Jak opracować kalendarz treści bloga (szablony i oprogramowanie)

Sukces w biznesie lub blogu wymaga cierpliwości, planowania i organizacji. To ten ostatni, który zaskakuje tak wielu ludzi. Zrozumienie całościowego obrazu i dowiedzenie się, jak wiele dzieje się za kulisami prowadzenia bloga, może być bardzo przytłaczające.

Jasne, możesz się w to zagłębić i rozgryźć różne rzeczy na bieżąco. Mimo to, jeśli nie chcesz budować struktury, spędzisz znacznie więcej czasu na sortowaniu notatek i tworzeniu folderów rozproszonych dokumentów niż na uruchamianiu, optymalizowaniu i ulepszaniu witryny.

Podstawowym elementem prowadzenia bloga jest kalendarz treści. Kalendarz treści pozwala zaplanować przyszłość bloga, ale jego zbudowanie wymaga trochę organizacji. Właśnie w tym mam nadzieję Ci dzisiaj pomóc; tworząc ten kalendarz.

Tworzenie kalendarza treści składa się zasadniczo z dwóch części. Pierwszym z nich jest struktura, szablon, platforma lub oprogramowanie używane do tworzenia kalendarza. Drugi to planowanie; jakie informacje umieszczasz w swoim kalendarzu i jak go sformatujesz, aby był opłacalny. Postaram się omówić obie te podstawy.

Zacznijmy od oprogramowania i aplikacji, które możesz wypróbować!

Szablony kalendarza treści, oprogramowanie i aplikacje

Kalendarze treści mają szeroką gamę różnych form. Widziałem ludzi z bardzo złożonymi i połączonymi ze sobą elementami oprogramowania, które pobierają dane z interfejsów API, obsługują analizy, zarządzają rolami użytkowników, aby umożliwić dostęp do nich całemu zespołowi i nie tylko. Widziałem również ludzi, którzy używają tabeli utworzonej w dokumencie Word i co miesiąc klikają „zapisz jako”, aby wykonać replikację. Co jest najlepsze? Cóż, cokolwiek działa dla ciebie.

1. HubSpot's Content Calendar Spreadsheet to szablon arkusza kalkulacyjnego stworzony do pracy z MS Excel, Google Sheets lub Google Calendar. To całkiem proste; zawiera kolumny z datą publikacji, „terminem”, kiedy treść ma być sporządzona, autorem (jeśli masz wielu autorów), tematem/tytułem, skrótem, słowami kluczowymi, personami użytkownika docelowego i CTA.

Wszystko to jest dość szczegółowe dla marketingu i jest niepotrzebne w przypadku dużej części blogów. To powiedziawszy, jeśli zachęci Cię to do zrobienia następnego kroku i przejęcia niektórych z tych rzeczy (takich jak intencje użytkownika i persony kupującego), to świetnym pomysłem jest jego użycie. Dodatkowo, oczywiście, są to bezpłatne szablony, chociaż HubSpot poprosi o Twoje informacje, aby dodać je do swojego biuletynu.

2. Szablony SmartSheet — to seria szablonów arkuszy kalkulacyjnych dla blogerów i śledzenia kalendarza. Są podobne do kalendarzy HubSpot, z wyjątkiem tego, że są dostosowane do określonych rodzajów blogów, takich jak blog kulinarny. Są też ogólnie bardziej kolorowe, chociaż może to być dla ciebie pomocne lub nie. Lubię dostosowywać kolory arkuszy, a nawet dodawać kontekstowe kodowanie kolorami, aby ocenić wartości liczbowe.

To wymaga trochę kodowania, ale hej, w głębi serca jestem programistą. Jeśli chcesz korzystać z szablonu kalendarza redakcyjnego, zacznij od HubSpot lub SmartSheets. Jeśli szukasz oprogramowania, czytaj dalej.

3. Dysk Google – wątpię, czy potrzebowałem linku do Dysku Google. Wszyscy to wiecie; to aplikacja do przechowywania w chmurze, w której możesz udostępniać i współpracować z innymi członkami zespołu pracującymi nad plikami na dysku. Używam go intensywnie, aby wszystko było zorganizowane i rozpowszechniane między moimi pisarzami, grafikami, wydawcami i Dropbox z podobnych powodów. Dysk Google zawiera Dokumenty Google (podobne do Microsoft Word) do łączenia informacji o treści lub całych artykułów. Arkusze Google (podobne do Microsoft Excel) mogą pomóc w tworzeniu arkuszy kalkulacyjnych z terminami, zadaniami do wykonania i wszystkim, czego dusza zapragnie.

Prawdopodobnie największą wadą Dysku Google jest to, jak bardzo jest otwarty. To nie jest kalendarz redakcyjny bloga. Nie jest to aplikacja do arkuszy kalkulacyjnych ani tablica Kanban; to tylko platforma do przechowywania w chmurze. Najważniejszą zaletą jest to, że jest to platforma w chmurze; możesz udostępniać dostęp wielu członkom swojego zespołu i aktualizować go przez cały tydzień. Pracowałem w kilku dużych agencjach, które wykorzystywały Dysk Google w swoich kalendarzach treści. Niech to trochę zapadnie.

Możesz zbudować na nim wszystko, co chcesz, samodzielnie lub za pomocą silników automatyzacji, takich jak Zapier. Jest niesamowicie elastyczny i konfigurowalny, ale musisz włożyć dużo pracy, aby skonfigurować go w sposób, który Ci odpowiada.

4. Evernote to złoty standard dla wieloplatformowego robienia notatek i współpracy, przynajmniej dla tanich i małych zespołów. Jest potężny i bardzo elastyczny i działa na różnych urządzeniach, ponieważ jest oparty na aplikacji i chmurze. Nie jest tak do końca swobodny, jak zwykłe korzystanie z pamięci w chmurze i dokumentów, ale prawie już jest.

Jedynym minusem jest przyzwyczajenie się do korzystania z niego. Jeszcze tam nie dotarłem, więc trzymam się tego, co wiem.

5. Loomly – pamiętasz, jak wspomniałem o tych wymyślnych aplikacjach z kalendarzami, analizami, współpracą i nie tylko? Ta aplikacja jest jedną z nich.

Loomly jest niezwykle wydajny i w pełni funkcjonalny. Robi wszystko, od agregowania kanałów RSS w celu uzyskania inspiracji, aby zapewnić widok kalendarza z bieżącą, przeszłą i nadchodzącą zawartością bloga po dostarczanie analiz dotyczących tego, co już opublikowałeś i co jest nadal zaplanowane. Możesz pracować z zespołami, dodawać integracje z innymi platformami i wiele więcej.

Loomly to przesada dla wielu małych firm, ale może to być to, co lekarz zalecił organizacjom średniej wielkości. To narzędzie kalendarza kosztuje jednak pieniądze, zaczynając od 26 USD miesięcznie i rosnąc do setek dolarów za wyższe limity funkcji i dodatkowych funkcji.

6. AgoraPulse — zaprojektowane jako narzędzie do współpracy i planowania na poziomie agencji, ma prawie wszystko, czego możesz chcieć w dowolnym miejscu, od indywidualnych użytkowników po duże zespoły korporacyjne. Szczerze, nawet nie wiem od czego zacząć. Tyle się dzieje z ich platformą, że prawie mnie to olśniewa.

Jest to prawdopodobnie jedna z najsolidniejszych i najbardziej wartościowych opcji. Jedyną wadą jest to, jak ograniczone są darmowe i tanie plany. Do zarządzania treścią jest atrakcyjna i synchronizuje się z treściami w mediach społecznościowych, aby planować i planować posty w mediach społecznościowych.

7. Trello – Inną opcją, o której wspomniałem, była tablica Kanban. Tablice Kanban są zasadniczo widokami w stylu kalendarza dla list zadań do wykonania, aby pomóc wszystkim w Twoim zespole (a nawet tylko Tobie) utrzymać porządek i priorytety.

Niektóre z nich to gloryfikowane tablice korkowe i karteczki samoprzylepne, podczas gdy inne mają wiele dodatkowych funkcji biznesowych.

8. CoSchedule – CoSchedule to przede wszystkim narzędzie kalendarza. Obsługuje wielu członków zespołu i elementy listy rzeczy do zrobienia, dzięki czemu graficy, redaktorzy i pisarze mogą odhaczać elementy w miarę zbliżania się terminu. Możesz szybko zobaczyć, jaka treść jest zaplanowana i który krok jest opóźniony. CoSchedule jest przeznaczony dla zespołów i kosztuje 29 USD/mies. na użytkownika.

Trello to doskonała wersja tej koncepcji dla małych i średnich firm. Może być doskonale funkcjonalny do użytku samodzielnie lub z zespołem, a także ma wiele funkcji organizacji i współpracy, które znacznie usprawnią proces tworzenia treści.

To tylko kilka możliwych opcji. Każdy z nich reprezentuje całą gamę wyborów i alternatyw; Po prostu daję ci wyobrażenie o tym, co tam jest. Gorąco zachęcam do zastanowienia się, jakich funkcji i frameworków potrzebujesz, a następnie wybierz coś, co zapewnia taki poziom kontroli.

Aby Ci pomóc, oto kilka pytań, które możesz sobie zadać.

• Czy chcesz czegoś dostosowanego specjalnie do Twojego przepływu pracy, czy jesteś otwarty na dostosowanie przepływu pracy do platformy?
• Ile szczegółów chcesz w swoich zadaniach/postach/zapisach?
• Chcesz być jedyną osobą korzystającą z platformy, czy cały Twój zespół będzie miał do niej dostęp?
• Masz budżet na organizację i funkcjonalność, a może chcesz pozostać przy darmowych narzędziach?

Pomyśl o tym, a będziesz mógł wybierać spośród różnych rodzajów platform.

Efektywne korzystanie z kalendarza treści

Nie wystarczy powiedzieć „w porządku, zamierzam użyć Google Drive/Trello/Loomly do stworzenia kalendarza content marketingu”. Nie, najlepiej byłoby, gdybyś miał jakieś pojęcie o tym, co z nim robisz. W przeciwnym razie jest to bardziej pracowita praca i prowadzenie dokumentacji niż planowanie i wydajność.

Więc co robisz? Oto, co uważam za przydatne.

Zbuduj Framework

Pierwszą rzeczą do ustalenia jest to, jak często publikujesz posty na swoim blogu. Ten proces oznacza decydowanie, w które dni chcesz wypełnić treścią kalendarza. Jeśli publikujesz raz w tygodniu, to proste. Jeśli publikujesz raz dziennie, to proste.

Jeśli publikujesz dwa lub trzy razy w tygodniu, musisz zdecydować, w które dni. Możesz je przetasować, aby określić, w które dni masz najlepsze zaangażowanie, ale generalnie chcesz coś wybrać i trzymać się tego.

Zaplanuj swój przepływ pracy wstecz

Wszystko w potoku opracowywania treści prowadzi do daty publikacji. Tak więc pracuj wstecz, aby opracować ten proces i ustal stałe daty dla każdego kroku. Na przykład możesz mieć:

• Data publikacji (PD): Ostateczny przegląd, optymalizacja, data publikacji.
• PD - 2 dni: Ostateczny termin załadowania gotowego elementu do CMS i zaplanowany.
• PD - 4 dni: Termin nadsyłania projektu graficznego.
• PD - 6 dni: Termin redakcji gotowego tekstu.
• PD - 7 dni: Termin na gotową wersję roboczą tekstu.
• PD - 14 dni: Termin wyboru tematu dla nadchodzącej zawartości.

W ten sposób, pracując do przodu, miałbyś datę, w której wybierasz temat do omówienia jako następny i wysyłasz go do swoich pisarzy, którzy mają tydzień na napisanie go. Redaktorzy następnie ją przeglądają i wysyłają do projektantów graficznych, którzy spędzają kilka dni na tworzeniu obrazów do fragmentu treści i odsyłaniu ich z powrotem. Następnie jest przesyłany i dopracowywany, dopracowywany i planowany do publikacji.

Każdy proces zarządzania projektami będzie wyglądał inaczej. Może twoi pisarze nie potrzebują całego tygodnia na pracę nad postem, a może potrzebują więcej. Być może chcesz dać swoim grafikom więcej czasu lub chcesz zamienić swój post w podcast. Być może potrzebujesz większej szczegółowości dla różnych współtwórców. Wszystko sprowadza się do tego, czego chcesz i co najlepiej sprawdza się w Twoim zespole.

Zaplanuj swoją promocję naprzód

Podobnie jak w przypadku pracy wstecz z procesem tworzenia treści, możesz zaplanować promocję po publikacji, jeśli chcesz, aby te działania marketingowe były częścią Twojej strategii marketingu treści.

Ten proces może obejmować coś takiego:

• Data publikacji (PD): Udostępnij na Facebooku, Twitterze, Instagramie.
• PD + 1: Udostępnij ponownie na Twitterze, opublikuj na Pintereście.
• PD + 2: Udostępnij ponownie na Facebooku, Twitterze, Instagramie.
• PD + 5: Udostępnij ponownie na Facebooku, Twitterze. Syndykat do LinkedIn, Medium.
• PD + 7: itd.

Ten proces zależy od Twojej strategii treści i promocji, z jakich sieci społecznościowych korzystasz, jak często możesz wspierać wysyłanie do nich z odbiorcami i nie tylko. Możesz również nie planować tego w kalendarzu i zamiast tego skonfigurować reguły Zapier, aby automatycznie to obsłużyć. Znowu jest elastyczny.

Flagowe Dni Specjalne

Kalendarz to świetny sposób na stworzenie stałych, wiecznych ram. Ramy te powinny być jednak elastyczne, aby uwzględniać zmiany i uzupełnienia. Na przykład, może chcesz:

• Opublikuj unikalne treści w rocznicę swojego założenia.
• Publikuj unikalne treści w określone święta lub przed nimi.
• Ponownie udostępniaj określone rodzaje treści w okresie poprzedzającym określone dni.

Idealnie, Twój kalendarz ułatwi przetasowanie rzeczy, dodawanie kolejnych dni i planowanie specjalnych wydarzeń i okazji. Największą siłą kalendarza treści jest planowanie wszystkiego nie tylko z kilkudniowym, ale wielomiesięcznym wyprzedzeniem.

Twórz archiwa i akta

Istotną siłą kalendarza treści jest prowadzenie ewidencji.

Ile różnych aplikacji, dokumentów i notatników używasz podczas badania tematów i burzy mózgów, aby to wszystko śledzić? Czy przechowujesz wszystkie te dane w arkuszu kalkulacyjnym?

A co, kiedy wybierzesz temat i napiszesz o nim. Czy masz w arkuszu kalkulacyjnym kolumnę „używane, t/n”? Czy wtedy nagrywasz to gdzieś? Powinieneś.

Lubię używać Dysku Google z serią arkuszy kalkulacyjnych do organizacji i prowadzenia dokumentacji. Możesz połączyć go z Zapierem i pobrać dane SEO z dowolnej aplikacji, o której tylko pomyślisz. Mogę śledzić wszystko za pomocą danych pobranych z aplikacji takich jak Google Analytics i na pierwszy rzut oka zobaczyć, jak działają różne treści, z jakich pomysłów na treści korzystałem, jak dobrze działały i tak dalej. To wiele cennych danych, które trzeba mieć pod ręką.

Użyj tego

Kluczem do każdego narzędzia do planowania jest jego użycie. Jeśli nie zdobędziesz wszystkich na tej samej stronie (czy „wszyscy” oznaczają cały zespół, czy tylko wszystkie komórki mózgowe) i używając tych samych narzędzi, uznasz je za nieskuteczne.

Kiedy zaczynałem, większość mojego planowania robiłem w kilku arkuszach kalkulacyjnych i dużo pamięci. Było to przezabawnie nieefektywne, a kiedy zacząłem używać podstawowych narzędzi planowania, wszystko stało się o wiele bardziej płynne. Twoje planowanie treści stanie się bardziej uproszczone, tworzenie treści stanie się bardziej wydajne, a zespół marketingowy Ci podziękuje.