseñados para brindarle información en tiempo real sobre tareas, equipos y presupuestos. Así es como funcionan.

Ingresar Recursos y Presupuestos

Cuando cree un nuevo proyecto, comience agregando el presupuesto total del proyecto. Este número actuará como un punto de referencia a medida que avanza el trabajo y se generarán gráficos que le permitirán ver rápidamente si el proyecto está dentro del presupuesto o en riesgo de pasarse.

Además, agregará dos tipos de recursos a su nuevo proyecto: personas y cosas. Las personas son miembros internos del equipo y contratistas externos que trabajarán en el proyecto. Las cosas son otros recursos que tienen costos como alquiler de habitaciones, equipos y viajes.

Los datos se acumulan automáticamente

Cuando establece una tarifa de costo para cada persona y esa persona registra el tiempo en sus tareas, el software organizará automáticamente los datos en el tablero. Lo mismo ocurre con los costos de recursos no humanos: los datos se acumulan en el tablero para una fácil visualización.

Esta información se puede utilizar para ver, en tiempo real, si el cronograma de un proyecto y su presupuesto están por encima o por debajo del objetivo. La variación del horario se calcula automáticamente.

Una mirada más cercana a los tableros

La variación del horario es solo una de las métricas que se calcularán automáticamente para usted. Además de la varianza, también verá gráficos para

• Salud: una descripción general del ritmo y el progreso de todo el trabajo del proyecto
• Tareas: un desglose de las tareas que se iniciaron, completaron o aún deben trabajarse
• Progreso: una vista ampliada del progreso de cada tarea, para ver dónde se encuentra cada pieza de trabajo
• Tiempo: una mirada a la finalización del proyecto planificada frente a la real
• Carga de trabajo: una representación visual de la carga de trabajo y la disponibilidad de cada miembro del equipo

ProjectManager es el mejor software de programación

El panel del proyecto es solo una pequeña pieza del paquete de software que ofrece ProjectManager. Miles de equipos y empresas, incluidas la NASA, Volvo y Bank of America, utilizan el software para la planificación, colaboración, supervisión e informes de proyectos.

Nuestros potentes diagramas de Gantt permiten a los usuarios planificar proyectos de cualquier tamaño. Ingrese tareas con fechas de inicio y vencimiento y se trazan en una línea de tiempo visual, lo que facilita ver todo el proyecto de un vistazo.

Pero eso es solo una pequeña parte de cómo nuestra herramienta lo ayuda a administrar el cronograma de su proyecto. Para obtener una breve descripción general, eche un vistazo a este breve video tutorial.

A los miembros del equipo también les encanta ProjectManager porque simplifica la gestión del trabajo. Pueden ver el trabajo que debe realizarse en listas de tareas, tableros kanban y calendarios.

Para ver el software de ProjectManager en acción y calcular la variación del cronograma de su proyecto, realice una prueba gratuita de 30 días. Durante 30 días podrá utilizar todas las potentes herramientas de gestión de proyectos que ofrecemos, sin coste alguno para usted. Obtenga planificación, supervisión, generación de informes y colaboración, todo en un solo paquete de software. ¡Haga clic aquí para comenzar su prueba gratuita hoy!