7 Tipps für ein reibungsloses virtuelles Meeting

Virtuelle Meetings sind in unserer digital vernetzten Welt alltäglich. Ob sie dazu dienen, Teams aus verschiedenen Ländern zusammenzubringen oder Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, für eine Telefonkonferenz zusammenzubringen, virtuelle Meetings können entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens sein.

Wie am Schnürchen scheint jedoch fast jedes virtuelle Meeting auf irgendeine Art von Problem zu stoßen. Häufige Refrains sind: „Wie lautet der Code für diesen Videoanruf“ oder „Funktioniert mein Mikrofon?“

Um Ihnen dabei zu helfen, häufige Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihren virtuellen Meetings herausholen, haben wir sieben Tipps zusammengestellt, die Ihnen und Ihrem Team helfen sollen. Aber bevor wir uns mit den Tipps befassen, schauen wir uns kurz an, was ein virtuelles Meeting ist und warum Sie sich vielleicht dafür entscheiden, sich mit Ihrem Team virtuell zu treffen.

Was ist ein virtuelles Meeting?

Ein virtuelles Meeting ist eine Zusammenkunft von verteilten Personen, die Technologie verwendet, um die Teilnehmer anstelle eines physischen Treffpunkts zu verbinden. Virtuelle Meetings verwenden digitale Tools wie Videokonferenzen, Projektmanagement-Software oder Chat-Software, um Menschen miteinander zu verbinden, damit sie in Echtzeit kommunizieren und zusammenarbeiten können.

Virtuelle Meetings finden entweder aus Bequemlichkeit oder aus Notwendigkeit statt. Manchmal finden es Teams einfacher, in ein virtuelles Meeting einzusteigen, anstatt ihren Tag zu stören, indem sie ihre Schreibtische verlassen und sich gemeinsam treffen. In diesen Fällen verschwenden virtuelle Meetings weniger Zeit und ermöglichen es den Mitarbeitern, ein höheres Produktivitätsniveau aufrechtzuerhalten.

Und manchmal sind virtuelle Meetings die einzige Möglichkeit, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten. Dies kann an einer verteilten Belegschaft liegen oder daran, dass Ihr Unternehmen entfernte Mitarbeiter hat. In diesen Fällen kommen Mitarbeiter virtuell zusammen, um miteinander synchronisiert zu bleiben. Durch virtuelle Meetings können sich sogar Teams mit Mitarbeitern in unterschiedlichen Zeitzonen nahtlos miteinander verbinden, was sonst nicht möglich wäre.

Tipps für ein erfolgreiches virtuelles Meeting

Der Erfolg Ihres virtuellen Meetings hängt von vielen Dingen ab. Einige von ihnen liegen möglicherweise außerhalb Ihrer Kontrolle, wie z. B. Ihre Internetverbindung. Wenn Ihre Konnektivität schlecht ist, wird Ihr Meeting schlecht sein. Es gibt also grundlegende Pipeline-Probleme, die zuerst geklärt werden müssen. Wenn Sie bereit sind, sich virtuell zu treffen, befolgen Sie unbedingt diese Schritte.

1. Wählen Sie die richtige Software für virtuelle Meetings aus

Die erste und wichtigste Entscheidung bei der Organisation eines virtuellen Meetings ist die Beantwortung der Frage: „Wie treffen wir uns?“ Virtuelle Meetings können so einfach wie ein Gruppentelefonat oder so komplex wie eine Arbeitssitzung mit einem gemeinsam genutzten Bildschirm sein.

Daher müssen Sie eine Technologie auswählen, die es Ihrem Team ermöglicht, sich zu treffen. Es sollte Ihnen alle notwendigen Werkzeuge zur Verfügung stellen, um Ihre Meeting-Ziele zu erreichen.

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, ein virtuelles Meeting zu veranstalten, aber hier sind einige der beliebtesten Plattformen für virtuelle Meetings, die heute verwendet werden:

• Video-Chat-Plattformen wie Zoom, Facetime oder Google Hangouts
• Chat-Software wie Slack oder Skype
• Kollaborative Projektmanagement-Software wie ProjectManager

Bei der Auswahl einer Software für virtuelle Meetings kann es verlockend sein, sich für ein kostenloses Tool zu entscheiden, aber es ist wichtig, dass Sie hier keine Abstriche machen. Die von Ihnen gewählte Plattform beeinflusst sowohl die Kommunikation Ihres Teams als auch die Produktivität Ihrer Meetings.

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Zum Beispiel haben viele Teams Videokonferenzen mit der kostenlosen Version von Zoom ausprobiert, nur um später zu erfahren, dass Anrufe von begrenzter Dauer, begrenzter Teilnehmerzahl und nicht mit einem Passwort gesichert sind (was zu Geschichten von einigen peinlichen Besuchern geführt hat, die zufällig in Meetings reingefallen sind). . Diese Einschränkungen können zu Kopfschmerzen und Zeitverlust führen, daher ist es am besten, für ein Tool zu bezahlen, das für Ihr Team so wichtig ist.

2. Alle Teammitglieder testen vor dem Beitritt

Es ist wichtig, dass sich alle am bevorstehenden virtuellen Meeting Beteiligten für die Software, die verwendet werden soll, im Voraus anmelden, installieren und testen. Ein großes Problem, das bei virtuellen Meetings häufig auftaucht, sind technische Probleme.

Wenn ein Teammitglied nicht weiß, wie es sich anmeldet oder wie es seine Webcam zum Laufen bringt, kann sich das gesamte Meeting verzögern. Diese technologischen Schluckaufe können zu Frustration unter den Teammitgliedern und Produktivitätsverlusten führen. Jede Person sollte in ihr virtuelles Meeting gehen und genau wissen, wie sie effizient teilnehmen kann.

3. Erstellen Sie eine Tagesordnung

Neben virtuellen Meetings gilt dieser Tipp auch für Meetings jeglicher Art: Bereiten Sie vor dem Meeting immer eine Agenda vor. Ihre Tagesordnung sollte bestimmte Punkte auflisten, die besprochen werden, zusammen mit allen Ergebnissen, die aus dem Meeting hervorgehen sollten. Jede Agenda sollte zeitgebunden sein, und die Zeit muss sorgfältig überwacht werden.

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Es gibt nichts Schlimmeres als ein 30-minütiges Meeting, das zwei Stunden dauert, insbesondere wenn das Meeting in den ursprünglichen 30 Minuten hätte abgeschlossen werden können. Eine Agenda hilft Ihnen, sich an den Plan zu halten, damit die Teammitglieder nicht durch Zeitverschwendung entmutigt oder frustriert werden. Eine gute Faustregel zum Leben lautet: Wenn es keine Tagesordnung gibt, dann gibt es kein Meeting.

4. Versenden Sie die Einladung und Tagesordnung

Sobald Sie eine Tagesordnung erstellt haben, ist es wichtig, die Tagesordnung zusammen mit einer Veranstaltungseinladung an alle Teammitglieder zu senden, die an dem virtuellen Meeting teilnehmen werden. Dies sollte rechtzeitig vor Beginn des Meetings erfolgen, damit die Teammitglieder genügend Zeit haben, sich vorzubereiten.

Eine wichtige Überlegung beim Versenden von Einladungen zu virtuellen Meetings sind die Zeitzonen der Teammitglieder. Die Koordination eines Meetings kann schwieriger werden, wenn Sie mit Remote-Teams arbeiten, die über verschiedene Länder und Zeitzonen verteilt sind.

Dies ist auch ein wichtiger Aspekt bei Treffen mit Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, da ihre Zeitpläne weniger starr sein können als die von Mitarbeitern im Büro. Eine klare Home-Office-Richtlinie kann helfen, Zeitpläne zu festigen.

5. Verwenden Sie Eisbrecher (falls zutreffend)

Virtuelle Meetings können schwieriger zu beginnen sein als herkömmliche Meetings, da die Teilnehmer in der Regel ein paar Minuten brauchen, um hereinzukommen und ihre Technologie einzurichten. Anstatt in diesen ersten Minuten wertvolle Zeit mit Plaudereien zu verschwenden, können Sie Eisbrecher laufen lassen, um das Team zu ermutigen, sich besser kennenzulernen.

Lieben Sie sie oder hassen Sie sie, aber es hat sich gezeigt, dass Eisbrecher beim Teamzusammenhalt und der Teamarbeit helfen. Für einige ernsthaftere virtuelle Meetings sind Eisbrecher jedoch möglicherweise nicht geeignet. In diesen Fällen ist es möglicherweise am besten, einfach weiterzumachen und das Meeting zu der in Ihrer Meeting-Einladung angegebenen Zeit zu beginnen.

6. Zusammenarbeiten

In allen Meetings gibt es Menschen, die sich stolz zu Wort melden, und andere, die sich gerne zurückhalten, um nur zuzuhören. Bei persönlichen Meetings ist es einfach, den Raum zu lesen und ruhigere Teammitglieder zu ermutigen, sich zu äußern, um die Teamzusammenarbeit in Gang zu bringen.

Bei virtuellen Meetings kann es jedoch schwieriger sein. Sie müssen immer wissen, wer am Telefon ist und wer möglicherweise etwas Ermutigung braucht, um sich zu äußern. Achten Sie besonders auf die Mitglieder Ihres virtuellen Meetings, die möglicherweise etwas Ermutigung zur Teilnahme benötigen. Halten Sie nach Möglichkeit eine Liste aller virtuellen Meeting-Teilnehmer bereit, um bei Bedarf schnell Teammitglieder hinzuziehen zu können.

7. Versenden Sie Abschlussnotizen

Die letzte und vielleicht wichtigste Sache, die Sie tun sollten, kommt unmittelbar nach dem Ende Ihres virtuellen Meetings. Wenn das Meeting vorbei ist, sammeln Sie alle Ihre Notizen vom Meeting und teilen Sie sie mit dem gesamten Teilnehmerteam.

Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, mit Ihrer ursprünglichen Besprechungsagenda zu beginnen und dann Notizen für jeden Posten hinzuzufügen. Haben wir diese Werbebuchung abgeschlossen? Wer ist für die Nachverfolgung der Werbebuchung verantwortlich?

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Es ist wichtig, dass das gesamte Team aus jedem virtuellen Meeting Aktionspunkte mitbringt. Wenn aus Ihren Besprechungen nichts Verwertbares hervorgeht, müssen Sie möglicherweise überlegen, ob die Besprechung überhaupt notwendig war.

Wie ProjectManager virtuellen Teams hilft

ProjectManager ist eine Online-Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement, die es Teammitgliedern ermöglicht, unabhängig von ihrem Standort zusammenzuarbeiten. Manchmal wird so viel Arbeit erledigt, dass virtuelle Meetings nicht einmal notwendig sind!

Virtuelle Teams, Remote-Teams und Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, verwenden ProjectManager, um bei der Arbeit zusammenzuarbeiten. Mit mehreren Projektansichten gibt es Tools für jedes Team auf der Cloud-basierten Plattform.

Online planen

Manager können mithilfe eines Online-Gantt-Diagramms Projektpläne für ihre Teams erstellen. Sie können alle Projektaufgaben Teammitgliedern zuweisen, und jedes Teammitglied wird in Echtzeit benachrichtigt, dass ihm neue Arbeit zugewiesen wurde.

Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen

Teams können auch visuelle Kanban-Boards verwenden, um gemeinsame Arbeitsabläufe zu erstellen, sodass jedes Teammitglied jederzeit genau weiß, woran der Rest des Teams arbeitet. Diese Sichtbarkeit ist entscheidend für den Erfolg eines Teams, insbesondere wenn die Mitarbeiter nicht persönlich im Büro zusammenarbeiten.

Tausende von Teams auf der ganzen Welt verlassen sich auf ProjectManager, um zusammenzuarbeiten, organisiert zu bleiben und mehr Arbeit gemeinsam zu erledigen. ProjectManager hat Tools für alle Teams, sowohl im Büro als auch remote. Manager können Arbeit zuweisen und den Fortschritt verfolgen, während Mitarbeiter alle ihre Aufgaben an einem Ort organisieren können. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos mit dieser 30-tägigen kostenlosen Testversion.