Cómo hacer un flujo de trabajo Kanban ideal para su equipo

Un tablero kanban es fácil de usar, pero puede ser una herramienta poderosa para los equipos. Un tablero kanban crea un flujo de trabajo visual que ilustra cómo un equipo trabaja en conjunto y cómo se produce el trabajo. Dichos flujos de trabajo ayudan a los equipos a mejorar la productividad al brindar un vistazo a la eficiencia en cada etapa del proyecto.

Históricamente, Kanban se usaba en equipos de fabricación y desarrollo, pero los gerentes de todas las industrias se han unido a la diversión después de ver cuán útil puede ser la herramienta. En este artículo, le mostraremos cómo configurar un flujo de trabajo Kanban profesional que hará maravillas para su equipo.

Por qué hacer un flujo de trabajo Kanban

Cuando un flujo de trabajo se representa visualmente en un tablero kanban, un equipo puede aprender mucha información sobre cómo trabajan juntos. Los equipos pueden ver qué etapas de un proyecto son eficientes, dónde se producen cuellos de botella y si otros miembros del equipo pueden necesitar ayuda para mantener las cosas en marcha.

Los flujos de trabajo de Kanban ofrecen una visión fácil de leer del trabajo, por lo que, naturalmente, a los gerentes les encantan. Los gerentes pueden monitorear el flujo de trabajo en tiempo real para comprender la productividad de su equipo y luego optimizar sus procesos de trabajo para proyectos futuros.

Los flujos de trabajo de Kanban también son útiles para mantener a las partes interesadas informadas. Su jefe no tendrá que perseguirlo para obtener una actualización del proyecto si simplemente puede mirar el flujo de trabajo y saber exactamente qué está pasando en el proyecto. El software de gestión del flujo de trabajo facilita aún más este proceso.

Cómo hacer un flujo de trabajo Kanban en 6 sencillos pasos

Los tableros Kanban son engañosamente simples. Son fáciles de configurar, pero primero hay que entender la mecánica. Aquí se explica cómo crear un flujo de trabajo kanban.

1. Regístrese para obtener una herramienta Kanban

El primer paso para crear su flujo de trabajo es registrarse en el software kanban. Las herramientas kanban de ProjectManager son gratuitas durante 30 días, así que regístrese para una prueba gratuita. Puede probar las herramientas antes de tener que pagar dinero o comprometerse.

2. Agregue los miembros de su equipo

Si bien los tableros kanban se pueden usar para administrar el trabajo de una sola persona, son muy útiles cuando los usa un equipo. Una vez que esté en el software kanban, debe invitar a todos los miembros de su equipo para que puedan colaborar con usted en sus proyectos.

En este punto, también puede invitar a cualquier parte interesada a la que le gustaría mantener informado. Sin embargo, es posible que desee esperar hasta que se cree su flujo de trabajo para que tengan algo que ver la primera vez que inicien sesión.

ProjectManager facilita la invitación de nuevas personas a su espacio de trabajo en cualquier momento y ofrece diferentes niveles de permisos para cada nuevo miembro del equipo. Esto le da control sobre quién ve qué dentro del espacio de trabajo.

3. Haz un nuevo proyecto Kanban

Una vez que los miembros de su equipo hayan sido invitados al espacio de trabajo, deberá crear su primer proyecto para albergar el flujo de trabajo. Navegue hasta el gran "+" verde en la esquina superior derecha de su pantalla y haga clic en él para agregar un nuevo proyecto. Asigne un nombre a su nuevo proyecto, elija quién trabajará en este proyecto y haga clic en "crear proyecto".

Todos los detalles de su proyecto se pueden editar más tarde, así que no se preocupe demasiado por hacerlo perfecto. Lo más importante es que inicie un nuevo proyecto para que pueda comenzar a construir su flujo de trabajo.

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4. Agregue todas sus tareas

Ahora que se creó su nuevo proyecto, navegue a la pestaña "Tablero" en el menú para ir a la vista del tablero kanban. Aquí es donde construirá todo su flujo de trabajo kanban.

En la pantalla del tablero predeterminado, verá tres columnas que ya están creadas para usted: Por hacer, En proceso y Listo.

• Para hacer: esta columna albergará todas las tareas que deben realizarse para completar su proyecto.
• Haciendo: esta columna mostrará todas las tareas en las que se está trabajando actualmente.
• Listo: esta columna mostrará qué tareas están completas.

Comience agregando todas las tareas de su equipo a "To-Do". Asigne un nombre a cada nueva tarea y cree una tarjeta kanban para ella. En nuestro ejemplo, crearemos un flujo de trabajo kanban para un equipo de marketing al que se le ha pedido que agregue dos nuevas páginas web al sitio web de su empresa.

Hemos agregado dos tareas llamadas "Nueva página web 1" y "Nueva página web 2" a la columna Tareas pendientes. Luego debe hacer clic en cada tarea y agregar un poco más de información sobre esta tarea, para que los miembros del equipo tengan toda la información que necesitan una vez que comiencen a trabajar. Puede agregar una descripción de la tarea, fechas de inicio y fechas de vencimiento, y adjuntar los archivos necesarios.

5. Haz columnas personalizadas

Ahora que se ha creado una tarea para cada parte del proyecto, podemos comenzar a personalizar las columnas para que se ajusten al flujo de trabajo de nuestro equipo.

Sabemos que necesitamos crear dos nuevas páginas web, pero es más fácil decirlo que hacerlo: hay muchas personas diferentes que participarán en este proyecto. Por lo tanto, crearemos columnas personalizadas para representar cada etapa del proceso de creación. Las diferentes etapas de la creación de una página web son la redacción y edición de contenidos, el diseño, la publicación y la promoción.

Dado que este flujo de trabajo kanban será más complicado que las tres columnas estándar que existen actualmente, actualizaremos las columnas. Las antiguas columnas estaban

• Que hacer
• Haciendo
• Hecho

Pero después de personalizar nuestro proyecto, las nuevas columnas son (de izquierda a derecha)

• Que hacer
• Escribir y editar contenido
• Diseño
• Publicar
• Promover

6. Asignar el trabajo

Ahora que las fases del proyecto están creadas y listas para funcionar, podemos comenzar a utilizar el flujo de trabajo. Dado que lo primero que se necesita para crear una página web es el contenido, moveremos "Nueva página web 1" a la columna "Contenido" y asignaremos la tarea al autor del contenido. Una vez que se asigna una tarea a un miembro del equipo, recibirá una notificación por correo electrónico para informarle que se ponga a trabajar.

¡El flujo de trabajo kanban ahora está en acción! Una vez que el redactor de contenido termina su trabajo, puede adjuntar el contenido a la tarea, mover la tarea a "Edición" y reasignar la tarea al editor. Una vez que se realiza la edición, la tarea se mueve a "Diseño" y así sucesivamente hasta que se completa la página web.

Podrá ver la tarea a medida que avanza en el proceso de creación, de ahí el nombre "flujo de trabajo".

Mejores prácticas para flujos de trabajo Kanban

Una vez que el flujo de trabajo está en funcionamiento, es importante vigilarlo para asegurarse de que todo vaya bien. A veces encontrará que necesita agregar una nueva columna al flujo de trabajo si se involucran nuevas personas y el proceso se vuelve más complejo.

También es importante estar atento a los cuellos de botella en el flujo de trabajo. Un cuello de botella es donde un proyecto se atasca y deja de avanzar.

Para usar nuestro flujo de trabajo de ejemplo nuevamente, tal vez observe que las dos nuevas páginas web deben publicarse en tres días, pero ambas aún se encuentran en la columna "Diseño". En este caso, es posible que sus diseñadores web estén sobrecargados de trabajo, por lo que es posible que desee ver si otro diseñador puede ayudarlo.

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Esta es la razón por la que los flujos de trabajo kanban son tan útiles: pueden ayudarlo a detectar problemas a medida que ocurren y prevenir problemas que podrían causar retrasos en la finalización del proyecto.

ProjectManager lleva Kanban aún más lejos

Puede crear todos sus flujos de trabajo kanban en ProjectManager para colaborar con su equipo y hacer más trabajo de manera eficiente. Miles de equipos de todo el mundo utilizan nuestra plataforma a diario para mantenerse organizados y hacer cosas increíbles.

Además de los tableros kanban, ProjectManager también ofrece un conjunto completo de útiles herramientas de gestión de proyectos. Estos incluyen diagramas de Gantt para hacer planes de proyectos, hojas de horas para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo e informes de proyectos para analizar la productividad de un equipo.

ProjectManager es una herramienta galardonada que organiza equipos y proyectos. Nuestro software basado en la nube le brinda datos en tiempo real, para que pueda tomar mejores decisiones y llevar el proyecto a un final exitoso. Pruebe nuestros tableros kanban y vea cómo podemos optimizar su flujo de trabajo realizando una prueba gratuita de 30 días.