5 największych powodów, dla których Twoja agencja cyfrowa musi przyjąć automatyzację

Nie jest tajemnicą, że automatyzacja może oferować agencjom niesamowitą wartość na co dzień. Jednak w obliczu codziennych zadań i zbliżających się terminów zdajemy sobie sprawę, jak trudno jest zrównoważyć obciążenie pracą, a ponadto, że wdrożenie automatyzacji będzie tylko bardziej uciążliwe.

W niedawnym badaniu Marketing Land 72% respondentów z agencji wyraziło neutralne odczucia dotyczące automatyzacji. Wdrożenie dowolnego systemu wymaga czasu i energii, ale jest to inwestycja warta zachodu. Strategiczne wdrożenie automatyzacji może być różnicą między pozostawaniem w stagnacji a jeszcze łatwiejszym zwiększaniem możliwości zespołu.

5 sposobów, w jakie automatyzacja może pomóc Twojej agencji wyprzedzić konkurencję

1. Bądź konkurencyjny w ciągle zmieniającej się branży

Agencje nie tylko konkurują z innymi agencjami dla biznesu — konkurują również ze swoimi klientami. Badanie agencji cyfrowych z 2019 r. mówi, że prawie 50% agencji twierdzi, że zachowanie klientów jest ich największym problemem w tym roku, ponieważ odmawiają pomocy agencji i przenoszą się do wewnątrz, jednocześnie pozyskując własne platformy automatyzacji:

Wcześniej polegano na agencjach ze względu na ich strategiczną i kreatywną wiedzę, ale w miarę jak firmy zmierzają w kierunku bardziej opartego na danych krajobrazu, muszą znaleźć nowe sposoby na przynoszenie wartości:

Ponadto 39,9% firm określiło „nadążanie za automatyzacją” jako kluczowe wyzwanie. Niezależnie od tego, te same firmy zdają sobie sprawę, że usługi automatyzacji są niezbędne do utrzymania konkurencyjności w ich krajobrazie.

2. Unikaj marnowania godzin pracy administratora w każdym tygodniu

Intencją technologii w miejscu pracy zawsze było zwiększenie wydajności i zmniejszenie niepotrzebnej pracy. Na przykład w białej księdze Accelo twierdzi się, że ponad jedną czwartą dnia spędza się na komunikacji za pośrednictwem platform takich jak Slack i Zoom, a także na współpracę przez e-maile.

Chociaż są one niezbędne, aby każda firma mogła się skalować, sposób komunikowania się i współpracy może stać się ogromną stratą czasu. Dzięki automatyzacji możesz usprawnić codzienne obowiązki administracyjne (np. tworzenie wiadomości e-mail, planowanie i aktualizowanie arkuszy kalkulacyjnych):

Dlatego automatyzacja staje się kluczowa dla agencji – oszczędza czas poświęcany na drobne zadania, zwiększa zaangażowanie pracowników poprzez dbanie o widoczność pracy i zwiększa produktywność. Zamiast tego poświęć ten czas na budowanie strategii biznesowej, mentoring współpracowników i skoncentruj się na płatnej pracy z klientem, która generuje przychody dla Twojej agencji.

3. Wykorzystaj wewnętrzny system do tworzenia nowej sprzedaży i długotrwałych relacji

Jak możesz odnieść, generowanie nowej sprzedaży dla agencji jest niesamowicie różne od innych firm. Na przykład agencje nie sprzedają produktów materialnych lub powtarzalnej usługi; sprzedajesz unikalne rozwiązanie i doświadczenie stworzone specjalnie dla każdego klienta, każdorazowo dopasowane do jego potrzeb i oczekiwań.

Podstawą udanego procesu sprzedaży jest system CRM, który jest wyposażony w zautomatyzowaną funkcjonalność, która umożliwia integrację w całej firmie, dzięki czemu różne funkcje (takie jak sprzedaż, marketing, sukces klienta i inne) mogą wyświetlać te same dane i ten sam użytkownik lub podróż klienta.

Ta dostępność pomaga Twojemu zespołowi zachować wewnętrzną organizację, przechowywać kluczowe informacje dotyczące klienta w jednym miejscu i umożliwia współpracę z zespołem, aby nigdy nie przegapić ważnego zadania projektowego. Dzięki stworzeniu kompleksowego, zintegrowanego systemu pomaga Twojemu zespołowi łatwo zarządzać każdą relacją z klientem od początkowej prezentacji sprzedażowej do realizacji projektu.

4. Spraw, aby każdy projekt był naprawdę oparty na współpracy

Wszyscy byliśmy sfrustrowani, gdy członek zespołu jest poza biurem, a Ty nie wiesz, co wysłał (lub otrzymał od) klienta. Musisz albo poczekać, aż wrócą, albo nieśmiało poprosić klienta o przesłanie Ci swojej wiadomości.

Następnie pojawiają się regularne opóźnienia, których doświadczamy, gdy klient wysyła wiadomość e-mail do swojego menedżera konta z odpowiedzią na ważne pytanie, a cała firma musi czekać do rana, aby sprawdzić swoje wiadomości e-mail, aby utrzymać projekt w ruchu.

Automatyzacja daje możliwość uczynienia współpracy wysiłkiem zespołowym. Udana współpraca wymaga ciągłej komunikacji między Twoją agencją, klientami i partnerami, ale konieczność przerzucania się przez e-maile i wcześniejsze zadania jest nieefektywne. Projekt nie musi się zatrzymywać ani wymagać mnóstwa ręcznego wysiłku i czasu, aby dogonić nowych członków w projekcie klienta.

Zautomatyzowane integracje, które dwukierunkowo synchronizują się z Twoimi e-mailami, kalendarzami i modułami zadań, takimi jak G Suite lub Office365, z Twoim CRM zapewniają, że Twój zespół nigdy nie przegapi krytycznej korespondencji i sprawia, że ​​proces współpracy jest tak płynny, jak to tylko możliwe.

W przypadku stron docelowych po kliknięciu współpraca jest łatwiejsza dzięki Instapage Collaboration, ponieważ interesariusze projektu mogą odpowiadać na opinie i rozwiązywać komentarze w jednym interfejsie. Koniec z szukaniem komentarzy w wątkach Slacka, wiadomościach e-mail lub narzędziach do zarządzania projektami. Ponadto po każdej przesłanej interakcji na stronie do odpowiedniego członka zespołu wysyłane są automatyczne wiadomości e-mail, aby odpowiadał on w wątku komentarzy:

5. Użyj automatyzacji, aby zwiększyć zyski swojej agencji

Główną zaletą automatyzacji jest to, że zmniejsza ona ilość pracy ręcznej związanej z zadaniami administracyjnymi i dodatkową pracochłonną pracę. Uwalnia dużo czasu, który możesz poświęcić na poszukiwanie nowych klientów i dalsze pielęgnowanie istniejących relacji z klientami.

Ale bez automatyzacji i funkcji, takich jak automatyczne śledzenie czasu, możesz stracić możliwości rozliczania. Na przykład możesz nie obliczyć, ile godzin spędzasz na e-mailach, spotkaniach i braku dokładności grafiku. Jeśli brzmi to znajomo, zwróć uwagę, ponieważ badania pokazują, że przeciętna agencja traci rocznie 110 000 przychodów z powodu złego śledzenia czasu.

Ale co z twoją agencją? Na przykład Twój zespół składający się z 15 osób wystawia rachunek średnio 150 USD za godzinę. Gdybyś miał uchwycić wyciekające przychody ze spotkań, e-maili i zapomnienia, dodałbyś 1,7 miliona dolarów rocznie:

Jeśli nie śledzisz tak dokładnie rozliczanych godzin, to naprawdę nie wiesz, które projekty, klienci lub praca są opłacalne. Bez efektywnego śledzenia czasu tracisz możliwości rozliczania. Potęga automatyzacji umożliwia rejestrowanie i rejestrowanie wszystkich tych godzin, zapewniając, że cały Twój czas jest udokumentowany.

Automatyzacja, na którą Twoja agencja nie może się doczekać

To inwestycja, która na początku wymaga Ciebie i Twojego zespołu. Proces obejmuje badanie odpowiednich narzędzi, które pasują do Twoich potrzeb i wdrażanie ich w codziennym przepływie pracy. Na dłuższą metę Twój czas jest mniej poświęcony na pracę administracyjną, co pozwala skupić się na zadaniach generujących przychody dla klientów.

Aby uzyskać szczegółowe informacje o tym, jak rozwijać swoją agencję w wielu obszarach, w tym strategii, personelu, rozliczeń i innych — zarejestruj się już dziś na demo Instapage Enterprise.

O autorze
Geoff McQueen jest dyrektorem generalnym i współzałożycielem Accelo, platformy chmurowej do prowadzenia małych i średnich firm świadczących profesjonalne usługi. Firma Accelo z siedzibą w Dolinie Krzemowej, założona w Australii i dysponująca dotychczas ponad 11 milionami USD finansowania venture capital, usprawnia działalność i podwaja rentowność tysięcy przedsiębiorstw w ponad 40 krajach. Wreszcie, Geoff jest mężem i ojcem i dzieli swój czas między trzy biura Accelo w San Francisco w Denver i Wollongong w Australii.