Die 5 wichtigsten Gründe, warum Ihre Digitalagentur auf Automatisierung setzen muss

Es ist kein Geheimnis, dass die Automatisierung den Agenturen tagtäglich einen unglaublichen Mehrwert bieten kann. Aber mit täglichen Aufgaben und bevorstehenden Fristen, die Sie in die Enge treiben, wissen wir, wie schwer es sein kann, Ihre Arbeitsbelastung auszugleichen, und obendrein würde der Versuch, die Automatisierung zu implementieren, nur noch anstrengender werden.

Tatsächlich äußerten sich in einer kürzlich durchgeführten Marketing Land-Umfrage 72 % der befragten Agenturen neutral gegenüber der Automatisierung. Die Implementierung eines Systems kostet Zeit und Energie, aber es ist eine Investition, die den Aufwand wert ist. Die strategische Implementierung der Automatisierung kann den Unterschied ausmachen, ob Sie stagnieren oder die Größe Ihres Teams noch einfacher skalieren können.

5 Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihrer Agentur helfen kann, Ihre Konkurrenz zu übertreffen

1. Bleiben Sie in einer sich ständig verändernden Branche wettbewerbsfähig

Agenturen konkurrieren nicht nur mit anderen Agenturen um Geschäfte, sondern auch mit ihren Kunden. Laut der Umfrage zu Digitalagenturen von 2019 geben fast 50 % der Agenturen an, dass das Kundenverhalten in diesem Jahr ihre größte Sorge ist, da sie die Agenturhilfe ablehnen und ins Haus wechseln, während sie ihre eigenen Automatisierungsplattformen erhalten:

Früher konnte man sich auf Agenturen wegen ihres strategischen und kreativen Know-hows verlassen, aber da Unternehmen sich einer stärker datengesteuerten Landschaft zuwenden, müssen sie neue Wege finden, um Mehrwert zu schaffen:

Darüber hinaus identifizierten 39,9 % der Unternehmen „mit der Automatisierung Schritt halten“ als zentrale Herausforderung. Unabhängig davon erkennen dieselben Unternehmen, dass Automatisierungsdienste eine Notwendigkeit sind, um in ihrer Landschaft wettbewerbsfähig zu bleiben.

2. Vergeuden Sie nicht jede Woche stundenlange Verwaltungsarbeit

Die Absicht der Technologie am Arbeitsplatz war schon immer, die Effizienz zu steigern und unnötige Arbeit zu reduzieren. Im Whitepaper von Accelo wird beispielsweise behauptet, dass mehr als ein Viertel Ihres Tages für die Kommunikation über Plattformen wie Slack und Zoom sowie für die Zusammenarbeit über E-Mails verwendet wird.

Diese sind zwar notwendig, damit jedes Unternehmen skalieren kann, aber die Art und Weise , wie Sie kommunizieren und zusammenarbeiten, kann zu einer enormen Zeitverschwendung werden. Durch die Nutzung der Automatisierung können Sie die täglichen administrativen Aufgaben (z. B. das Erstellen von E-Mails, die Planung und die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen) zu einem optimierten Prozess machen:

Aus diesem Grund wird die Automatisierung für Agenturen immer wichtiger – sie spart Zeit für untergeordnete Aufgaben, verbessert das Engagement der Mitarbeiter durch die Pflege der Arbeitstransparenz und erhöht die Produktivität. Verbringen Sie diese Zeit stattdessen damit, Ihre Geschäftsstrategie zu entwickeln, Kollegen zu betreuen und sich auf abrechenbare Kundenarbeit zu konzentrieren, die Ihrer Agentur Einnahmen bringt.

3. Nutzen Sie ein internes System, um neue Verkäufe und langfristige Beziehungen zu schaffen

Wie Sie vielleicht sagen, unterscheidet sich die Generierung neuer Verkäufe für Agenturen erheblich von anderen Unternehmen. Agenturen verkaufen beispielsweise keine greifbaren Produkte oder einen wiederholbaren Service; Sie verkaufen eine einzigartige Lösung und Erfahrung, die speziell für jeden Kunden entwickelt wurde und jedes Mal auf seine Bedürfnisse und Erwartungen zugeschnitten ist.

Das Herzstück eines erfolgreichen Verkaufsprozesses ist ein CRM-System, das mit automatisierten Funktionen ausgestattet ist, die eine unternehmensweite Integration ermöglichen, sodass verschiedene Funktionen (wie Vertrieb, Marketing, Kundenerfolg und mehr) dieselben Daten und dieselbe Benutzer- oder Kundenreise anzeigen können.

Diese Zugänglichkeit hilft Ihrem Team, intern organisiert zu bleiben, wichtige kundenbezogene Informationen an einem Ort zu verwalten und Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team zu ermöglichen, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtige Projektaufgabe verpassen. Durch die Einrichtung eines umfassenden, integrierten Systems hilft es Ihrem Team, jede Kundenbeziehung vom ersten Verkaufsgespräch bis zur Projektlieferung problemlos zu verwalten.

4. Machen Sie jedes Projekt wirklich kollaborativ

Wir alle waren frustriert, wenn ein Teammitglied nicht im Büro ist und Sie im Dunkeln tappen, was es an einen Kunden gesendet (oder von ihm empfangen) hat. Sie müssen entweder warten, bis sie zurückkommen, oder den Kunden verlegen bitten, Ihnen seine Nachricht weiterzuleiten.

Dann gibt es die regelmäßigen Verzögerungen, die wir erleben, wenn ein Kunde seinem Account Manager eine E-Mail mit einer Antwort auf eine wichtige Frage sendet und das gesamte Unternehmen auf den Morgen warten muss, um seine E-Mails zu überprüfen, um das Projekt am Laufen zu halten.

Automatisierung gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu einer Teamleistung zu machen. Eine erfolgreiche Zusammenarbeit erfordert eine ständige Kommunikation zwischen Ihrer Agentur sowie Kunden und Partnern, aber das Durchsuchen von E-Mails und vergangenen Aufgaben ist ineffizient. Das Projekt muss nicht ins Stocken geraten oder erfordert viel manuellen Aufwand und Zeit, um neue Mitglieder für das Kundenprojekt zu gewinnen.

Automatisierte Integrationen, die bidirektional mit Ihren Go-to-E-Mails, Kalendern und Aufgabenmodulen wie G Suite oder Office365 zu Ihrem CRM synchronisiert werden, stellen sicher, dass Ihr Team keine kritische Korrespondenz verpasst und den Zusammenarbeitsprozess so reibungslos wie möglich gestaltet.

Und bei Post-Click-Landingpages ist die Zusammenarbeit mit Instapage Collaboration einfacher, da Projektbeteiligte auf Feedback reagieren und Kommentare in einer einzigen Oberfläche lösen können. Kein Verfolgen von Kommentaren in Slack-Threads, E-Mails oder Projektmanagement-Tools mehr. Außerdem werden bei jeder übermittelten Interaktion auf der Seite automatisierte E-Mails an das entsprechende Teammitglied gesendet, damit diese im Einklang mit dem Kommentarthread antworten:

5. Nutzen Sie Automatisierung, um das Endergebnis Ihrer Agentur zu steigern

Ein großer Vorteil beim Umgang mit Automatisierung besteht darin, dass manuelle Arbeit mit administrativen Aufgaben und zusätzlichem Arbeitsaufwand reduziert wird. Sie gewinnen viel Zeit, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende Kundenbeziehungen weiter zu pflegen.

Aber ohne Automatisierung und Funktionen wie die automatisierte Zeiterfassung könnten Sie abrechenbare Gelegenheiten verpassen. Sie können beispielsweise nicht berechnen, wie viele Stunden Sie mit E-Mails, Besprechungen und mangelnder Genauigkeit der Arbeitszeittabelle verbringen. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, nehmen Sie es zur Kenntnis, denn Studien zeigen, dass die durchschnittliche Agentur aufgrund schlechter Zeiterfassung jährlich 110.000 US-Dollar Umsatz verliert.

Aber was ist mit Ihrer Agentur? Ihr 15-köpfiges Team rechnet beispielsweise durchschnittlich 150 US-Dollar pro Stunde aus. Wenn Sie die durchgesickerten Einnahmen aus Meetings, E-Mails und Vergesslichkeit erfassen würden, würden Sie jährlich 1,7 Millionen US-Dollar hinzufügen :

Wenn Sie die abrechenbaren Stunden nicht so genau verfolgen, wissen Sie nicht, welche Projekte, Kunden oder Arbeiten profitabel sind. Ohne effektive Zeiterfassung verlieren Sie abrechenbare Möglichkeiten. Die Leistungsfähigkeit der Automatisierung ermöglicht es Ihnen, all diese Stunden zu erfassen und zu protokollieren, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Zeit dokumentiert wird.

Automatisierung, auf die Ihre Agentur nicht warten kann

Es ist eine Investition, die Sie und Ihr Team am Anfang erfordert. Der Prozess beinhaltet die Recherche der richtigen Tools, die Ihren Anforderungen entsprechen, und deren Implementierung in den täglichen Arbeitsablauf. Auf lange Sicht verbringen Sie weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und können sich auf umsatzbringende Aufgaben für Kunden konzentrieren.

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Über den Autor
Geoff McQueen ist CEO und Mitbegründer von Accelo, einer Cloud-Plattform für den Betrieb kleiner und mittlerer professioneller Dienstleistungsunternehmen. Accelo hat seinen Hauptsitz im Silicon Valley, wurde in Australien gegründet und verfügt über eine Risikokapitalfinanzierung von über 11 Millionen US-Dollar. Heute rationalisiert Accelo den Betrieb und verdoppelt die Rentabilität von Tausenden von Unternehmen in über 40 Ländern. Schließlich ist Geoff Ehemann und Vater und teilt seine Zeit zwischen den drei Accelo-Büros in San Francisco, Denver, und Wollongong, Australien, auf.