Cómo saber cuándo cancelar un proyecto y reducir las pérdidas

Si su proyecto está fallando, ¿cómo sabe si terminarlo o seguir adelante? Jennifer Bridges, PMP, lo ayuda a tomar la decisión correcta.

Aquí hay una captura de pantalla de la pizarra para su referencia.

En revisión: cómo saber cuándo cancelar un proyecto y reducir las pérdidas

Al determinar si vale la pena continuar con un proyecto o si es una causa perdida, Jennifer dijo que los gerentes de proyecto deben concentrarse en las pérdidas. Solo así podrá tomar la decisión correcta a la hora de gestionar su proyecto.

Las personas a menudo continuarán proyectos basados ​​en premisas falsas, como la idea de que si arrojas dinero a un problema, se solucionará. Esto se llama la falacia del costo hundido. Es otra forma de decir, "tirar el dinero bueno al malo". Hay un punto en el que no importa cuánto inviertas, la recuperación es imposible.

Otro bache a evitar es algo llamado falacia del compromiso. Esto es cuando las personas están tan comprometidas con un proyecto que se niegan a admitir la derrota hasta el punto de causar daños catastróficos a su proyecto, reputación y empresa.

Cambio de Proyectos

La verdad es que los proyectos no siempre siguen la trayectoria que planeaste. Las situaciones y las condiciones cambian. Jennifer ofreció una lista de fuerzas que pueden alterar el curso de un proyecto.

• Crisis financiera
• emergencia nacional
• Desastre natural
• Cambio de tecnología
• Cambio de gestión
• Recursos de habilidades
• mandatos federales
• Cambios en la administración
• Cumplimiento

Cualquiera o más de estos cambios afectarán el proyecto. Se sentirán en el alcance del proyecto o el costo y el tiempo involucrados. Pueden influir en la calidad del proyecto. Un proyecto puede recuperarse de algunos de estos cambios y no de otros. Pero ¿cómo puede uno saberlo?

Cuándo matar un proyecto

Jennifer ofreció algunos consejos sobre cómo saber que ya no vale la pena continuar con un proyecto. Es una elección difícil, pero es mejor quitarse la tirita rápidamente que prolongar el dolor.

Aquí hay cinco momentos en los que un proyecto debe terminar:

1. Cuando ya no satisface las necesidades del proyecto, como cuando el propósito original del proyecto ha cambiado y no se puede cumplir.
2. Los costos están fuera de control y no hay forma de recuperar el retorno de la inversión.
3. El costo para completar excede el presupuesto y es imposible cubrir la diferencia de costos.
4. Las circunstancias afectan la posibilidad de finalización, como las enumeradas anteriormente.
5. Hay cuestiones éticas y/o legales.

Consejo profesional: por supuesto, estas no son las únicas razones por las que los proyectos fallan. Puede haber conflictos dentro del equipo que no se pueden resolver o desacuerdos sobre cómo avanzar que pueden obstaculizar el progreso.

¡Gracias por ver!

Transcripción

Hoy, estamos hablando de cómo saber cuándo cancelar un proyecto y reducir las pérdidas.

Bueno, con la cantidad de proyectos problemáticos y proyectos fallidos, este es un tema realmente candente. Pero afirmo que la palabra clave aquí son las pérdidas.

Cuando comienzas a tener pérdidas en tu proyecto, realmente necesitas considerar la verdad, ¿necesito matar esto?

Hay un par de falacias que ocurren en los proyectos a los que quiero llamar la atención.

El número uno es la "falacia del costo irrecuperable", en la que realmente se está tirando dinero bueno tras malo. En cierto nivel, hay tantos costos irrecuperables que no se pueden recuperar, pero por alguna razón, algunas personas piensan que cuanto más dinero se invierte, mejor será. Pero nunca mejora, son un costo irrecuperable.

También existe la "falacia del compromiso" en la que cuando las personas se comprometen con un proyecto y se niegan a admitir la derrota, lo que sucede es que daña gravemente no solo su reputación personal sino también la de su empresa.

Así que queremos ver el hecho de que a veces hay situaciones, hay condiciones que cambian durante el transcurso de un proyecto que queremos ver porque algunos proyectos pueden ser de corta duración, pero otros pueden durar varios años.

Entonces, durante el curso de un proyecto, lo que podría suceder es que ocurra una crisis financiera. Así que no importa en qué área del mundo te encuentres, todos hemos visto esto.

Además, hay ocasiones en que ocurren emergencias nacionales o incluso desastres naturales.

También hay durante el transcurso del tiempo una tecnología importante que puede cambiar y afectar la cosa.

Además, podría haber cambios en la administración, la administración clave que estaba apoyando tal vez sea una parte interesada o una persona clave en el equipo, si cambian, eso también puede cambiar el éxito del proyecto.

Además, podría haber recursos calificados. A veces, durante el curso de un proyecto, nuevamente, si la tecnología cambia o si es algo nuevo, tener acceso a los recursos calificados que saben cómo lograrlo, puede ser limitado.

Además, hay momentos en que se producen mandatos federales durante un proyecto. Casi todas las industrias tienen algún tipo de pautas gubernamentales y cumplimiento que deben cumplir y, a veces, estos mandatos realmente impactan esos proyectos.

También cambios de administración. No importa en qué país vivas, hay momentos en que los líderes del país cambian y con eso, cambian su administración, las personas que los apoyan. Eso también puede cambiar la dinámica de ciertos proyectos.

Y también cumplimiento. Si hay regulaciones que surgen y que el proyecto no puede cumplir, también hay que analizarlas para eliminarlas.

Entonces, cuando ocurren estas situaciones, estos componentes del proyecto también cambian. Cuando estos cambian, generalmente afectan el alcance del proyecto, a veces el costo, el tiempo o el cronograma, y ​​luego incluso la calidad del proyecto.

Y cuando lo hacen, en resumen, un proyecto debe eliminarse cuando el número uno, ya no satisface la necesidad del proyecto. Entonces, el propósito original de ese proyecto cambia y si este proyecto ya no puede cumplirlo, debe eliminarse.

Si los costos están fuera de control y no hay forma de recuperar el ROI, nuevamente, muchas veces con proyectos problemáticos o fallidos, esta es una de las razones.

Además, el costo para completar excede el presupuesto y no hay forma de cubrir esos costos. Nuevamente, debido a la naturaleza de algunos proyectos que duran tanto tiempo y los costos cambiantes, hay momentos en los que se debe realizar una reevaluación para determinar, está bien, no hemos cumplido con el cronograma o el cronograma para completar el proyecto.

Así que ahora en este punto, ¿cuánto tiempo va a tomar? Entonces, si la cantidad de tiempo y la cantidad de costo exceden lo que las partes interesadas de ese proyecto pueden pagar, debe cerrarse.

Además, las circunstancias afectan la posibilidad. De nuevo, estas circunstancias si impactan en la posibilidad de su realización. Si algunas de estas cosas están pasando, hay ocasiones, piénsalo, si es un proyecto de construcción y has tenido un desastre natural, podría ser en un área donde no hay forma posible de que se complete.

Si se produce un cambio tecnológico importante que impacte en todo el proyecto, es posible que no tenga la posibilidad de completarse. Así que estas son cosas que necesitan ser vistas y consideradas.

Y si hay problemas éticos y legales, diría que el proyecto debe ser eliminado.

Entonces, estas son algunas cosas en las que pensar para tomar la difícil decisión de cancelar el proyecto y no quedar atrapado en la falacia del compromiso. Entonces, si necesita una herramienta que pueda ayudarlo con su proyecto, regístrese para nuestro software ahora en ProjectManager.