5 Alasan Terbesar Agensi Digital Anda Harus Merangkul Otomatisasi

Bukan rahasia lagi bahwa otomatisasi dapat menawarkan nilai luar biasa bagi agensi dari hari ke hari. Namun, dengan tugas harian dan tenggat waktu yang akan segera menghambat Anda, kami menyadari betapa sulitnya menyeimbangkan beban kerja Anda dan, di atas itu, hanya akan semakin berat mencoba menerapkan otomatisasi.

Faktanya, dalam survei Marketing Land baru-baru ini, 72% responden agensi menyatakan perasaan netral mengenai otomatisasi. Menerapkan sistem apa pun membutuhkan waktu dan energi, tetapi ini adalah investasi yang sepadan dengan usaha. Menerapkan otomatisasi secara strategis dapat menjadi pembeda antara tetap stagnan, dan membuat kemampuan tim Anda untuk menskalakan ukuran menjadi lebih mudah.

5 cara otomatisasi dapat membantu biro iklan Anda melampaui pesaing Anda

1. Tetap kompetitif dalam industri yang selalu berubah

Agensi tidak hanya bersaing dengan agensi lain untuk bisnis — mereka juga bersaing dengan klien mereka. Survei Agensi Digital 2019 mengatakan bahwa hampir 50% agensi mengatakan perilaku klien adalah perhatian terbesar mereka tahun ini, karena mereka menolak bantuan agensi dan pindah internal sambil mendapatkan platform otomatisasi mereka sendiri:

Sebelumnya, agensi diandalkan karena keahlian strategis dan kreatif mereka, tetapi saat perusahaan bergerak menuju lanskap yang lebih didorong oleh data, mereka harus menemukan cara baru untuk memberikan nilai:

Selanjutnya, 39,9% perusahaan mengidentifikasi “mengikuti otomatisasi” sebagai tantangan utama. Terlepas dari itu, perusahaan yang sama ini menyadari bahwa layanan otomasi adalah suatu keharusan untuk tetap kompetitif di lanskap mereka.

2. Hindari pemborosan jam kerja admin setiap minggunya

Maksud dari teknologi di tempat kerja selalu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan yang tidak perlu. Buku putih Accelo, misalnya, mengklaim lebih dari seperempat hari Anda dihabiskan untuk komunikasi melalui platform seperti Slack dan Zoom selain berkolaborasi melalui email.

Meskipun ini diperlukan untuk skala bisnis apa pun, cara Anda berkomunikasi dan berkolaborasi dapat menjadi pemborosan waktu yang besar. Dengan memanfaatkan otomatisasi, Anda dapat membuat tanggung jawab administratif harian (misalnya, menyusun email, menjadwalkan, dan memperbarui spreadsheet) proses yang disederhanakan:

Itulah mengapa otomatisasi menjadi sangat penting bagi agensi – menghemat waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas kasar, meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menumbuhkan visibilitas kerja, dan meningkatkan produktivitas. Alih-alih, habiskan waktu itu untuk membangun strategi bisnis Anda, membimbing rekan kerja, dan berfokus pada pekerjaan klien yang dapat ditagih yang menghasilkan pendapatan untuk biro iklan Anda.

3. Manfaatkan sistem internal untuk menciptakan penjualan baru dan hubungan jangka panjang

Seperti yang mungkin Anda ketahui, menghasilkan penjualan baru untuk agensi sangat berbeda dari bisnis lain. Misalnya, agensi tidak menjual produk nyata atau layanan yang dapat diulang; Anda menjual solusi dan pengalaman unik yang dibuat khusus untuk setiap klien, disesuaikan dengan kebutuhan dan harapan mereka setiap saat.

Inti dari proses penjualan yang sukses adalah sistem CRM yang dilengkapi dengan fungsionalitas otomatis yang memungkinkan integrasi di seluruh perusahaan sehingga fungsi yang berbeda (seperti penjualan, pemasaran, kesuksesan pelanggan, dan lainnya) dapat melihat data yang sama dan perjalanan pengguna atau pelanggan yang sama.

Aksesibilitas ini membantu tim Anda tetap teratur secara internal, mempertahankan informasi penting terkait klien di satu tempat, dan memungkinkan Anda berkolaborasi dengan tim untuk memastikan bahwa Anda tidak pernah melewatkan tugas proyek penting. Dengan membangun sistem yang komprehensif dan terintegrasi, ini membantu tim Anda dengan mudah mengelola setiap hubungan klien dari promosi penjualan awal hingga pengiriman proyek.

4. Jadikan setiap proyek benar-benar kolaboratif

Kita semua pernah frustrasi ketika seorang anggota tim berada di luar kantor dan Anda tidak mengetahui apa yang mereka kirim ke (atau terima dari) klien. Anda juga harus menunggu mereka kembali atau dengan malu-malu meminta klien untuk meneruskan pesan mereka kepada Anda.

Lalu ada penundaan reguler yang kami alami ketika klien mengirim email kepada manajer akun mereka dengan jawaban atas pertanyaan penting, dan seluruh bisnis harus menunggu pagi untuk memeriksa email mereka agar proyek tetap berjalan.

Otomatisasi memberi Anda kekuatan untuk menjadikan kolaborasi sebagai upaya tim. Kolaborasi yang sukses membutuhkan komunikasi yang konstan antara agensi Anda serta klien dan mitra, tetapi memiliki kebutuhan untuk mengacak-acak email dan tugas sebelumnya tidak efisien. Proyek tidak harus terhenti atau membutuhkan banyak upaya manual dan waktu untuk mengejar anggota baru di proyek klien.

Integrasi otomatis yang disinkronkan dua arah dengan email masuk, kalender, dan modul tugas Anda seperti G Suite atau Office365 ke CRM Anda memastikan bahwa tim Anda tidak pernah melewatkan korespondensi penting dan membuat proses kolaboratif semulus mungkin.

Dan untuk halaman arahan pasca-klik, kolaborasi lebih mudah dengan Kolaborasi Instapage karena pemangku kepentingan proyek dapat menanggapi umpan balik dan menyelesaikan komentar dalam satu antarmuka. Tidak perlu lagi mengejar komentar di utas Slack, email, atau alat manajemen proyek. Plus, dengan setiap interaksi yang dikirimkan di halaman, email otomatis dikirim ke anggota tim yang sesuai sehingga mereka merespons sejalan dengan utas komentar:

5. Gunakan otomatisasi untuk meningkatkan laba agensi Anda

Keuntungan utama ketika berhadapan dengan otomatisasi adalah bahwa hal itu mengurangi tenaga kerja manual dengan tugas-tugas administrasi dan pekerjaan sibuk tambahan. Ini membebaskan banyak waktu yang dapat Anda dedikasikan untuk mengejar klien baru dan terus memelihara hubungan klien yang sudah ada.

Namun tanpa otomatisasi dan fitur seperti pelacakan waktu otomatis, Anda bisa kehilangan peluang yang dapat ditagih. Misalnya, Anda mungkin tidak menghitung berapa jam yang Anda habiskan untuk email, rapat, dan kurangnya akurasi lembar waktu. Jika ini terdengar akrab, perhatikan, karena penelitian menunjukkan bahwa rata-rata agensi kehilangan $110.000 per tahun dalam pendapatan karena pelacakan waktu yang buruk.

Tapi bagaimana dengan agensi Anda? Misalnya, tim Anda yang terdiri dari 15 orang mengeluarkan rata-rata $150 per jam. Jika Anda ingin menangkap bocoran pendapatan dari rapat, email, dan kelupaan, Anda akan menambahkan $1,7 juta per tahun:

Jika Anda tidak melacak jam yang dapat ditagih sedekat ini, maka Anda tidak benar-benar tahu proyek, klien, atau pekerjaan mana yang menguntungkan. Tanpa pelacakan waktu yang efektif, Anda kehilangan peluang yang dapat ditagih. Kekuatan otomatisasi memungkinkan Anda untuk merekam dan mencatat semua jam tersebut, memastikan bahwa semua waktu Anda didokumentasikan.

Otomatisasi yang tidak bisa ditunggu oleh agensi Anda

Ini adalah investasi yang mengharuskan Anda dan tim Anda di awal. Prosesnya melibatkan penelitian alat yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan menerapkannya dalam alur kerja sehari-hari. Dalam jangka panjang, waktu Anda lebih sedikit dihabiskan untuk pekerjaan administratif, memungkinkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas yang menghasilkan pendapatan untuk klien.

Untuk detail tentang cara mengembangkan agensi Anda di berbagai bidang termasuk strategi, personel, penagihan, dan lainnya — daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.

Tentang Penulis
Geoff McQueen adalah CEO dan Co-founder Accelo, platform cloud untuk menjalankan bisnis layanan profesional kecil dan menengah. Berkantor pusat di Silicon Valley, didirikan di Australia, dan dengan pendanaan modal ventura lebih dari $11 juta hingga saat ini, hari ini Accelo merampingkan operasi dan menggandakan profitabilitas ribuan bisnis di lebih dari 40 negara. Akhirnya, Geoff adalah seorang suami dan ayah dan membagi waktunya antara tiga kantor Accelo di San Francisco, Denver, dan Wollongong, Australia.