7 consejos para una reunión virtual fluida

Las reuniones virtuales son comunes en nuestro mundo conectado digitalmente. Ya sea que se utilicen para conectar equipos de diferentes países o para reunir a los empleados que trabajan desde casa en una conferencia telefónica, las reuniones virtuales pueden ser cruciales para el éxito de una empresa.

Sin embargo, como un reloj, casi todas las reuniones virtuales parecen tener algún tipo de problema. Los estribillos comunes incluyen: "¿Cuál es el código para ingresar a esta videollamada" o "¿Funciona mi micrófono?"

Para ayudarlo a evitar problemas comunes y garantizar que aproveche al máximo sus reuniones virtuales, hemos reunido siete consejos para ayudarlo a usted y a su equipo. Pero antes de entrar en los consejos, veamos rápidamente qué es una reunión virtual y por qué puede optar por reunirse virtualmente con su equipo.

¿Qué es una Reunión Virtual?

Una reunión virtual es una reunión de personas distribuidas, que utiliza tecnología para conectar a los participantes en lugar de un lugar de reunión físico. Las reuniones virtuales utilizan herramientas digitales como videoconferencias, software de gestión de proyectos o software de chat para conectar a las personas para que puedan comunicarse y trabajar juntas en tiempo real.

Las reuniones virtuales se realizarán por conveniencia o por necesidad. A veces, a los equipos les resulta más fácil ingresar a una reunión virtual en lugar de interrumpir su día dejando sus escritorios y reuniéndose. En estos casos, las reuniones virtuales pierden menos tiempo y permiten a los empleados mantener mayores niveles de productividad.

Y, a veces, las reuniones virtuales son la única forma de conectarse con su equipo. Esto puede deberse a una fuerza laboral distribuida o porque su empresa tiene empleados remotos. En estos casos, los miembros del personal se reúnen virtualmente para mantenerse sincronizados entre sí. Las reuniones virtuales incluso permiten que los equipos con empleados en diferentes zonas horarias se conecten sin problemas, lo que no sería posible de otra manera.

Consejos para una reunión virtual exitosa

El éxito de su reunión virtual depende de muchas cosas. Algunos de ellos pueden estar fuera de su control, como su conexión a Internet. Si su conectividad es deficiente, su reunión lo será. Por lo tanto, hay problemas básicos de canalización que resolver primero. Una vez que esté listo para reunirse virtualmente, asegúrese de seguir estos pasos.

1. Seleccione el software de reunión virtual adecuado

La primera y más importante decisión a tomar al organizar una reunión virtual es responder a la pregunta: “¿cómo nos encontraremos?” Las reuniones virtuales pueden ser tan simples como una llamada telefónica grupal o tan complejas como una sesión de trabajo con una pantalla compartida.

Por lo tanto, deberá seleccionar una tecnología que permita que su equipo se reúna. Debe proporcionar todas las herramientas necesarias para que logre los objetivos de su reunión.

Existen numerosas formas de organizar una reunión virtual, pero estas son algunas de las plataformas de reuniones virtuales más populares que se utilizan en la actualidad:

• Plataformas de chat de video como Zoom, Facetime o Google Hangouts
• Software de chat como Slack o Skype
• Software colaborativo de gestión de proyectos como ProjectManager

Al seleccionar un software de reunión virtual, puede ser tentador elegir una herramienta gratuita, pero es importante que no tome atajos aquí. La plataforma que elija influirá tanto en la forma en que su equipo se comunica como en la productividad que resulta de sus reuniones.

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Por ejemplo, muchos equipos han probado las videoconferencias con la edición gratuita de Zoom, solo para descubrir más tarde que las llamadas tienen una duración limitada, un número limitado de participantes y no están protegidas con una contraseña (lo que ha dado lugar a historias de algunos visitantes vergonzosos que ingresan al azar a las reuniones) . Estas limitaciones pueden generar dolores de cabeza y pérdida de tiempo, por lo que es mejor pagar por una herramienta que será tan integral para su equipo.

2. Todos los miembros del equipo prueban antes de unirse

Es importante que todos los involucrados en la próxima reunión virtual se registren, instalen y prueben el software que se utilizará con anticipación. Un problema importante que surge a menudo con las reuniones virtuales son los problemas técnicos.

Si un miembro del equipo no puede averiguar cómo iniciar sesión o cómo hacer que su cámara web funcione, entonces toda la reunión puede retrasarse. Estos contratiempos tecnológicos pueden generar frustración entre los miembros del equipo y pérdidas de productividad. Cada persona debe ir a su reunión virtual sabiendo exactamente cómo participar de manera eficiente.

3. Crea una Agenda

Además de las reuniones virtuales, este consejo también se aplica a las reuniones de cualquier tipo: prepara siempre una agenda antes de la reunión. Su agenda debe enumerar los elementos específicos que se discutirán, junto con los resultados que deben surgir de la reunión. Cada agenda debe tener un límite de tiempo, y el tiempo debe vigilarse cuidadosamente.

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No hay nada peor que una reunión de 30 minutos que dura dos horas, especialmente cuando la reunión podría haber terminado en los 30 minutos originales. Una agenda lo ayuda a cumplir con el plan para que los miembros del equipo no se desanimen ni se frustren por la pérdida de tiempo. Una buena regla general para vivir es esta: si no hay agenda, entonces no hay reunión.

4. Envía la invitación y la agenda

Una vez que tenga una agenda preparada, es importante enviar la agenda junto con una invitación al evento a todos los miembros del equipo que participarán en la reunión virtual. Esto debe hacerse mucho antes del comienzo de la reunión para que los miembros del equipo tengan suficiente tiempo para prepararse.

Una consideración importante al enviar invitaciones a eventos de reuniones virtuales es la zona horaria de los miembros del equipo. La coordinación de una reunión puede resultar más difícil cuando se trabaja con equipos remotos distribuidos en diferentes países y zonas horarias.

Esta también es una consideración importante cuando se reúne con empleados que trabajan desde casa, ya que sus horarios pueden ser menos rígidos que los del personal de oficina. Una política clara de trabajo desde casa puede ayudar a solidificar los horarios.

5. Use rompehielos (cuando sea apropiado)

Las reuniones virtuales pueden ser más difíciles de comenzar que las reuniones tradicionales porque los participantes suelen tardar unos minutos en llegar y configurar su tecnología. En lugar de perder un tiempo valioso charlando durante estos primeros minutos, puede realizar actividades para romper el hielo y animar al equipo a conocerse mejor.

Ámalos u ódialos, pero se ha demostrado que los rompehielos ayudan con la cohesión y el trabajo en equipo. Sin embargo, para algunas reuniones virtuales más serias, los rompehielos pueden no ser apropiados. En estos casos, puede ser mejor seguir adelante y comenzar la reunión a la hora indicada en su invitación a la reunión.

6. Colabora

En todas las reuniones, hay personas que hablarán con orgullo y otras que se sentarán felizmente en un asiento trasero para simplemente escuchar. En las reuniones en persona, es fácil leer la sala y alentar a los miembros más tranquilos del equipo a hablar, para que la colaboración del equipo funcione.

Sin embargo, en reuniones virtuales puede ser más difícil. Debe estar siempre al tanto de quién está en la llamada y quién puede necesitar algo de aliento para hablar. Preste especial atención a los miembros de su reunión virtual que pueden necesitar un poco de aliento para participar. Si es posible, tenga a mano una lista de todos los participantes de la reunión virtual para que pueda llamar rápidamente a los miembros del equipo según sea necesario.

7. Envíe notas de conclusión

Lo último y quizás lo más importante que debe hacer viene inmediatamente después de que finaliza su reunión virtual. Una vez que termine la reunión, recopile todas sus notas de la reunión y compártalas con todo el equipo de participantes.

Una forma sencilla de hacerlo es comenzar con la agenda original de la reunión y luego agregar notas para cada elemento de línea. ¿Logramos esta línea de pedido? ¿Quién es responsable del seguimiento de la línea de pedido?

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Es importante que todo el equipo salga de cada reunión virtual con elementos de acción. Si no surge nada procesable de sus reuniones, es posible que deba considerar si la reunión era necesaria.

Cómo ProjectManager ayuda a los equipos virtuales

ProjectManager es una plataforma de gestión de proyectos y trabajos en línea que permite a los miembros del equipo trabajar juntos, sin importar dónde se encuentren. ¡A veces se hace tanto trabajo que las reuniones virtuales ni siquiera son necesarias!

Los equipos virtuales, los equipos remotos y los empleados que trabajan desde casa usan ProjectManager para colaborar en el trabajo juntos. Con múltiples vistas de proyectos, hay herramientas para cada equipo en la plataforma basada en la nube.

Planifica en línea

Los gerentes pueden crear planes de proyectos para sus equipos utilizando un diagrama de Gantt en línea. Pueden asignar todas las tareas del proyecto a los miembros del equipo, y se notificará a cada miembro del equipo en tiempo real que se le ha asignado un nuevo trabajo.

Colaborar en tiempo real

Los equipos también pueden usar tableros kanban visuales para crear flujos de trabajo compartidos para que cada miembro del equipo sepa exactamente en qué está trabajando el resto del equipo en todo momento. Esta visibilidad es crucial para el éxito de un equipo, especialmente cuando el personal no trabaja cara a cara en la oficina.

Miles de equipos de todo el mundo confían en ProjectManager para colaborar, mantenerse organizados y hacer más trabajo juntos. ProjectManager tiene herramientas para todos los equipos, tanto en la oficina como remotos. Los gerentes pueden asignar trabajo y realizar un seguimiento del progreso, mientras que los empleados pueden organizar todas sus tareas en un solo lugar. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita con esta prueba gratuita de 30 días.