Cómo desarrollar un calendario de contenido de blog (plantillas y software)

El éxito con un negocio o un blog requiere paciencia, planificación y organización. Es eso último lo que pilla a tanta gente con la guardia baja. Comprender el panorama general y descubrir cuánto sucede detrás de escena al administrar un blog puede ser muy abrumador.

Claro, puedes sumergirte en él y resolver las cosas sobre la marcha. Aún así, si no está dispuesto a construir una estructura, terminará dedicando mucho más tiempo a clasificar notas y crear carpetas de documentos dispersos que ejecutando, optimizando y mejorando su sitio.

Una parte central de la ejecución de un blog es el calendario de contenido. Un calendario de contenido te permite planificar el futuro de tu blog, pero requiere un poco de organización para construirlo. Eso es con lo que espero ayudarte hoy; creando ese calendario.

Hay esencialmente dos partes para construir un calendario de contenido. El primero es el marco, la plantilla, la plataforma o el software que utiliza para crear su calendario. El segundo es la planificación; qué información pones en tu calendario y cómo lo formateas para que valga la pena. Trataré de cubrir ambas bases.

¡Comencemos con algunos programas y aplicaciones que puede probar!

Plantillas de calendario de contenido, software y aplicaciones

Los calendarios de contenido tienen una amplia gama de formas diferentes. He visto personas con piezas de software altamente complejas e interconectadas que extraen datos de API, brindan análisis, administran roles de usuario para permitir que todo el equipo acceda a ellos y más. También he visto personas que usan una tabla hecha en un documento de Word y presionan "guardar como" todos los meses para replicar. ¿Que es lo mejor? Bueno, lo que sea que funcione para ti.

1. La hoja de cálculo del calendario de contenido de HubSpot es una plantilla de hoja de cálculo diseñada para trabajar con MS Excel, Google Sheets o Google Calendar. Es bastante simple; tiene columnas para la fecha de publicación, "fecha de vencimiento" para cuando se debe hacer el contenido, el autor (si tiene varios autores), tema/título, resumen, palabras clave, personas de usuarios objetivo y CTA.

Todo eso está bastante detallado para el marketing y es innecesario para una buena parte de los blogs. Dicho esto, si lo alienta a dar el siguiente paso y comenzar a preocuparse por algunas de esas cosas (como la intención del usuario y las personas compradoras), entonces es una gran idea usarlo. Además, por supuesto, estas son plantillas gratuitas, aunque HubSpot te pedirá tu información para agregarla a su boletín informativo.

2. Plantillas de SmartSheet : se trata de una serie de plantillas de hojas de cálculo para blogueros y seguimiento de calendarios. Son similares a los calendarios de HubSpot, excepto que están diseñados para tipos específicos de blogs, como un blog de comida. También son generalmente más coloridos, aunque eso puede ser útil o no para usted. Me gusta personalizar los colores de mis hojas e incluso agregar códigos de colores contextuales para juzgar los valores numéricos.

Se necesita un poco de codificación, pero bueno, soy un codificador de corazón. Si está configurado para usar una plantilla de calendario editorial, comience con HubSpot o SmartSheets. Si está buscando software, siga leyendo.

3. Google Drive : dudo que necesite vincular a Google Drive. Todos ustedes lo saben; es una aplicación de almacenamiento en la nube donde puede compartir y colaborar con otros miembros del equipo que trabajan en los archivos del disco. Lo uso mucho para mantener todo organizado y distribuido entre mis escritores, diseñadores gráficos, editores y Dropbox por razones similares. Google Drive incluye Google Docs (similar a Microsoft Word) para vincular resúmenes de contenido o artículos completos. Google Sheets (similar a Microsoft Excel) puede ayudarlo a crear hojas de cálculo con fechas de vencimiento, tareas pendientes y cualquier otra cosa que desee.

Probablemente el mayor inconveniente de Google Drive es lo abierto que es. No es un calendario editorial del blog. No es una aplicación de hoja de cálculo ni un tablero Kanban; es solo una plataforma de almacenamiento en la nube. La ventaja más significativa es que es una plataforma en la nube; puede compartir el acceso con varios miembros de su equipo y mantenerlo actualizado durante toda la semana. Trabajé en varias agencias grandes que confiaron en Google Drive para su calendario de contenido. Deja que eso se hunda un poco.

Puedes construir lo que quieras en él, solo o usando motores de automatización como Zapier también. Es increíblemente flexible y personalizable, pero debe esforzarse para configurarlo de una manera que funcione para usted.

4. Evernote es el estándar de oro para la toma de notas y la colaboración multiplataforma, al menos para equipos pequeños y de bajo costo. Es poderoso y muy flexible, y funciona en diferentes dispositivos ya que está basado en una aplicación y en la nube. No es del todo tan libre como usar el almacenamiento en la nube y sus documentos, pero ya casi está ahí.

El único inconveniente es acostumbrarse a usarlo. No he llegado allí, así que me quedo con lo que sé.

5. Loomly : ¿recuerdas que mencioné esas aplicaciones elegantes con calendarios, análisis, colaboración y más? Esta aplicación es una de ellas.

Loomly es extremadamente potente y cuenta con todas las funciones. Hace de todo, desde agregados de fuentes RSS para inspirarte y brindarte una vista de calendario del contenido de tu blog actual, pasado y futuro hasta proporcionar análisis de lo que ya has publicado y lo que aún está programado. Puede trabajar con equipos, agregar integraciones con otras plataformas y mucho más.

Loomly es excesivo para muchas pequeñas empresas, pero podría ser lo que recetó el médico para las organizaciones medianas. Sin embargo, esta herramienta de calendario cuesta dinero, desde $ 26 por mes y aumentando a cientos de dólares para límites más altos en funciones y funcionalidad adicional.

6. AgoraPulse : diseñada para ser una herramienta de planificación y colaboración a nivel de agencia, esta tiene casi todo lo que podría desear para cualquier lugar, desde usuarios individuales hasta grandes equipos empresariales. Honestamente, no sé ni por dónde empezar. Están sucediendo tantas cosas con su plataforma que casi me deslumbra.

Es probablemente una de las opciones más sólidas y valiosas que existen. El único inconveniente es lo limitados que son los planes gratuitos y baratos. Para la administración de contenido, es convincente y se sincroniza con el contenido de sus redes sociales para planificar y programar sus publicaciones en las redes sociales.

7. Trello : otra opción que mencioné fue el tablero Kanban. Los tableros Kanban son esencialmente una vista de estilo de calendario para las listas de tareas como una forma de ayudar a todos en su equipo (o incluso a usted) a mantener las cosas organizadas y priorizadas.

Algunos de ellos son tableros de corcho glorificados y notas adhesivas, mientras que otros tienen muchas características comerciales adicionales agregadas.

8. CoSchedule : CoSchedule es principalmente una herramienta de calendario. Es compatible con varios miembros del equipo y elementos de la lista de tareas para que pueda hacer que sus diseñadores gráficos, editores y escritores marquen los elementos a medida que se acerca la fecha de vencimiento. Puede ver rápidamente qué contenido está programado y qué paso se está retrasando. CoSchedule está diseñado para equipos y tiene un precio de $29/mes por usuario.

Trello es una excelente versión de este concepto para pequeñas y medianas empresas. Puede ser perfectamente funcional para usar solo o con un equipo, y tiene muchas funciones de organización y colaboración para ayudar a que su proceso de producción de contenido sea mucho más fluido.

Estas son solo algunas de las posibles opciones. Cada uno de ellos representa toda una franja de opciones y alternativas; Sólo te estoy dando una idea de lo que hay por ahí. Le recomiendo encarecidamente que piense en las características y los marcos que desea, y luego elija algo que ofrezca ese nivel de control.

Para ayudarte, aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte.

• ¿Quiere algo personalizado específicamente para su flujo de trabajo, o está abierto a ajustar su flujo de trabajo para adaptarse a una plataforma?
• ¿Cuánto detalle quieres en tus tareas/publicaciones/registros?
• ¿Quieres ser el único que use la plataforma o todo tu equipo tendrá acceso?
• ¿Tiene un presupuesto para la organización y la funcionalidad, o quiere ceñirse a las herramientas gratuitas?

Piénselo y podrá elegir entre los diferentes tipos de plataformas.

Uso efectivo de un calendario de contenido

No es suficiente decir, "está bien, voy a usar Google Drive/Trello/Loomly para crear un calendario de marketing de contenido". No, sería mejor si tuvieras alguna idea de lo que estás haciendo con él. De lo contrario, es más trabajo ocupado y mantenimiento de registros que planificación y eficiencia.

¿Entonces, Qué haces? Esto es lo que he encontrado útil.

construir un marco

Lo primero que debe determinar es la frecuencia con la que publica en su blog. Este proceso significa decidir qué días desea completar con contenido para un calendario. Si publicas una vez a la semana, es fácil. Si publicas una vez al día, es fácil.

Si publicas dos o tres veces por semana, tienes que decidir qué días. Puede mezclarlos para determinar qué días obtienen el mejor compromiso, pero en general, desea elegir algo y apegarse a él.

Planifique su flujo de trabajo al revés

Todo en su proceso de desarrollo de contenido conduce a la fecha de publicación. Entonces, trabaje hacia atrás para desarrollar ese proceso y establezca fechas fijas para cada paso del camino. Por ejemplo, podrías tener:

• Fecha de publicación (PD): Revisión final, optimización, fecha de publicación.
• PD - 2 días: Plazo para la pieza terminada subida al CMS y programada.
• PD - 4 días: Plazo para la presentación del diseño gráfico.
• PD - 6 días: Plazo para la edición del texto terminado.
• PD - 7 días: Plazo para la redacción final del texto.
• PD - 14 días: Fecha límite para seleccionar el tema de los próximos contenidos.

Por lo tanto, en el futuro, tendría una fecha en la que elegiría qué tema cubrir a continuación y se lo enviaría a sus escritores, quienes tienen una semana para escribirlo. Luego, los editores lo revisan y lo envían al departamento de diseño gráfico, que pasa un par de días creando imágenes para el contenido y devolviéndolo. Luego se carga y se refina, se le da un pulido final y se programa para su publicación.

El proceso de gestión de proyectos de todos será diferente. Tal vez sus escritores no necesiten una semana entera para trabajar en la publicación, o tal vez necesiten más. Tal vez quiera darles más tiempo a sus diseñadores gráficos, o quiera convertir su publicación en un podcast. Tal vez desee más granularidad para diferentes colaboradores. Todo se reduce a lo que usted quiere y lo que funciona mejor para su equipo.

Planifique su promoción hacia adelante

Al igual que trabajar hacia atrás con su canal de desarrollo de contenido, puede planificar la promoción posterior a la publicación si desea que esos esfuerzos de marketing sean parte de su estrategia de marketing de contenido.

Este proceso podría incluir algo como:

• Fecha de publicación (PD): Compartir en Facebook, Twitter, Instagram.
• PD+1: Re-compartir en Twitter, publicar en Pinterest.
• PD+2: Re-compartir en Facebook, Twitter, Instagram.
• PD+5: Re-compartir en Facebook, Twitter. Sindicar a LinkedIn, Medio.
• PD + 7: etc

Este proceso depende de su estrategia de contenido y promoción, qué redes sociales utiliza, con qué frecuencia puede apoyar la publicación en ellas con su audiencia y más. Tampoco puede planificar nada de esto en un calendario y, en su lugar, configurar las reglas de Zapier para manejarlo automáticamente. Una vez más, es flexible.

Marcar Días Especiales

Un calendario es una excelente manera de configurar un marco continuo y perpetuo. Sin embargo, ese marco debe ser flexible para adaptarse a cambios y adiciones. Por ejemplo, tal vez quieras:

• Publica contenido único en el aniversario de tu fundación.
• Publique contenido único en días festivos específicos o antes de ellos.
• Vuelva a compartir ciertos tipos de contenido en el período previo a días específicos.

Idealmente, su calendario hará que sea más fácil ordenar las cosas, agregar días adicionales y planificar eventos y ocasiones especiales. La mayor fortaleza de un calendario de contenido es planificar todo, no solo con días sino con meses de anticipación.

Crear archivos y registros

Una fortaleza significativa del calendario de contenido es la creación de registros.

¿Cuántas aplicaciones, documentos y blocs de notas diferentes usa cuando realiza una investigación de temas y una lluvia de ideas para realizar un seguimiento de todo? ¿Guardas todos esos datos en una hoja de cálculo?

¿Qué pasa cuando eliges un tema y escribes sobre él? ¿Tiene una columna en su hoja de cálculo para "usado, s/n"? ¿Entonces grabas eso en alguna parte? Debería.

Me gusta usar Google Drive con una serie de hojas de cálculo para la organización y el mantenimiento de registros. Puede conectarlo a Zapier y extraer datos de SEO de casi cualquier aplicación que se le ocurra. Puedo realizar un seguimiento de todo con datos extraídos de aplicaciones como Google Analytics y ver de un vistazo cómo se desempeña el contenido diferente, qué ideas de contenido he usado y qué tan bien funcionaron, etc. Es una gran cantidad de datos valiosos para tener a mano.

úsalo

La clave de cualquier herramienta de planificación es utilizarla. Si no logra que todos estén en sintonía (ya sea que "todos" signifique todo su equipo o solo todas sus células cerebrales) y no use las mismas herramientas, las encontrará ineficaces.

Cuando comencé, hice la mayor parte de mi planificación en unas pocas hojas de cálculo y mucha memoria. Fue hilarantemente ineficiente, y una vez que comencé a usar herramientas de planificación fundamentales, las cosas se volvieron mucho más fáciles. Su planificación de contenido será más ágil, su creación de contenido será más eficiente y su equipo de marketing se lo agradecerá.